к постановлению Кабинета Министров от 22 апреля 2014 года № 100
Индекс | Наименование работы (услуги) | Содержание работы (услуги) | Единица измерения | Норма времени, раб. дн. | Норма выработки на 1 раб. дн. |
1. Обеспечение сохранности документов архива | |||||
1.1. | Контроль наличия и физического состояния документов. Выявление документов с повреждениями носителя и текстов. Специальная обработка документов. | ||||
1.1.1. | Выверка учетной документации перед проверкой наличия и состояния документов. | Установление полноты учетных документов на проверяемый фонд и документы, сверка их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книги учета и описания), проверка правильности составления их итоговых записей | Описательная статья описи | 1000 | |
1.1.2. | Проверка наличия и состояния документов: | ||||
1.1.2.1. | досоветского периода | ||||
1.1.2.1.1. | документы 18 века | Проверка наличия и физического состояния дел, сверка описательных статей описи с заголовками дел на обложках, визуальный осмотр дел, сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях, заполнение листа проверки наличия и состояния дел | Единица хранения | 100 | |
1.1.2.1.2. | документов 19 — начала 20 века | Единица хранения | 130 | ||
1.1.2.2. | документов советского периода и периода независимости | Единица хранения | 300 | ||
1.1.2.3. | несброшюрованных дел | Лист | 2500 | ||
1.1.2.4. | картографических документов | Карта | 80 | ||
1.1.2.5. | фотодокументов | Фото | 80 | ||
1.1.2.6. | документов личного происхождения | Единица хранения | 60 | ||
1.1.2.7. | особо ценных дел с полистным просмотром | Проверка наличия и физического состояния дел, сверка описательных статей описи с заголовками дел на обложках, визуальный осмотр дел, сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях, заполнение листа проверки наличия и состояния дел, с полистным просмотром | Единица хранения Лист | 10 1500 | |
1.1.2.8. | печатных изданий | Проверка наличия и физического состояния дел, сверка описательных статей описи с заголовками дел на обложках, визуальный осмотр дел, сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях, заполнение листа проверки наличия и состояния дел, без полистного просмотра | Экземпляр | 130 | |
1.1.2.9. | карточек каталогов и карточек в хранилищах | Сверка соответствия индексов карточек рубрикам и подрубрикам каталогов и карточек, заполнение листа проверки наличия | Карточка | 1100 | |
1.1.2.10. | описей | Проверка наличия описей на местах хранения, составление карточки с указанием номеров фонда и описи, регистрация номера по реестру описей, выверка соответствия данных в реестре с картотекой, отметка в реестре о наличии экземпляров описи | Опись | 190 | |
1.1.2.11. | микрофильмов (микрофиш) страхового фонда и фонда пользования | Проверка правильности ведения книги учета поступлений микрофильмов (комплектов микрофиш) и картотеки фонда пользования, сверка описи с поисковыми данными на бюксах (конвертах с микрофишами), проверка соответствия поисковых данных на ракордах микрофильмов и на бюксах, составление листа проверки наличия микрофильмов (микрофиш), составление карточек на микрофильмы (микрофиши), имеющие повреждения | Рулон микрофильма, бюкс, комплект микрофиш | 230 | |
1.1.2.12. | оформление результатов проверки наличия и состояния документов | Заполнение акта проверки наличия и состояния документов по установленной форме, отметка в описи об окончании проверки | Акт на 350 единиц хранения | 1 | |
1.1.2.13. | оформление результатов проверки наличия страхового фонда и фонда пользования | Заполнение акта проверки наличия микрофильмов по установленной форме | Акт на 300 рулонов | 1 | |
1.1.2.14. | опечатывание коробок и связок с малоиспользуемыми фондами, прошедшими проверку наличия | Проставление на листе бумаги (бумажной ленте) даты опечатывания, подписи исполнителя, наклеивание бумаги (бумажной ленты) на коробку или связку | Коробка Связка | 120 80 | |
1.1.3. | Выявление документов с повреждениями носителя и текста | ||||
1.1.3.1. | выявление документов | Полистный просмотр дел, выявление дефектов носителя текста | Единица хранения | 30 | |
Полистный просмотр дел, выявление дефектов носителя текста с буквенно-цифровой индексацией повреждения | Единица хранения | 10 | |||
1.1.3.2. | составление карточек учета документов с повреждениями носителя текста | Заполнение карточки с повреждениями носителя по установленной форме, включение карточки в картотеку учета физического состояния документов | Карточка | 40 | |
Заполнение карточки с повреждениями текста по установленной форме, включение карточки в картотеку учета физического состояния документов | Карточка | 40 | |||
1.1.4. | Работы с уникальными и особо ценными документами | ||||
1.1.4.1. | Выявление уникальных и особо ценных документов | ||||
1.1.4.1.1. | по описям дел с управленческой документацией | Изучение НСА, составление перечня фондов, предположительно ?одержащих особо ценные дела, просмотр описей, выявление дел для просмотра | Описательная статья описи | 550 | |
1.1.4.1.2. | по делам с управленческой документацией: | ||||
1.1.4.1.2.1. | досоветского периода | Полистный просмотр дел, выявление особо ценных документов | Единица хранения | 15 | |
1.1.4.1.2.2. | советского периода и периода независимости | Единица хранения | 30 | ||
1.1.4.1.3. | по описям документов личного происхождения | Изучение НСА, составление перечня фондов, предположительно содержащих особо ценные дела, просмотр описей, выявление дел для просмотра | Описательная статья описи | 350 | |
1.1.4.1.4. | по документам личного происхождения | Полистный просмотр дел, выявление особо ценных документов | Единица хранения | 25 | |
1.1.4.2. | Составление описей на особо ценные дела, документы | Составление описи особо ценных дел и документов по установленной форме, оформление титульного листа | Описательная статья описи | 25 | |
1.1.4.3. | Составление номерников (перечня номеров) особо ценных дел | Написание номеров особо ценных дел (на основании актов о выявлении особо ценных документов) по установленной форме | Номер единицы хранения | 500 | |
1.1.4.4. | Простановка отметки «Особо ценные» (далее — «ОЦ») | ||||
1.1.4.4.1. | на делах и коробках | Выемка дел из коробки, сверка дела с актом, проставление отметки «ОЦ» на обложке дела и на коробке, размещение дел в коробку | Отметка «ОЦ» | 300 | |
1.1.4.4.2. | в описях | Проставление отметок к описательным статьям описи | Отметка «ОЦ» | 400 | |
1.1.4.5. | Составление листов учета и описания уникальных документов | Заполнение листа учета и описания по установленной форме | Единица хранения | 4 | |
1.1.5. | Подготовка документов (печатных изданий, описей) на реставрацию, переплет, микрофильмирование, ксерокопирование: | ||||
1.1.5.1. | без нумерации листов в делах и проверки листажа | Подбор дел по листам проверки наличия и карточкам учета физического состояния дел, написание карт-заместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, регистрации в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа | Единица хранения | 100 | |
1.1.5.2. | с нумерацией листов: | ||||
1.1.5.2.1. | в делах досоветского периода | Подбор дел, написание карт-заместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, нумерация листов, составление листа использования и листа-заверителя с описанием особенностей в оформлении документов из хранилища, оформление заказа | Лист | 1450 | |
1.1.5.2.2. | в делах советского периода и периода независимости | Лист | 1750 | ||
1.1.5.3. | с проверкой нумерации листов в делах: | ||||
1.1.5.3.1. | досоветского периода | Подбор дел, написание карт-заместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, проверка нумерации листов в деле, составление листа использования и листа-заверителя с описанием особенностей в оформлении документов, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа | Лист | 2000 | |
1.1.5.3.2. | советского периода и периода независимости | Лист | 3500 | ||
1.1.5.4. | с систематизацией листов в делах | Подбор дел, написание карт-заместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, нумерация листов в деле, составление листа использования и листа-заверителя, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа | Лист | 700 | |
1.1.5.5. | дел, имеющих особенности в оформлении документов: | ||||
1.1.5.5.1. | досоветского периода | Подбор дел, написание карт-заместителей, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, нумерация (проверка нумерации) листов в деле, составление листа-заверителя с описанием особенностей оформления документов, знаков почтового обращения, наличия материальных вложений, художественных и графических документов, печатных изданий, документов, имеющих материальную и коллекционную ценность, регистрация в книге выдачи из хранилища, оформление заказа | Лист | 1300 | |
1.1.5.5.2. | советского периода и периода независимости | Лист | 2000 | ||
1.1.5.5.3. | документов личного происхождения | Лист | 800 | ||
1.1.5.6. | документов с разрушающейся основой | Подбор дел по листам проверки наличия и карточкам учета физического состояния дел, написание карт-заместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, составление листа использования и листа-заверителя, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа | Лист | 1200 | |
1.1.5.7. | документов с угасающим и слабоконтрастным текстом | Лист | 1600 | ||
1.1.5.8. | картографических документов | Подбор дел по листам проверки наличия и карточкам учета технического состояния, написание карт-заместителей, сверка поисковых данных и заголовков документов с описью, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа | Лист | 60 | |
1.1.5.9. | печатных изданий | Подбор печатных изданий, полистный просмотр каждого экземпляра, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа | Единица хранения | 25 | |
Лист | 2500 | ||||
1.1.5.10. | газет | Подбор газет по листам проверки наличия и карточкам учета физического состояния, полистный просмотр газет, регистрация в книге выдачи из хранилища, оформление заказа | Лист | 100 | |
1.1.5.11. | описей для переплета | Подбор описей, проверка нумерации листов, составление листа-заверителя, регистрация в книге выдачи из хранилища, оформление заказа | Лист | 1750 | |
1.1.6. | Выявление и подготовка документов к микрофильмированию с целью создания страхового фонда и фонда пользования | ||||
1.1.6.1. | Выявление дел по описям: | ||||
1.1.6.1.1. | досоветского периода | Ознакомление с общим составом и содержанием документов фонда по описям с целью определения целесообразности их микрофильмирования, выявление дел по описям | Описательная статья описи | 650 | |
1.1.6.1.2. | советского периода и периода независимости | Описательная статья описи | 1300 | ||
1.1.6.2. | Выявление документов с полистным просмотром дел | Полистный просмотр дел с закладкой документов, подлежащих микрофильмированию | Лист | 800 | |
1.1.6.3. | Подготовка дел к микрофильмированию | ||||
1.1.6.3.1. | с выявлением дублетных экземпляров документов | Визуальный осмотр дел, проверка правильности нумерации листов, описание особенностей оригинала, выявление и изъятие дублетных экземпляров, составление листа-заверителя | Лист | 1500 | |
1.1.6.3.2. | без выявления дублетных экземпляров документов | Визуальный осмотр дел, проверка правильности нумерации листов, описание особенностей оригинала, составление листа-заверителя | Лист | 1880 | |
1.1.6.3.3. | картографических документов | Лист | 60 | ||
1.1.6.4. | Подготовка описей к микрофильмированию | Визуальный осмотр описей, проверка правильности нумерации листов, составление листа-заверителя | Лист | 2000 | |
1.1.6.5. | Оформление заказов на микрофильмирование | Подбор, систематизация дел, документов, описей по архивным шифрам, формирование подготовленных дел в связки, заполнение заказа на выполнение работы в 3-х экземплярах, визирование его у руководства и в бухгалтерии архива, регистрация выдачи и передача в лабораторию | Единица хранения | 100 | |
Лист | 15000 | ||||
1.1.6.6. | Проверка качества микрофильмов страхового фонда и фонда пользования: | ||||
1.1.6.6.1. | с просмотром на монтажном столе | Просмотр микрофильма на монтажном столе с целью проверки его технического состояния, перемотка микрофильма в соответствии с техническими характеристиками, написание заключения о результатах проверки | Кадр | 20000 | |
1.1.6.6.2. | без просмотра на монтажном столе | Визуальный просмотр технического состояния микрофильма, написание заключения о результатах проверки | Кадр | 12500 | |
1.1.6.7. | Проверка читаемости микрофильмов (микрофиш) | По кадровый просмотр микрофильмов (микрофиш) с помощью читального аппарата для проверки читаемости текста на пленке, написание заключения о результатах проверки | Кадр | 3000 | |
1.1.6.8. | Прием дел после микрофильмирования, реставрации и переплета: | ||||
1.1.6.8.1. | с выборочной проверкой нумерации листов | Поединичный прием дел из лаборатории, проверка их физического состояния, выборочная проверка нумерации листов, отметка в книге выдачи документов о возвращении дел, размещение дел на места хранения, выемка карт-заместителей | Единица хранения | 75 | |
1.1.6.8.2. | с полистным просмотром дел | По единичный прием дел из лаборатории, проверка их физического состояния, выборочная проверка нумерации листов, отметка в книге выдачи документов о возвращении дел, размещение дел на места хранения, выемка карт-заместителей с полистным просмотром | Единица хранения | 30 | |
Лист | 1500 | ||||
1.1.6.9. | Прием описей после микрофильмирования, переплета: | ||||
1.1.6.9.1. | без полистного просмотра | По единичный прием описей из лаборатории, проверка их физического состояния, отметка в книге выдачи документов из хранилища о возвращении описей, размещение их на месте хранения, выемка карт-заместителей | Опись | 80 | |
1.1.6.9.2. | с полистным просмотром | По единичный прием описей из лаборатории, проверка их физического состояния, отметка в книге выдачи документов из хранилища о возвращении описей, размещение их на месте хранения, выемка карт-заместителей с полистным просмотром | Опись | 30 | |
Лист | 1500 | ||||
1.1.6.10. | Постановка отметки о микрофильмировании дел в описях | Проставление в описи отметки «Страховой фонд» (далее — «СФ»), отметка в листе-заверителе описи о количестве замикрофильмированных документов | Описательная статья описи | 400 | |
1.1.6.11. | Подготовка микрофильмов и комплектов микрофиш к отправке на спецхранение | Доставка микрофильмов (комплектов микрофиш) на рабочее место, сверка описи страхового фонда с поисковыми данными на бюксах и конвертах с микро?ишами, проверка соответствия поисковых данных на рекордах пленки и на бюксах, упаковка страховых копий, оформление акта приема-передачи страховых копий и сопроводительного документа на транспортную тару | Кадр | 20000 | |
1.1.7. | Выдача (или прием) дел (описей, печатных изданий) из хранилища | ||||
1.1.7.1. | Выдача (или прием): | ||||
1.1.7.1.1. | дел | При выдаче: ознакомление с заказом (требованием), регистрация заказа, уточнение мест хранения дел по топографическому указателю, выемка дел, проверка их физического состояния, заполнение карт заместителей, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в заказе, регистрация в книге выдачи документов из хранилища. При приеме: регистрация приема выданных дел, разборка дел по фондам, проверка правильности заполнения листов использования, проверка физического состояния дел, отметка в книге выдачи о возвращении дел в хранилище, размещение дел на места хранения, выемка карт-заместителей | Единица хранения
| 100 100 | |
1.1.7.1.2. | нестандартных по формату дел | Единица хранения | 65 | ||
1.1.7.1.3. | картографических документов | Карт | 80 | ||
1.1.7.1.4. | фотодокументов | Фотодокумент | 65 | ||
1.1.7.1.5. | дел с полистной проверкой | При выдаче: ознакомление с заказом (требованием), регистрация заказа, уточнение мест хранения дел по топографическому указателю, выемка дел, проверка их физического состояния, заполнение карт заместителей, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в заказе, регистрация в книге выдачи документов из хранилища с полистной проверкой дел и отметкой о проверке в листе-заверителе При приеме: регистрация приема выданных дел, разборка дел по фондам, проверка правильности заполнения листов использования, проверка физического состояния дел, отметка в книге выдачи о возвращении дел в хранилище, размещение дел на места хранения, выемка карт-заместителей с полистной проверкой дел и отметкой о проверке в листе-заверителе | Единица хранения | 20 | |
1.1.7.1.6. | описей | При выдаче: ознакомление с заказом (требованием), регистрация заказа, выемка описей, проверка их физического состояния, заполнение карт-заместителей, проверка соответствия шифра и названия фонда на обложке описи и в заказе, регистрация в книге выдачи из хранилища.
