На основании статьи 17 Закона Республики Узбекистан «Об архивах» и в соответствии с Положением о Главном архивном управлении при Кабинете Министров Республики Узбекистан приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Узбекистан.

2. Ввести в действие настоящий приказ по истечении десяти дней со дня государственной регистрации его в Министерстве юстиции Республики Узбекистан.

3. Со дня вступления в силу приказа признать утратившим силу приказ Узглавархива от 30 июня 1995 года № 11 с объявлением решения коллегии Узглавархива от 29 июня 1995 года «О проекте Правил работы исследователей в читальных залах государственных архивов Республики Узбекистан».

Не применять на территории Республики Узбекистан Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов Республики Узбекистан, одобренные коллегией Узглавархива 29 июня 1995 года.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела использования и публикации документов Узглавархива т. Р.3. Файзиеву.

Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Узбекистан разработаны в соответствии с законами Республики Узбекистан «Об архивном деле» (Ведомости Олий Мажлиса Республики Узбекистан, 1999 г., № 5 (1277), стр. 277 — 285), «О гарантиях и свободе доступа к информации» (Ведомости Олий Мажлиса Республики Узбекистан, 1997 г., № 4-5 (1252-1253), стр. 159—161) и постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 30 октября 1999 года № 482 «Об утверждении нормативных документов по архивному делу» (СП Республики Узбекистан, октябрь 1999 г., стр. 171—200).

Правила регламентируют порядок работы пользователей с архивными документами в читальных залах (просмотровых залах, комнатах прослушивания фотодокументов и т. п.)* государственных архивов Республики Узбекистан**.

Порядок работы, обязанности сотрудников архивов по обслуживанию пользователей, их ответственность определяются законодательством Республики Узбекистан и нормативными документами по архивному делу, утвержденными «Агентством «Узархив» при Кабинете Министров Республики Узбекистан.

1. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивов.

2. Плата за посещение читальных залов и пользование архивными документами не взимается.

3. Распорядок работы читальных залов устанавливается руководством архивов.

4. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют письма направивших их организаций.

5. Пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, допускаются в читальные залы на основании личных заявлений.

6. В письмах или личных заявлениях пользователей указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, образование, ученая степень, звание, тема, хронологические рамки и цель исследования.

7. Разрешение на работу в читальных залах дается руководством архивов на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архива.

В случае изменения темы исследования пользователь представляет новое письмо, если пользователь работает по личному заявлению, то представляет новое заявление.

8. Лица, не достигшие 16 лет, признанные судом недееспособными, к работе с документами не допускаются.

9. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами работы читальных залов и заполняют анкету (приложение).

10. Оформление пропусков в читальные залы осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих их личность.

11. Допуск иностранных пользователей в читальные залы государственных архивов производится с письменного согласия Министерства иностранных дел Республики Узбекистан:

а) на основе двусторонних соглашений о научном и культурном обмене на принципах взаимности в той мере, в какой граждане Республики Узбекистан имеют доступ к архивным документам соответствующего государства;

б) при отсутствии двустороннего соглашения между Республикой Узбекистан и государством иностранного пользователя он допускается к работе с документами по согласованию с Министерством иностранных дел Республики Узбекистан.

12. Согласие Министерства иностранных дел Республики Узбекистан оформляется через постоянное представительство своего государства в Республике Узбекистан или через официально принимающую пользователя организацию. В письменном согласии указывается название страны проживания пользователя, фамилия, имя, отчество, образование, ученая степень, название темы и ее хронологические рамки, цель исследования и в каких архивах может работать.

13. После получения согласия Министерства иностранных дел Республики Узбекистан на работу иностранного пользователя с документами государственных архивов по конкретной научной теме постоянное представительство или официально принимающая пользователя организация направляет официальное письмо-ходатайство в государственный архив.

14. В официальном письме-ходатайстве должно быть отмечено наличие согласия Министерства иностранных дел Республики Узбекистан на работу иностранного пользователя в государственных архивах республики (номер и дата документа согласия), а также указывается фамилия, имя, отчество пользователя, должность, образование, ученая степень, звание, место работы или учебы, тема и ее хронологические рамки, цель исследования, а также перечислены архивы, с документами которых пользователь предполагает ознакомиться.

15. Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочники (путеводители, описи, каталоги, обзоры и т. п.), архивные документы, в том числе позитивные копии кинодокументов, фотодокументы (в виде позитивных отпечатков или контрольных отпечатков на карточках фотокаталога), фонодокументы, а также техническое оборудование для работы с микрокопиями, аудивизуальными и машиночитаемыми документами, в том числе электронными документами.

