101-сон 05.04.2012. Oʻzbekiston Respublikasida arxiv ishini takomillashtirish toʻgʻrisida

Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining qarori, 05.04.2012 yildagi 101-son

Кучга кириш санаси

05.04.2012

Рус

Eng

Ўзб

O’zb

O‘zb|Рус

[OKOZ:

1.12.00.00.00 Axborot va axborotlashtirish / 12.03.00.00 Axborot resurslari. Axborot resurslaridan foydalanish / 12.03.03.00 Arxiv fondi. Arxivlar]

[TSZ:

1.Davlat va jamiyat qurilishi / Davlat xizmati. Arxiv ishi]

PDF-faylidagi rasmiy manba

Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining

qarori

OʻZBEKISTON RESPUBLIKASIDA ARXIV ISHINI TAKOMILLASHTIRISH TOʻGʻRISIDA

“Arxiv ishi toʻgʻrisida”gi Oʻzbekiston Respublikasi Qonuni talablarini amalga oshirish maqsadida Vazirlar Mahkamasi qaror qiladi:

1. Quyidagilar:

Arxiv hujjatlarini jamlash, davlat hisobiga olish, saqlash va ulardan foydalanish tartibi toʻgʻrisida Nizom 1-ilovaga muvofiq;

Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi Davlat katalogi toʻgʻrisida Nizom 2-ilovaga muvofiq;

Arxivlarni tashkil etish, qayta tashkil etish va tugatish tartibi toʻgʻrisida Nizom 3-ilovaga muvofiq;

Arxivlar va idoraviy arxivlar tomonidan xizmatlar koʻrsatish tartibi toʻgʻrisida Nizom 4-ilovaga muvofiq;

Oldingi tahrirga qarang.

(1-bandning oltinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2025-yil 8-apreldagi 208-sonli qaroriga asosan chiqarilgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 10.04.2025-y., 09/25/208/0326-son)

Arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasidan tashqariga olib chiqish va arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasiga olib kirish tartibi toʻgʻrisida Nizom 6-ilovaga muvofiq tasdiqlansin.

Oldingi tahrirga qarang.

2. Vazirliklar va idoralar, Qoraqalpogʻiston Respublikasi Vazirlar Kengashi, viloyatlar va Toshkent shahar hokimliklari, shuningdek korxonalar, muassasalar va tashkilotlar arxiv hujjatlari Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi tarkibiga kiritilgan oʻz arxiv fondlarining hajmi va tarkibi haqidagi maʼlumotlarni Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi Davlat katalogi toʻgʻrisidagi nizomda belgilangan muddatlarda va shakllarda tegishli arxivlarga muntazam ravishda taqdim etilishini taʼminlasinlar.

(2-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

3. Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi huzuridagi “Oʻzarxiv” agentligi:

arxiv hujjatlari Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi tarkibiga kiritilgan arxiv fondlari mulkdorlari uchun oʻz arxiv fondlarining hajmi va tarkibi haqidagi maʼlumotlarni taqdim etish, shuningdek hujjatlarni arxiv saqloviga topshirish bosqichida hujjatlarni toʻgʻri tartibga keltirishni tashkil etish boʻyicha uslubiy qoʻllanmalarni bir oy muddatda ishlab chiqsin;

arxiv hujjatlari Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondiga kiritilgan arxiv fondlarining hajmi va tarkibi boʻyicha maʼlumotlar bazasi shakllantirilishini va keyinchalik ularning tizimli ravishda hisobga olinishini uch oy muddatda taʼminlasin.

4. Vazirlar Mahkamasining “Oʻzbekiston Respublikasida madaniy boyliklarning olib chiqilishi va olib kirilishi masalalarini tartibga solish toʻgʻrisida” 1999-yil 23-martdagi 131-son qaroriga (Oʻzbekiston Respublikasi QT, 1999-y., 3-son, 15-modda) 7-ilovaga muvofiq oʻzgartirishlar va qoʻshimcha kiritilsin.

5. Davlat va xoʻjalik boshqaruvi organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari hamda boshqa tashkilotlar bir oy muddatda oʻz idoraviy normativ-huquqiy hujjatlarini ushbu qarorga muvofiqlashtirsinlar.

6. Mazkur qarorning bajarilishini nazorat qilish Oʻzbekiston Respublikasi Bosh vazirining oʻrinbosari A.N.Aripov zimmasiga yuklansin.

Oʻzbekiston Respublikasining Bosh vaziri Sh. MIRZIYOYEV

Toshkent sh.,

2012-yil 5-aprel,

101-son

Vazirlar Mahkamasining 2012-yil 5-apreldagi 101-son qaroriga
1-ILOVA

Arxiv hujjatlarini jamlash, davlat hisobiga olish, saqlash va ulardan foydalanish tartibi toʻgʻrisida

NIZOM

I. Umumiy qoidalar

1. Arxiv hujjatlarini jamlash, davlat hisobiga olish, saqlash va ulardan foydalanish tartibi toʻgʻrisidagi mazkur Nizom (keyingi oʻrinlarda Nizom deb ataladi) “Arxiv ishi toʻgʻrisida”gi Oʻzbekiston Respublikasi Qonuniga muvofiq ishlab chiqilgan va arxiv hujjatlarini jamlash, ularning hisobini yuritish, but saqlanishini taʼminlash hamda ulardan foydalanishni tashkil etishning yagona tartibini belgilaydi.

Ushbu Nizom davlat va nodavlat arxivlariga (keyingi oʻrinlarda arxivlar deb ataladi), shuningdek idoraviy arxivlarga tatbiq etiladi.

II. Asosiy tushunchalar

2. Mazkur Nizomda quyidagi asosiy tushunchalar qoʻllaniladi:

[SPiT:

1.Извините, отсутствует описание.... / Извините, отсутствует описание....]

arxiv — arxiv hujjatlarini jamlash, hisobga olish, saqlash va ulardan foydalanishni amalga oshiruvchi davlat yoki nodavlat muassasasi, idoraviy arxiv;

arxiv koʻchirmasi — arxiv hujjati matnining muayyan bir fakt, voqea, shaxsga tegishli qismi soʻzma-soʻz bayon etilgan, arxiv shifri va saqlov birligi varaqlarining raqamlari koʻrsatilgan, arxiv blankida tuzilgan arxiv hujjati;

[SPiT:

1.Извините, отсутствует описание.... / Извините, отсутствует описание....]

arxiv hujjatlari — fuqarolar, jamiyat va davlat uchun ahamiyatliligi sababli saqlanishi lozim boʻlgan matnli, qoʻlyozma va mashinada oʻqiladigan hujjatlar, ovozli yozuvlar, videoyozuvlar, kinotasmalar, fotosuratlar, fotografiya plyonkalari, chizmalar, sxemalar, xaritalar, shuningdek boshqa moddiy manbalardagi yozuvlar;

arxiv kolleksiyasi — bir yoki bir nechta belgilari (mavzusi, qimmatliligi, obyekti, muallifligi, davriyligi va boshqalar)ga koʻra birlashtirilgan, kelib chiqishi turlicha boʻlgan alohida hujjatlar yigʻindisi;

arxiv nusxasi — tegishli tartibda tasdiqlangan, arxiv shifri va saqlov birligi varaqlarining raqamlari koʻrsatilgan arxiv hujjatining soʻzma-soʻz bayon etilgan nusxasi;

arxiv maʼlumotnomasi — yuridik kuchga ega boʻlgan va soʻrovnoma asosidagi hujjatli maʼlumotga ega boʻlgan, berilayotgan hujjatlarning shifri, saqlov birligi varaqlarining raqamlari koʻrsatilgan, arxiv blankida tuzilgan arxiv hujjati;

[SPiT:

1.Извините, отсутствует описание.... / Извините, отсутствует описание....]

arxiv fondi — yuridik yoki jismoniy shaxslar faoliyati natijasida yaratilgan, tarixiy yoki mantiqiy jihatdan oʻzaro aloqador arxiv hujjatlari majmui;

kelib chiqishi shaxsiy (oila, urugʻ) arxiv fondi — ayrim shaxs, oila, urugʻ hayoti va faoliyati jarayonida shakllangan hujjatlardan tarkib topgan arxiv fondi;

saqlov birligi/hisob birligi — jismoniy ixtisoslashgan arxiv hujjati;

arxivni jamlash manbai — arxiv hujjatlari bilan fondga tegishliligiga koʻra jamlanib boruvchi arxivning fond tashkil etuvchisi;

arxiv hujjatlaridan foydalanish — arxiv hujjatlarini xizmat, ishlab chiqarish, ilmiy, madaniy, maʼrifiy, taʼlim maqsadida va qonun hujjatlarida taqiqlanmagan boshqa maqsadlarda arxivlar tomonidan foydalanuvchilarga taqdim etish;

kataloglar — arxiv fondlari, saqlov birligi/hisob birligi, arxiv hujjatlari (yoki ularning qismlari) mazmuni toʻgʻrisidagi maʼlumotlar mavzu yoki soha boʻyicha belgilangan tasniflash sxemasi asosida joylashtirilgan arxivning fondlararo arxiv maʼlumotnomasi;

jamlash — arxivni arxiv hujjatlari bilan muntazam toʻldirib borish maqsadida amalga oshiriluvchi arxiv fondi doirasida arxiv hujjatlarini fondlashtirish hamda tashkil etish va jamlash manbalaridan ularni qabul qilib olish maqsadida yoʻnalishi va darajasi boʻyicha zaruriy arxiv hujjatlari bilan toʻldirib borishga doir ishlar majmui;

ilmiy-maʼlumotnoma apparati (IMA) — arxiv hujjatlarining tarkibi va mazmuni toʻgʻrisidagi yagona ilmiy-uslubiy asosda tuzilgan, bir-biri bilan bogʻliq, oʻzaro toʻldiruvchi arxiv maʼlumotnomalari majmui (arxivning ilmiy-maʼlumotnoma tizimi);

sharhlar — arxiv hujjatlarining alohida komplekslari tarkibi va mazmuni toʻgʻrisidagi tizimlashtirilgan maʼlumotlardan iborat boʻlgan, ularning manbashunoslik tahlili bilan toʻldirilgan arxiv maʼlumotnomalari;

birlashtirilgan arxiv fondi — bir-biri bilan tarixiy va/yoki mantiqiy aloqalarga ega boʻlgan ikki yoki undan ortiq tashkilotlar, shuningdek oʻzaro tarixiy va/yoki mantiqiy bogʻliq aloqalarga ega boʻlgan fuqarolarning faoliyati jarayonida paydo boʻlgan arxiv hujjatlaridan iborat arxiv fondi;

yigʻmajild (hujjat)lar roʻyxati — saqlov birliklari/hisob birliklari tarkibi va mazmunini ochib berish, ularning fondlar ichida tizimlashtirilishi va hisobini mustahkamlash uchun moʻljallangan arxiv maʼlumotnomasi;

foydalanuvchi — arxiv hujjatlaridan zarur maʼlumotlarni olish va ulardan foydalanish uchun arxivga murojaat etuvchi yuridik yoki jismoniy shaxs;

arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini (mavjudligini) tekshirish — saqlanayotgan arxiv hujjatlarining haqiqatda mavjudligini aniqlash va yoʻqolgan hujjatlarni topishni tashkil etish uchun ularni aniqlash, konservatsion-profilaktik va texnik ishlash lozim boʻlgan arxiv hujjatlarini hisobga olishdagi kamchiliklarni aniqlash va bartaraf etish maqsadida amalga oshiriladigan ishlar majmui;

yoʻl koʻrsatkich — muayyan tartibda foydalanuvchining arxiv fondlari tarkibi va mazmuni bilan umumiy tanishtirishga moʻljallangan arxiv fondlari toʻgʻrisidagi maʼlumotlar mavjud boʻlgan arxiv maʼlumotnomasi;

sugʻurta nusxa — alohida qimmatli yoki noyob hujjatning boshqa moddiy manbadagi, asl nusxada mavjud boʻlgan axborotni oʻqish yoki koʻrish (eshitish) imkonini beruvchi koʻchirma nusxasi;

arxiv hujjatlarining mavzuli sharhi — foydalanuvchining soʻrovi yoki arxivning tashabbusiga koʻra maʼlum mavzu boʻyicha arxiv hujjatlari, saqlov birliklari/hisob birliklarining sanasi va arxiv shifrlari koʻrsatilgan holda tuzilgan qisqa yoki izohlangan sarlavhalari roʻyxati;

topografik koʻrsatkichlar — arxiv saqlovxonasida hujjatli materiallarning joylashtirilishi toʻgʻrisidagi maʼlumotlar roʻyxati;

koʻrsatkichlar — arxiv hujjatlarida keltirilgan predmet nomlarining ular haqidagi maʼlumotlar arxiv shifrini koʻrsatgan holda, alifboli, tizimli yoki boshqa biron-bir belgisiga qoʻra tuzilgan arxiv maʼlumotnomalari;

tartibga keltirish — arxiv roʻyxatlarini tuzish, yigʻmajildlarni shakllantirish va rasmiylashtirish, hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini oʻtkazishni oʻz ichiga olgan hujjatlarni ilmiy-texnikaviy ishlash va arxivlarda saqlash uchun tayyorlash, shuningdek arxiv roʻyxatlarini tuzish boʻyicha ishlar majmui;

arxiv hujjatlarining hisobi — arxivlar tomonidan arxiv hujjatlari va arxiv fondlarining muntazam ravishda kelib tushishi, mavjudligi va holatini belgilangan birliklar asosida aniqlash hamda ularni hisob hujjatlarida aks ettirish boʻyicha tizimli monitoring olib borish;

fondlashtirish — arxiv hujjatlarining fondlarga tegishliligini va arxiv fondlarining davriy chegaralarini aniqlash boʻyicha ishlar majmui;

ekspert komissiyasi (EK) — korxonalar, muassasalar va tashkilotlar hujjatlarining, shu jumladan boshqaruv (ish yuritish), ilmiy-texnika va boshqa maxsus hujjatlarning qimmatliligi ekspertizasini tashkil etish va ularni arxivda saqlash uchun topshirishga tayyorlash boʻyicha ishlarni tashkil etish va amalga oshirish uchun tashkil etiladigan doimiy faoliyat yurituvchi komissiya;

ekspert-tekshiruv komissiyasi (ETK) — davlat arxivlari, hududiy arxiv ishi boshqarmalarida boshqaruv (ish yuritish), ilmiy-texnika va boshqa maxsus hujjatlar qimmatliligi ekspertizasini tashkil etish va hujjatlarni arxivlarga saqlash uchun topshirishga tayyorlash boʻyicha uslubiy va amaliy ishlarni oʻtkazish hamda davlat arxivlarining jamlash manbai boʻlgan tashkilot, muassasa, korxonalarning Markaziy ekspert komissiyalari (MEK) va ekspert komissiyalari (EK) faoliyatiga rahbarlik qilish va uni muvofiqlashtirish uchun tuziladigan doimiy faoliyat yurituvchi komissiya;

arxiv hujjatlarini saqlash — arxivlarda arxiv hujjatlarining but saqlanishini taʼminlashga doir chora-tadbirlar majmui.

Oldingi tahrirga qarang.

elektron nusxa — anʼanaviy asosdagi (qogʻoz, video, audio kasseta, kinolenta va boshqalar) hujjatlarni raqamlashtirish orqali ularning yaratilgan elektron shakli, asl nusxada mavjud boʻlgan axborotni oʻqish yoki koʻrish (eshitish) imkonini beruvchi elektron koʻchirma nusxasi.