| Единица хранения Единица хранения | 170 170 | |
1.1.7.1.7. | микрофильмов, комплектов микрофиш | При выдаче: ознакомление с заказом (требованием), регистрация заказа, выемка микрофильмов, микрофиш, проверка их физического состояния, заполнение и размещение карт-заместителей, регистрация в книге выдачи копий фонда пользования из хранилища, выдача микрофильмов, микрофиш.
| Единица хранения, бюкс, комплект микрофиш
| 150 150 | |
1.1.7.1.8. | карточек каталогов, картотек (из хранилища) | При выдаче: ознакомление с заказом, подбор карточек, заполнение карт-заместителей, регистрация в книге выдачи. При приеме: регистрация приема, проверка комплекта карточек, размещение их на места хранения, выемка карт-заместителей | Карточка Карточка | 3700 3700 | |
1.1.7.1.9. | печатных изданий | При выдаче: ознакомление с заказом (требованием), подбор изданий в соответствии с заказом, проверка их физического состояния, заполнение карт-заместителей, проверка соответствия шифра на обложке издания и в заказе, регистрация в книге выдачи печатных изданий из хранилища.
| Единица хранения Единица хранения | 100 100 | |
1.1.7.2. | Выдача (или прием) документов во временное пользование с оформлением актов: | ||||
1.1.7.2.1. | досоветского периода | При выдаче: регистрация заказа, выемка дел, проверка физического состояния дел и листажа в них, оформление акта о выдаче по установленной форме, регистрация в книге выдачи документов во временное пользование.
| Единица хранения | 10 | |
Акт (1 организация) | 1 | ||||
Единица хранения | 10 | ||||
Акт (1 организация) | 1 | ||||
1.1.7.2.2. | советского периода и периода независимости | Единица хранения | 40 | ||
Акт (1 организация) | 1 | ||||
1.1.7.3. | Заполнение и подклейка листов использования документов | Заполнение листов использования документов по установленной форме, подклейка листов в дела | Лист использования | 130 | |
1.1.7.4. | Страхование документов | Определение категории ценности документов и определение величины страховой оценки в соответствии с отраслевыми методическими разработками, оформление акта страховой оценки по установленной форме | Акт (на 1 документ) | 0,5 (4 часа) | |
1.1.8. | Работы по рациональному размещению документов и улучшению их физического состояния | ||||
1.1.8.1. | Размещение на места хранения: | ||||
1.1.8.1.1. | дел | Размещение дел в хранилище с целью рациональной организации хранения, улучшения обеспечения их сохранности, техники безопасности охраны труда работников, отметка в топографическом указателе о местонахождении дел | Единица хранения | 900 | |
1.1.8.1.2. | коробок, связок | Коробка, связка | 90 | ||
1.1.8.1.3. | микрофильмов, микрофиш | Бюкс, комплект микрофиш | 300 | ||
1.1.8.1.4. | описей | Размещение описей на места хранения по порядку номеров фондов и описей | Опись | 600 | |
1.1.8.1.5. | печатных изданий, подшивок газет | Размещение печатных изданий, подшивок газет с целью их рационального размещения в хранилище | Единица хранения, подшивка | 150 | |
1.1.8.2. | Проверка правильности размещения дел, микрофильмов, микрофиш, печатных изданий на места хранения после использования | Сверка записей в книге выдачи дел, микрофильмов, микрофиш, изданий из хранилища с фактическим их наличием на местах хранения, уточнение их месторасположения по указателям, проверка правильности размещения документов, микрофильмов, микрофиш, изданий, оформление листа проверки | Единица хранения, бюкс, комплект микрофиш | 200 | |
1.1.8.3. | Перемещение дел из одного хранилища в другое | Перемещение дел из одного хранилища в другое, оформление акта приема-передачи, внесение изменений в топографические указатели | Единица хранения | 220 | |
1.1.8.4. | Прием-передача дел на постоянное хранение в хранилище | Прием дел по единично, сопоставление описания дела на обложке с описью, выверка учетных документов, оформление приема в установленном порядке | Единица хранения | 270 | |
1.1.8.5. | Составление и систематизация карточек для пофондового и постеллажного топографического указателей: | ||||
1.1.8.5.1. | составление карточек для пофондового топографического указателя | Написание карточки на каждый фонд по установленной форме | Карточка | 70 | |
1.1.8.5.2. | составление карточек для постеллажного топографического указателя | Написание карточки на каждый фонд по установленной форме на каждый стеллаж | Карточка | 50 | |
1.1.8.5.3. | систематизация карточек для указате?ей | Группировка карточек по порядку номеров фондов или по порядку номеров стеллажей в пределах одного помещения | Карточка | 500 | |
1.1.8.6. | Контроль температурно-влажностного режима хранения документов | Измерение температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха, фиксирование показаний контрольно-измерительных приборов в специальных регистрационных журналах, регулирование температурно-влажностного режима посредством кондиционеров, вентиляторов, проветривания помещения, увлажнения воздуха | Наблюдение | 20 минут
| |
1.1.8.7. | Обеспыливание: | ||||
1.1.8.7.1. | стеллажей | ||||
1.1.8.7.1.1. | пылесосом | Снятие коробок, связок со стеллажей, удаление пыли с поверхности стеллажа | Погонный метр | 200 | |
1.1.8.7.2. | коробок, связок без выемки документов | Снятие коробок, связок со стеллажей, удаление пыли увлажненной тканью | Коробка, связка | 130 | |
1.1.8.7.3. | коробок, связок с выемкой документов | Снятие коробок, связок со стеллажа, удаление пыли с поверхности коробки, связки, выемка дел из коробки или связки, протирка поверхности дела, укладка дел в коробку или увязка в связку, размещение их на стеллаже | Коробка, связка | 20 | |
1.1.8.7.4. | дел | Протирка поверхности дела мягкой тканью | Единица хранения | 450 | |
1.1.8.7.5. | описей | Протирка поверхности описи мягкой тканью | Единица хранения | 500 | |
1.1.8.7.6. | печатных изданий | Протирка поверхности печатного издания мягкой тканью | Единица хранения | 500 | |
1.1.8.8. | Дезинфекция документов | Выемка дел из коробки, протирка коробки, влажная обработка дел тканью с использованием специальных средств, укладка дел в коробку | Лист | 1200 | |
Единица хранения | 15 | ||||
1.1.8.9. | Реставрация и мелкий ремонт документов (описей, печатных изданий) | ||||
1.1.8.9.1. | реставрация листов | Наращивание листа до необходимого формата, обрезка краев листа, просушивание, проглаживание и прессование листа | Лист | 70 | |
1.1.8.9.2. | реставрация листов с укреплением разрывов основы | Монтаж листа из отдельных фрагментов, подрезка мятых и рваных краев, укрепление мелких разрывов основы, сушка листа, проглаживание и прессование листа | Лист | 30 | |
1.1.8.9.3. | подклейка порванных листов | Подклейка порванного листа, микалентной бумагой, проглаживание листа | Лист | 200 | |
1.1.8.10. | Картонирование: | ||||
1.1.8.10.1. | дел | Размещение дел в коробку по порядку номеров, простановка архивного шифра на коробке, размещение коробок на стеллаже | Единица хранения | 450 | |
1.1.8.10.2. | картографических документов | Размещение картографических документов в крупноформатные папки, простановка архивного шифра на папке | Папка | 20 | |
1.1.8.10.3. | микрофильмов, комплектов микрофиш | Укладка бюксов с микрофильмами в ячейки микротеки, комплектов микрофиш — в конверты (коробки) по порядку номеров с микрофильмированных дел | Бюкс, микрофиша | 900 | |
1.1.8.11. | Перекартонирование дел | Выемка дел из старой коробки, размещение дел в новую коробку по порядку номеров, простановка архивного шифра на коробке, размещение коробки на стеллаже. Если дела в связках: развязывание связок, размещение дел в коробку по порядку номеров, простановка архивного шифра на коробке, размещение коробки на стеллаже | Единица хранения Единица хранения | 500 300 | |
1.1.8.12. | Формирование связок дел: | ||||
1.1.8.12.1. | подлежащих хранению | Группировка дел по порядку номеров, написание на ярлыке номера фонда, описи, номеров дел в связке, прикрепление ярлыка к шпагату, перевязывание дел | Связка | 55 | |
1.1.8.12.2. | не подлежащих хранению | Группировка дел в связки, перевязывание дел | Связка | 75 | |
1.1.8.13. | Оформление ярлыков | ||||
1.1.8.13.1. | написание ярлыков | Написание на ярлыке номера фонда и описи, первого и последнего номера дела, номеров отсутствующих дел и номера коробки | Ярлык | 100 | |
1.1.8.13.2. | наклейка ярлыков | Промазывание ярлыка клеем и наклейка его на коробку, папку, бюкс | Ярлык | 160 | |
1.1.8.14. | Изготовление конвертов для хранения нестандартных по формату документов | Выкраивание конвертов по индивидуальным размерам документов, склеивание конвертов | Конверт | 30 | |
1.1.9. | Техническое оформление дел | ||||
1.1.9.1. | Подшивка дел, газет | ||||
1.1.9.1.1. | управленческой документации: | ||||
1.1.9.1.1.1. | объемом до 100 листов | Укладка листов в твердую обложку, прошивка их на четыре прокола, укрепление ниток узлом | Единица хранения | 50 | |
1.1.9.1.1.2. | объемом от 100 до 150 листов | Единица хранения | 25 | ||
1.1.9.1.1.3. | нестандартных по формату дел | Единица хранения | 20 | ||
1.1.9.1.2. | с одновременным ремонтом и элементами реставрации документов | Подшивка с элементами реставрации и ремонта документа, наращиванием корешка | Единица хранения | 10 | |
1.1.9.1.3. | подшивка газет1 | Укладка листов газет в крупноформатную обложку, прошивка их на пять проколов | Подшивка газет | 4 | |
1.1.9.2. | Нумерация в пределах2: | ||||
1.1.9.2.1. | досоветского периода | Нумерация листов в деле | Лист | 2000 | |
1.1.9.2.2. | советского периода и периода независимости | Лист | 2500 | ||
1.1.9.2.3. | документов личного происхождения | Лист | 1700 | ||
1.1.9.2.4. | с особенностями оформления документов | Лист | 900 | ||
1.1.9.2.5. | с изобразительными материалами и фотографиями | Лист | 600 | ||
1.1.9.2.6. | нестандартных по формату и качеству листов | Лист | 900 | ||
1.1.9.3. | Оформление листов-заверителей | Заполнение листа-заверителя по установленной форме, вклейка листа в дело | Лист | 120 | |
1.1.9.4. | Проверка нумерации листов в делах: | ||||
1.1.9.4.1. | досоветского периода | Полистная проверка нумерации листов, выявление недостающих листов в деле или ошибок в нумерации, отметка в листе-заверителе о допущенных ошибках | Лист | 3000 | |
1.1.9.4.2. | советского периода и периода независимости | Лист | 4000 | ||
1.1.9.4.3. | личного происхождения | Лист | 3000 | ||
1.1.9.4.4. | в делах, имеющих особенности в оформлении | Лист | 1800 | ||
1.1.9.5. | Простановка штампа «Проверено» после проверки нумерации листов | Простановка штампа, даты, должности и подписи исполнителя в листе-заверителе после пров?рки нумерации листов в деле | Штамп | 400 | |
1.1.9.6. | Оформление обложек дел и описей: | ||||
1.1.9.6.1. | типографские обложки | Написание на обложке (титульном листе) наименования фонда (фондообразователя), структурной части, заголовка документа дела, крайних дат документов, количества листов в деле в соответствии с описью | Обложка | 60 | |
1.1.9.6.2. | обложка без трафарета | Написание на обложке (титульном листе) наименования фонда (фондообразователя), структурной части, заголовка документа дела, крайних дат документов, количества листов в деле в соответствии с описью с разлиновкой (разметкой) поверхности обложки | Обложка | 35 | |
1.1.9.6.3. | обложки крупноформатные | Обложка | 20 | ||
1.1.9.6.4. | с простановкой архивного шифра | Написание на обложке (титульном листе) наименования фонда (фондообразователя), структурной части, заголовка документа дела, крайних дат документов, количества листов в деле в соответствии с описью с разлиновкой (разметкой) поверхности обложки с проставлением штампа на обложке, написанием шифра | Единица хранения | 45 | |
1.1.9.6.5. | обложек описей | Оформление обложки в соответствии с титульным листом описи | Обложка | 65 | |
1.1.9.7. | Простановка архивных шифров | ||||
1.1.9.7.1. | на карточках | Написание архивных шифров на отсистематизированных карточках | Карточка | 380 | |
1.1.9.7.2. | на обложках дел | Сверка заголовков дела с описью (карточкой), проставление штампа на обложке и написание шифра | Единица хранения | 280 | |
1.1.9.7.3. | на микрофильмах | Написание архивного шифра на крышке бюкса, нанесение шифра на отрезке пленки | Бюкс | 100 | |
1.1.9.7.4. | на фотографиях | Простановка архивного шифра на оборотной стороне позитива | Фотодокумент | 250 | |
1.1.9.7.5. | на картографических документах | Сверка заголовка документа с описью, простановка штампа на обложке, написание архивного шифра, номеров листов | Лист | 180 | |
1.1.9.8. | Простановка штампов и отметок о рассекречивании: | ||||
1.1.9.8.1. | на деле (листы) | Простановка штампа и отметки «Рассекречено» на обложке дела и на листах в деле | Единица хранения | 50 | |
Лист | 500 | ||||
1.1.9.8.2. | в описи | Простановка штампа и отметки «Рассекречено» на обложке и к описательным статьям описи | Описательная сатья описи | 350 | |
1.1.9.8.3. | на микрофильмы страхового фонда и фонда пользования | Простановка штампа или отметки «Рассекречено» в листе использования на основании акта | Ролик | 40 |
2. Учет архивных документов | |||||
2.1. | Организация учета архивных документов | ||||
2.1.1. | Ведение книги учета поступлений | Заполнение книги учета поступлений по установленной форме | Поступление | 35 | |
2.1.2. | Ведение списка фондов | Заполнение списка фондов по установленной форме | Запись | 70 | |
2.1.3. | Составление листов фондов | Внесение в лист фонда сведений по установленной форме | Лист фонда | 6 | |
2.1.4. | Составление карточек фонда | Заполнение на основании листа фонда карточки фонда по установленной форме | Карточка | 20 | |
2.1.5. | Формирование и ведение дел фондов: | ||||
2.1.5.1. | формирование дел фондов | Включение в дело фонда документов по истории фондообразователя и фонда, учетных документов, систематизация их по датам, нумерация листов, составление внутренней описи на документы, включение в дело фонда, составление листа-заверителя, подшивка документов | Дело фонда | 12 | |
2.1.5.2. | Ведение дел фондов | Внесение необходимых изменений в комплекс документов, входящих в дело фонда | Дело фонда | 24 | |
2.1.6. | Внесение изменений в листы фондов | Внесение в лист фонда необходимых сведений о названии, составе, объеме или содержании документов | Изменение | 20 | |
2.1.7. | Внесение изменений в карточки фондов | Внесение в карточку на основании листа фондов необходимых сведений об изменениях в составе или содержании документов фонда | Карточка | 40 | |