16. Пользователи, работающие в читальных залах архивов, имеют право:

а) получать информацию о распорядке работы читальных залов, услугах, оказываемых архивами через читальные залы, и условиях их предоставления;

б) получать консультации специалистов архивов о составе и содержании документов по теме исследований, имеющихся в архивах справочниках;

в) получать информацию, в том числе в письменной форме, о существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству архивов, в соответствующие уполномоченные государственные органы управления архивным делом республики, а также в установленном порядке в судебные органы;

г) пользоваться печатными изданиями из фондов архивохранилищ печатных изданий (научно-справочных библиотек, справочно-информационных фондов (СИФов));

д) по теме исследования заказывать копии архивных документов, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников, которые в обязательном порядке просматриваются работниками государственного архива; изготовление копий осуществляется на платной основе;

е) по разрешению руководства архивов использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон и др.) или арендовать технические средства архивов;

использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей;

ё) проносить в читальный зал по согласованию с сотрудниками читальных залов машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов осуществляется по пропуску.

рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.

17. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.

18. Пользователи обязаны:

а) соблюдать Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Узбекистан;

б) регистрироваться при каждом посещении читального зала в журнале регистрации посещений читального зала;

в) заполнять листы использования просмотренных дел, указывая при этом дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер использования (копирование, выписки, просмотр и т. п., №№ использованных листов);

г) сдавать после окончания каждого посещения выданные ему описи, дела (единицы хранения), документы, печатные издания сотруднику читального зала;

д) соблюдать технические требования обращения с оборудованием и пленкой при работе с микрофотокопиями и документами на специальных носителях;

е) соблюдать распорядок работы читального зала;

ё) пользователь, нарушивший Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов, может быть лишен права заниматься в читальном зале архива. Решение об этом принимается руководством архива;

ж) пользователи, допустившие порчу и хищение архивных документов, а также причинившие материальный ущерб архиву, несут ответственность в порядке, установленном действующим в республике законодательством.

19. Архивные документы, микрофотокопии, печатные издания предоставляются пользователям на основании заказов на выдачу.

20. Архивные документы, печатные издания и архивные справочники выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала. При получении заказанных материалов пользователь расписывается в бланке заказа.

21. Единовременно пользователю может быть выдано 5 описей, 25 дел (25 бюксов микрофотокопий) или единиц хранения кинодокументов, фонодокументов, временем звучания не более 3 часов.

22. Сроки выдачи заказанных дел, документов и других материалов устанавливаются руководством архива, но не должны превышать 3-х рабочих дней со дня оформления заказа.

23. Описи, справочно-информационные издания и другие печатные материалы, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа.

24. Описи выдаются пользователям на срок до 5 дней, архивные дела и микрофотокопии на один месяц.

Особо ценные документы выдаются пользователям на срок до 5 дней. Уникальные документы выдаются на 1 день.

Продление сроков хранения и использования дел (документов) в читальных залах согласуется с сотрудниками читального зала, особо ценных — с руководством архива.

Сроки повторной выдачи дел устанавливаются руководством архива. В случае непосещения читального зала повторная выдача производится, как правило, через 3 месяца.

25. При наличии фонда пользования подлинные документы на бумажной основе в читальные залы, как правило, не выдаются.

Подлинные документы могут быть выданы в исключительных случаях с разрешения руководства архива (например, необходимость изучения внешних особенностей документа, неисправность технического оборудования, некачественные копии и другие иные обстоятельства).

Кинофотофонодокументы предоставляются пользователю в виде копий.

26. В целях обеспечения сохранности и безопасности архивных документов не разрешается:

а) входить в читальные залы с портфелями, спортивными и хозяйственными сумками, зонтами, а также с электронным устройством записи, хранения и передачи данных (мобильные телефоны, съемные и не съемные носители информации);

б) курить, употреблять продукты питания, напитки следует в специально отведенных местах;

в) выносить документы из читального зала, передавать их другим лицам, перекладывать листы из одного дела в другое, писать на листах бумаги, положенных поверх архивных документов, загибать углы листов, вкладывать в дела посторонние предметы, калькировать документы, оставлять открытыми дела, незащищенными от солнечного света и электрического света, продолжительное время, подвергать архивные документы воздействиям, отрицательно влияющим физической целостности информации и ее носителя;

г) пользоваться при работе с документами клеем, скотчем, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, маркером, чернильной ручкой, ножницами и другими режущими предметам;

д) запрещается вносить изменения в тексты архивных документов, делать на них пометы, исправления, подчеркивания.

27. При получении описей, дел (единиц хранения), документов и других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.

При обнаружении каких-либо дефектов, отсутствии листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.

28. Отказ или отсрочка в выдаче дел (документов) должны быть обоснованными и допускаются в случаях:

а) их неудовлетворительного физического состояния;

б) ограничений на использование документов в соответствии с законодательством республики или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

в) необходимости проведения служебных заданий (справочная работа, тематическая разработка фондов, реставрация, подготовка информационных материалов, научно-техническая обработка и т. д.);

г) выдачи дел во временное пользование другим учреждениям;

д) выдачи дел другому пользователю;

е) экспонирования заказанных дел на выставке.

29. В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научно-техническую обработку.