(2-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qaroriga asosan xatboshi bilan toʻldirilgan — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

III. Arxivlarni arxiv hujjatlari bilan jamlash

1-§. Arxiv hujjatlarini fondlashtirish

3. Fondlashtirish boʻyicha ishlar:

arxivlarning arxiv hujjatlarini jamlash manbalarida — yigʻmajildlar nomenklaturasi asosida yigʻmajildlarni shakllantirish jarayonida va hujjatlarni arxivga topshirish uchun tanlab olishda;

arxivlarda — tartibga keltirilmagan holda topshirilgan arxiv hujjatlarini roʻyxatlashda, qoniqarsiz tuzilgan roʻyxatlarni qayta ishlashda, birlashgan arxiv fondlari va arxiv kolleksiyalari tuzishda, fondlashtirishdagi xatolarni tuzatishda amalga oshiriladi.

4. Arxiv hujjatlarining fondga mansubligini aniqlash ularni tegishli fond tashkil etuvchining arxiv fondiga kiritishdan iborat.

Kiruvchi arxiv hujjatlari ularni qabul qilgan fond tashkil etuvchining arxiv fondiga tegishli boʻladi.

Chiquvchi (beriladigan) nusxalar hisoblanadigan arxiv hujjatlari ularning muallifi boʻlgan fond tashkil etuvchisining arxiv fondiga tegishli boʻladi.

Ichki muomaladagi arxiv hujjatlari ular tashkil etilgan fond tashkil etuvchining arxiv fondiga tegishlidir.

5. Tashkilot qayta tashkil etilganda yoki tugatilganda uning vazifalari yangi tashkil etilgan tashkilotga berilganda ish yuritishda tugallangan yigʻmajildlar qayta tashkil etilgan yoki tugatilgan tashkilot fondi tarkibiga kiritiladi, tugatilmagan yigʻmajildlar esa uning vorisi boʻlgan tashkilot fondiga kiritiladi.

Shaxsiy kelib chiqish arxiv fondlari tarkibidan tashkilotning arxiv hujjatlari tegishli arxiv fondlariga, agar mazkur arxiv fondi tegishli arxivda saqlanayotgan boʻlsa va tashkilotning arxiv hujjatlari shaxsiy kelib chiqish arxiv fondini tashkil etuvchi fuqaroning faoliyatiga bogʻliq boʻlmasa, ajratiladi va tegishli arxiv fondiga qoʻshiladi.

6. Tashkilotning arxiv hujjatlaridan iborat yagona arxiv fondini quyidagilar tashkil qiladi:

vakolatxonalar va filiallarning arxiv hujjatlari;

tashkilot tarkibida tuzilgan maslahat organlarining arxiv hujjatlari;

boshlangʻich jamoat tashkilotlarini tuzishda yaratilgan arxiv hujjatlari;

tugatuvchi tashkilotning arxiv hujjatlari.

Tashkilot huzurida faoliyat yurituvchi jamoat tashkilotlari (kasaba uyushmalari va boshqalar)ning arxiv hujjatlari ushbu jamoat tashkilotining roʻyxatdan oʻtkazilgan davridan boshlab arxivga topshirilgan hujjatlari mustaqil arxiv fondini tashkil etadi yoki tegishli tashkilotning arxiv fondi tarkibiga birlashgan arxiv fondini tashkil etgan holda kiritiladi.

7. Birlashgan arxiv fondi quyidagi arxiv hujjatlaridan shakllanadi:

muayyan hududda faoliyat yuritayotgan maqsad va vazifalari bir turdagi tashkilotlar;

muayyan hududda faoliyat yuritayotgan rahbarlik organi va unga boʻysunuvchi tashkilotlar;

faoliyat obyekti boʻyicha birlashgan tashkilotlar;

bir-birini ketma-ket almashtirgan tashkilotlar, agar avvalgi tashkilotning funksiyalari vorislariga toʻliq yoki qisman oʻtkazilgan va oʻtkazilayotgan boʻlsa;

ikki yoki undan koʻp boʻlgan shaxsiy kelib chiqish arxiv fondlari, agar fuqarolar oʻzaro qarindoshlik, kasbiy, ijodiy, mehnat faoliyati boʻyicha bogʻliq boʻlsa.

8. Arxiv kolleksiyasi umumiy xususiyatga ega boʻlgan, alohida ajratilgan arxiv hujjatlaridan iborat holda arxivga kelib tushadi yoki arxivda shakllanadi. Boshqa bir arxiv, tashkilot yoki fuqaro tomonidan topshirilgan, tarixiy tarkib topgan arxiv kolleksiyasi qayta fondlashtirilmaydi.

9. Arxiv fondi, birlashgan arxiv fondi yoki arxiv kolleksiyasi tarkibiga kiritilgan arxiv hujjatlari qayta fondlashtirilmaydi. Fondlashtirish jarayonida xatoga yoʻl qoʻyilganda, arxiv hujjatlarini qidirib topish ishlarini murakkablashtiruvchi alohida hollarda arxiv hujjatlari qayta fondlashtirishga istisno tariqasida yoʻl qoʻyiladi.

10. Arxiv hujjatlari jamlash manbaining tashkil topish davri va huquqiy mavqeyidan kelib chiqqan holda arxivlarga mavjud arxiv fondining toʻldiruvchi qismi yoki yangi arxiv fondi sifatida qabul qilinadi.

Oldingi tahrirga qarang.

Fuqarolar yigʻini raisi yoki uning maslahatchilari saylov komissiyalarining arxiv hujjatlaridan birlashgan arxiv fondlarini shakllantirishga yoʻl qoʻyiladi.

(10-bandning ikkinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2023-yil 31-iyuldagi 327-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 01.08.2023-y., 09/23/327/0549-son)

11.Yagona arxiv fondini quyidagi arxiv hujjatlari tashkil etadi:

davlat boshqaruvi va davlat hokimiyati organlarining joylardagi tarmoq boshqarmalari va boʻlimlarining arxiv hujjatlari;

sud hokimiyati va prokuratura organlarining arxiv hujjatlari.

Maʼmuriy tuzilmalarning oʻzgarishi (ularning birlashtirilishi, ajratilishi, shuningdek shahar joylashuvi mavqeyining oʻzgarishi) munosabati bilan tashkil etilgan davlat hokimiyatining arxiv hujjatlari yangi arxiv fondini tashkil etadi.

Hududiy tashkilotlar chegaralarining oʻzgarishi tegishli davlat hokimiyati organlarining arxiv hujjatlari tarkibidan yangi arxiv fondini tashkil etishga asos boʻlmaydi.

12. Tashkilotlar qayta tashkil etilganda yangi arxiv fondlari tashkil qilish quyidagi hollarda amalga oshiriladi:

tashkilotlarning maqsadli yoʻnalishlari, faoliyat ixtisosligi va vazifalari oʻzgarganda;

tashkilotlar ularning mulkchilik shaklini oʻzgartirgan holda qayta tashkil etilganda (xususiylashtirish, aksiyadorlashtirish, davlat mulkiga aylantirish va h.k.).

Mulkchilik shakli oʻzgargan tashkilotlarning mulki va yangi tashkil etilgan tashkilot(lar) – huquqiy voris(lar)ning arxiv hujjatlaridan, huquqiy voris sanalgan tashkilot(lar) arxiv hujjatlarini davlat mulkiga topshirgan holatlarda, birlashgan arxiv fondlarini shakllantirishga yoʻl qoʻyiladi.

13. Quyidagi holatlarda yangi arxiv fondini tashkil etishga yoʻl qoʻyilmaydi:

tashkilot faoliyati yoki funksiyalarining hududiy chegarasi kengayganda yoki qisqarganda;

tashkilotdan bir nechta yangi tashkilot ajralib chiqganda va ularga birinchi tashkilotning alohida funksiyalari berilganda;

tashkilotning boʻysunishi, uning tuzilishi, qayta nomlanishi yoki nomiga oʻzgartirish kiritilishi birlamchi funksiyalarining oʻzgarishiga olib kelmaganda;

tashkilotning mulkchilik shakli oʻzgarmasdan uning muassisi (muassislari) oʻzgarganda.

14. Tugatilish natijasida, shu jumladan, favqulodda holatlar va tabiiy ofatlar natijasida oʻz faoliyatini toʻxtatgan tashkilotlarning arxiv hujjatlari, keyinchalik ular oldingi funksiyalari bilan qayta tashkil etilganda, yagona arxiv fondini tashkil etadi.

15. Quyidagilar arxiv fondining davriy chegaralari hisoblanadi:

davlat boshqaruv organi, davlat hokimiyati organi, tashkilotlar tashkil etilishi (roʻyxatdan oʻtkazilishi) va tugatilishining normativ-huquqiy hujjatlar asosida belgilangan rasmiy sanalari. Davlat organi, fuqarolarning oʻzini oʻzi boshqarish organi, tashkilotning tashkil etilishiga oid rasmiy sanalar belgilangan bir nechta normativ hujjatlar mavjud boʻlganda tashkil etilganlik sanasi sifatida eng avval qabul qilingan hujjatda koʻrsatilgan sana qabul qilinadi;

birlashgan arxiv fondi — birlashgan arxiv fondi tarkibiga hujjatlari kiritilgan tashkilotlarning eng ilgari tuzilgan (roʻyxatdan oʻtkazilgan) va eng oxirgi tugatilgan faoliyat davri sanasi;

shaxsiy kelib chiqish arxiv fondlari — fuqaro, oila yoki urugʻ aʼzolarining tugʻilgan va vafot etgan sanalari (birlashgan arxiv fondiga oʻxshash);

arxiv kolleksiyasi — eng qadimgi va eng oxirgi hujjat sanalari.

2-§. Arxiv fondi doirasida arxiv hujjatlarini tashkil etish

16. Arxiv fondi doirasida arxiv hujjatlari saqlov birliklari boʻyicha tashkil etiladi.

Arxiv fondida saqlov birliklari arxiv hujjatlarini tizimlashtirish sxemasiga muvofiq tizimlashtiriladi.

17. Arxiv fondidagi arxiv hujjatlarini tizimlashtirish sxemasi arxiv fondida saqlov birliklarini ichki tashkil etish uchun asos boʻladi va yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxat(lar)i bilan mustahkamlanadi.

Arxiv fondi doirasida saqlov birliklarini tizimlashtirish tizimlashtirish sxemasining boʻlim (boʻlinma)lari boʻyicha quyidagi bir yoki bir nechta xususiyatlarni hisobga olgan holda amalga oshiriladi:

tuzilmaviy (saqlov birliklarini tuzilmaviy boʻlinmalarga tegishligiga koʻra);

davriy (saqlov birliklari mansub boʻlgan davrlar yoki sanalar boʻyicha);

funksional, sohaviy, mavzuli, mavzuli-masalali (tashkilotning funksiyalarini, saqlov birligi mavzusiga oid boʻlgan mavzu yoki masalalarni hisobga olgan holda);

nominal (ish yuritish shakliga koʻra — hujjatlarning xili va turi boʻyicha);

korrespondentlik (tashkilot va shaxslar oʻrtasidagi yozishmalar natijasida shakllangan yigʻmajildlar boʻyicha);

geografik (hujjatlarning mazmuni, ularning muallifi, sharhlovchilari bilan bogʻliq boʻlgan muayyan hududlar, aholi punktlari va boshqa geografik obyektlar);

mualliflik (tashkilotlar nomlari yoki shaxslarning familiyalari boʻyicha).

Audiovizual, foto, fono va elektron hujjatlar saqlov birliklarini tizimlashtirishda qoʻshimcha ravishda obyektli va format xususiyatlaridan foydalaniladi.

Saqlov birliklari ketma-ketlikda arxiv fondi barcha yoki alohida guruhlar arxiv hujjatlari uchun maqsadga muvofiq boʻlgan xususiyatlar boʻyicha tadrijiy guruhlanadi.

Shaxsiy tarkib hujjatlari, shuningdek ilmiy-tadqiqot tashkilotlari arxiv fondlari tarkibidagi ilmiy-texnika hujjatlari, nashriyotlardagi qoʻlyozmalar, tibbiyot muassasalaridagi kasallik varaqalari, nazorat funksiyalari yuklangan tegishli vakolatli organlarning fondlaridagi tekshirish dalolatnomalari alohida guruhlarga ajratiladi va ajratib tizimlashtiriladi.

Oila, urugʻ arxiv fondi arxiv hujjatlari alohida fuqarolar boʻyicha, har bir fuqaroning hujjatlari — tasniflash sxemasining boʻlimlari boʻyicha tizimlashtiriladi. Oilaning arxiv fondida birinchi navbatda taniqli shaxsning hujjatlari, soʻng oilaning boshqa aʼzolarining hujjatlari qarindoshlik darajasiga koʻra tizimlashtiriladi. Urugʻning arxiv fondi arxiv hujjatlari kelib chiqish ketma-ketligi boʻyicha joylashtiriladi, bunda butun urugʻga tegishli boʻlgan hujjatlar (shajara jadvallari, mulkiy-xoʻjalik hujjatlari) ilgariroq joylashtiriladi.

Birlashgan arxiv fondi tarkibiga kiritilgan arxiv hujjatlari fond tashkil etuvchining ahamiyatiga koʻra ularning yaratilish davri va alfavit boʻyicha joylashtiriladi. Bir xil turdagi tashkilotlar arxiv fondi uchun tizimlashtirishning umumiy sxemasi qoʻllaniladi.

Arxiv kolleksiyasi doirasida bir xil turdagi arxiv hujjatlari mualliflik xususiyati boʻyicha saqlov birliklari tashkilot nomi va fuqarolar familiyasi boʻyicha alfavit tartibida guruhlanadi. Mavzu xususiyatiga koʻra tuzilgan arxiv kolleksiyasi arxiv hujjatlari mavzu va masalaning ahamiyati yoki davriga koʻra guruhlanadi.

Tasniflash sxemasi boʻyicha saqlov birliklari quyidagi tartibda guruhlanadi:

saqlov birliklari ishlab chiqarishda boshlangan yoki tashkilot (uning tarkibiy qismi)ga boshqa tashkilotdan uning tarkibiy qismidan ishlab chiqarishni davom ettirish uchun kelib tushgan davriga taalluqli deb hisoblanadi;

rejalar, hisobotlar, smetalar va ularga doir materiallardan iborat boʻlgan saqlov birliklari, ular tuzilgan sanadan qatʼi nazar, qaysi yil uchun moʻljallangan boʻlsa — oʻsha davrga tegishli boʻladi, uzoq muddatli rejalar ular amal qilayotgan yilga, ushbu davrga tegishli hisobotlar esa — hisobotning oxirgi yiliga taalluqli boʻladi;

ishlab chiqarishda bir boʻlinmada boshlangan va davom ettirish uchun boshqa boʻlinmaga berilgan saqlov birliklari ular yakunlangan boʻlinmaga tegishli boʻladi;

yil yoki xronologik davr doirasida saqlov birliklari tashkilot funksiyasining ahamiyati (yoki hujjatlarining ahamiyati, turi va xilma-xilligining mantiqiy oʻzaro bogʻliqligi) boʻyicha joylashtiriladi;

shaxsiy yigʻmajild hisoblangan saqlov birliklari ishdan boʻshagan yillar boʻyicha va familiyalar alfaviti boʻyicha tizimlashtiriladi.

Tizimlashtirishning oxirgi (tugallovchi) bosqichida saqlov birliklari guruhi ahamiyati yoki davri boʻyicha taqsimlanadi.