2.1.8. | Внесение данных в Сведения об изменениях в составе и объеме фонда | Внесение в Сведения данных об изменениях в составе и объеме фонда по установленной форме | Архивный фонд | 22 | |
2.1.9. | Составление и ведение карточных данных указателей фонда | Составление карточки на каждое наименование фонда с указанием ссылочных данных и крайних дат документов, категории фонда, систематизация карточек по схеме, выбранной архивом | Карточка | 50 | |
2.1.10. | Ведение реестра описей | Ведение реестра по установленной форме | Опись | 40 | |
2.1.11. | Внесение изменений в учетные документы по результатам проверки наличия, реставрации, описания, рассекречивания документов, переработки описей и других архивных работ | Внесение изменений в учетные документы на основе актов: о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду или неучтенных документов, о разделении, объединении дел, о переработке описей, акта о рассекречивании документов и дел | Единица хранения | 100 | |
2.1.12. | Внесение сведений в учетные документы о выбытии документов | Внесение на основании соответствующих актов в список фондов, лист фонда (для старых поступлений), в карточки фонда в описи и номерники сведений о выбытии документов, составление новой итоговой записи в описи по установленной форме | Выбытие | 8 | |
2.1.13. | Оформление итоговых записей в описях | Внесение в итоговую запись описи (в трех ее экземплярах) выбывших, уничтоженных по акту, утраченных, переданных в другие фонды (архивы) дел | Опись | 8 | |
2.1.14. | Выдача (или прием) дел фондов | При выдаче: выемка дела фонда, размещение карты заместителя, запись в книгу учета выдачи дел фонда При приеме: отметка в книге выдачи о приеме дела фонда, размещение его на место хранения | Дело фонда | 170 | |
2.2. | Учет уникальных и особо ценных документов | ||||
2.2.1. | Ведение списка фондов, содержащих особо ценные и уникальные документы | Сверка с данными централизованного учета, заполнение граф списка по установленной форме | Архивный фонд | 20 | |
2.2.2. | Ведение реестра описей особо ценных дел, документов, номерников | Ведение реестра по установленной форме | Опись | 70 | |
2.2.3. | Ведение инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни | Внесение в инвентарную книгу сведений по установленной форме, составление итоговой записи и заверительной надписи | Единица хранения | 20 | |
2.3. | Учет страхового фонда и фонда пользования документов | ||||
2.3.1. | Ведение книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования документов: | ||||
2.3.1.1. | изготовленного на рулонной пленке | Регистрация в книге учета каждого поступления микрофильмов по установленной форме | Кадр | 13000 | |
2.3.1.2. | изготовленного на микрофишах | Регистрация в книге учета каждого поступления микрофиш по установленной форме | Кадр | 13000 | |
2.3.2. | Составление описей страхового фонда документов: | ||||
2.3.2.1. | изготовленного на рулонной пленке | Заполнение граф описи по установленной форме, проверка количества кадров в рулоне, оформление заверительной надписи | Кадр | 13000 | |
2.3.2.2. | изготовленного на микрофишах | Кадр | 13000 | ||
2.4. | Составление паспорта архива | ||||
2.4.1. | для комплектующегося архива | Подготовка данных по состоянию на 01.01... года, уточнение показателей по учетным документам архива, заполнение граф паспорта и составление пояснительной записки по установленной форме | Паспорт | 15 | |
2.4.2. | для некомплектующегося архива | Паспорт | 12 | ||
2.5. | Составление паспорта архивохранилища: | ||||
2.5.1. | для комплектующегося архива | Подготовка данных по архивохранилищу на 01.01… года, заполнение граф паспорта (в произвольной форме) | Паспорт | 5 | |
2.5.2. | для некомплектующегося архива | Паспорт | 3 | ||
2.6. | Прием и оформление учетной документации | Прием, проверка и регистрация описей, актов и других учетных документов, внесение изменений в учетные документы, оформление приема в установленном порядке | Фонд | 3 |
3. Комплектование архива и экспертиза ценности документов | |||||
3.1. | Комплектование архива | ||||
3.1.1. | Комплектование архива управленческой документацией | ||||
3.1.1.1. | Составление списка организаций — источников комплектования: | ||||
3.1.1.1.1. | для национальных архивов | Изучение основных, дополнительных и возможных списков источников комплектования, нормативной, методической и справочной литературы, выявление организаций, в деятельности которых создаются документы, профильные данному архиву, изучение функционально-целевого назначения этих организаций, состава документов, сбор и обобщение сведений для обоснования включения организаций в список (исключение из списка), составление списка организаций — источников комплектования по установленной форме, согласование его с организациями, подготовка списка к обсуждению на ЭПК и доработка по результатам обсуждения, согласование с вышестоящим органом управления архивным делом, утверждение списка директором архива | Организация | 5 | |
3.1.1.1.2. | для центральных государственных архивов и государственных архивов областей, городов и районов | Организация | 3 | ||
3.1.1.2. | Ведение списков организаций —источников комплектования | Внесение изменений, дополнений и уточнений в список, согласование их с организациями | Организация | 0,5 (4 часа) | |
3.1.1.3. | Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов, подлежащих приему на постоянное хранение в архив | Визуальный осмотр дел, выборочный полистный просмотр документов в деле, составление акта при обнаружении дефектов, контроль за их устранением | Единица хранения | 250 | |
3.1.1.4. | Заключение договоров с организациями о приеме документов на постоянное хранение в архив | Составление текста и оформление договора с организацией о приеме документов на постоянное хранение в архив по установленной форме | Договор | 2 | |
3.1.1.5. | Прием документов на постоянное хранение: | ||||
3.1.1.5.1. | без проверки количества листов в делах | Прием дел поединично, сопоставление заголовков, архивных шифров, крайних дат документов в о?иси и на обложках дел, прием описей и НСА на передаваемые дела, оформление акта приема-передачи документов на постоянное хранение по установленной форме, отметка в описи о приеме документов в архив | Единица хранения | 200 | |
3.1.1.5.2. | с выборочной проверкой количества листов в делах | Прием дел поединично, сопоставление заголовков, архивных шифров, крайних дат документов в описи и на обложках дел, прием описей и НСА на передаваемые дела, оформление акта приема-передачи документов на постоянное хранение по установленной форме, отметка в описи о приеме документов в архив с выборочной проверкой нумерации листов | Единица хранения | 130 | |
3.1.1.5.3. | особо ценных документов | Прием дел поединично, сопоставление заголовков, архивных шифров, крайних дат документов в описи и на обложках дел, прием описей и НСА на передаваемые дела, оформление акта приема-передачи документов на постоянное хранение по установленной форме, отметка в описи о приеме документов в архив с проверкой количества листов в делах, прием описи на особо ценные дела | Единица хранения | 30 | |
3.1.1.5.4. | фотодокументов | Прием фотоотпечатков, сверка изображения с аннотацией, негатива — с контрольным отпечатком, запись в книгу поступления, раскладка негативов по размерам в коробку | Единица хранения | 300 | |
3.1.2. | Комплектование архива документами личного происхождения | ||||
3.1.2.1. | Выявление потенциальных владельцев документов личного происхождения | Уточнение по соответствующим источникам биографических сведений фондовладельца, основных этапов деятельности, уточнение фамилии, имени, отчества и адреса фондовладельца с целью ведения переговоров о передаче его документов в архив, составление списка владельцев, его согласование и утверждение | Владелец документов | 2 | |
3.1.2.2. | Установление связей с владельцами документов личного происхождения | Составление писем в адрес владельцев документов об установлении контактов с целью ведения переговоров о передаче документов в архив | Письмо | 0,5 (4 часа) | |
3.1.2.3. | Ведение переговоров с владельцами документов личного происхождения | Ведение переговоров с владельцем о сдаче документов в архив, предварительной ознакомление на месте с личным фондом или отдельными документами с целью принятия решения о целесообразности (нецелесообразности) приема их в архив | Посещение | 1 | |
3.1.2.4. | Составление экспертных заключений | Написание заключения экспертно-проверочной комиссии с кратким изложением сведений о составе и содержании документов, предполагаемых к приему на хранение в архив | Заключение | 1 | |
3.1.2.5. | Экспертиза ценности документов личного происхождения в процессе комплектования | Полистный просмотр документов, определение их ценности на основании критериев происхождения, содержания и внешних особенностей, отбор документов, подлежащих возврату владельцу, первичная систематизация документов, предполагаемых к приему на хранение, формирование условных дел | Лист | 300 | |
3.1.2.6. | Составление сдаточных описей | Составление перечня документов в соответствии с их первичной систематизацией, с указанием способа написания и особенностей документов, составление итоговой записи | Описательная статья описи | 50 | |
3.1.2.7. | Составление и ведение списка физических лиц — источников комплектования архива документами личного происхождения | Составление списка по принятой в архиве форме с обязательным указанием фамилии, имени, отчества, адреса, места жительства физического лица, юридического обоснования возможности передачи его документов в архив, внесение изменений и уточнений в список | Владелец документов | 10 | |
3.1.2.8. | Временный учет документов личного происхождения | Включение в наблюдательное дело документов, образующихся в процессе комплектования, запись в книге учета поступлений документов в отдел комплектования, составление учетной карточки, внесение в карточку дополнительных сведений | Поступление | 0,3 (3 часа) | |
3.1.2.9. | Заключение договоров с владельцами о передаче документов на хранение в архив | Составление текста и оформление договора с владельцем документов личного происхождения о передаче документов в архив. При заключении договора купли-продажи составление проекта оценочной описи с указанием денежной оценки документов, корректировка описи | Договор | 2 | |
3.1.2.10. | Прием и оформление приема документов личного происхождения на хранение в архив | Прием документов от владельца на основании его заявления, оформление приема актом приема на хранение, доставка документов в архив и размещение их на места хранения | Владелец | 1 | |
3.2. | Экспертиза ценности документов: | ||||
3.2.1. | управленческой документации: | ||||
3.2.1.1. | до 1945 года | ||||
3.2.1.1.1. | с полистным просмотром | Изучение истории организации и архивного фонда, состава и содержания документов, визуальный и полистный просмотр документов, определение ценности документов, выявление документов с повторяющейся информацией | Единица хранения | 15 | |
3.2.1.2. | после 1945 года | ||||
3.2.1.2.1. | с полистным просмотром | Изучение истории организации и архивного фонда, состава и содержания документов, визуальный и полистный просмотр документов, определение ценности документов, выявление документов с повторяющейся информацией с отбором документов, не подлежащих хранению | Единица хранения | 30 | |
3.2.1.2.2. | без полистного просмотра | Изучение истории организации и архивного фонда, состава и содержания документов, визуальный просмотр документов, определение ценности документов, выявление документов с повторяющейся информацией | Единица хранения | 80 | |
3.2.2. | документов по личному составу: | ||||
3.2.2.1. | с полистным просмотром | Изучение состава и содержания документов, визуальный и полистный просмотр документов, определение ценности документов, выявление дублетных документов | Единица хранения | 45 | |
3.2.2.2. | без полистного просмотра | Изучение состава и содержания документов, визуальный просмотр документов, определение ценности документов, выявление дублетных документов | Единица хранения | 200 | |
3.2.3. | фотодокументов | Визуальный просмотр документов, изучение их содержания (изображения), определение ценности и полноты отражения сюжета, выявление дублетных документов | Е?иница хранения | 150 | |
3.2.4. | выверка дублетов | Проверка документов, отобранных в процессе экспертизы на дублетность | Единица хранения | 15 | |
3.2.5. | Оформление результатов экспертизы ценности документов | ||||
3.2.5.1. | Составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | Написание акта по установленной форме, его оформление и утверждение | Позиция акта | 24 | |
3.2.5.2. | Подготовка дел, не подлежащих хранению, к уничтожению (утилизации) | Выемка дел, сверка поисковых данных с актом о выделении к уничтожению, формирование связок, перемещение дел в специальное помещение для хранения макулатуры, контроль за погрузкой и вывозом дел, оформление документов, подтверждающих уничтожение дел | Единица хранения | 170 | |
3.3. | Организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве | ||||
3.3.1. | Оказание методической, консультативной помощи организациям в подготовке нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и их внедрении: | ||||
3.3.1.1. | инструкций по делопроизводству | Ознакомление с проектом инструкции, проверка соответствия ее положений требованиям нормативных документов в области архивного дела и делопроизводства, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией | Авторский лист инструкции | 1 | |
3.3.1.2. | номенклатур дел | ||||
3.3.1.2.1. | составленных по типовой или примерной номенклатуре дел | Ознакомление с проектом номенклатуры, проверка правильности ее составления в соответствии с типовой (или примерной) номенклатурой дел и требованиями нормативно-методических документов, уточнение полноты состава дел и документов, включенных в номенклатуру, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией | Позиция номенклатуры | 200 | |
3.3.1.2.2. | конкретных номенклатур дел | Ознакомление с проектом номенклатуры, проверка правильности ее составления в соответствии с требованиями нормативно-метод?ческих документов, ?точнение полноты состава дел и документов, включенных в номенклатуру, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией | Позиция номенклатуры | 100 | |
3.3.1.3. | положений о ведомственных архивах | Ознакомление с проектом положения, проверка правильности его составления в соответствии с типовым положением и требованиями нормативно-методических документов, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией | Положение | 1 | |