18. Kinohujjatlar va videohujjatlar turlari boʻyicha — filmlar, maxsus nashrlar, kinojurnallar, alohida kino va telesyujetlar boʻyicha tizimlashtiriladi. Muayyan turdagi kinohujjatlar va videohujjatlar uchun alohida roʻyxat tuziladi.

Fotohujjatlar turlari boʻyicha — turli xil rang va hajmdagi negativlar, slaydlar (diapozitivlar), pozitivlar, fotonashrlar, fotoalbomlar, diafilmlar boʻyicha tizimlashtiriladi. Muayyan turdagi fotohujjatlar uchun alohida roʻyxat tuziladi.

Fonohujjatlar axborotning ovozli yozuvi turi boʻyicha fonografik, grammofon, shorinofon, optik, magnit, lazer boʻyicha tizimlashtiriladi. Muayyan turdagi fonohujjatlar uchun alohida roʻyxat tuziladi.

Elektron hujjatlar axborot manbalari (magnit tasmalar, lazer va qattiq disklar, kompakt-disklar, disketalar) boʻyicha tizimlashtiriladi; fond ichida – taqdim etilgan axborot formati boʻyicha va yozib olingan axborot xususiyatiga koʻra tizimlashtiriladi.

3-§. Arxivlarni arxiv hujjatlari bilan jamlashni tashkil etish

19. Arxivni arxiv hujjatlari bilan jamlash quyidagi bosqichlardan iborat boʻladi:

birinchi bosqich — jamlash manbalarini aniqlash va roʻyxatini tuzish;

ikkinchi bosqich — arxivlarda saqlash uchun topshirilishi kerak boʻlgan arxiv hujjatlari tarkibini aniqlash;

uchinchi bosqich — arxiv hujjatlarini saqlovga qabul qilish.

20. Arxiv hujjatlari bilan rejali va maqsadli ravishda jamlash maqsadida arxivda jamlash manbalari roʻyxatlari tuziladi.

Oldingi tahrirga qarang.

Jamlash manbalari roʻyxatlari har yili yil boshida aniqlashtiriladi va har besh yilda kamida bir marta, Oʻzbekiston Respublikasi Adliya vazirligi huzuridagi “Oʻzarxiv” agentligining (keyingi oʻrinlarda “Oʻzarxiv” agentligi deb ataladi) Markaziy ekspert-tekshiruv komissiyasi, arxiv ishi hududiy boshqarmalarining ekspert-tekshiruv komissiyasi yoki Oʻzbekiston milliy arxivlari ekspert-tekshiruv uslubiy komissiyasi bilan kelishilgandan soʻng qayta tasdiqlanadi. Asosiy jamlash manbalari tarkibi va/yoki soni oʻzgarganda, navbatdan tashqari qayta tasdiqlash amalga oshiriladi.

(20-bandning ikkinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2025-yil 1-martdagi 135-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 03.03.2025-y., 09/25/135/0208-son)

Arxiv hujjatlari Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi (MAF)ning davlatga tegishli qismi tarkibiga kiritilgan davlat boshqaruv organlari, korxonalar, muassasalar, tashkilotlar davlat arxivlarini asosiy jamlash manbalarining asosiy roʻyxatiga “Oʻzarxiv” agentligi belgilagan tartibda kiritiladi.

21. Arxivning har bir jamlash manbaiga arxiv kuzatuv yigʻmajildi yuritadi, unga jamlash manbaining huquqiy maqomi va faoliyatini ochib beruvchi hamda arxivning faoliyati va ish yuritishida hujjatlarni tashkil etishni koʻrsatib beruvchi hujjatlar kiritiladi. Arxivning jamlash manbaiga kiritilgan fuqarolarga ham kuzatuv yigʻmajildi yuritilishi mumkin. Unga fuqaroning arxiv hujjatlari tarkibi va mazmuni toʻgʻrisidagi maʼlumotlar kiritiladi.

Jamlash manbalari bilan olib borilgan ishlar hisobini yuritish maqsadida arxiv hisob-maʼlumot kartotekalari va maʼlumotlar bazasini tashkil etishga haqlidir.

22. Nodavlat tashkilotlari va jismoniy shaxslar tomonidan arxiv hujjatlarini doimiy yoki depozitar saqlov uchun arxivga topshirish saqlash va foydalanish shartlari aniqlashtirilgan holda, bitim (shartnoma) bilan rasmiylashtiriladi.

Arxivda saqlash uchun tanlab olingan hujjatlarni topshirish toʻgʻrisidagi qaror tashkilotning ekspert komissiyasi tomonidan qabul qilinadi.

4-§. Jamlash manbalaridan arxiv hujjatlarini qabul qilish

23. Arxivlarga tashkilotlardan hujjatlarni qabul qilish arxiv va tashkilot rahbari imzolagan reja-jadvalga muvofiq amalga oshiriladi.

Arxivlarda saqlash uchun hujjatlarni qabul qilish ular tegishli ETK tomonidan tasdiqlangan roʻyxatlar boʻyicha tartibga keltirilgandan soʻng amalga oshiriladi. Hujjatlarni saqlovga qabul qilishda hujjatlarning mavjudligi, fizik holati va ilmiy-texnikaviy ishlov berish sifati tekshirib olinadi.

Arxivlarga arxiv hujjatlarini saqlash uchun qabul qilib olish topshirish-qabul qilib olish dalolatnomasi asosida amalga oshiriladi. Dalolatnoma ikki nusxada tuzilib, bir nusxasi jamlash manbaiga qaytarib beriladi.

Arxivga xorijdan olingan arxiv hujjatlarini qabul qilib olish mulkdor yoki koʻrsatilgan hujjatlar egasi hamda arxiv oʻrtasidagi arxiv hujjatlarining asl nusxasi yoki koʻchirma nusxalarini sotish, inʼom etish, almashish toʻgʻrisidagi shartnoma asosida amalga oshiriladi. Shartnomada berilayotgan arxiv hujjatlaridan foydalanish shartlari kelishib olinishi mumkin. Hujjatlarni qabul qilish hujjatlarni saqlovga qabul qilish-topshirish toʻgʻrisidagi dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi.

24. Idoraviy arxivga doimiy, vaqtinchalik va shaxsiy tarkib boʻyicha yigʻmajildlar roʻyxatlar boʻyicha topshiriladi.

Roʻyxatning har bir nusxasi oxirida arxivga haqiqatda qabul qilingan yigʻmajildlar soni raqamlar va soʻz bilan koʻrsatiladi, unda mavjud boʻlmagan yigʻmajildlar raqamlari, yigʻmajildlarni topshirish-qabul qilish sanasi, shuningdek idoraviy arxiv xodimi va hujjatlarni topshirgan shaxsning imzosi boʻladi.

10 yildan kam saqlanadigan hujjatlarni tashkilotning tarkibiy boʻlinmalarida saqlashga yoʻl qoʻyiladi. Mazkur yigʻmajildlar idoraviy arxivga tashkilot rahbarining qarori boʻyicha topshiriladi.

25. MAFning davlatga tegishli qismiga kiritilgan davlat arxivi jamlash manbalaridan hujjatlar Oʻzbekiston Respublikasi qonun hujjatlarida belgilangan hujjatlarni vaqtinchalik saqlash muddati tugagandan soʻng qabul qilinadi.

Arxivning jamlash manbalari iltimosiga koʻra amaliyotda hujjatlardan foydalanish ehtiyoji mavjud boʻlganda yoki arxivning Oʻzbekiston Respublikasi qonun hujjatlarida belgilangan muddatlarda hujjatlarni qabul qilish imkoniyati boʻlmaganda MAF hujjatlarining vaqtinchalik saqlash muddatlari istisno tarzida uzaytirilishi mumkin. Arxivlarning jamlash manbalari uchun koʻrsatilgan muddatlarni uzaytirish ETK qaroriga asosan amalga oshiriladi.

Nodavlat tashkilotlarida MAFning davlatga tegishli boʻlmagan qismiga kiritilgan hujjatlarni vaqtinchalik saqlash muddatlari arxiv va mulkdor yoki koʻrsatilgan hujjatlar egasi oʻrtasida tuzilgan shartnomaga asosan aniqlanadi.

MAF hujjatlarini muddatidan oldin qabul qilish, shuningdek vaqtinchalik saqlash faqat arxiv saqlovxonasida boʻsh joylar mavjud boʻlganda, shartnoma asosida jamlash manbalarining rasmiy iltimosiga koʻra amalga oshiriladi. Arxiv hujjatlarini vaqtinchalik saqlash uchun qabul qilish saqlash uchun hujjatlarni topshirish va qabul qilish dalolatnomasi (1-ilova) va topshirish roʻyxatiga asosan amalga oshiriladi.

26. Arxiv hujjatlari arxivlarga tartibga keltirilgan holda, tegishli ilmiy-maʼlumotnoma apparati va alohida qimmatli va noyob hujjatlarning sugʻurta nusxalari bilan birga qabul qilinadi. Arxiv hujjatlarini saralab olish, doimiy saqlash uchun topshirishga tayyorlash va topshirish, shuningdek ularni tartibga keltirish va tashish bilan bogʻliq boʻlgan barcha ishlar ushbu hujjatlarni topshiruvchi jamlash manbalarining hisobidan amalga oshiriladi.

Arxiv hujjatlarini tartibga keltirish “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan belgilangan tartib asosida amalga oshiriladi.

27. Arxiv hujjatlarini qabul qilishda ularning fizik, sanitariya-gigiyenik, texnik holatlari, alohida qimmatli va noyob hujjatlarning sugʻurta nusxalari, shuningdek ularning toʻliqligi tekshiriladi.

28. MAF hujjatlari arxivga ETK tomonidan tasdiqlangan yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlari asosida, shaxsiy tarkib hujjatlari ETK tomonidan maqullangan yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlari asosida, vaqtinchalik saqlash muddatlari oʻtib ketgan arxiv hujjatlari esa — topshirish roʻyxatlariga asosan qabul qilinadi.

Yigʻmajildlarni qabul qilish alohida-alohida amalga oshiriladi, alohida qimmatli yigʻmajildlar esa varaqma-varaq tekshirib olinadi. Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining barcha nusxalarida arxiv hujjatlarining arxivga qabul qilib olinganligi toʻgʻrisida belgi qoʻyiladi. Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatida koʻrsatilgan saqlov birliklari yoʻq boʻlgan taqdirda qaytadan yangi yakuniy yozuv yoziladi. Mavjud boʻlmagan yigʻmajildlar va hujjatlarning raqamlari hamda sabablari hujjatlarni qabul qilish va topshirish dalolatnomasida koʻrsatiladi. Jamlash manbalari saqlovga topshirilmagan yigʻmajildlarni qidirish chora-tadbirlarini koʻradi.

Arxiv hujjatlarini qabul qilish ikki nusxada tuzilgan arxiv hujjatlarini topshirish-qabul qilish dalolatnomasi (1-ilova) bilan rasmiylashtiriladi. Uning bir nusxasi arxivda, ikkinchisi esa — jamlash manbaida qoladi. Arxiv hujjatlari bilan birga arxivga uch nusxada yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati topshiriladi.

Jamlash manbalaridan ilk bor arxiv hujjatlarini qabul qilishda tashkilot va arxiv fondi toʻgʻrisida tarixiy maʼlumotnoma ham topshiriladi, keyinchalik u jamlash manbaining nomi, tuzilishi va funksiyalaridagi oʻzgarishlar toʻgʻrisidagi maʼlumotlar bilan toʻldirib boriladi.

29. Arxivga va MAF tarkibiga fuqarolardan hujjatlar inʼom, vasiyat, oldi-sotdi shartnomalari va sud qarori boʻyicha qabul qilinadi.

Koʻrsatib oʻtilgan hujjatlarni arxivga qabul qilish ETK qarori asosida amalga oshiriladi va shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini topshirish-qabul qilish dalolatnomasi rasmiylashtiriladi (2-ilova).

Koʻrsatib oʻtilgan hujjatlarni arxivga qabul qilish yoki sotib olish rad etilganda va hujjatlar qimmatliligi ekspertizasidan soʻng ularning ayrim qismlari qaytarib berilganda hujjatlarni qaytarib berish toʻgʻrisida ikki nusxada dalolatnoma tuziladi. Dalolatnomaning bir nusxasi arxivda qoladi, ikkinchisi - hujjatlar (yoki ularning ayrim qismlari) bilan birga mulkdor yoki egalik qiluvchiga qaytariladi.

30. Audiovizual hujjatlar quyidagicha komplektda saqlovga qabul qilinadi:

kinohujjatlar (filmlar, maxsus nashrlar) — tasvir negativi, fonogramma negativi, fonogrammaning magnit originali, pozitiv nusxa, shovqin va musiqaning magnit fonogrammasi, joriy pozitiv tasvir, rangli kinohujjatlar uchun oʻrnatish roliklari va pasporti (ayrim hollarda hujjatlarni qabul qilish-topshirish dalolatnomasida koʻrsatilgan tarzda toʻliq boʻlmagan komplekt qabul qilinadi);

fotohujjatlar — negativ, nazorat foto nashri;

fonohujjatlar va videohujjatlar — original va nusxa.

Bir vaqtning oʻzida matnli ilova hujjatlar qabul qilinadi:

kinohujjatlar uchun — montaj varaqlari, annotatsiyalar, tugallangan asarlar uchun ruxsat etilganligi toʻgʻrisidagi guvohnomalar, texnik holati toʻgʻrisida dalolatnomalar, rang va yorugʻlik yozuvlari pasportlari;

fotohujjatlar uchun — annotatsiya;

fonohujjatlar uchun — ilova hujjatlari; videohujjatlar uchun – texnik holati toʻgʻrisida dalolatnoma.

Elektron hujjatlar saqlovga ularni oʻqish imkonini beruvchi dasturiy vositalar (agar arxivda shunday turdagi dasturiy vositalar boʻlmasa), shuningdek zarur ilova hujjatlari bilan birga qabul qilinadi.

31. Arxiv tomonidan zamonaviy va oʻtmish voqeligini tasvir etish maqsadida tayyorlangan tashabbusli axborot natijasida yaratilgan hujjatlar (anketalar, fotografiyalar, xotiralar yozuvlari, suhbat, musohaba va h.k.) MAF tarkibiga kiritiladi va ETK tomonidan tasdiqlanadigan hujjatlar roʻyxatiga kiritiladi. Ushbu hujjatlar saqlovga qabul qilish va topshirish dalolatnomasi asosida rasmiylashtiriladi.

5-§. Tugatilgan tashkilotlardan hujjatlarni qabul qilish

32. Tugatilgan tashkilotlardan vaqtinchalik saqlash muddati tugamagan MAF va boshqa turdagi arxiv hujjatlarini qabul qilish mazkur Nizomda belgilangan tartib asosida Oʻzbekiston Respublikasi qonun hujjatlariga muvofiq amalga oshiriladi.

Oldingi tahrirga qarang.

Tashkilotlar tugatilganda ularning faoliyati natijasida tashkil topgan boshqaruv, shaxsiy tarkib hujjatlari, shuningdek vaqtinchalik saqlash muddati tugamagan arxiv hujjatlari tugatish komissiyasi (tugatuvchi) va arxiv oʻrtasida tuzilgan shartnoma asosida, tartibga keltirilgan holda arxivga qabul qilinadi. Tugatish bosqichida arxiv hujjatlarini tartibga keltirish zaruriyati boʻlsa ularni tartibga keltirish tugatish komissiyasi (tugatuvchi) tomonidan tashkil etiladi.

(32-bandning ikkinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

Oldingi tahrirga qarang.