3.3.1.4. | положений о Центральных экспертных комиссиях (ЦЭК) и экспертных комиссиях (ЭК) организаций | Ознакомление с проектом положения, проверка правильности его составления в соответствии с требованиями типовых положений и нормативно-методических документов, подготовки замечаний и предложений, согласование их с организацией | Положение | 1 | |
3.3.2. | Оказание методической и практической помощи организациям в подготовке описей: | ||||
3.3.2.1. | дел с управленческой документацией постоянного хранения | Ознакомление с описью дел, проверка правильности отбора документов на хранение, установление степени полноты состава дел и документов, включенных в опись, проверка качества описания дел, наличия необходимого НСА к описи, подготовка замечаний, согласование их с организацией | Описательная статья описи | 130 | |
3.3.2.2. | дел по личному составу | Описательная статья описи | 200 | ||
3.3.3. | Оказание методической помощи организациям в составлении актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | Ознакомление с актом, составление замечаний по содержанию групп документов, не подлежащих хранению, согласование замечаний с организацией | Позиция акта | 130 | |
3.3.4. | Составление заключений на документы, представленные к рассмотрению ЭПК территориального управления архивным делом или ЭПМК национального архива: | ||||
3.3.4.1. | на номенклатуры дел | Ознакомление с номенклатурой, написание заключения | Позиция номенклатуры | 120 | |
3.3.4.2. | на описи дел постоянного хранения | Ознакомление с описью, написание заключения | Описательная статья описи | 200 | |
3.3.5. | Участие работников государственного архива: | ||||
3.3.5.1. | в работе ЦЭК (ЭК) организаций | Ознакомление с повесткой дня заседания, участие в обсуждении подготовленных вопросов | Совещание | 0,5 (4 часа) | |
3.3.5.2. | в подготовке и проведении семинаров и совещаний по вопросам организации делопроизводства и работы ведомственных архивов | Консультирование работников организаций по вопросам подготовки семинаров и совещаний, оказание им методической, консультативной помощи в выработке повестки дня, организации выступлений, участие в работе семинаров и совещаний, выступление с лекцией, ответы на вопросы | Совещание | 10 | |
3.3.6. | Организация работы по составлению паспортов ведомственными архивами | Рассылка в организации бланков паспортов (2 экземпляра), оказание работникам ведомственных архивов методической, консультативной помощи в заполнении паспортов, проверка правильности заполнения паспортов и своевременного предоставления их в государственный архив, анализ результатов паспортизации | Организация | 2 | |
3.3.7. | Составление Сведений о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования архива на 01.12… года | Анализ паспортов организаций и учетных данных ведомственных архивов, обобщение сведений о ведомственных архивах, составе и состоянии их документов, заполнение граф Сведений по установленной форме, представление сведений в вышестоящий орган управления архивным делом | Отчет на 100 организаций — источников комплектования | 7 | |
3.3.8. | Проведение комплексных изучений (проверок) деятельности ведомственных архивов и служб делопроизводства: | ||||
3.3.8.1. | органа государственного и хозяйственного управления, государственной власти на местах | Изучение нормативно-методических и учетных документов ведомственного архива, составление плана изучения (проверки), ознакомление с ним руководства организации, изучение (проверка) выполнения положений, нормативных документов по вопросам архивного дела и делопроизводства, изучение (проверка) состояния работы ведомственного архива по всем направлениям его деятельности, работы ЦЭК (ЭК), организации, оформление результатов изучения (проверки) и ознакомление с ним руководства организации, составление справки по итогам изучения (проверки) и предложений по совершенствованию работы архива и организации делопроизводства, согласование справки у руководства организации | Комплексная проверка | 14 | |
3.3.8.2. | организации республиканского подчинения | Комплексная проверка | 10 | ||
3.3.8.3. | организации областного, городского и районного подчинения | Комплексная проверка | 5 | ||
3.3.9. | проведение тематических изучений (проверок): | ||||
3.3.9.1. | органа государственного и хозяйственного управления, государственной власти на местах | Изучение нормативно-методических и учетных документов ведомственного архива, составление плана изучения (проверки) и ознакомление с ним руководства организации, изучение (проверка) в соответствии с планом отдельных направлений деятельности ведомственного архива, работы ЦЭК (ЭК), ознакомление руководства организации с результатами изучения (проверки) и обсуждение их с работниками службы делопроизводства и ведомственного архива, составление справки по итогам изучения (проверки), согласование справки у руководства организации | Тематическая проверка | 4 | |
3.3.9.2. | организации республиканского подчинения | Тематическая проверка | 3 | ||
3.3.9.3. | организации областного, городского и районного подчинения | Тематическая проверка | 2 | ||
3.3.10. | Проведение внеплановых и целевых изучений (проверок) ведомственных архивов и служб делопроизводства | Проверка работы ведомственного архива, ознакомление руководства организации с результатами проверки, составление акта по итогам проверки и утверждение его у руководства организации | Целевая проверка | 2 | |
3.3.11. | Учет работы с организациями: | ||||
3.3.11.1. | формирование и ведение наблюдательных дел на организации — источники комплектования | Включение в состав наблюдательного дела документов, характеризующих работу архива и службы делопроизводства организации (копии приказов организации по этим вопросам, положения о ведомственном архиве и ЭК, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, материалы изучений (проверок) и др. документы), составление внутренней описи наблюдательного дела, внесение в нее дополнений | Наблюдательное дело | 0,3 (3 часа) | |
3.3.11.2. | составление и ведение картотеки учета работы с организациями | Составление карточки по установленной в архиве форме, внесение необходимых изменений и дополнений в карточку | Карточка | 4 | |
3.3.12. | Консультирование работников архивных и делопроизводственных служб организаций: | ||||
3.3.12.1. | в государственном архиве | Консультирование по вопросам классификации документов, подготовке нормативно-методических пособий, номенклатур и описей дел, по вопросам практического применения методических пособий, обеспечения сохранности документов, формирования дел, экспертизы ценности документов организаций | Консультация | 0,5 (4 часа) | |
3.3.12.2. | в организациях (в ведомственных архивах) | Консультация | 1 |
4. Описание архивных документов в научно-справочный аппарат к документам архива | |||||
4.1. | Описание архивных документов | ||||
4.1.1. | Подготовка к описанию документов | Изучение исторической и справочной литературы, законодательных актов, деятельности фондообразователя (жизни и деятельности фондообразователя для документов личного происхождения), предварительное ознакомление с состоянием, составом и содержанием документов фонда, определение степени их упорядочения | Архивный фонд (500 единиц хранения) | 7 | |
4.1.2. | Разработка схемы систематизации документов: | ||||
4.1.2.1. | управленческой документации | Изучение методической литературы, выбор принципов систематизации документов на основании результатов подготовки к описанию фонда, составление схемы систематизации | Схема | 4 | |
4.1.2.2. | документов личного происхождения | Схема | 2,5 | ||
4.1.2.3. | документов по личному составу | Схема | 1,5 | ||
4.1.3. | Систематизация документов по основным группам в пределах фонда | Предварительная систематизация документов в соответствии со схемой систематизации данного фонда по группам документов | Лист | 900 | |
4.1.4. | Описание | ||||
4.1.4.1. | управленческой документации: | ||||
4.1.4.1.1. | досоветского периода | Полистный просмотр документов, определение и уточнение их фондовой принадлежности, выявление непрофильных документов, экспертиза ценности документов, определение крайних дат документов, составление текста заголовка и написание его на карточке | Единица хранения | 8 | |
4.1.4.1.2. | советского периода и периода независимости | Единица хранения | 20 | ||
4.1.4.2. | документов личного происхождения | Определение количества листов в деле, просмотр документов, определение и уточнение их фондовой принадлежности, экспертиза ценности и атрибуция документов, определение крайних дат документов, составление текста заголовка и написание его на карточке | Единица хранения | 3 | |
4.1.4.3. | документов по личному составу | Полистный просмотр документов, определение и уточнение их фондовой принадлежности, выявление непрофильных документов, экспертиза ценности документов, определение крайних дат документов, составление текста заголовка и написание его на карточке | Единица хранения | 25 | |
4.1.5. | Текстологическая работа в процессе описания | Чтение и анализ текста документа, предварительная систематизация документов, расшифровка трудночитаемых текстов, идентификация разрозненных фрагментов, определение полноты текста | Лист | 100 | |
4.1.6. | Формирование дел из россыпи | ||||
4.1.6.1. | управленческой документации: | ||||
4.1.6.1.1. | досоветского периода | Изучение документов, группировка их в дело в соответствии с выбранным принципом формирования дел на основании экспертизы ценности, текстологической работы, атрибуции | Лист | 300 | |
4.1.6.1.2. | советского периода и периода независимости | Лист | 700 | ||
4.1.6.2. | документов личного происхождения | Лист | 300 | ||
4.1.6.3. | картографических документов | Изучение документов, отбор и группировка их по вопросам, систематизация по хронологии, группировка документов в соответствии с выбранным принципом формирования картографических документов | Лист | 180 | |
4.1.6.4. | документов по личному составу | Изучение документов, отбор документов, систематизация их по хронологии и алфавиту, выделение из них дублетных и неправильно присоединенных документов | Лист | 850 | |
4.1.7. | Систематизация листов: | ||||
4.1.7.1. | в делах 18 — начала 20 веков | Систематизация листов внутри дела в соответствии с выбранным принципом формирования дела | Лист | 500 | |
4.1.7.2. | в делах 20 века | Лист | 1000 | ||
4.1.7.3. | в делах по личному составу | Лист | 900 | ||
4.1.7.4. | в делах личного происхождения | Лист | 500 | ||
4.1.7.5. | картографических документов | Систематизация листов в соответствии с выбранным принципом формирования | Лист | 180 | |
4.1.8. | Составление исторических справок | Изучение исторической и справочной литературы, законодательных актов, истории и документов фонда для определения дат возникновения, реорганизации, переименования и ликвидации фондообразователя, изучение его структуры, функций и места в системе организаций, характера и состояния документов, написание исторической справки | Машинописный лист исторической справки | 2 | |
4.1.9. | Составление внутренних описей дел | Внесение в опись заголовков документов в соответствии с их расположением в деле, с указанием номеров листов дела, на которых расположен каждый документ дела, составление итоговой записи | Описательная статья описи | 60 | |
4.1.10. | Составление заголовков дел | ||||
4.1.10.1. | управленческой документации: | ||||
4.1.10.1.1. | 18 века | Полистный просмотр дела, ознакомление с составом и содержанием документов, определение крайних дат, составление текста заголовка и написание его на карточке | Описательная статья описи | 10 | |
4.1.10.1.2. | 19 века | Описательная статья описи | 15 | ||
4.1.10.1.3. | 20 века до 1945 года | Описательная статья описи | 20 | ||
4.1.10.1.4. | 20 века после 1945 года | Описательная статья описи | 35 | ||
4.1.10.2. | документов личного происхождения: | ||||
4.1.10.2.1. | досоветского периода | Полистный просмотр дела, ознакомление с составом и содержанием документов, определение крайних дат, составление текста заголовка и написание его на карточке | Описательная статья описи | 7 | |
4.1.10.2.2. | советского и постсоветского периодов | Описательная статья описи | 20 | ||
4.1.10.3. | документов по личному составу | Описательная статья описи | 65 | ||
4.1.10.4. | на фотодокументы: | ||||
4.1.10.4.1. | имеющие наиболее полную информацию | Визуальный просмотр фотоотпечатков, составление заголовка с изложением сведений о событиях, предметах и лицах, изображенных на фотодокументах, с уточнением необходимых сведений по НСА и документам архива | Описательная статья описи | 20 | |
4.1.10.4.2. | имеющие частичную информацию | Визуальный просмотр фотоотпечатков, составление заголовка с изложением сведений о событиях, предметах и лицах, изображенных на фотодокументах, с уточнением необходимых сведений по НСА и документам архива с обращением к литературе, периодическим изданиям | Описательная статья описи | 15 | |
4.1.10.4.3. | имеющие минимальную информацию | Описательная статья описи | 6 | ||
4.1.11. | Редактирование и унификация заголовков дел | ||||
4.1.11.1. | с просмотром дел: | ||||
4.1.11.1.1. | управленческой документации досоветского периода | Анализ содержания заголовка, уточнение полноты и точности информации в нем с обращением к документам дела, внесение изменений в заголовок и его унификация | Описательная статья описи | 90 | |
4.1.11.1.2. | управленческой документации советского периода и периода независимости | Описательная статья описи | 110 | ||
4.1.11.1.3. | документов по личному составу | Описательная статья описи | 130 | ||
4.1.11.1.4. | документов личного происхождения | Анализ содержания заголовка, уточнение даты, способа воспроизведения, опубликованности документа, редактирование, дополнение или пересоставление заголовка | Описательная статья описи | 50 | |
4.1.11.2. | без просмотра дел: | ||||
4.1.11.2.1. | управленческой документации досоветского периода | Унификация формы изложения сведений в заголовке, редактирование заголовка | Описательная статья описи | 150 | |
4.1.11.2.2. | управленческой документации советского периода и периода независимости | Описательная статья описи | 200 | ||
4.1.11.2.3. | документов по личному составу | Описательная статья описи | 220 | ||
4.1.11.2.4. | документов личного происхождения | Описательная статья описи | 90 | ||
4.1.11.2.5. | фотодокументов | Описательная статья описи | 200 | ||
4.1.12. | Систематизация карточек с заголовками дел: | ||||
4.1.12.1. | по структурному и тематическому признакам | Группировка карточек в соответствии с принятой схемой систематизации дел по структурным частям, темам | Карточка | 380 | |
4.1.12.2. | по номинальному, хронологическому и алфавитному признакам | То же по хронологии или алфавиту корреспондентов | Карточка | 500 | |
4.1.13. | Простановка архивных шифров на карточках | Простановка архивного шифра на от систематизированных карточках | Карточка | 400 | |
4.1.14. | Систематизация дел в пределах фонда организации | Подбор дел по карточкам, сопоставление заголовков на делах и карточках, расположение дел в соответствии с архивными шифрами на карточках | Единица хранения | 460 | |
4.1.15. | Систематизация дел в пределах фонда личного происхождения | Систематизация дел в соответствии со схемой систематизации дел фонда | Единица хранения | 200 | |
4.1.16. | Описание книг: | ||||
4.1.16.1. | с автографами | Запись содержания автографа (дарственной надписи) на основании результатов текстологической работы и атрибуции, составление списка книг по установленной форме | Книга (с одним автографом) | 65 | |
4.1.16.2. | с автографами на иностранных языках | Книга (с одним автографом) | 40 | ||
4.1.16.3. | без автографов | Книга | 100 | ||
4.1.17. | Составление предисловий к описям: | ||||
4.1.17.1. | фондов организаций | Изучение законодательной и научно-справочной литературы, истории фонда и его документов, учетных документов архива, определение дат и особенностей образования, а также переименования, ликвидации фондообразователя, изменений в его структуре, функций и места в системе организаций, изучение НСА к фонду, степени сохранности и состава документов, особенностей обработки и систематизации документов фонда, обоснование принятой схемы систематизации документов, составление текста предисловия | Машинописный лист предисловия | 1,5 | |
4.1.17.2. | фондов личного происхождения | Машинописный лист предисловия | 2 | ||
4.1.18. | Составление списков сокращений к описям | Просмотр текста описи, выявление сокращенных слов, установление их полного написания, систематизация сокращений в алфавитном порядке, написание списка | Наименование | 90 | |
4.1.19. | Составление переводных таблиц шифров дел | Написание старых архивных шифров по порядку номеров дел с указанием новых архивных шифров | Шифр (номер) дела | 380 | |
4.1.20. | Составление указателей к описям: | ||||
4.1.20.1. | предметных | Просмотр заголовков дел по описи, выявление и отбор наиболее значимых понятий, описание их на карточках с указанием ссылочных данных, выбор принципов систематизации понятий в указателе, обобщение сведений идентичных карточек, систематизация карточек, написание указателя | Карточка | 110 | |
4.1.20.2. | географических | Просмотр заголовков дел по описи, выявление географических названий и объектов, написание их на карточке с указанием ссылочных данных, систематизация карточек по алфавиту, обобщение сведений идентичных карточек, написание указателя | Карточка | 130 | |
4.1.20.3. | именных | Просмотр заголовков дел по описи, выявление фамилий, имен, отчеств, псевдонимов упоминаемых лиц и вынесение их на карточки с указанием ссылочных данных, систематизация карточек по алфавиту фамилий, имен, отчеств ит.д., обобщение сведений идентичных карточек, написание указателя | Карточка | 140 | |
4.1.20.4. | указателя наименований организаций (специального предметного указателя) | Просмотр заголовков дел по описи, выявление наименований организаций, написание карточек и систематизация их по алфавиту, обобщение сведений идентичных карточек, написание указателя | Карточка 3 | 120 | |
4.1.21. | Составление оглавлений (содержаний) к описям фондов | Написание оглавления (содержания) с включением в него предисловия, списка сокращенных слов, названий всех разделов (подразделов), указателей, переводной таблицы шифров, указание к ним соответствующих листов описи | Опись | 0,5 (4 часа) | |
4.1.22. | Составление описей | Составление описи по установленной форме | Описательная статья описи | 65 | |
4.1.22.1. | с внесением в опись иноязычных слов | Составление описи по установленной форме с внесением в опись иноязычных слов | Описательная статья описи | 35 | |
4.1.23. | Оформление описей | Составление титульного листа, итоговой записи к каждой описи, нумерация листов описи, составление листа-заверителя | Опись | 0,5 (4 часа) | |
4.1.24. | Составление актов: | ||||
4.1.24.1. | об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т. д. | Составление акта по установленной форме, оформление и утверждение акта | Позиция акта | 20 мин. (0,04 раб. дн.) | 24 |
4.1.24.2. | о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | Составление акта по установленной форме, подготовка к рассмотрению на ЭПК (ЭПМК) | Позиция акта | 20 мин. (0,04 раб. дн.) | 24 |
4.1.24.3. | акта возврата документов собственнику | Составление акта по установленной форме, оформление и утверждение акта | Позиция акта | 20 мин. (0,04 раб. дн.) | 24 |
4.1.24.4. | о выявлении особо ценных документов | Написание акта с изложением краткой характеристики проделанной работы, перечислением архивных шифров, выявленных документов, оформление и утверждение акта | Акт | 0,5 (4 часа) | |
4.1.24.5. | описания документов, переработки описей | Написание акта по установленной форме, оформление и утверждение акта | Акт | 0,5 | |
4.2. | Усовершенствование описей | ||||
4.2.1. | управленческой документации с просмотром дел: | ||||
4.2.1.1. | досоветского периода | Анализ качества заголовков в описи, редактирование заголовков с просмотром дел и изучением истории фондообразователя, дополнение заголовка недостающими элементами описания, унификация понятий, терминов, упомянутых фамилий, имен, отчеств, составление недостающих элементов НСА к описи | Описательная статья описи | 20 | |
4.2.1.2. | советского периода и периода независимости | Описательная статья описи | 50 | ||
4.2.2. | управленческой документации без просмотра дел | Анализ качества заголовков в описи, литературное редактирование, унификация понятий, терминов, упомянутых фамилий, имен, отчеств | Описательная статья описи | 180 | |
4.2.3. | документов личного происхождения: | ||||
4.2.3.1. | досоветского периода | Анализ качества заголовков в описи, редактирование заголовков с частичным просмотром документов для уточнения фондовой принадлежности документов и уточнения сведений фактографического характера, унификация понятий, терминов, упомянутых фамилий, имен, отчеств, составление недостающих элементов НСА описи | Описательная статья описи | 14 | |
4.2.3.2. | советского периода и периода независимости | Описательная статья описи | 25 | ||
4.3. | Переработка описей 4 | ||||
4.3.1. | управленческой документации: | ||||
4.3.1.1. | досоветского периода | Просмотр дел, экспертиза ценности документов, уточнение фондовой принадлежности, пересоставление заголовков дел, уточнение крайних дат, разработка новой схемы систематизации единиц хранения в описи, систематизация дел в соответствии со схемой, составление предисловия переводной таблицы шифров дел и необходимого НСА к описи | Единица хранения | 12 | |
4.3.1.2. | советского периода и периода независимости | ||||
4.3.1.2.1. | документов до 1945 года | Единица хранения | 15 | ||
4.3.1.2.2. | документов после 1945 года | Единица хранения | 45 | ||
4.3.2. | документов личного происхождения: | ||||
4.3.2.1. | досоветского периода | Просмотр документов, проведение экспертизы их ценности, уточнение фондовой принадлежности документов, разработка новой схемы систематизации документов фонда, переформирование дел, редактирование и пересоставление заголовков дел на карточках, оформление обложек дел, систематизация карточек по новой схеме, пересоставление НСА к описи | Единица хранения | 4 | |
4.3.2.2. | советского периода и периода независимости | Единица хранения | 8 | ||
4.4. | Каталогизация документов | ||||
4.4.1. | Отбор дел для каталогизации по описям | ||||
4.4.1.1. | по описям 18 века | Просмотр описей для отбора дел на каталогизацию | Описательная статья описи | 600 | |
4.4.1.2. | по описям 19 века | Описательная статья описи | 1000 | ||
4.4.1.3. | по описям 20 века: | ||||
4.4.1.3.1. | до 1945 года | Просмотр описей для отбора дел на каталогизацию | Описательная статья описи | 1300 | |
4.4.1.3.2. | после 1945 года | Описательная статья описи | 1600 | ||
4.4.2. | Выявление документов для каталогизации по делам: | ||||
4.4.2.1. | 18 века | Полистный просмотр дела, выявление документов, подлежащих каталогизации, закладка этих документов для написания карточек | Единица хранения | 10 | |
4.4.2.2. | 19 века — до 1917 года | Единица хранения | 20 | ||
4.4.2.3. | советского периода и периода независимости | Единица хранения | 40 | ||
4.4.3. | Создание и ведение систематического каталога | ||||
4.4.3.1. | Составление тематических карточек по заголовкам дел в описях | Просмотр описи, вынесение на карточку по установленной форме содержания одного или группы однородных дел, простановка штампа о каталогизации дела и отметка в листе использования описи о закаталогизированных делах | Карточка | 60 | |
4.4.3.2. | Составление тематических карточек на выявленные документы: | ||||
4.4.3.2.1. | по документам 18 века | Просмотр дела, заполнение реквизитов карточки по установленной форме, простановка штампа о каталогизации на обложке дела и отметка в листе использования дела о закаталогизированных документах | Карточка | 20 | |
4.4.3.2.2. | по документам 19-20 века | Карточка | 25 | ||
4.4.3.3. | Индексирование карточек систематического каталога | Изучение содержания на карточке, индексирование карточки в соответствии со схемой классификации | Карточка | 170 | |
4.4.3.4. | Систематизация карточек систематического каталога | Группировка карточек в соответствии со схемой классификации данного каталога | Карточка | 450 | |
4.4.3.5. | Включение карточек в систематический каталог | Включение отсистематизированных карточек в каталог с соблюдением принципа расположения карточек в данном каталоге | Карточка | 260 | |
4.4.3.5.1. | с одновременной частичной пересистематизацией отдельных разделов | Включение отсистематизированных карточек в каталог с соблюдением принципа расположения карточек в данном каталоге с частичной пересистематизацией отдельных разделов, уточнением индексов, формированием новых делений, пересоставлением разделителей, перестановкой карточек в другие ящики каталога (при необходимости) | Карточка | 180 | |
4.4.3.6. | Составление дублетных карточек | Написание второго экземпляра карточки, тождественного оригиналу | Карточка | 80 | |
4.4.3.7. | Объединение информации на тематических карточках | Изучение содержания на карточке, заполнение новой карточки по установленной форме | Карточка | 110 | |
4.4.3.8. | Редактирование тематических карточек: | ||||
4.4.3.8.1. | без просмотра дел | Редактирование содержания на карточке, унификация текста, исправление допущенных неточностей в карточке | Карточка | 250 | |
4.4.3.8.2. | с одновременным индексированием карточек | Редактирование содержания на карточке, унификация текста, исправление допущенных неточностей в карточке с простановкой индекса на карточке в соответствии со схемой классификации | Карточка | 140 | |
4.4.3.8.3. | с просмотром дел | Полистный просмотр дела с целью уточнения полноты и точности содержания карточки, внесение недостающих элементов описания, редактирование и унификация текста на карточке | Карточка | 70 | |
4.4.3.9. | Усовершенствование систематического каталога | Изучение схемы систематизации по разделам, уточнение содержания на тематических карточках, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, изменение индексов, пересистематизация карточек и включение их в каталог, внесение изменений и дополнений в схему | Карточка | 80 | |
4.4.3.10. | Проверка систематизации карточек в систематическом каталоге | Проверка правильности систематизации карточек и исправление ошибок, неточностей | Карточка | 500 | |
4.4.4. | Создание и ведение именного каталога | ||||
4.4.4.1. | Составление именных карточек на выявленные документы: | ||||
4.4.4.1.1. | досоветского периода | Полистный просмотр дела, изучение документов, вынесение на карточку по установленной форме фамилий, имен, отчеств лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами, простановка штампа о каталогизации на обложке дела и отметка в листе использования дела о закаталогизированных документах | Карточка | 20 | |
4.4.4.1.2. | советского периода и периода независимости | Карточка | 40 | ||
4.4.4.2. | Систематизация именных карточек | Систематизация карточек по алфавиту фамилий, имен, отчеств, далее — в хронологической или логической последовательности | Карточка | 480 | |
4.4.4.3. | Включение именных карточек в каталог | Включение отсистематизированных именных карточек в каталог | Карточка | 350 | |
4.4.4.4. | Проверка систематизации карточек в именном каталоге | Проверка правильности систематизации карточек и исправление ошибок, неточностей | Карточка | 800 | |
4.4.5. | Создание и ведение алфавитных карточек по личному составу | ||||
4.4.5.1. | Составление алфавитных карточек: | ||||
4.4.5.1.1. | по документам досоветского периода | Полистный просмотр дела, вынесение на карточку по установленной форме фамилий, имен, отчеств, должностей и званий воинского состава и работников воинских частей и организаций, простановка штампа о каталогизации на обложке дела и отметка в листе использования дела о закаталогизированных документах | Карточка | 60 | |
4.4.5.1.2. | по документам советского периода и периода независимости | Карточка | 100 | ||
4.4.5.2. | Систематизация карточек | Систематизация карточек по алфавиту фамилий, имен, отчеств и году рождения упоминаемых лиц | Карточка | 480 | |
4.4.5.3. | Включение карточек в картотеку по личному составу | Включение отсистематизированных карточек в картотеку | Карточка | 500 | |
4.4.5.4. | Объединение информации на карточках по личному составу | Объединение поисковых данных на одно лицо с одновременным исключением дублетных карточек | Карточка | 160 | |
4.4.5.5. | Проверка систематизации карточек в картотеке по личному составу | Проверка правильности систематизации карточек | Карточка | 800 | |
4.4.6. | Нумерация карточек | Простановка порядковых номеров на карточках | Карточка | 1500 | |