Milliy arxiv fondining davlatga tegishli qismi — tegishli davlat arxivlariga, davlatga tegishli boʻlmagan qismi — nodavlat arxiviga yoki tegishli davlat arxiviga topshirilishi kerak.

(32-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qaroriga asosan xatboshi bilan toʻldirilgan — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

6-§. Arxivning jamlash manbalari bilan oʻzaro hamkorligi

33. Arxiv jamlash manbalari bilan birgalikda ish yuritish boʻyicha yoʻriqnomalarda unga berilgan vakolatlarga muvofiq taxminiy va sohaga oid yigʻmajildlar nomenklaturasini, idoraviy arxiv va arxiv jamlash manbalari ekspert komissiyalari toʻgʻrisidagi nizomlarni kelishib oladi.

Arxiv jamlash manbaining MEK (EK) ishida ishtirok etadi.

Arxiv “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan belgilangan tartibda tashkil etilgan jamlash manbalarida arxiv hujjatlarini jamlash, hisobini yuritish, saqlash va foydalanishni tashkil etish tartibiga rioya etilishini tekshirishda qatnashadi.

34. Arxiv oʻz vakolatlari doirasida vaqtinchalik saqlanuvchi MAF hujjatlarini shakllantirish va but saqlanishini taʼminlash maqsadida oʻz jamlash manbalarining ish yuritish, arxiv va tegishli yoʻnalish boʻyicha ekspert xizmatlari bilan oʻzaro hamkorlik qiladi.

Ushbu maqsadda arxiv koʻrsatib oʻtilgan sohalarda uslubiy va amaliy yordam, shuningdek qonun hujjatlarida belgilangan tartibda arxiv xizmatlari koʻrsatadi.

IV. Arxiv hujjatlari hisobi

1-§. MAF ning davlat hisobi

35. Arxiv arxiv hujjatlarining davlat hisobini amalga oshiradi va arxiv ishi boʻyicha yuqori boshqaruv organiga MAF hujjatlarining markazlashgan hisobini yuritish uchun hisob maʼlumotlarini taqdim etadi.

Oldingi tahrirga qarang.

36. Davlat hisobiga arxivdagi jami saqlanuvchi arxiv hujjatlari, shu jumladan elektron hujjatlar ushbu arxivlar uchun moʻljallanmagan va yoʻnaltirilmagan, sugʻurta fondidagi arxiv hujjatlarining nusxasi va foydalanish fondining nusxasi, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati mansubdir.

(36-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

37. Arxiv hujjatlarining hisobi saqlash birliklari/hisob birliklariga arxiv shifrining tarkibiy qismi boʻlgan hisobga olish raqamlarini berish orqali amalga oshiriladi.

Arxiv shifri arxivning qisqartirilgan nomi (uning rasmiy abbreviaturasi)dan keyin koʻrsatiladigan quyidagi raqamlardan iborat boʻladi: arxiv fondi, roʻyxati, saqlov birligi/hisob birligi. Uning hisobini taʼminlash va identifikatsiyalash maqsadida arxiv shifri har bir saqlov birligi/hisob birligiga kiritiladi.

Sugʻurta fondining saqlash birligi/hisob birligi arxiv shifri arxiv nomi, sugʻurta fondining roʻyxat raqami, sugʻurta fondi hisob birligi raqami “SF” indeksini qoʻshgan holda tashkil topadi.

38. Arxiv hujjatlarining asosiy hisob birliklari, maʼlumot manbaining turlaridan va identifikatsiyasini berishning texnik usulidan qatʼi nazar, quyidagilar hisoblanadi:

arxiv fondi;

arxiv kolleksiyasi;

saqlov birligi.

Faqat birlamchi qayta ishlov berilgan shaxsiy kelib chiqish hujjatlari hujjatlar boʻyicha hisobga olinadi.

39. Arxivda arxiv hujjatlarining hisobini olib borish markazlashtirilgan maxsus boʻlinma tomonidan olib boriladi yoki maxsus ajratilgan xodimga yuklanadi. Saqlovxonada hujjat hisobini yuritish uchun masʼul xodim tayinlanadi.

Arxiv hujjatlarining hisobini yuritish tartibi, hisob hujjatlarining yordamchi turlari, arxivning hisob hujjatlariga oʻzgartirishlar kiritish tartibi rahbarning buyrugʻi asosida muvofiqlashtiriladi.

Hisob hujjatlariga yozuvlar faqat hisobni olib borish uchun masʼul xodim tomonidan kiritiladi.

2-§. Arxivda arxiv hujjatlarining hisobini tashkil etish

40. Arxiv hujjatlarining tashkiliy tartibga keltirilganligi va ularning manzilli qidiruvini amalga oshirish imkoniyati, ularning mavjudligi va holati ustidan nazorat arxivdagi arxiv hujjatlarining soni va tarkibi belgilangan hisob birliklarida hisob hujjatlaridagi mavjud soni va tarkibini koʻrsatish yoʻli bilan taʼminlanadi.

41. Quyidagilarning hisobi yuritilishi lozim:

Oldingi tahrirga qarang.

arxivda saqlanayotgan arxiv hujjatlari, shu jumladan elektron hujjatlar belgilangan ushbu arxiv uchun roʻyxatlanmagan va yoʻnaltirilmagan, shuningdek arxiv hujjatlarining sugʻurta nusxalari, foydalanish fondi nusxalari, hujjatlar va yigʻmajildlar roʻyxatlari;

(41-bandning ikkinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

saqlov muddati 10 yildan ortiq boʻlgan, vaqtincha saqlanadigan hujjatlar, shuningdek idoraviy arxivda vaqtinchalik saqlovdagi doimiy saqlanadigan hujjatlar;

MAF hujjatlari, shuningdek arxivning jamlash manbalarida saqlanayotgan shaxsiy tarkib hujjatlari.

42. Hujjatlar hisobi arxiv hujjatlariga (saqlov birliklariga/hisob birliklariga) arxiv shifrlarining tarkibiy qismi hisoblanadigan hisobga olish raqamlarini berish yoʻli bilan amalga oshiriladi.

Arxiv shifri har bir saqlov birligiga uni identifikatsiyalash va hisobga olish maqsadida beriladigan belgidir.

Arxiv shifri quyidagi elementlardan iborat boʻladi:

arxivning qisqartirilgan nomi (uning rasmiy abbreviaturasi);

arxiv fondi, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati, saqlov birliklari, hisob birliklarining raqamlari.

Oldingi tahrirga qarang.

Audiovizual hujjatlar hisob birliklarining arxiv shifri tarkibiga komplekt elementining (harfli va raqamli) belgilari, negativ oʻlchami, ovozli axborot manbaining turi, elektron hujjatlarning saqlov birliklari — yozuv formati va axborot manbaining turi, elektron hujjatning arxiv shifri tarkibiga arxiv fondi raqami, roʻyxatga olish raqami, roʻyxatdagi elektron hujjatning tartib raqamidan iborat boʻlgan tarkibiy kod kiritiladi.

(42-bandning oltinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

43. Arxivlarda arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi va sxemasi ishlab chiqiladi.

Arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi:

markazlashtirilgan va har bir saqlovxonada hisob hujjatlari va hisob maʼlumotlar bazalari tarkibini aniqlaydi;

hisobga olish ishlarini bajarishning ketma-ketligini taʼminlaydi.

Chizma shakldagi arxiv hujjatlarini hisobga olish sxemasi hisobga olish tartibini belgilaydi.

Arxivdagi arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi va sxemasi rahbarning buyrugʻi bilan tasdiqlanadi.

44. Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlaridan tashqari, hisob hujjatlari xizmatda foydalanish uchun moʻljallangan va ular foydalanuvchilarga berilmaydi.

45. Hisob hujjatlari belgilangan tartibda saqlanadi.

3-§. Arxiv hujjatlarining hisob birliklari

46. Manbaning turi, maʼlumotni biriktirish usuli va texnikasidan qatʼi nazar, arxiv fondi va hisob birligi arxiv hujjatlarining asosiy hisob birliklari hisoblanadi.

Audiovizual va elektron hujjatlar hisob birliklari boʻyicha ham hisobga olinadi.

Faqat dastlabki ishlov berilgan shaxsiy kelib chiqish arxiv hujjatlari hujjatlar yoki varaqlar boʻyicha hisobga olinadi.

Tartibga keltirilmagan (tarqoq) arxiv hujjatlarining 150 ta varagʻi shartli ravishda bitta saqlov birligi sifatida hisobga olinadi.

47.Saqlov birliklari arxiv hujjatining manbai turidan kelib chiqqan holda aniqlanadi, xususan:

qogʻozli asosdagi arxiv hujjatlari uchun — yigʻmajild – alohida muqovaga, papkaga biriktirilgan alohida arxiv hujjatlari;

kinohujjatlar uchun — tasviriy va/yoki ovozli maʼlumotlar yozilgan kinoplyonka yoki magnit tasmasining alohida fizik oʻrami;

fotohujjatlar uchun — alohida fizik kadr (negativ, dubl-negativ, pozitiv, slayd (diapozitiv), panorama usulidagi bir nechta kadrlar, fotoiz, diafilm oʻrami, fotoalbom;

ovozli hujjatlar uchun — alohida fizik kinoplyonka, magnit yoki qogʻoz tasma oʻrami, kasseta, mumli, ovozli axborot yozilgan disk;

videohujjatlar uchun — alohida fizik magnit tasma, kasseta, tasvirli va ovozli axborot yozilgan disk;

elektron hujjatlar uchun — bir yoki bir nechta elektron hujjatlar yozilgan alohida fizik manba.

48. Arxivda asosiy va yordamchi hisob hujjatlari yuritiladi. Asosiy hisob hujjatlari barcha arxivlar uchun majburiy hisoblanadi. Yordamchi hisob hujjatlarining tarkibi va shakli arxiv tomonidan mustaqil ravishda aniqlanadi.

49. Arxivning asosiy hisob hujjatlari tarkibiga quyidagilar kiradi:

hujjatlarning kelib tushishini hisobga olish kitobi (3-ilova) — arxivga kelib tushuvchi, shuningdek aniq xronologik davr uchun saqlashga topshirilgan har bir hujjatning soni va tarkibini, ularni roʻyxatlash holatini hisobga olish uchun;

davlat roʻyxatidan oʻtkazilganligi toʻgʻrisida guvohnoma;

fondlar roʻyxati (4-ilova) — saqlashga qabul qilingan arxiv fondlarini, ularga raqam berish, saqlovdagi va saqlovdan chiqarilgan arxiv fondlari sonini hisobga olish uchun;

fond varagʻi — arxiv fondi doirasida yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati soni va tarkibini, ularni raqamlashni, arxiv hujjatlarining soni va tarkibini, roʻyxatlash holati, har bir yigʻmajild (hujjat) roʻyxatlari va umuman arxiv fondi boʻyicha oʻzgarishlar dinamikasi, arxiv fondi nomidagi oʻzgarishlarni belgilash uchun;

audiovizual hujjatlarning hisob varagʻi — belgilangan turdagi audiovizual hujjatlarning sonini, audiovizual hujjatlarning roʻyxatlarini raqamlash va hisobga olish, ulardagi oʻzgarishlar dinamikasini hisobga olish uchun;

yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati — arxiv hujjatlarining alohida va jamlangan hisobi, ularni tizimlashtirish tartibini belgilash, shu roʻyxatga kiritilgan arxiv hujjatlarining tarkibi va hajmidagi oʻzgarishlarni hisobga olish uchun (5, 6-ilovalar);

rasmiylashtirishda yoki ularga ilovalardagi mavjud qimmatbaho metallar va toshlar boʻlgan yigʻmajildlarni hisobga olish inventar daftari — shunday yigʻmajildlarning tarkibi va holatini alohida va jami hisobini yuritish uchun;

arxiv saqlovxonasi pasporti — ushbu arxiv saqlovxonasidagi arxiv fondlari va arxiv hujjatlarining jami hisobini yuritish uchun;

noyob hujjatlarning hisob va roʻyxat varagʻi;

alohida qimmatli hujjatlardan iborat boʻlgan fondlar roʻyxati;

alohida qimmatli yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati yoki alohida qimmatli yigʻmajildlar raqamlari roʻyxati;

alohida qimmatli yigʻmajildlar (hujjatlar)ning roʻyxatlari reyestri;

sugʻurta fondi va foydalanish fondining kelib tushishini hisobga olish daftari;

sugʻurta fondining roʻyxati;

fond yigʻmajildi — har bir arxiv fondiga, birlashgan arxiv fondi va arxiv kolleksiyasi uchun yuritiladigan, jamlash manbai (fond tashkil etuvchi) va arxiv fondining tarixi boʻyicha hujjatlar majmui, audiovizual va elektron hujjatlarning fondi tashkil qilinmaganda – tashkilot-hujjat topshiruvchining yigʻmajildi;

yigʻmajild ishonch varagʻi — yigʻmajilddagi varaqlar sonining hisobini yuritish uchun (7-ilova).

Arxivning yordamchi hisob hujjatlari tarkibiga quyidagilar kiradi:

fondlarning harakati haqidagi kartochkalar va kitoblar, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati, boshqa arxivlarga yuborilgan hujjatlarni hisobga olish daftarlari, yoʻq qilishga ajratilgan hujjatlar fondlarini hisobga olish daftari, hujjatlarni turlariga qarab hisobga olish daftarlari va boshqalar.

Arxiv hujjatlarni hisobga olish tizimiga kiruvchi boshqa yordamchi hisob hujjatlarini yuritishga haqlidir.

Yordamchi hisob hujjatlari qogʻozda va/yoki elektron manbalarda yuritilishi mumkin.

50. Hisob hujjatlarini yuritish “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan belgilangan talablarga va boshqa standart normalarga muvofiq amalga oshiriladi.

4-§. Arxiv hujjatlarining kelib tushishi va chiqishini hisobga olish

51. Arxiv hujjatlarining arxivga tushishini hisobga olish quyidagilar asosida amalga oshiriladi:

saqlash uchun hujjatlarni topshirish-qabul qilish dalolatnomasi (1-ilova);

shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini saqlash uchun qabul qilish dalolatnomasi (2-ilova).

Arxiv hujjatlari arxiv ishlarining alohida turlarini amalga oshirish natijalari boʻyicha ham hisobga qoʻyiladi.

Arxivga qabul qilingan barcha arxiv hujjatlari hujjatlarning kelib tushishini hisobga olish daftariga kiritiladi. Arxiv fondiga kelib tushgan barcha hujjatlar arxiv fondi, birlashgan arxiv fondi, arxiv kolleksiyasi fondlar roʻyxatiga yoziladi (4-ilova), unga fond varagʻi, fond varagʻiga koʻrsatkich kartochkasi toʻldiriladi va fond yigʻmajildi ochiladi. Audiovizual hujjatlarga kino, surat va ovozli va video hujjatlarni hisobga olish varagʻi toʻldiriladi. Dastlab tushgan har bir yigʻmajild (hujjatlar)lar roʻyxati roʻyxatlar reyestrida hisobga olinadi.

Tegishli hisob maʼlumotlari belgilangan tartibda maʼlumotlar bazasiga ham kiritiladi.

52. Arxiv hujjatlarini arxivdan chiqarishni hisobga olish quyidagilar asosida amalga oshiriladi:

saqlanishi kerak boʻlmagan hujjatlarni yoʻq qilishga ajratish haqidagi dalolatnoma (8 - ilova);

tuzatib boʻlmas darajada yaroqsizlangan hujjatlar haqidagi dalolatnoma;

hujjatlarni saqlovga topshirish-qabul qilish haqidagi dalolatnoma (1 - ilova);

qidiruv ishlari tugagan hujjatlarning topilmaganligi haqidagi dalolatnoma (9 - ilova);

hujjatlarni egasiga qaytarish dalolatnomasi;

asl saqlov birligidagi hujjatlarni olish haqidagi dalolatnoma.