4.4.7. | Написание и размещение разделителей в каталоге | Написание разделителей для рубрик, подрубрик каталогов, размещение разделителей в каталогах | Разделитель | 90 | |
4.4.8. | Ведение журнала (книги) учета использования каталогов | Заполнение журнала (книги) учета использования каталогов и картотек по установленной форме | Запись — обращение к каталогу | 40 |
5. Использование архивных документов | |||||
5.1. | Информационное обеспечение пользователей по их запросам | ||||
5.1.1. | Исполнение тематических запросов по определенной проблеме, теме, о событии или факте: | ||||
5.1.1.1. | по документам | Изучение НСА и описей, просмотр документов по делам, выявление сведений по теме запроса, составление ответа на запрос | Запрос | 3 | |
5.1.1.2. | по каталогам и картотекам | Поиск сведений по каталогам, картотекам, составление ответа на запрос | Запрос | 1 | |
5.1.2. | исполнение генеалогических запросов (на 1 лицо): | ||||
5.1.2.1. | по научно-справочному аппарату (НСА) | Изучение НСА, поиск сведений по справочной литературе, составление ответа на запрос по установленной форме | Запрос | 1,5 | |
5.1.2.2. | по документам | Изучение НСА и описей, просмотр документов, выявление сведений биографического характера, составление ответа на запрос по установленной форме, при необходимости — выявление документов для копирования | Запрос | 4 | |
5.1.3. | Исполнение биографических запросов: | ||||
5.1.3.1. | по НСА | Изучение НСА, справочной литературы для установления сведений о жизнедеятельности и фактов биографии упоминаемого в запросе лица, составление ответа на запрос | Запрос | 1 | |
5.1.3.2. | по документам | Изучение НСА и описей, просмотр документов, выявление сведений о жизнедеятельности и фактов биографии упоминаемого в запросе лица, составление ответа на запрос | Запрос | 3 | |
5.1.4. | Исполнение запросов социально-правового характера | ||||
5.1.4.1. | подтверждающую трудовой стаж: | ||||
5.1.4.1.1. | по НСА | Изучение НСА, выявление запрашиваемых сведений, написание и оформление архивной справки или отрицательного ответа по установленной форме | Запрос | 10 | |
5.1.4.1.2. | по документам | Изучение НСА и описей, определение фондов и дел для просмотра, просмотр документов, выявление запрашиваемых сведений, написание и оформление архивной справки или отрицательного ответа по установленной форме | Запрос | 2 | |
5.1.4.2. | подтверждающих льготный трудовой стаж | Запрос | 1 | ||
5.1.4.3. | подтверждающих размер заработной платы | Запрос | 1 | ||
5.1.4.4. | о награждении государственными наградами | Запрос | 4 | ||
5.1.4.5. | о службах в воинских частях и формированиях | Запрос | 1 | ||
5.1.4.6. | о применении репрессий | Запрос | 2 | ||
5.1.4.7. | об имущественных правах | Запрос | 3 | ||
5.1.4.8. | об актах гражданского состояния | Запрос | 3 | ||
5.1.5. | Составление ответов на запросы: | ||||
5.1.5.1. | об отсутствии документов в архиве | Просмотр запроса и изучение НСА, составление ответа об отсутствии документов по установленной форме | Запрос | 14 | |
5.1.5.2. | с рекомендациями о месте хранения запрашиваемых документов | Просмотр запроса и изучение НСА, составление ответа по установленной форме с рекомендацией о месте хранения запрашиваемых документов | Запрос | 8 | |
5.1.5.3. | на непрофильные запросы | Просмотр запроса, составление ответа для пересылки его по принадлежности в другие архивы | Запрос | 50 | |
5.1.6. | Прием и консультации о социально-правовых запросах | Консультирование посетителей по содержанию запроса и оформлению заявления, проверка наличия запрашиваемых сведений в книге учета или базе данных (БД) | Консультация | 20 минут (0,04 раб. дн.) | 24 |
5.1.7. | Консультации о социально-правовых запросах по телефону | Консультации о наличии документов в архиве или их месте хранения, о порядке оформления заявления для исполнения запроса, о сроках исполнения запроса | Консультация | 30 | |
5.2. | Инициативное информирование посетителей | ||||
5.2.1. | подготовка информационных писем5: | ||||
5.2.1.1. | по документам досоветского периода | Изучение литературы, НСА и документов по теме или проблеме, выявление и аннотирование содержания документов на карточках, систематизация карточек, подготовка письма, содержащего информацию об имеющихся в архиве документах по определенной теме, проблеме | Информационное письмо | 5,5 | |
5.2.1.2. | по документам советского периода и периода независимости | Информационное письмо | 4,5 | ||
5.2.2. | Подготовка тематических перечней документов: | ||||
5.2.2.1. | объемом до 0,3 авторского листа | Изучение литературы, НСА и документов по теме, выявление и аннотирование содержания документов на карточках, систематизация карточек, составление перечня заголовков документов или единиц хранения по теме, проблеме, с указанием их дат и поисковых данных | Тематический перечень | 6 | |
5.2.2.2. | объемом до 0,5 авторского листа | Тематический перечень | 7 | ||
5.2.3. | Составление предисловий к тематическим перечням документов | Написание предисловия к тематическому перечню с характеристикой фондов, по которым проводилось выявление документов, изложение и обоснование принципов отбора документов, вошедших в перечень | Машинописный лист предисловия | 2,5 | |
5.2.4. | Подготовка тематических комплектов копий документов: | ||||
5.2.4.1. | по документам досоветского периода | Изучение НСА архива и определение фондов для просмотра, составление плана комплекта, выявление, аннотирование и отбор документов, подготовка их к съемке, комплектование тематического комплекта в соответствии с планом, оформление титульного листа перечня и исторической справки по теме запроса | Комплект до 30 копий | 15 | |
5.2.4.2. | по документам советского периода и периода независимости | Комплект до 30 копий | 10 | ||
5.2.5. | Подготовка календарей знаменательных, памятных дат: | ||||
5.2.5.1. | без просмотра документов | Просмотр календарей предыдущих лет, изучение периодической печати, НСА архива, выявление необходимых сведений, вынесение их на карточку, систематизация карточек по хронологии, составление календаря, работа с редактором | Календарь на 100 статей | 12 | |
5.2.5.2. | с просмотром документов | Просмотр календарей предыдущих лет, изучение периодической печати, НСА архива, выявление необходимых сведений, вынесение их на карточку, систематизация карточек по хронологии, составление календаря, работа с редактором с просмотром документов | Календарь на 100 статей | 23 | |
5.2.6. | Подготовка тематических обзоров документов | Просмотр литературы по теме и ее историографический анализ, изучение НСА и описей с целью выявления фондов для просмотра, просмотра дел, выявление документов, их источниковедческий анализ, вынесение содержания выявленных документов на карточки, систематизация карточек, составление обзора | Авторский лист обзора | 25 | |
5.3. | Работа читального зала архива | ||||
5.3.1. | Оформление пользователей для работы в читальном зале | Просмотр письма организации и заявления пользователя, проверка правильности заполнения им анкеты, ознакомление пользователя с правилами работы читального зала и пользования НСА архива, разъяснение о порядке заказа описей, дел, микрофильмов, внесение сведений в журнал регистрации пользователей и их личных дел | Пользователь | 12 | |
5.3.2. | Оформление и ведение личных дел пользователей | Группировка и подшивка в дело письма организации, анкеты пользователя, заказов на выдачу дел и копирование документов, оформление обложки дела, дополнение дела другими документами, в процессе работы пользователя в архиве | Личное дело | 20 | |
5.3.3. | Составление и ведение карточек учета пользователей и тематики исследований | Заполнение карточек учета по установленной форме на основании личного дела пользователя, систематизация и вливание карточек в картотеку, анализ и обобщение сведений, содержащихся на карточках, для подготовки справки о тематике исследований по документам архива | Карточка | 25 | |
5.3.4. | Консультации пользователей по составу и содержанию документов архива | Консультирование пользователей о наличии в архиве документов по теме исследования, оказание помощи пользователям в поисках необходимых сведений по НСА архива, в отборе документов по теме исследования | Консультация | 10 | |
5.3.5. | Выдача пользователям в читальный зал: | ||||
5.3.5.1. | описей | Ознакомление с заказом, подбор описей, выдача описей пользователю по установленной форме | Опись | 100 | |
5.3.5.2. | дел | Ознакомление с заказом, проверка правильности его заполнения, передача заказа в хранилище, получение дел из хранилища и выдача их пользователям по установленной форме, контроль за соблюдением сроков возвращения дел | Единица хранения | 100 | |
5.3.5.3. | микрофильмов, комплектов микрофиш | Ознакомление с заказом, проверка правильности его заполнения, сверка с картотекой с микрофильмированных фондов, передача заказа в хранилище, получение микрофильмов (комплектов микрофиш) и выдача их пользователям по установленной форме, контроль за соблюдением правил пользования и сроками возвращения микрофильмов (микрофиш) | Бюкс, комплекс микрофиш | 135 | |
5.3.6. | Прием в читальный зал от пользователей: | ||||
5.3.6.1. | дел | Прием дел от пользователя, полистная проверка их для определения сохранности документов, проверка правильности заполнения листа использования, отметка в заказе о возвращении дел, сдача дел в хранилище по установленной форме | Единица хранения | 100 | |
5.3.6.2. | описей | Прием описей от пользователя, отметка в заказе о возвращении описей, расстановка их на места хранения | Опись | 100 | |
5.3.6.3. | микрофильмов, комплектов микрофиш | Прием микрофильмов (микрофиш) от пользователя, выборочный визуальный осмотр, отметка в заказе о возвращении микрофильмов (микрофиш), сдача их в хранилище | Бюкс, комплект микрофиш | 135 | |
5.3.7. | Контроль за работой читального зала: | ||||
5.3.7.1. | читальный зал на 15 мест с 5 аппаратами для чтения микрофильмов, микрофиш | Подготовка читального зала к приему пользователей, включение (выключение) аппаратов для чтения микрофильмов, микрофиш, профилактическая проверка технического состояния аппаратов, контроль за соблюдением пользователем правил работы в читальном зале противопожарным состоянием помещения читального зала, сохранностью документов и оборудования | Цикл операций в течение рабочего дня | 0,2 (1,5 часа) | |
5.4. | Организация и подготовка выставок документов архива | ||||
5.4.1. | до 25 экспонатов: | ||||
5.4.1.1. | по документам досоветского периода | Определение круга фондов, составление библиографии, изучение литературы и НСА архива, составление плана выставки, выявление и отбор документов, иллюстративного материала, аннотирование документов, их систематизация, составление экспозиционного плана выставки, составление перечня фондов и изданий, изготовление схем, диаграмм, монтаж и художественное оформление выставки, демонтаж выставки | Выставка документов | 17 | |
5.4.1.2. | по документам советского периода и периода независимости | Выставка документов | 10 | ||
5.4.2. | до 50 экспонатов: | ||||
5.4.2.1. | по документам досоветского периода | Выставка документов | 30 | ||
5.4.2.2. | по документам советского периода и периода независимости | Выставка документов | 20 | ||
5.4.3. | до 100 экспонатов: | ||||
5.4.3.1. | по документам досоветского периода | Выставка документов | 45 | ||
5.4.3.2. | по документам советского периода и периода независимости | Выставка документов | 35 | ||
5.5. | Использование архивных документов в средствах массовой информации | ||||
5.5.1. | Подготовка статей о составе и содержании документов архива для периодической печати: | ||||
5.5.1.1. | по документам досоветского периода | Изучение литературы, НСА и документов архива, составление плана и написание текста статьи, работа с редактором | Статья объемом 1 авторский лист | 30 | |
5.5.1.2. | по документам советского периода и периода независимости | Статья объемом 1 авторский лист | 22 | ||
5.5.2. | Подготовка радиопередач: | ||||
5.5.2.1. | продолжительностью до 5 минут эфирного времени | Составление плана радиопередачи, изучение литературы, НСА и документов, подготовка дикторского текста, работа с редактором, запись текста передачи | Радиопередача | 5 | |
5.5.2.2. | продолжительностью до 10 минут эфирного времени | Радиопередача | 8 | ||
5.5.3. | Подготовка телепередач (продолжительностью до 10 минут эфирного времени): | ||||
5.5.3.1. | по документам досоветского периода | Изучение литературы, НСА и документов архива, составление плана телепередачи, подготовка сценария и дикторского текста, работа с редактором и режиссером студии, записи телепередачи | Телепередача | 11 | |
5.5.3.2. | по документам советского периода и периода независимости | Телепередача | 8 | ||
5.5.4. | Подготовка и проведение кинофотосъемок документов и архивохранилищ | Работа с участниками съемок, подготовка и отбор документов, сопровождение съемочной группы | Кинофотосъемка | 1 | |
5.6. | Организация и проведение информационных мероприятий | ||||
5.6.1. | Подготовка и проведение экскурсий в архиве (продолжительностью 2 академических часа) | ||||
5.6.1.1. | обзорных | Подготовка плана экскурсии, текста беседы, отбор и оформление документов для демонстрации их во время экскурсии, проведение экскурсии | Экскурсия | 3 | |
5.6.1.2. | тематических | Экскурсия | 11 | ||
5.6.2. | Подготовка текстов выступлений и проведение встреч с общественностью, уроков в школе, лекций, докладов (продолжительностью 2 академических часа) | Изучение литературы, НСА и документов архива, составление плана выступления (сообщения), отбор документов и написание текста выступления | Выступление | 9 | |
5.7. | Учет использования документов архива | ||||
5.7.1. | Учет и регистрация запросов и ответов социально-правового характера | Изучение запроса, проверка его на повторность, заполнение регистрационной карточки по установленной форме или внесение необходимых сведений в БД, распечатка регистрационной карточки, отметка даты выдачи сотрудникам архива на исполнение, фамилии, имени и отчества исполнителя, отметка даты исполнения запроса и отправка ответа | Запрос | 50 | |
5.7.2. | Учет и регистрация тематических, биографических и гениалогических запросов | Запрос | 35 | ||
5.7.3. | Учет и регистрация подготовленных архивом информационных документов и других форм использования документов | Внесение на карточки, в журнал или БД сведений о пользователе, тематике исследования и поисковых данных использованных документов, характера использования документов, устроителей и партнеров организованных выставок, названия статей и других публикаций, название и продолжительности радио- и телевизионных передач, даты их выхода в эфир, названия кинофильмов, печатных изданий | Запись | 40 | |