Arxiv hujjatlari alohida arxiv ishlarini olib borish natijasida ham hisobdan chiqariladi (53-bandga qarang).

Arxivdagi asosiy va yordamchi hisob hujjatlariga zarur oʻzgartirishlar kiritiladi. Bunda:

yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatidagi barcha arxiv hujjatlari chiqarilganda ushbu roʻyxat raqami boshqa yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlariga berilmaydi va u ochiq qoladi, roʻyxatlar reyestrida esa tegishli belgi qoʻyiladi;

arxiv fondi chiqarilganda fondlar roʻyxati (4-ilova)ning “Chiqarilganlik haqidagi belgi” ustunida arxiv fondi qayerga chiqarilganligi va uning chiqib ketganligi haqidagi dalolatnoma koʻrsatiladi.

Arxiv fondi bir arxivdan boshqasiga oʻtkazilayotganda 2 nusxada yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati va fond yigʻmajildi beriladi. Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining bir nusxasi hujjatni topshirgan arxivda qoladi va dalolatnomaga ilova sifatida (1 - ilova) arxiv fondini topshirgan arxivning fondiga qoʻshiladi.

Arxiv fondning barcha arxiv hujjatlarni yoʻq qilishga ajratilayotganda yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining bir nusxasi va fond varagʻi fond yigʻmajildiga joylashtiriladi. Fond yigʻmajildi arxivning arxiv fondiga qoʻshiladi.

53. Arxivning arxiv hujjatlari soni quyidagilar natijasida oʻzgaradi:

hisob hujjatlarini tekshirish natijasida arxivda saqlanayotgan hujjatlar sonini sanashda yoʻl qoʻyilgan xatoliklar aniqlanganda;

hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish vaqtida hisobga olinmagan, liter yoki tushirib qoldirilgan saqlov/hisob birliklari raqamlari aniqlanganda;

hujjatlarni taʼmirlash natijasida bitta yigʻmajild bir nechta yigʻmajildlarga ajratilganda;

arxiv hujjatlarini roʻyxatlash, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlarini takomillashtirish jarayonida, hisob/saqlov birliklarini qoʻshish yoki ajratish mumkin boʻlganda.

Koʻrsatib oʻtilgan ishlar natijasida quyidagilar hisob hujjatlariga va maʼlumotlar bazasiga oʻzgartirishlar kiritishga asos boʻladi:

hisob hujjatlaridagi texnik xatolar haqidagi dalolatnoma;

mazkur fondga, arxivga tegishli boʻlmagan, hisobga olinmagan va boshqa hujjatlarning topilganligi haqidagi dalolatnoma;

yigʻmajildlarni ajratilishi, birlashtirilishi va ularga yangi hujjatlar kiritilishi haqidagi dalolatnoma;

hujjatlarni roʻyxatlash, roʻyxatlarni qayta ishlash haqidagi dalolatnoma.

V. Arxivlarda arxiv hujjatlarini saqlash

1-§. Arxiv hujjatlarining saqlanishini taʼminlash boʻyicha umumiy talablar

54. Arxivda arxiv hujjatlarini saqlash meʼyoriy sharoitlarni yaratish, meʼyoriy tartiblarga rioya etish va arxiv hujjatlari saqlovini toʻgʻri tashkil etish, yoʻqolishi va oʻgʻirlanishini bartaraf etuvchi, shuningdek ularning normal fizik holatini saqlab turuvchi tadbirlar kompleksi orqali taʼminlanadi.

Arxiv hujjatlarini saqlashning meʼyoriy sharoitlari quyidagilar asosida taʼminlanadi:

arxivlarga mos bino va xonalar ajratish;

arxiv binolari va xonalarida maqbul (meʼyoriy) yongʻinga qarshi, qoʻriqlash, harorat va namlik, yorugʻlik, sanitariya-gigiyenik sharoitlar yaratish;

arxiv hujjatlarini saqlash va joyini oʻzgartirish uchun maxsus vositalarni (stellajlar, shkaflar, seyflar, qutilar, papkalar va boshqalarni) qoʻllanish.

55. Arxiv arxiv hujjatlarini saqlash uchun maxsus qurilgan yoki moslashtirilgan binoda (yoki binoning alohida xonalarida), yongʻin kelib chiqishi xavfi boʻlgan obyektlar (neft ombori, AYQSH, avtoturarjoy, garaj va shunga oʻxshash boshqa joylar) va havoni ifloslantiruvchi sanoat obyektlaridan (agressiv gazlar, sement changi va boshqalardan) uzoqda joylashtiriladi.

Arxiv binosi arxivning hujjatlarni saqlash, qayta ishlash, ulardan foydalanish boʻyicha belgilangan va maʼmuriy-xoʻjalik, texnik, maishiy xarakterdagi vazifalarni bajarishga moʻljallangan, xonalarni oqilona joylashtirish talablariga mos asosiy va yordamchi xonalar kompleksidan iborat boʻladi.

Asosiy turdagi xonalarning tarkibi, joylashuvi, jihozlanishi arxiv hujjatlarining ular bilan ishlashning barcha uchastkalarida saqlanishini, ishlar texnologiyasi talablariga rioya qilish, mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik texnikasi va ishlab chiqarish sanitariyasi, shuningdek arxiv tarkibiy boʻlinmalarining oʻzaro oqilona hamkorligini taʼminlashi lozim. Asosiy maqsaddagi xonalarga quyidagilar kiradi:

arxiv saqlovxonasi;

arxiv xodimlarining ish xonalari;

arxiv hujjatlarini qabul qilish va vaqtincha saqlash, maqbul iqlim yaratish uchun xonalar;

zararlangan arxiv hujjatlarini izolyatsiya, dezinfeksiya, dezinseksiya qilish xonalari;

arxiv hujjatlarini changdan tozalash, muqovalash va taʼmirlash xonalari;

arxiv hujjatlari (mikro, ksero, foto nusxalarini olish, fototaʼmirlash va boshqalar)dan nusxa olish va taʼmirlash, plyonkani qayta ishlash va audiovizual hujjatlarni texnik nazoratdan oʻtkazish xonalari;

hisob hujjatlarini saqlash xonalari;

oʻquv zali majmui (yigʻmajildlarni berish maydonlari, maʼlumot-qidiruv vositalari - vaqtinchalik saqlovxonalar bilan);

ilmiy-maʼlumotlar kutubxonasi;

metodik kabinet;

koʻrgazma zali.

Arxivlarni moslashtirilgan bino va xonalarda joylashtirish binolar belgilangan tartibda ekspertizadan oʻtkazilganidan soʻng amalga oshiriladi. Ekspertiza binoning yongʻinga chidamlilik darajasini, asosiy konstruksiyalari va qavatlar orasidagi toʻsiqlarni ularning potensial yuklamani hisobga olgan holdagi mustahkamligini, bino xonalarining holatini (qavatlarda, yertoʻlada, chordoqda), isitish va ventilyatsiya tizimining mavjudligi va holatini aniqlaydi. Ekspertiza arxiv vakillari ishtirokida, tegishli organ va xizmatlar vakillarini jalb etgan holda oʻtkaziladi. Ekspertiza yakunlari boʻyicha dalolatnoma tuziladi.

Arxivni mustahkam boʻlmagan, yogʻochdan qurilgan, asosiy, yertoʻla va chordoq xonalari zax boʻlgan, pech yordamida isitiladigan binolarda joylashtirishga yoʻl qoʻyilmaydi.

Arxiv hujjatlarini saqlash uchun moʻljallangan moslashgan binolardagi xonalar shu binoning boshqa xonalaridan ajratilgan boʻlishi kerak. Arxiv hujjatlarini umumiy ovqatlanish xizmati, oziq-ovqat omborlari, yongʻin chiqish xavfi kuchli boʻlgan hamda agressiv moddalar yoki yongʻin chiqishi xavfi mavjud va kimyoviy texnologiyalar qoʻllaniladigan binolarda joylashtirishga yoʻl qoʻyilmaydi.

56. Arxiv saqlovxonasi maksimal darajada arxivning laboratoriya, ishlab chiqarish, maishiy xonalaridan uzoqda joylashtirilishi va ular bilan umumiy ventilyatsiya kanallariga ega boʻlmasligi kerak. Arxiv saqlovxonalarida suv taʼminoti va kanalizatsiya, suvni texnologik va maishiy chiqarish quvurlari oʻtkazilishiga yoʻl qoʻyilmaydi.

Arxiv saqlovxonasi tabiiy yoki sunʼiy ventilyatsiyaga ega boʻlishi kerak. Konditsionerlash tizimlari havoning almashish darajasi 2-3 boʻlgan havoni retsirkulyatsiyalash, muqim harorat va namlik rejimini taʼminlashi, havoni changdan va agressiv aralashmalardan tozalash, shuningdek zamonaviy ixchamlik va tejamkorlik talablariga javob berishi kerak.

2-§. Arxiv hujjatlarini saqlashning normativ rejimlari

57. Arxiv joylashgan bino, arxiv saqlovxonalaridagi yongʻinga qarshi rejim Oʻzbekiston Respublikasining yongʻin xavfsizligiga oid tegishli meʼyoriy-huquqiy hujjatlari bilan tartibga solinadi.

58. Arxivni qoʻriqlash tartibi muhandis-texnik mustahkamligini taʼminlash, arxiv binosini (xonasini) signalizatsiya vositalari bilan jihozlash, xonalarni muhrlash, xizmat xonalarining kalitlarini saqlashni taʼminlash boʻyicha kompleks choralar orqali taʼminlanadi.

Arxiv saqlovxonalari va arxiv hujjatlari doimiy yoki vaqtincha saqlanadigan xonalar, shuningdek moddiy boyliklar, binodan avariya va zaxira chiqish yoʻllari, kunu-tun qoʻriqlash posti boʻlmagan hollarda esa — asosiy kirish yoʻli qoʻriqlash signalizatsiyalari bilan albatta jihozlanishi va muhrlanishi lozim.

Arxiv saqlovxonalaridan vaqtincha berilgan arxiv hujjatlari, hisob hujjatlari, ilmiy-maʼlumot apparati saqlanadigan xonalar muhrlanmaydigan boʻlsa — shu hujjatlar saqlanadigan metall shkaflar, seyflar muhrlanishi lozim.

Arxiv hujjatlari doimiy yoki vaqtincha saqlanadigan arxiv saqlovxonalari va boshqa xonalar buzib ochilishga qarshi, texnik jihatdan mustahkam, yuqori maxfiylikka ega qulflar oʻrnatilgan eshiklar bilan jihozlanadi.

Kalitlarning hamma nusxalari (maxsus maxfiylik tartibi oʻrnatilgan xonalardan tashqari) arxiv xonalari qulflariga moʻljallangan kalitlarni hisobga olish jurnalida hisobga olinadi, uni yuritish arxiv rahbarining buyrugʻi bilan masʼul mansabdor shaxsga yuklanadi. Mazkur jurnalda xonalarning har biriga mansub kalitlar qaysi xodimda borligi oʻsha xodimning mazkur kalit nusxasini olganligi toʻgʻrisidagi tilxati bilan belgilanadi.

Arxivning barcha xonalari kalitlari ikki komplekt boʻlgan qulflar bilan taʼminlanishi, kalitlarning bittasi arxivning qoʻriqlash xizmatida doimo boʻlishi kerak.

Ish vaqtida va ishdan tashqari vaqtda kalitlarning saqlanish tartibi, qoʻriqlash xizmatidan kalitlarni olish, qoʻriqlash xizmatiga kalitlar va xonalarni topshirish belgilangan tartibda tasdiqlangan arxivni qoʻriqlash tartibi haqidagi yoʻriqnomada belgilanadi.

Ish vaqtida xodimlar arxiv saqlovxonasida ishlamayotgan boʻlsa saqlovxonalar qulflangan boʻlishi kerak. Ish vaqtida arxiv saqlovxonalarining kaliti saqlovxona mudiri yoki uning oʻrnidagi shaxsda boʻladi.

Arxiv saqlovxonasiga ushbu arxiv saqlovxonasi mudiri va xodimlari, shuningdek arxiv rahbari va uning oʻrinbosarlari, fondlarning bosh saqlovchisi kirish huquqiga ega. Kerak boʻlganda yangilanadigan, arxiv saqlovxonasiga kirish huquqiga ega shaxslar roʻyxati qoʻriqlash postida boʻlishi kerak. Arxivning boshqa xodimlari arxiv saqlovxonasiga faqat boʻlim mudiri yoki uning oʻrnidagi shaxs kuzatuvida kiritiladi. Boshqa shaxslar, istisno hollarda, faqat arxiv rahbarining yozma ruxsati va boʻlim mudiri yoki uning oʻrnidagi shaxs kuzatuvida kiritiladi.

Arxiv hujjatlarini, qimmatli materiallar, ilmiy-maʼlumotnoma kutubxonasi kitoblari, shuningdek ilmiy-maʼlumotnoma apparatini arxivdan olib chiqishga faqat belgilangan tartibda beriladigan maxsus ruxsatnoma bilan ruxsat etiladi.

59. Havo almashinish tizimlari bilan jihozlangan qogʻoz asosidagi arxiv hujjatlari saqlanadigan arxiv saqlovxonalarida meʼyordagi harorat va namlik taʼminlanadi: harorat 17 — 19 °C, havoning nisbiy namligi 50 — 55%.

Audiovizual va elektron hujjatlarni vaqtinchalik saqlash uchun amal qilinishi shart boʻlgan havoning harorat-namlik koʻrsatkichlari quyidagi jadvaldagi normalarga muvofiq boʻlishi kerak:

Hujjatning turi‎	Harorat, C‎		‎‎Havoning nisbiy namligi: %
Hujjatning turi‎	oq-qora‎	rangli‎	oq-qora‎	rangli‎
Kinoplyonkadagi hujjatlar: ‎	‎	‎	‎	‎
nitroasos ‎	+10 dan yuqori ‎emas‎	-5 dan yuqori ‎emas‎	40 — 50 ‎	40 — 50 ‎
xavfsiz asos ‎	+15 dan yuqori ‎emas‎	-5 dan yuqori ‎emas‎	40 — 50 ‎‎	40 — 50 ‎‎
fotohujjatlar: ‎	‎	‎	‎	‎
oyna ‎	+15 dan yuqori ‎emas‎	-5 dan yuqori ‎emas‎	40 — 50 ‎‎ ‎	40 — 50 ‎‎ ‎
plyonka ‎	+15 dan yuqori ‎emas‎	-5 dan yuqori ‎emas‎	40 — 50 ‎‎ ‎ ‎	40 — 50 ‎‎ ‎ ‎
fotoqogʻoz ‎	+15 dan yuqori ‎emas‎	-5 dan yuqori ‎emas‎	40 — 50 ‎‎ ‎ ‎ ‎	40 — 50 ‎‎ ‎ ‎ ‎
Magnit tasma va ‎elektron manbalardagi hujjatlar ‎	‎‎+8 — +18		‎‎45 — 65

Iqlimni boshqarib boʻlmaydigan arxiv saqlovxonasida harorat-namlik rejimini maqbullashtirish chora-tadbirlari maqbul isitish va xonani shamollatish, shuningdek havoni namlash va quritishning mexanik usullarini qoʻllash orqali amalga oshiriladi. Harorat (+/- 5S) va havo nisbiy namligining (+/- 10%) keskin oʻzgarishiga yoʻl qoʻyilmaydi.

Havo nisbiy namligi 70 — 90% gacha oshib boradigan harorat-namlik rejimining uzoq muddat (3 kun va undan ortiq) buzilishi kuzatilganda uni meʼyorlashtirish (intensiv shamollatish, arxiv saqlovxonasini quritish) choralari koʻriladi.

Arxiv hujjatlarini texnik jihatdan qayta ishlash jarayonida ularni vaqtinchalik saqlash (2 oygacha) harorati 20 +/-5 S, havoning namligi 50 +/-20 % boʻlgan, harorat-namlik rejimini muvofiqlashtirib boʻlmaydigan xonalarda saqlashga ruxsat etiladi.

Harorat-namlik rejimi xona va tashqaridagi harorat konditsionerlar oʻrnatilgan xonalarda – 1 haftada 1-martadan kam boʻlmagan, muvofiqlashtirilmagan harorat mavjud boʻlgan arxiv saqlovxonalarida – 1 haftada 2-marta, tartib buzilganda esa – 1 kunda 1-marta harorat-namlik holatini tizimli oʻlchash orqali nazorat qilinadi.

Nazorat-oʻlchash asboblarining koʻrsatkichi, shuningdek asboblar koʻrsatkichlarining toʻgʻriligini tekshirish va ularning buzilishi holati aniqlanganda harorat-namlik rejimini meʼyorlashtirish boʻyicha koʻrilgan choralar ham maxsus roʻyxatga olish jurnallarida qayd etiladi.

Nazorat-oʻlchash vositalari nomenklaturasi, shuningdek xona va tashqaridagi havo parametrlarini oʻlchash va roʻyxatga olish tartibi amaldagi meʼyoriy va uslubiy hujjatlar bilan belgilanadi.

60. Arxiv hujjatlarini saqlash qorongʻi xonalarda amalga oshiriladi. Bu arxiv hujjatlarini muqovalar, papkalar, qutilar, yopiq turdagi shkaflar, stellajlarda, shuningdek belgilangan yorugʻlik shartlariga rioya etgan holda taʼminlanadi.

Arxiv saqlovxonasini yoritish tabiiy va sunʼiy boʻlishi mumkin; arxiv hujjatlari derazali va derazasiz xonalarda joylashtirilishi mumkin. Derazasiz xonalarda arxiv saqlovxonasini joylashtirishga belgilangan tartibda havo almashishi uchun sunʼiy yoki tabiiy havo ventilyatsiyasi mavjud boʻlganda ruxsat etiladi.

Arxiv saqlovxonasida tabiiy yoritishdan foydalanishga derazada yorugʻlikni tarqatuvchi oynalar yorugʻlikni avtomatik ravishda boshqaruvchi vositalar, himoya filtrlari, jalyuzlar, pardalar va shu kabilar oʻrnatilgan taqdirda yoʻl qoʻyiladi.

Arxiv hujjatlarini tabiiy yoki sunʼiy yorugʻlikning salbiy taʼsiridan himoya qilish arxivning barcha xonalarida arxiv hujjatlari bilan ishlashning barcha turlarida amalga oshiriladi.

61. Saqlovxonalardagi sanitariya-gigiyenik sharoit tozalik va tartibga rioya etish, hasharot, kemiruvchilar va mogʻor, chang paydo boʻlishining oldini olish yoʻli bilan amalga oshiriladi.

Arxiv saqlovxonalarida nam vositalar bilan tozalash, har yili chang yutgich vositasi yordamida stellajlar, shkaflar, saqlash vositalari (quti, bogʻlam, papkalar)dagi changlarni tozalash ishlari muntazam ravishda olib borilishi shart. Bunda devorning pastki qalin qismiga yaqin joylashgan stellajlar, pol, plintuslar, deraza tokchalari suvli antiseptik moddalar bilan artib tozalanadi.

Arxiv saqlovxonalariga ustki kiyim-boshlarda, toza boʻlmagan oyoq qiyimlarda kirish, u yerda keraksiz narsalarni, oziq-ovqat mahsulotlarini saqlash, shuningdek chekish taqiqlanadi.

Arxiv saqlovxonalarida barqaror mikroiqlimning shamollatilmaydigan zonalari paydo boʻlishiga yoʻl qoʻymaydigan erkin havo sirkulyatsiyasi taʼminlanadi. Arxiv hujjatlarini yerda, deraza tokchalarida va tartibsiz holda saqlash taqiqlanadi.

Issiq kunlarda arxiv xonalarining ochiluvchi derazalari koʻpi bilan 0,5 mm diametrli toʻrlar bilan qoplanadi, shuningdek tashqi devor, shift va pollardagi ventilyatsiya teshikchalari ham himoya toʻrlari bilan qoplanadi.

Arxiv hujjatlarida boʻlishi mumkin boʻlgan mogʻor va hasharotlarni aniqlash maqsadida har yili ikki marta (isitish davri boshlanishi va tugallanishida) arxiv hujjatlari majburiy ravishda entomologik va mikologik tekshirishdan oʻtkaziladi. Biologik zararkunandalar aniqlanganda arxiv hujjatlari saqlanadigan xonalar va vositalarda tozalash ishlari amalga oshiriladi.

Sanitariya-gigiyena ishlarini amalga oshirish uchun sanitariya kunlari rejalashtiriladi.

§ 3. Arxiv saqlovxonalarini saqlash vositalari bilan jihozlash

62. Arxiv saqlovxonalari turgʻun yoki koʻchma temir stellajlar bilan jihozlanadi. Yongʻin va biologik zararkunandalarga qarshi vositalar bilan qayta ishlangan va yaroqli holatdagi yogʻoch stellajlardan ham foydalanishga yoʻl qoʻyiladi. Yordamchi yoki maxsus jihoz sifatida temir shkaflar, seyflar, shkaf-stellajlar, shuningdek temir toʻsiqlar va tokchali turgʻun otsek-bokslardan ham foydalanish mumkin.

Kinohujjatlar, rulonli mikrofilmlar gorizontal shaklda archa turidagi temir yoki plastik qutilarda yoki turgʻun stellajlarda saqlanadi. Triatsetat asosidagi yonuvchi kinohujjatlar qattiq yopilmaydigan kino tasmalardan chiquvchi sirka kislotasi toʻplanishining oldini olish uchun teshikli temir yoki plastik qutilarda saqlanadi.

Videohujjatlar vertikal holatda qutilarda saqlanadi.

Magnit qatlamli ferromagnit temir stellajlarda arxiv hujjatlarini saqlash mumkin emas; poʻlat stellajlardan ayrim hollarda magnitlanmagan va stellajlarning konturlari birlashtirish (stellajning temirli qismini yaxshi joylashtirish maqsadida elektr simi bilan birlashtirish)da foydalanishga yoʻl qoʻyiladi.

Tabiiy yoritiluvchi arxiv saqlovxonalarida ochiq turdagi stellaj va shkaflar devorning deraza tomoniga perpendikulyar ravishda oʻrnatiladi. Derazasiz arxiv saqlovxonalarida stellajlar va shkaflar xonaning xususiyati, jihoz konstruksiyasi va uni joylashtirish meʼyorlarini hisobga olgan holda oʻrnatiladi. Binoning tashqi devorlari va isitish manbalariga yaqin holatda stellajlar, shkaflar va boshqa qurilmalarni oʻrnatish mumkin emas.

Turgʻun stellajlar va shkaflar arxiv saqlovxonalarida quyidagi meʼyorlarga amal qilgan holda oʻrnatiladi:

stellajlarning qatorlari orasidagi masofa (asosiy oʻtish yoʻli kengligi) — 120 sm;

stellajlar oraligʻidagi masofa (oʻtish yoʻli) — 75 sm;

binoning tashqi devori va devorga parallel joylashgan stellajlarning oʻrtasidagi masofa — 75sm;

tashqi devor bilan stellaj yoki shkafning yon tomoni oraligʻidagi masofa — 45 sm;

pol bilan stellajning pastki tokchasi (shkaf) oraligʻidagi masofa — kamida 15 sm, yon pastki qavatda — kamida 30 sm.

Tortib chiqariladigan qutilardan iborat boʻlgan jihozlar uchun, oʻtish masofalari ularning turi va hajmini hisobga olgan holda moʻljallanadi.

Qogʻozli manbalardagi arxiv hujjatlari temir stellajlar va shkaflarda gorizontal yoki vertikal shaklda, qutilarda va boshqa turdagi saqlash vositalarida (papka, futlyarlar va shu kabilarda) saqlanadi.

Audiovizual yoki elektron saqlov birliklari germetizatsiyalanmagan individual qutilarga joylashtiriladi. Bunda quti ichida arxiv hujjatining erkin holatda boʻlishiga yoʻl qoʻyilmaydi.

4-§. Arxiv saqlovxonasida hujjatlar saqlovini tashkil etish

63. Arxiv saqlovxonasida arxiv hujjatlari saqlovini tashkil etish hujjatlarni oqilona joylashtirish, ularning harakati va fizik holatini nazorat qilish, sugʻurta fondini va hujjatlardan foydalanish fondini tashkil etish maqsadida hujjatlardan nusxa koʻchirish, zararlangan yoki oʻchgan hujjatlarning birlamchi va birlamchi holatga yaqin fizik holatini tiklash (taʼmirlash) tadbirlari tizimini oʻz ichiga oladi.

64. Arxiv hujjatlari saqlovxonasida arxiv hujjatlari ularni saqlash, shuningdek tezkor qidiruvini va kompleks hisobini yuritish ishlarini taʼminlashni nazarda tutgan holda joylashtiriladi.

Arxiv fondlarini joylashtirish arxiv rahbari tomonidan tasdiqlanadigan reja (sxema) asosida amalga oshiriladi. Zarur hollarda reja (sxema) arxiv fondlarini har bir stellaj boʻyicha raqami koʻrsatilgan holda taqsimlashni nazarda tutadi. Reja (sxema) arxiv hujjatlarining hisobini yuritadigan boʻlimda yoki hisob uchun masʼul boʻlgan xodimda, uning tegishli boʻlimlari esa - arxiv saqlovxonasida saqlanadi.

Oldingi tahrirga qarang.

65. Arxiv hujjatlari alohida saqlash tartibi boʻyicha quyidagilarga boʻlinadi: maxfiy; noyob va alohida qimmatli; oʻzida yoki ilovalarida qimmatbaho metallga va toshlarga ega boʻlgan; nitroasosda boʻlgan; biologik zararkunandalar shikast yetkazgan; arxivga depozitar saqlash uchun shartnoma asosida berilgan va MAF tarkibiga kiritilmagan.

(65-bandning birinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

Arxiv hujjatlarini alohida saqlashga moʻljallangan joy va maydon arxivni arxiv hujjatlari bilan jamlashning real imkoniyat va istiqbollaridan kelib chiqqan holda arxiv tomonidan belgilanadi.

Maxfiy hujjatlarni joylashtirish Oʻzbekiston Respublikasida maxfiylikni taʼminlash boʻyicha normativ hujjatlar talablariga muvofiq amalga oshiriladi.

Maxfiy va maxfiyligi oshkor etilgan arxiv hujjatlarining vaqtincha birgalikda saqloviga maxfiyligi oshkor etilgan hujjatlarni saqlash uchun joy yetmagan istisno hollarda yoʻl qoʻyiladi.

Oʻzida yoki ilovalarida mavjud boʻlgan metall va toshlardan iborat noyob arxiv hujjatlari arxiv fondlari tarkibidan chiqarib olinadi va seyflarda saqlanadi. Ajratib olingan hujjat oʻrniga karta – oʻrinbosar va zarur boʻlganda, arxiv hujjatlarining nusxasi qoʻyiladi.

Audio va elektron hujjatlar ularning manbalari uchun normativ saqlash rejimlariga koʻra alohida xonalarda saqlanadi.

Bitta saqlovxonada har xil turdagi, lekin bir xil saqlanish tartibiga ega boʻlgan hujjatlar joylanishi mumkin (masalan, magnit tasmasidagi va magnit bilan oʻralgan disk manbaidagi arxiv hujjatlari; kinoplyonkadagi, mikroformadagi va boshqa arxiv hujjatlari).

66. Foydalanish fondi nusxalar manbai turiga qarab joylashtiriladi.

Qogʻozli foydalanish fondining nusxalari (shu jumladan fotonusxalar), odatda, qogʻozdagi hujjatlarning aslidan alohida, stellajlarda yoki shkaflarda arxiv fondlari va yigʻmajildlari tartibida saqlanadi.

Plyonka manbali foydalanish fondi nusxalari belgilangan rejimlar asosida joylashtiriladi.

Har bir byuksga bir yigʻmajild yoki uning bir qismi tushirilgan plyonkaning boʻlagi solib qoʻyiladi. Istisno tartibida, hujjat kichik hajmga ega boʻlgan taqdirda plyonkaning bir qismida uchtadan koʻp boʻlmagan yigʻmajildning nusxasi boʻlishi mumkin.

67. Arxivning asosiy va qoʻshimcha hisob hujjatlari ajratilgan xonada yoki hisob uchun masʼul boʻlgan xodimning xonasida saqlanadi.

Arxiv saqlovxonasining asosiy va qoʻshimcha hisob hujjatlari saqlovxonada yoki saqlovxona xodimlari xonasida saqlanadi.

Hisob hujjatlarining saqlovini taʼminlash va foydalanish uchun javobgarlik tegishli boʻlinmada va umuman arxiv boʻyicha mazkur ishlarni amalga oshiradigan xodimlar zimmasiga yuklanadi.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining birinchi nusxalari ajratilgan xonada yoki arxiv hujjatlari hisobi uchun masʼul boʻlgan xodimning ish xonasida, qogʻozli manbadagi asl nusxa hujjatlarini saqlash rejimiga majburiy rioya qilgan holda saqlanadi.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining ikkinchi nusxalari ajratilgan saqlovxonaning stellajiga yoki shkafiga joylashtiriladi.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining uchinchi nusxalari oʻquv zaliga joylashtiriladi.

5-§. Arxiv xonalarini stellajlar, shkaflar va tokchalarni raqamlashtirish tartibi. Topografik koʻrsatkichlarni yuritish va yorliqlarni rasmiylashtirish

68. Arxivning barcha xonalari ( binolar, qavatlar, saqlovxonalar, xonalar) , shuningdek stellajlar, seyflar, shkaflar va tokchalari raqamlashtiriladi.

Har bir alohida xonada stellajlar va shkaflar xonaga kirishdan chapdan oʻnga qarab alohida raqamlashtiriladi. Stellaj va shkaflardagi tokchalar yuqoridan pastga va chapdan oʻngga qarab raqamlashtiriladi.

Hujjatlarning saqlovxonada joylashuvi va qidiruvini takomillashtirish maqsadida fondlar va stellajlarning topografik koʻrsatkichlari yuritiladi. Topografik koʻrsatkichlar kartochka yoki varaq shaklida, zarur miqdorda tuziladi.

Fondlar boʻyicha topografik koʻrsatkichning kartochkasi har bir arxiv fondi uchun alohida tuziladi. Ushbu kartochkalar arxiv fondlarining tartib raqami boʻyicha joylashtiriladi. Stellajlar boʻyicha topografik koʻrsatkichning kartochkasi har bir stellaj uchun alohida tuziladi. Ushbu kartochkalar har bir saqlovxonadagi stellajlar tartib raqami boʻyicha yuritiladi. Topografik koʻrsatkichlarning bir nusxasi hisob uchun masʼul xodimda, ikkinchisi – saqlovxonada saqlanadi.