5.8. | Копирование документов по заказам пользователей | ||||
5.8.1. | Оформление заказов на копирование документов | Заказ и просмотр дел в архивохранилищах, определение возможности и способа копирования документов, заполнение бланка заказа на копирование и согласование запроса с заведующим или хранителем фондов хранилища | Заказ на 100 листов (на 100 кадров микрофильма, микрофиш, 100 фотоотпечатков) | 0,5 (4 часа) | 2 |
5.8.2. | Учет заказов на копирование документов | Заполнение журнала учета заказов на копирование документов по установленной форме | Заказ | 50 | |
5.8.3. | Оформление счетов на копирование документов | Калькуляция стоимости работ и заполнение бланка счета-фактуры, подпись его в установленном порядке | Счет-фактура | 7 | |
5.8.4. | Составление сопроводительных писем к высылаемым счетам-фактурам и копиям документов | Заполнение письма по установленной в архиве типовой форме, регистрация его в канцелярии | Письмо | 20 | |
5.8.5. | регистрация счетов на копирование документов | Регистрация счетов в учетной книге бухгалтерии, регулярный контроль за оплатой счетов | Счет | 20 | |
5.8.6. | Подготовка документов к копированию: | ||||
5.8.6.1. | текстовых документов | Заказ и получение дел из хранилища, сверка полученных дел с данными бланка заказа, закладка документов для копирования, отправка дел на копирование, при необходимости — упаковка их в коробки или папки | Лист | 1500 | |
5.8.6.2. | картографических документов | Единица хранения | 80 | ||
5.8.7. | Оформление и выдача копий документов, изготовленных по заказам пользователей: | ||||
5.8.7.1. | ксерокопий | Получение копий, сверка их с оригиналом, проверка качества копирования, простановка поисковых данных на обороте копий и выдача их пользователям | Лист | 115 | |
5.8.7.2. | фотоотпечатков | фотоотпечаток | 100 | ||
5.8.8. | Передача дел в хранилище после копирования документов | Визуальная проверка физического состояния дел после съемки, простановка отметок о копировании в листах использования, сдача дел в хранилище | Единица хранения | 100 | |
5.9. | Организация работы по рассекречиванию документов | ||||
5.9.1. | Просмотр описей и дел (микрофильмов) с целью рассекречивания | ||||
5.9.1.1. | просмотр описей | Просмотр описей, выявление дел, микрофильмов, микрофиш, подлежащих рассекречиванию | Описательная статья описи | 350 | |
5.9.1.2. | просмотр дел | Полистный просмотр дел для выявления документов с грифом «С» и «СС», составление по каждому делу списка документов для экспертизы | Лист | 350 | |
5.9.1.3. | просмотр микрофильмов, микрофиш | Кадр | 280 | ||
5.9.2. | Составление перечней документов для предоставления его на экспертизу членам Центральной экспертно-проверочной комиссии | Составление и редактирование заголовков отобранных на экспертизу документов, уточнение их поисковых данных, составление перечня по установленной форме | Позиция перечня | 25 | |
5.9.3. | Организация работы экспертов | Организация рабочих мест экспертов, предоставление им подлинных документов или их копий для экспертизы, а также перечней документов, обзоров, справок и другой необходимой информации | Эксперт | 0,5 (4 часа) | |
5.9.4. | Оформление результатов рассекречивания документов | Отметки в описи, заверительных надпис?х о рассекреченных документах, изъятие дел, оставшихся на секретном хранении, копирование рассекреченных описей или части описи, составление актов о рассекречивании, отметка о рассекречивании в реестре описей | Единица хранения | 10 | |
5.10. | Организация подготовки документальных публикаций | ||||
5.10.1. | Составление библиографии по теме публикации | Выявление источников и литературы по теме публикации, написание карточек, их систематизация, составление библиографического списка по теме | Карточка | 35 | |
5.10.2. | Изучение литературы по теме | Изучение литературы, определение историографии и источниковой базы темы | Учетно-издательский лист издания | 1,5 | |
5.10.3. | формирование плана-проспекта публикации | Определение круга и составление списка источников, написание плана-проспекта с обоснованием необходимости данной публикации, ее научной актуальности, целей, задач, типа, вида и формы издания, его примерной структуры, хронологических рамок, объема и состава публикации, НСА к ней, подготовка к обсуждению и доработка по предложениям и замечаниям редколлегии, доработка плана-проспекта после выявления документов | Авторский лист плана-проспекта | 25 | |
5.10.4. | Просмотр описей для выявления дел по теме публикации: | ||||
5.10.4.1. | по описям 18 века | Изучение описей с целью отбора дел по теме публикации | Описательная статья описи | 500 | |
5.10.4.2. | по описям 19 века | Описательная статья описи | 1000 | ||
5.10.4.3. | по описям 20 века | Описательная статья описи | 1400 | ||
5.10.5. | Просмотр каталогов для выявления дел по теме публикации | Изучение каталогов с целью отбора дел по теме публикации | Карточка | 400 | |
5.10.6. | Выявление документов: | ||||
5.10.6.1. | по опубликованным источникам | Просмотр опубликованных источников, выявление документов по теме публикации | Карточка | 400 | |
5.10.6.2. | по газетам | Просмотр газет, выявление документов по теме публикации | Лист газеты | 200 | |
5.10.6.3. | по журналам | Просмотр журналов, выявление документов по теме публикации | Учетно-издательский лист журнала | 20 | |
5.10.6.4. | по микрофильмам: | ||||
5.10.6.4.1. | машинописный, рукописный разборчивый текст | Покадровый просмотр микрофильмов, выявление документов по теме публикации | Кадр | 400 | |
5.10.6.4.2. | разборчивый рукописный текст с палеографическими особенностями | Кадр | 200 | ||
5.10.6.4.3. | трудночитаемый, малоконтрастный текст | Кадр | 150 | ||
5.10.6.4.4. | трудночитаемый, малоконтрастный текст с палеографическими особенностями | Кадр | 75 | ||
5.10.6.5. | Выявление документов по делам6 | ||||
5.10.6.5.1. | машинописный текст | Полистный просмотр дел, выявление документов по теме публикации | Лист | 1100 | |
5.10.6.5.2. | рукописный, разборчивый текст 18 века | Лист | 300 | ||
5.10.6.5.3. | рукописный, разборчивый текст 19-20 веков | Лист | 700 | ||
5.10.6.5.4. | трудночитаемый, угасающий машинописный текст | Лист | 350 | ||
5.10.6.5.5. | трудночитаемый, угасающий рукописный текст | Лист | 100 | ||
5.10.7. | Составление тематических карточек на выявленные документы: | ||||
5.10.7.1. | по опубликованным источникам | Написание карточки с отметкой о возможности использования документов | Карточка | 40 | |
5.10.7.2. | по газетам и журналам | Карточка | 35 | ||
5.10.7.3. | по делам | Карточка | 25 | ||
5.10.7.3.1. | по документам личного происхождения | Карточка | 20 | ||
5.10.8. | Проверка документов на опубликованность | Просмотр литературы, сборников документов, периодической печати для подтверждения опубликованности (неопубликованности) выявленных документов | Карточка | 180 | |
5.10.9. | Редактирование тематических карточек на выявленные документы | Редактирование заголовков и содержания документов на тематических карточках | Карточка | 200 | |
5.10.10. | Отбор документов | ||||
5.10.10.1. | предварительный (по тематическим карточкам) | Источниковедческий анализ выявленных документов: установление их подлинности и достоверности изложенных в них фактов, времени, места, условий, происхождения и авторства документов, научной значимости и новизны содержащейся в документах информации, установление степени сохранности и способа воспроизведения документов, определение их внешних особенностей, соответствия документов критериям отбора согласно теме и задачам публикации, определение возможности использования каждого документа в публикации | Карточка | 300 | |
5.10.10.2. | окончательный (по копиям документов): | ||||
5.10.10.2.1. | досоветского периода | Авторский лист публикации | 1,5 | ||
5.10.10.2.2. | советского и постсоветского периодов | Авторский лист публикации | 3,5 | ||
5.10.11. | Археографическое оформление документов: | ||||
5.10.11.1. | досоветского периода | Составление редакционных заголовков документов, указание даты, составление легенды (контрольно-справочных сведений) | Авторский лист публикации | 2,5 | |
5.10.11.2. | советского периода и периода независимости | Авторский лист публикации | 1,5 | ||
5.10.12. | Формирование разделов публикации | Изучение состава (наполнения) разделов публикации, систематизация документов по разделам в соответствии с планом-проспектом и НСА к публикации, уточнение наименований разделов и их содержания | Авторский лист публикации | 1 | |
5.10.13. | Составление предисловий | ||||
5.10.13.1. | исторической части предисловий | Характеристика исторической обстановки, о которой идет речь или которую отражают документы, анализ научного значения вошедших в публикацию документов, написание предисловия с обоснованием темы публикации, историографическим анализом литературы по теме, источниковедческим анализом публикуемых документов | Машинописный лист предисловия | 1 | |
5.10.13.2. | археографической части предисловий | Написание предисловия с характеристикой использованных и неиспользованных источников, изложением и обоснованием принципов отбора документов для публикации, характеристикой особенностей подготовки публикации и ее НСА, изложением плана построения и указанием лиц, принимавших участие в подготовке публикации | Машинописный лист предисловия | 2 | |
5.10.14. | Составление примечаний по содержанию документов | Изучение содержания публикуемых документов, выявление дополнительных сведений по документам, не вошедшим в основной состав публикации, и печатным источникам, написание примечаний со ссылкой на соответствующие источники, нумерация примечаний | Авторский лист публикации | 4 | |
5.10.15. | Составление перечней: | ||||
5.10.15.1. | публикуемых документов | Просмотр документов, написание перечня с указанием порядкового намера, даты, заголовка документа и страницы издания, расположение документов в перечне в соответствии со структурой издания или в хронологическом порядке | Авторский лист публикации | 2,5 | |
5.10.15.2. | непубликуемых документов | Изучение документов, не вошедших в публикацию, систематизация документов или групп документов в соответствии со структурой публикации или по другим признакам (хронологии, тематическим рубрикам, месту хранения) | Документ | 25 | |
5.10.15.3. | использованных источников: | ||||
5.10.15.3.1. | архивных фондов | Просмотр документов публикации, расположение фондов по архивам с перечислением их номеров и наименований | Публикация | 1 | |
5.10.15.3.2. | печатных изданий | Просмотр печатных изданий и внесение их в перечень в алфавитном порядке с указанием места и времени издания | Публикация | 1 | |
5.10.16. | Составление списков сокращений | Просмотр документов, вынесение на карточки сокращенных слов и их полных наименований, систематизация карточек по алфавиту и написание списка сокращений | 10 авторских листов публикации | 2 | |
5.10.17. | Составление хроник событий | Просмотр документов, вошедших и не вошедших в публикацию, изучение ранее изданных документов, вынесение на карточки даты, факта, события и источников, на основании которых они установлены, написание хроники событий | Авторский лист публикации | 16 | |
5.10.18. | Составление указателей: | ||||
5.10.18.1. | именных | Просмотр документов публикации, вынесение на карточки и уточнение фамилий, имен, отчеств лиц, упоминаемых в тексте, и ссылочных данных, дополнительный поиск необходимых сведений по справочной литературе, систематизация карточек в алфавитном порядке, написание указателя | Авторский лист публикации | 2,5 | |
5.10.18.2. | географических | Просмотр документов публикации, вынесение на карточки географических наименований и ссылочных данных, уточнение сведений по справочной литературе, систематизация карточек в алфавитном порядке, написание указателя | Авторский лист публикации | 2 | |
5.10.18.3. | предметных | Просмотр документов публикации, вынесение на карточки предметных понятий или обозначений, их аннотирование, внесение ссылочных данных, систематизация карточек по рубрикам и подрубрикам в алфавитном порядке, написание указателя | Авторский лист публикации | 0,5 | |
5.10.19. | Составление оглавлений | Написание оглавления с перечислением структуры публикации, наименований разделов, НСА, приложений, иллюстраций | Публикация | 1 | |
5.10.20. | Авторская правка рукописей | Вычитка текста, унификация археографической обработки, проверка правильности систематизации документов, редакционная и другая правка примечаний, унификация названий, терминологии, уточнение дат | Авторский лист публикации | 2 | |
5.10.21. | Организация рецензирования и обсуждения публикаций | Рассылка рукописи публикации рецензентам, организация и проведение методических совещаний и Научного совета для обсуждения публикации | Публикация | 7 | |
5.10.22. | Доработка публикаций по замечаниям Научного совета, рецензентов | Редактирование публикации по замечаниям рецензентов, исправление ошибок и неточностей | Авторский лист публикации | 1 | |
5.10.23. | Подготовка публикаций к сдаче в издательство | Проверка подстрочных примечаний и перекрестных ссылок, нумерация листов, разметка комментариев, уточнение НСА в соответствии с окончательным составом документов публикации | Авторский лист публикации | 2 | |
5.10.24. | Работа с издательским редактором | Редактирование публикации по замечаниям издательства | Авторский лист публикации | 1,5 | |
5.10.25. | Сверка верстки с рукописью | Читка верстки публикации, выявление опечаток, правка по верстке | Авторский лист публикации | 4 | |
5.10.26. | Просмотр сигнальных экземпляров публикаций | Просмотр сигнального экземпляра публикации | Учетно-издательский лист публикации | 6 |
6. Работы по вводу, поиску, выводу и копированию информации | |||||
6.1. | Работы по вводу, выводу, копированию информации | ||||
6.1.1. | Ввод информации о документе по длине записи: до 100 байт до 200 байт до 300 байт | Ввод из документа всех имеющихся реквизитов | Байт | 1,5 2 3 | |
6.1.2. | Подбор ключевых слов при количестве терминов:
6 терминов 7 терминов 8 терминов 9 терминов | Ввод ключевых слов, выбираемых из текста документа и используемых для индексирования этого документа | Термин |
| |
6.1.3. | Создание поискового образа документов