Topografik koʻrsatkichlarni qogʻozli manbada yoki avtomatlashtirilgan ravishda, belgilangan rekvizitlarga muvofiq yuritish mumkin.

Arxiv hujjatlarining joylashishidagi oʻzgarishlar oʻz vaqtida topografik koʻrsatkichlarning har bir nusxasida, shuningdek arxiv fondlarini joylashtirish rejasi (sxemasi)da koʻrsatiladi.

69. Arxiv hujjatlarining har bir birlamchi vositasi (quti, papka va boshqalar) uchun arxiv fondining nomi va raqami, hujjatlarning roʻyxati, yigʻmajildning tartib raqami koʻrsatilgan yorliq yopishtiriladi.

Yorliqlardagi yozuvlar topografik usulda, tush yoki suvga chidamli maxsus qora siyoh bilan yoziladi. Shtamplar va shu kabi vositalardan foydalanishga ham yoʻl qoʻyiladi.

6-§. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish, topilmagan hujjatlar qidiruvini tashkil etish

70. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish reja asosida, shuningdek bir yoʻla (navbatdan tashqari) amalga oshiriladi.

Arxivlarda davriy reja asosida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish:

noyob hujjatlar boʻyicha — har yili;

qogʻozli alohida qimmatli hujjatlar boʻyicha — 5 yilda bir marta;

audiovizual va elektron hujjatlar boʻyicha — 5 yilda bir marta;

nitroasosdagi kinohujjatlar boʻyicha — 2 yilda bir marta oʻtkaziladi.

Oldingi tahrirga qarang.

Qolgan arxiv hujjatlarining mavjudligini tekshirishning davriyligi arxiv hujjatlarining foydalanilishi jadalligiga va hisobini yuritish holatiga qarab, lekin har 15 yilda kamida bir marta (davlat arxivida 10 yilda bir marta) etib belgilanadi.

(70-bandning yettinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

Maxfiy hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish maxfiy hujjatlar bilan ishlash uchun belgilangan tartibda amalga oshiriladi.

Idoraviy arxivda arxiv hujjatlarining mavjudligini tekshirish 5 yilda 1-marta amalga oshiriladi.

Tabiiy ofatlar, koʻchishlar va boshqa holatlar natijasida arxiv hujjatlarining yoʻqolishi yoki zararlanishi holati ehtimoli boʻlganda, shuningdek arxiv saqlovxonalari mudirlari almashganda arxivdagi barcha hujjatlarning yoki alohida qismlari (guruh)larining mavjudligi va holatini navbatdan tashqari bir yoʻla tekshirish amalga oshiriladi.

71. Hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish ishlarining boshida quyidagi hisob hujjatlarini solishtirish ishlari amalga oshiriladi:

tekshiriladigan arxiv fondlarida hisob hujjatlarining toʻliqligini aniqlash va solishtirish koʻrsatkichlarini taqqoslash;

yigʻmajildlar (hujjatlar)ning roʻyxati asosida saqlash birliklarini raqamlashtirish tartibini aniqlash va ularning yakuniy maʼlumotlarini tuzish ishlarining toʻgʻriligini tekshirish.

Hisob hujjatlari va ularning mavjudligini tekshirish mustaqil ish turi sifatida oʻtkazilishi ham mumkin.

Davlat arxivida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishni, qoidaga koʻra, ikki nafar xodim oʻtkazadi.

Arxiv hujjatlari ichki roʻyxatlar boʻyicha hisobga olingan saqlov birliklarining mavjudligi tekshirilganda hujjatlarning mavjudligi ichki roʻyxat bilan solishtirib tekshiriladi, shuningdek broshyuralanmagan (tikilmagan) holda saqlanishi kerak boʻlgan hujjatlarning saqlov birliklaridagi hamma varaqlarning mavjudligi tekshiriladi. Noyob hujjatli saqlov birliklari albatta varaqma-varaq tekshiriladi.

Oʻquvxonalariga va arxivning ishchi xonalariga berilgan hujjatlar umumiy asosda tekshiriladi, ularning shifrlari oʻrindosh-kartalar va arxiv saqlovxonalaridan berilgan hujjatlarni qayd etish daftarlari boʻyicha aniqlanadi. Vaqtinchalik foydalanish uchun berilgan arxiv hujjatlari hujjatlarni berish daftarlari va dalolatnomalari boʻyicha tekshiriladi va ular mavjud hujjatlar hisoblanadi.

72. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishda quyidagilarga rioya etish zarur:

hujjatlarning stellajlarda va birlamchi saqlov vositalari (qutilar, bogʻlamlar, jildlar va shu kabilar)dagi joylashuv tartibini saqlash;

tekshirilayotgan vaqtda mazkur arxiv fondining notoʻgʻri qoʻyilgan saqlov birliklarini joylariga qoʻyish;

tekshirilayotgan fonddan (arxiv hujjatlari majmuidan) boshqa fondlarga tegishli, notoʻgʻri tushib qolgan saqlov birliklarini olib, saqlovchiga berish;

mogʻor yoki boshqa biologik zararkunandalar bilan zararlangan saqlov birliklarini tezda ajratish uchun chiqarib olish;

yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatiga kiritilmagan saqlov birliklarini ajratib olish, keyinchalik ularni arxiv rahbariyati belgilagan muddatlarda qayta ishlash va roʻyxatlash uchun arxiv fondi (arxiv hujjatlari majmui) oxiriga joylashtirish.

73. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish mobaynida quyidagilarga yoʻl qoʻyilmaydi:

hisobga olinmagan saqlov birliklarini yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatiga, hisob daftariga kiritish;

yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati va boshqa hisob hujjatlariga biron-bir belgilar qoʻyish, tuzatish yoki yozuvlar kiritish.

74. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish natijalari va tekshirishda topilgan kamchiliklar arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish varagʻida hamda arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasida koʻrsatiladi.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish varagʻi bevosita tekshiruv mobaynida, qoidaga koʻra, har bir roʻyxat uchun alohida tuziladi. Hajmi uncha katta boʻlmagan arxiv fondlarini tekshirish hamma yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatiga bitta tekshiruv varagʻi tuzishga yoʻl qoʻyiladi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish davomida tekshiruv varagʻi ustunlarida koʻrsatilmagan kamchiliklar topilganda, shuningdek aniqliklar va qoʻshimcha rekvizitlar kiritiladi. Tekshirish varaqlariga yalpi tartibda, arxiv fondi doirasida har bir tekshirish boʻyicha tartib raqami va bajaruvchilar tomonidan imzo qoʻyiladi.

Tekshirish varagʻi (varaqlari) asosida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasi tuziladi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasi bilan birga, zarurat boʻlganda, quyidagi hujjatlar tuziladi:

hisob hujjatlaridagi texnik xatolar toʻgʻrisidagi dalolatnoma;

topilgan arxiv hujjatlari toʻgʻrisidagi dalolatnoma;

hujjatlarning tuzatib boʻlmas darajada zararlanganligi haqidagi dalolatnoma (10 – ilova) va boshqa dalolatnomalar.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish tugagandan soʻng yigʻmajildlar (hujjatlar) (hisob va roʻyxatlash daftari) oxiriga “tekshirilgan” shtampi, sana, tekshiruvni oʻtkazgan shaxsning lavozimi koʻrsatiladi va imzosi qoʻyiladi.

Yigʻmajildlar (hujjatlar, hisob va roʻyxatlash daftari)ning yakuniy yozuvida, belgilangan tartibga muvofiq chiqarilgan saqlov birliklarining hisobga olinmagan literli va tartib raqamlari aniqlangan taqdirda yakuniy yozuv qaytadan tuziladi.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish mobaynida joyida yoʻq boʻlgan saqlov birliklarining hammasiga topilmagan hujjatlar arxiv hisobvaragʻi tuziladi. Topilmagan arxiv hujjatlari kartotekasi qogʻozli manbada yoki avtomatlashtirilgan tartibda, topilmagan arxiv hujjatlari hisobvaragʻi rekvizitlariga muvofiq, markazlashtirilgan tarzda yuritiladi.

75. Arxiv hujjatlarining fizik holatini tekshirish natijalari arxiv hujjatlarining fizik (texnik) holatini hisobga olish kartotekasi (daftari)ga yoziladi.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish barcha hisob hujjatlariga oʻzgartirishlar kiritilgandan soʻng tugallangan hisoblanadi.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holati tekshirib boʻlingandan soʻng hujjatlar solingan qutilar muhrlanadi.

76. Hujjatlar mavjudligi va holatini tekshirish jarayonida topilmagan hujjatlarning qidiruvi ularning yoʻqligi aniqlangan vaqtdan boshlab tashkil etilib, bir yil davomida bevosita arxivda va boshqa tashkilotlarda olib boriladi. Arxiv rahbariyati arxivning tegishli tarkibiy boʻlinmasi rahbarining bildirishnomasiga asosan qidiruv muddatini uzaytirish huquqiga ega.

Qidiruv davomida topilgan arxiv hujjatlari saqlovchiga beriladi, u ularni joyiga qoʻyadi. Tekshirish varagʻida topilmagan arxiv hujjatlari kartotekasining “Izoh” ustuniga topilgan arxiv hujjatlari toʻgʻrisida belgi qoʻyiladi. U arxiv saqlovxonasi mudiri tomonidan imzolanadi.

Yoʻqolishi sabablari hujjatlar bilan tasdiqlangan arxiv hujjatlari belgilangan tartibda hisobdan chiqariladi.

Qidiruv jarayonida topilmagan arxiv hujjatlariga qidiruv yoʻllari tugagan hujjatlar topilmagani haqidagi dalolatnoma (9-ilova) va qidiruv oʻtkazilgani haqida mufassal maʼlumotnoma yoziladi, dalolatnoma va maʼlumotnomalar arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish haqidagi dalolatnoma bilan birgalikda, bunday hujjatlarni hisobdan chiqarish haqida yakuniy qaror qabul qilish uchun “Oʻzarxiv” agentligiga taqdim etiladi.

Arxiv hujjatlarini hisobdan chiqarish toʻgʻrisidagi qaror arxiv direktorining buyrugʻi bilan, “Oʻzarxiv” agentligining yozma ruxsati asosida rasmiylashtiriladi.

Topilmagan arxiv hujjatlarining arxiv hujjatlari kartotekasida hisobdan chiqarish toʻgʻrisidagi belgi qoʻyiladi.

77. Yil davomida berilgan hujjatlarning mavjudligi va holatini toʻliq yoki tanlab tekshirishlar arxiv rahbariyati tomonidan belgilangan muddatlarda, muntazam ravishda oʻtkaziladi. Mazkur tekshirishlar natijasi:

yigʻmajildning mavjudligi tasdiqlanganda — hujjatlarning mavjudligini tekshirishni tashkil etish uchun masʼul xodimning axborot xati tarzida;

hujjatli asossiz biron-bir yigʻmajild boʻlmaganda — belgilangan tartibda rasmiylashtiriladi.

Arxiv hujjatlarining asossiz yoʻqligi aniqlanganda ularning tezkor qidiruvi amalga oshiriladi. Qidirish natijasiz boʻlganda mavjud boʻlmagan arxiv hujjatlari ularni qidirishni davom ettirish uchun topilmagan hujjatlar kartotekasiga kiritiladi.

7-§. Arxiv hujjatlarining texnik va fizikaviy-kimyoviy holatini tekshirish

78. Arxiv hujjatlarini fizik holatini tekshiruvdan oʻtkazmay qabul qilish va joylashtirishga yoʻl qoʻyilmaydi. Kelib tushgan arxiv hujjatlarini vaqtincha saqlash arxiv saqlovxonasida, tashuv qutisidan chiqarib olib stellajlar va stollarga joylashtiriladi. Kelib tushgan arxiv hujjatlarini tartibga keltirilmagan holatda qabul qilishga yoʻl qoʻyilmaydi.

Arxiv hujjatlarini, shuningdek ularning sugʻurta nusxasining fizik va texnik holatini baholash arxiv hujjatlari arxivga qabul qilingan vaqtdan boshlab 3 oydan kechikmay amalga oshiriladi.

Qogʻozli manbadagi arxiv hujjatlarining fizik holatini baholash natijasida:

biologik zararkunandalar bilan zararlangan;

yuqori darajada namiqqan;

qogʻozi va matni shikastlangan;

chang bosgan arxiv hujjatlari aniqlanadi.

Bu hollarda yigʻmajildlar, papkalar va qutilardagi barcha tegishli boʻlmagan predmetlar, metall, karton, qogʻoz qutilar, skrepkalar va boshqalar olib tashlanadi.

Audiovizual va elektron hujjatlarning, shuningdek ularning sugʻurta nusxalarining texnikaviy holatini baholashda moddiy manbadagi maʼlumotni oʻqib olish imkoniyati, kuzatuv hujjatlarida koʻrsatilgan texnik tavsifga muvofiqlik aniqlanadi. Ayni bir vaqtda kinohujjat asosining turi aniqlanadi. Nitroasosdagi arxiv hujjatlari barqarorligi jihatidan darhol tekshiriladi.

79. Nuqsonlarning mavjudligi aniqlanganda nuqsonlar xarakteri va ularni bartaraf etish choralarini koʻrish haqida dalolatnoma tuziladi. Nuqsonlarni bartaraf etish jamlash manbai hisobidan amalga oshiriladi.

Biologik zararkunanda (hasharot, kuchli mogʻor) bilan shikastlangan holda tushgan arxiv hujjatlari sanitariya-gigiyenik qayta ishlov berish (dezinfeksiyalash, dezinseksiyalash) uchun yuboriladi.

Namiqqan arxiv hujjatlari aniqlanganda ular toʻliq namsizlangungacha albatta akklimatizatsiya qilinadi. Akklimatizatsiya (namiqish darajasiga qarab) qabul qilish va vaqtincha saqlash xonasida 7 — 14 sutka mobaynida, intensiv havo ventilyatsiyasi vositasida va saqlov birligini ochiq holda stollar va stellajlarga joylashtirib amalga oshiriladi.

Arxiv hujjatlarining qogʻoz va matni sifati ularning holatini umumiy baholash uchun tanlab tekshiriladi.

Kelib tushgan arxiv hujjatlarini changdan tozalash maxsus xonada, tortib chiqariladigan qutili shkaflar yordamida va sanitariya-gigiyena tartibiga amal qilgan holda amalga oshiriladi. Qutilar, papkalar, muqovalar, yigʻmajildlar muqovasi changdan tozalanishi shart.

Kelib tushgan audiovizual va elektron hujjatlar boʻyicha quyidagi ishlarni bajarish lozim:

magnit tasmasidagi arxiv hujjatlarini tozalash va aylantirish;

arxiv fotohujjatlari va disk asosidagi arxiv hujjatlarini ifloslanishdan tozalash;

belgilangan harorat — namlik sharoitlarida akklimatizatsiya qilish;

joylash.

80. Plyonka va disk asoslardagi audiovizual va elektron hujjatlar arxiv saqlovxonasiga joylashtirishdan oldin 20 +/- 3 °S haroratda va 35 +/- 15% nisbiy havo namligida ochiq qutida, rangli kino va fotohujjatlar 35 +/- 15% nisbiy namlikda akklimatizatsiya qilinadi. Kinohujjatlar va oʻralgan mikrofilmlar kamida 10 sutka, magnit tasmasidagi va disk manbaidagi arxiv hujjatlari kamida 3 sutka, fotohujjatlar va mikroF.I.Olar kamida 24 soat akklimatizatsiyalanadi.