| Ввод описания документов, выраженного на информационно-поисковом языке и характеризующего основное смысловое содержание или какие-либо другие признаки этого документа, необходимые для его поиска по запросу |
Термин |
6 1
| |
6.1.4. | Ввод содержания документов | Ввод текста на ПЭВМ | Машинописный лист | 1,1 | |
Байт/час | 2000 | ||||
6.2. | Поиск информации | ||||
6.2.1. | Формирование запросов по ключевым словам: 3 терминов 4 терминов 5 терминов 6 терминов 7 терминов 8 терминов 9 терминов 10 терминов | Ввод текста на естественном языке | Термин |
4 5 6 7 8 9 10,5 | |
6.2.2. | Составление поисковых предписаний и их ввод в ПЭВМ | Ввод текста, выражающего смысловое содержание запроса и содержащего указания, необходимые для осуществления поиска документа | Поисковое предписание | 5 | |
6.2.3. | Поиск в диалоговом режиме
набор системы ограничений просмотр найденного материала | Ввод системы ограничивающих признаков | Ответ на запрос |
60 | |
6.3. | Ввод информации | ||||
6.3.1. | Ввод текстовой информации в базу данных 7 | Ввод в БД текста с листа или карточки, подготовленных работниками архива | Машинописный лист | 6-8 | |
байт/час | 2700-3600 | ||||
6.3.2. | Ввод текста для подготовки публикаций: | ||||
6.3.2.1. | машинописного | Ввод текста с археографическим оформлением и редактированием | Машинописный лист | 7-8 | |
Байт/час | 3150-3600 | ||||
6.3.2.2. | рукописного | Машинописный текст | 5-6 | ||
байт/час | 2250-2700 | ||||
6.3.2.3. | рукописного с палеографическими особенностями | Машинописный лист | 3-4 | ||
байт/час | 1350-1800 | ||||
6.4. | Сканирование документов (формата А-4 с учетом типа сканера и плотности разрешения в dpi) | Машинописный лист | |||
6.4.1. | планшетное разрешение до 400 dpi | Оцифрование информации документа — преобразование электронного файла данных через монитор или печать в факсимильный документ | Машинописный лист | 8 | |
6.4.2. | сканирование с распознаванием текста (формат А-4 до 600 dpi) | Настройка и запуск программы оптического распознавания символов, копирование текста | Машинописный лист | 4 |
7. Организация работы архива | |||||
7.1. | Планирование и отчетность | ||||
7.1.1. | Составление плана работы архивов на год: | ||||
7.1.1.1. | национальных архивов | Определение задач и приоритетных направлений деятельности архива, видов и объемов работ на предстоящий год с учетом штатно-финансовых возможностей архива, расчет планового бюджета рабочего времени на основе действующих норм времени и выработки, составление плана в соответствии с действующей в архивах Системой планово-отчетной документации, обсуждение, доработка, согласование и утверждение плана | План | 40 | |
7.1.1.2. | центральных государственных архивов и государственных архивов областей, городов и районов | План | 25 | ||
7.1.2. | Составление плана работы структурных подразделений архивов на год: | ||||
7.1.2.1. | на 15 человек и более | Определение задач годового плана, расчет плановых объемов работ и бюджета рабочего времени подразделения, заполнение формы плана, координация показателей плана и видов работ с другими подразделениями архива и организациями, обсуждение, доработка и утверждение плана | План | 10 | |
7.1.2.2. | на 10 человек | План | 6 | ||
7.1.2.3. | на 8 человек | План | 4 | ||
7.1.2.4. | менее 8 человек | План | 3 | ||
7.1.3. | Составление индивидуальных планов работы работников архивов на год | Определение руководителем структурного подразделения объемов работ каждого работника в соответствии с планом работы структурного подразделения, составление плана по установленной в архиве форме, утверждение плана | План | 0,5 (4 часа) | |
7.1.4. | Составление отчета о выполнение плана работы архивов за год: | ||||
7.1.4.1. | национальных архивов | Анализ основных итогов работы за год, характеристика результатов проведенных организационно-методических мероприятий, составление отчета по схеме плана, обсуждение, доработка и утверждение отчета | Отчет | 28 | |
7.1.4.2. | центральных государственных архивов и государственных архивов областей городов и районов | Отчет | 18 | ||
7.1.5. | Составление отчета о выполнении плана работы структурных подразделений архивов за год: | ||||
7.1.5.1. | на 15 человек и более | Составление отчета по итогам фактических объемов работ и затрат рабочего времени за год, заполнение формы отчета, обсуждение, доработка, утверждение | Отчет | 6 | |
7.1.5.2. | на 10 человек | Отчет | 3,5 | ||
7.1.5.3. | на 8 человек | Отчет | 3 | ||
7.1.5.4. | менее 8 человек | Отчет | 2 | ||
7.1.6. | Составление индивидуальных отчетов о выполнении планов работниками за год | Составление отчета по установленной в архиве форме с указанием фактических объемов и затрат рабочего времени на проделанные работы | Отчет | 1,5 | |
7.1.7. | Подготовка докладов об итогах работы архивов за год | Анализ итоговой работы подразделений архива, систематизация сведений, написание доклада | Доклад | 5 | |
7.2. | Научно-методическая работа архивов | ||||
7.2.1. | Подготовка научных докладов, статей, аналитических обзоров | Изучение литературы, архивных документов, сбор материалов, их анализ, систематизация собранных сведений, написание текста доклада, статьи, обзора, обсуждение и доработка по замечаниям | Авторский лист подготовленного текста | 15 | |
7.2.2. | Разработка методических пособий (рекомендаций, инструкций, памяток и др.) | Изучение литературы, документов, разработка плана пособия, написание проекта пособия, рецензирование и обсуждение ЭПК, доработка текста, утверждение пособия руководством архива | Авторский лист пособия | 15 | |
7.2.3. | Подготовка лекций к занятиям по повышению квалификации | Изучение литературы, сбор необходимых материалов, составление плана лекций, анализ и систематизация сведений, написание текста лекции | Авторский лист лекции | 10 | |
7.2.4. | Рецензирование научных и методических разработок других архивов, научных и иных организаций | Просмотр и изучение рецензируемых разработок, составление текста рецензии (отзыва) | Авторский лист рецензируемой работы | 3 | |
7.2.5. | Научно-методическое консультирование: | ||||
7.2.5.1. | сотрудников архива | Консультирование по вопросам практического применения рекомендаций, методик, инструкций, памяток при выполнении конкретных работ | Консультация | 8 | |
7.2.5.2. | командированных специалистов | Консультирование по вопросам практического применения рекомендаций, методик, инструкций, памяток при выполнении конкретных работ с показом каталогов, хранилищ, рабочих мест и т.д. | Консультация | 3 | |
7.3. | Организация работы совещательных органов архива | ||||
7.3.1. | Подготовка заседаний дирекции | Формирование повестки дня заседания, оповещение членов дирекции и приглашенных о проведении заседания и повестке дня, подготовка проекта решения дирекции, ведение и оформление протокола | Заседание | 1 | |
7.3.2. | Подготовка сообщений для дирекции | Изучение и анализ необходимых материалов, написание сообщения | Машинописный лист сообщения | 2 | |
7.3.3. | Участие в работе дирекции | Подготовка предложений, замечаний по обсуждаемым на заседании вопросам, участие в работе дирекции | Заседание | 0,5 (4 часа) | |
7.3.4. | Подготовка заседаний Научного совета | Формирование повестки дня заседания, определение состава участников, времени и места проведения заседания, ксерокопирование материалов для участников совета и оповещение их о заседании, организация выступлений, проведение заседания, ведение протокола | Заседание | 6 | |
7.3.5. | Подготовка докладов, выступлений, сообщений для Научного совета | Изучение литературы, сбор материалов, их анализ, систематизация собранных сведений, написание текста доклада, выступления, сообщения, обсуждение по доработке текста по замечаниям | Авторский лист доклада | 15 | |
7.3.6. | Участие в работе Научного совета | Присутствие на заседаниях Научного совета | Заседание | 0,5 (4 часа) | |
7.3.7. | Оформление протоколов заседаний Научного совета | Оформление протокола с уточнением отдельных вопросов по темам выступлений | Авторский лист протокола | 4 | |
7.3.8. | Подготовка заседаний Методической комиссии | Формирование повестки дня заседания комиссии, ознакомление с материалами, представленными к рассмотрению, подготовка замечаний, ведение и оформление протокола заседаний | Заседание | 3 | |
7.3.9. | Участие в работе Методической комиссии | Присутствие на заседаниях Методической комиссии | Заседание | 0,25 (2 часа) | |
7.3.10. | Подготовка заседаний экспертно-проверочной комиссии (ЭПК или ЭПМК) | Формирование повестки дня заседания, оповещение участников заседания и выдача материалов для ознакомления, оформление документов ЭПК (ЭПМК), учет утвержденных описей, ведение и оформление протокола | Заседание | 3 | |
7.3.11. | Участие в работе экспертно-проверочной комиссии (ЭПК или ЭПМК) | Ознакомление с представленными на ЭПК (ЭПМК) материалами, подготовка заключений и рекомендаций, участие в обсуждении материалов | Заседание | 2 | |
7.3.12. | Подготовка заседаний комиссии по рассекречиванию документов | Формирование повестки дня заседания, оповещение участников заседания, оформление документов комиссии, ведение и оформление протокола | Заседание | 3 | |
7.3.13. | Участие в работе комиссии по рассекречиванию документов | Присутствие на заседаниях комиссии по рассекречиванию архивных документов | Заседание | 0,25 (2 часа) | |
7.3.14. | Подготовка служебных совещаний | Формирование повестки дня совещания, изучение материалов к совещанию, разработка основных выводов, написание проекта решения, ведение и оформление протокола совещания | Совещание | 1 | |
7.3.15. | Участие в служебных совещаниях | Участие в совещании | Совещание | 0,25 (2 часа) | |
7.4. | Подготовка и оформление договоров на выполнение архивом работ и услуг | ||||
7.4.1. | Экспертиза предмета договора | Определение и обсуждение с заказчиком предмета договора, определение сроков выполнения работ, объемов и стоимости предполагаемых работ | Проект договора | 1 | |
7.4.2. | Заключение договоров | Составление текста договора и приложений, согласование условий договора с заказчиком, выезд к заказчику, регистрация договора, подписание договора руководством архива и заказчиком | Договор | 5 | |
7.5. | Работа по информационному обеспечению основных направлений деятельности архива (СИФ) | ||||
7.5.1. | Комплектование фонда СИФ | ||||
7.5.1.1. | Составление годовых планов комплектования | Изучение перечня новых поступлений неопубликованных разработок и материалов, имеющихся в Агентстве «Узархив», изучение библиографических или реферативных изданий смежных с архивами организаций для отбора соответствующих нормативных и других разработок, составление плана комплектования, его утверждение | Позиция | 30 | |
7.5.1.2. | Организация и ведение картотеки комплектования | Составление карточек с указанием автора (названия организации), заглавия (названия работы, темы), выходных данных, расстановка карточек в картотеки по установленной в архивной системы | Карточка | 60 | |
7.5.1.3. | Отбор материалов для заказа копий | Изучение Перечня новых поступлений неопубликованных разработок и материалов, имеющихся в Агентстве «Узархив», отбор необходимых материалов | Наименование | 100 | |
7.5.1.4. | Составление заявок на получение копий материалов из Агентства «Узархив» | Составление заявки с перечислением наименований необходимых архиву копий неопубликованных и депонированных рукописей, оформление заявки в установленном порядке | Заявка | 20 | |
7.5.2. | Прием и учет поступлений в Справочно-информационный фонд (СИФ) | Сверка полученных материалов с сопроводительной документацией, запись в книге названия поступления, выходных данных, шифра и количества экземпляров, передача сопроводительной документации в бухгалтерию | Экземпляр | 110 | |
7.5.3. | Учет и статистика работы СИФ | Заполнение журнала регистрации использования документов СИФ по произведенным подсчетам в установленной форме | Запись | 40 | |
7.5.4. | Учет мероприятий по обмену опытом, научно-методической и справочно-информационной деятельности СИФ | Заполнение типовых форм первичной документации по учету информационной деятельности | Запись | 40 | |
7.5.5. | Техническая обработка материалов | Написание формуляров, индексов, шифров, ярлыков, наклейка кармашков | Экземпляр | 90 | |
7.5.6. | Расстановка материалов в хранилище: | ||||
7.5.6.1. | при систематической организации фонда | Подбор и расстановка поступивших в СИФ книг, периодических изданий и других материалов, оформление и расстановка полочных разделителей | Экземпляр | 150 | |
7.5.6.2. | при алфавитно-хронологической организации фонда | Экземпляр | 150 | ||
7.5.7. | Выдача (или прием) материалов | При выдаче: ознакомление с заказом на выдачу, уточнение места хранения выдаваемых материалов, выемка и проверка соответствия шифра и названия документа с заказом, регистрация в книге выдачи, контроль за своевременным возвращением материалов При приеме: оформление приема в установленном порядке, отметка о возвращении в книге выдачи, проверка нумерации листов, размещение материалов на места хранения | Экземпляр | 150 150 | |
7.5.8. | Перемещение материалов СИФ | Перемещение (перестановка) материалов в хранилище, внесение изменений в полочные разделители | Экземпляр | 280 | |
7.5.9. | Проведение инвентаризации и упорядочения материалов СИФ | ||||
7.5.9.1. | в хранилище при систематической организации фонда | Проверка правильности расстановки материалов в отдельных массивах фонда, перестановка материалов в хранилище | Экземпляр | 480 | |
7.5.9.2. | в хранилище при алфавитно-хронологической организации фонда | Экземпляр | 1500 | ||
7.5.10. | Проверка наличия материалов СИФ | Проверка наличия и физического состояния материалов на местах хранения, сверка фактического наличия с регистрационными журналами, внесение в журналы соответствующих отметок, розыск необнаруженных материалов, отметка в журналах о необнаруженных материалах | Экземпляр | 150 | |
7.5.11. | Экспертиза ценности материалов СИФ | Просмотр и отбор ветхих, устаревших, дублетных, редко используемых или утративших научную и практическую ценность материалов | Экземпляр | 120 | |
7.5.12. | Составление актов о выделении к уничтожению не подлежащих хранению материалов СИФ | Написание акта по установленной форме, оформление и утверждение акта | Позиция акта | 40 | |
7.5.13. | Передача материалов на уничтожение | Передача не подлежащих хранению материалов на уничтожение, отметка в инвентарной и суммарной книгах о выбытии материалов | Документ | 120 |