81. Arxiv hujjatlarining fizikaviy-kimyoviy va texnik holatini saqlash jarayonida tekshirish zararlangan va fizik yoki kimyoviy holati potensial xavfli boʻlgan arxiv hujjatlarini aniqlash maqsadida:

maqsadli tartibda;

arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishda;

arxiv hujjatlarini saqlovxonadan berishga tayyorlash vaqtida hamda boshqa arxiv hujjatlarini bittalab (varaqlar boʻyicha) koʻrib chiqish paytida amalga oshiriladi.

82. Arxiv hujjatlarining fizik holatini maqsadli tekshirish ishlari ularning ahamiyatliligini hisobga olgan holda amalga oshiriladi. Ekstremal holatlarda shikastlangan barcha arxiv hujjatlarining jismoniy holati maqsadli tekshiruvdan oʻtkaziladi. Nazorat tekshiruvi natijasiga koʻra arxiv hujjatlari boʻyicha restavratsiya yoki konservatsiya ishlarini amalga oshirish uchun xulosa chiqariladi va shunga qarab ularning keyingi nazorat tekshiruvi muddatlari belgilanadi.

83. Qogʻozli manbadagi arxiv hujjatlarining jismoniy holatini saqlash jarayonida tekshirish namiqqan; biologik zararkunandalar (mogʻor, hasharotlar) shikastlagan; qogʻozi va matni nuqsonli arxiv hujjatlarini ajratib olish maqsadida oʻtkaziladi.

Namiqqan arxiv hujjatlari (yigʻmajildlar, yigʻmajildlar guruhlari) darhol ajratib olinadi, navbatdan tashqari ishlanadi (quritiladi, akklimatizatsiya qilinadi). Arxiv hujjatlarining aksariyati namiqqanda arxiv saqlovxonasini quritish, saqlash rejimini normallashtirish chora-tadbirlari koʻriladi.

Biologik zararkunandalar (mogʻor, hasharotlar) shikastlagan arxiv hujjatlari darhol izolyatsiya qilinadi.

Qogʻoz va matndagi nuqsonlar yigʻmajildlar varaqlab koʻrib chiqilayotganda vizual aniqlanadi. Nuqsonlar uslubiy qoʻllanmalarga muvofiq yagona harf — raqamli indeksatsiya asosida, qogʻoz (harfli indeksatsiya) va matn (raqamli indeksatsiya) nuqsonlarining namunaviy belgilariga koʻra tasniflanadi.

84. Audiovizual va elektron hujjatlarning texnik holatini tekshirish quyidagilarni aniqlash maqsadida amalga oshiriladi:

upakovkalarning holati;

standart rakordlarning mavjudligi;

perforatsion yoʻlaklar va yopishgichlar hamda ular yuzasining texnikaviy holati;

ifloslanganligi va mexanik shikastlanganligi;

nitroasosining mustahkamligi;

eni 35 va 16 mm boʻlgan magnit tasmalari va kinoplyonkalarning perforatsiyasi;

fizik–mexanik tavsiflar (qayishganlik, emulsiyasining yoki ishchi qatlamining koʻchishi);

kimyoviy va biologik shikastlanishlarning mavjudligi (mikroorganizmlar, hasharotlar va kemiruvchilar zararlaganligi, tuzlarning kristallashish izlari va kimyoviy fotografik ishlov mahsulotlarining yoyilishi);

fono va videohujjatlarning elektroakustik tavsiflari;

videokanaldagi videohujjatlar parametrlari;

kino, foto, video hujjatlar tasvirining sifati;

elektron hujjatlarni ifodalovchi parametrlar darajasi;

elektron hujjatlarda “viruslar” mavjudligi;

magnitsizlangan hududlarning hamda mashinali manbalar ayrim hududlarining mexanik shikastlanganligi;

metall gramoriginallar yuzasida korroziya mavjudligi;

triatsetat plyonkasi uksus sindromining mavjudligi.

85. Arxiv hujjatlarining texnik holatini tekshirish qaytarilgan nurda tashqi tomonidan koʻrib amalga oshiriladi.

Fonohujjatlarning elektroakustika xususiyatlarini (chastota buzilishini, kopireffekt darajasini, fon va shovqinlar darajasini va shu kabi nuqsonlarni) tekshirish maxsus uskunadan foydalangan holda amalga oshiriladi.

Videohujjatlarning texnikaviy holatini tekshirish nazorat-oʻlchov apparatlari yordamida amalga oshiriladi.

Elektron hujjatlarning texnik holatini tekshirish maxsus apparatlar va arxiv hujjatlarining tegishli turlari bilan ishlashga moʻljallangan dasturlar yordamida amalga oshiriladi.

8-§. Qoniqarsiz fizik holatda boʻlgan va tiklab boʻlmaydigan darajada shikastlangan Milliy arxiv fondi hujjatlarini aniqlash

86. Moddiy manbalari hujjatlar jismoniy holatining butligiga xavf soladigan darajada shikastlangan MAF hujjatlari qoniqarsiz jismoniy holatda deb hisoblanadi.

MAF hujjatlarini qoniqarsiz jismoniy holatda deb hisoblash va shoshilinch tartibda maxsus ishlov berishni tashkil etish uchun ularni maxsus hisobga qoʻyish toʻgʻrisidagi qaror arxiv rahbari tomonidan, restavratorning va arxiv hujjatlarini saqlash uchun masʼul boʻlinma rahbarining ekspert xulosasi asosida qabul qilinadi.

87. Moddiy manbalarining jismoniy holatini tiklab boʻlmaydigan va ulardagi hujjatli axborotdan foydalanib boʻlmaydigan hujjatlar tuzatib boʻlmaydigan darajada zararlangan arxiv hujjatlari deb eʼtirof etiladi.

Tuzatib boʻlmaydigan darajada zararlangan hujjatlarni tan olish va hisobdan chiqarish toʻgʻrisidagi qaror:

markaziy davlat arxivlari uchun – “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan;

tegishli hududlar uchun – hududiy arxiv ishi boshqarmalari tomonidan qabul qilinadi.

Qaror arxiv rahbariyatining arxiv hujjatlari saqloviga javobgar boʻlgan taʼmirlovchi va boʻlinma rahbarining ekspert xulosasiga va tuzatib boʻlmaydigan darajada zararlangan hujjatlarning dalolatnomasiga (10-ilova) asosan qabul qilinadi. Mazkur qaror asosida arxiv rahbarining tuzatib boʻlmaydigan darajada zararlangan arxiv hujjatini hisobdan chiqarish toʻgʻrisidagi buyrugʻi qabul qilinadi.

Tuzatib boʻlmaydigan darajada zararlangan alohida qimmatli hujjatlarni va hisobdan chiqarish va yoʻq qilishga yoʻl qoʻyilmaydi.

88. Qogʻozli manbadagi arxiv hujjatlarining fizik va texnik holati hisobini olib borish quyidagilarda:

yigʻmajildning tasdiq varagʻida (7- ilova);

arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasi va varagʻida;

manbai zararlangan arxiv hujjatlarining hisob kartochkasida;

matni zararlangan arxiv hujjatlarining hisob kartochkasida;

arxiv hujjatlarining jismoniy holati boʻyicha hisob kartotekasi (daftari)da amalga oshiriladi.

89. Audiovizual hujjatlarning fizik va texnik holati hisobi quyidagilarda:

kinohujjatning texnik holati boʻyicha hisob kartochkasida;

fotohujjatning texnik holati boʻyicha hisob kartochkasida;

fonohujjatning texnik holati boʻyicha hisob kartochkasida;

videohujjatning texnik holati boʻyicha hisob kartochkasida amalga oshiriladi.

Qoniqarsiz fizik holatdagi MAF hujjatlarini hisobga olish uchun maxsus daftar yuritiladi. Arxiv hujjatlarining fizik va texnik holatlarini hisobga olish boʻyicha boshqa hujjatlarga ham tegishli belgilar qoʻyiladi.

Arxiv hujjatlarining fizik va texnik holati haqidagi hisoblar qogʻoz manbada yoki nazorat-hisob hujjatlarining belgilangan rekvizitlariga muvofiq, avtomatlashtirilgan holatda amalga oshirilishi mumkin.

9-§. Arxiv hujjatlariga fizikaviy-kimyoviy va texnikaviy ishlov berish

90. Arxiv hujjatlariga fizikaviy-kimyoviy va texnikaviy ishlov berish quyidagi maqsadlarda amalga oshiriladi:

arxiv hujjatlarining tez eskirishi va buzilishining oldini olish;

ularning xossalarini, texnik tavsiflarini va mustahkamligini tiklash;

hujjatli axborotlarni yanada mustahkam manbalarda koʻpaytirish.

Quyidagilar qogʻozli manbadagi arxiv hujjatlariga ishlov berishning asosiy turlari hisoblanadi:

bioprofilaktika, biohimoya va biologik zararkunandalarni yoʻqotish bilan bogʻliq choralar majmui sifatida arxiv saqlovxonalarini va arxiv hujjatlarini dezinfeksiya, dezinseksiya, deratizatsiya qilish;

asl arxiv hujjatlarining mustahkamligi va xossalarini tiklash boʻyicha ishlar va texnologik operatsiyalar majmui sifatida taʼmirlash (taʼmirlash-konservatsiya ishlovi berish);

alohida qimmatli va noyob hujjatlarning sugʻurta nusxalari va foydalanish fondini yaratish maqsadida arxiv hujjatlarini koʻpaytirish;

oʻchib borayotgan va sust kontrast matnli arxiv hujjatlarini fototaʼmirlash;

mustahkam boʻlmagan va zararlangan manbali asl nusxalarni hujjatdagi axborot va boshqalarni saqlab qolish uchun manba nusxalariga almashtirish;

arxiv hujjatlarini muqovalash;

arxiv hujjatlarni changdan tozalash;

arxiv hujjatlarini avariya-qutqaruv ishlari rejimida, shuningdek quritish, dezinfeksiya, dezinseksiya, muzlatish, taʼmirlash, koʻpaytirish, dezaktivatsiya va maqsadli qayta ishlashning boshqa turlarini qoʻllagan holda qayta ishlash.

Audiovizual va elektron hujjatlarga manbaning fizik holatidan kelib chiqib, quyidagi taʼmirlash va konservatsiya-profilaktika ishlovi beriladi:

magnit tasmadagi arxiv hujjatlari:

maxsus tozalovchi qurilmada yuzani changdan va iflos qismlardan tozalash;

qurigan va koʻchgan yopishgichlarni almashtirish;

ikki taraflama 2 — 2,5 m. magnit tasma bilan himoyalangan magnit tasma oʻramlarini rasmiylashtirish;

arxiv hujjatlarini tashish va saqlashda harorat-namlikning oʻzgarib ketishi hisobiga yuzaga kelgan magnit tasma oʻramlaridagi ichki kuchlanishni olib tashlash maqsadida qayta oʻrash;

disk manbalaridagi arxiv hujjatlari:

changdan tozalash;

antistatik bilan artish;

kinohujjatlar, mikroformalar va kinofilmlarga fonogrammalar:

changdan tozalash;

mumini, yogʻini va boshqa iflosliklarni yoʻqotish;

perforatsiyalarni taʼmirlash;

dagʻal, tirnalgan yamoq va yopishtirgichlarni almashtirish;

zararlangan kadrlarning hoshiyalarini taʼmirlash.

Fotohujjatlarning gramoriginallari elektr-kimyoviy usulda tozalanadi.

91. Arxiv hujjatlariga fizik-kimyoviy va texnik ishlov berish ishlari rejali va rejadan tashqari ishlarga boʻlinadi.

Arxiv hujjatlariga rejali ishlov berish ularning turli qimmatli guruhlarga mansubligini hisobga olgan holda belgilangan ketma-ketlikda, arxiv hujjatlarining fizik holati xususiyatlarini tekshirish natijalariga koʻra, arxiv imkoniyatlaridan kelib chiqib amalga oshiriladi. Ustuvorlik alohida qimmatli va noyob hujjatlarga beriladi.

Rejadan tashqari ishlarga arxiv hujjatlarining olov, suv, kimyoviy yoki radioaktiv boʻlgan moddalar bilan lokal yoki yoppasiga zararlanishi bilan bogʻliq boʻlgan avariya-qutqaruv vaziyatlarida bajariladigan ishlar kiradi. Arxiv hujjatlari va ularning saqlanish joylari biologik zararkunandalardan zararlanganda ularni ajratib olish, izolyatsiya qilish, ularga sanitariya ishlovi berishning tezkor choralari koʻriladi.

Arxiv hujjatlariga fizikaviy-kimyoviy va texnikaviy ishlov berish nomenklaturasi va oʻtkazish tartibi sohaga oid meʼyoriy va uslubiy hujjatlar asosida belgilanadi.

VI. Arxivlarda arxiv hujjatlaridan foydalanish

1-§. Arxivning ilmiy-maʼlumotnoma apparati

92. Har bir arxivda ilmiy-maʼlumotnoma apparati (keyingi oʻrinlarda IMA deb ataladi) shakllantirilishi va doimiy ravishda rivojlantirilishi kerak.

Arxiv hujjatlaridan foydalanishni taʼminlash uchun arxiv tomonidan foydalanuvchiga maʼlumotnoma-qidiruv vositalari (arxiv hujjatlarini va ulardagi mavjud hujjatli axborotni qidirib topishga moʻljallangan arxiv maʼlumotlari toʻplamlarida berilgan arxiv hujjatlari tavsiflari majmui) taqdim etiladi.

93. IMA tarkibiga arxivda yuritilishi majburiy boʻlgan arxiv maʼlumotlari toʻplamlari (yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlari, yoʻlkoʻrsatkichlar, tizimli katalog) va qoʻshimcha arxiv maʼlumotlari toʻplamlari (koʻrsatkichlar, sharhlar) kiradi.

Arxivda arxivning IMA tizimining tahlili va hisobining holati qogʻozli manbada (IMA holatini hisobga olish daftari, kartotekada) va/yoki avtomatlashtirilgan tartibda olib boriladi.

Oldingi tahrirga qarang.

Davlat arxivlari tomonidan taqdim etilgan maʼlumotlar asosida “Oʻzarxiv” agentligida MAF noyob hujjatlari davlat reyestri yuritiladi va uni shakllantirish, yuritish hamda undan foydalanishni tashkil etish tartibi “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan belgilanadi.

(93-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qaroriga asosan xatboshi bilan toʻldirilgan — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

94. Arxiv hujjatlarini roʻyxatlash (arxiv maʼlumotlar toʻplamlari uchun axborotlarni shakllantirish) uch bosqichda olib boriladi: arxiv fondi, saqlov birligi/hisob birligi, arxiv hujjati. Zarur hollarda roʻyxatlash arxiv fondlari guruhlari boʻyicha, saqlov birligi /hisob birligi guruhlari, toʻplamlar, arxiv hujjatlari guruhlari, qismlari boʻyicha olib boriladi.

Arxiv maʼlumotlar toʻplamining asosini quyidagi majburiy elementlardan tarkib topgan tavsiflash maqolasi tashkil etadi:

axborotni identifikatsiyalash maʼlumotlari (arxiv hujjatlari, arxiv fondi, saqlov birligi/hisob birligining nomi va uning toʻgʻrisidagi maʼlumotlar);

axborotning tarkibi va mazmuni haqidagi maʼlumotlar;

axborotlardan foydalanish va ularni kirib koʻrish shartlari haqidagi maʼlumot;

arxiv fondi tarixi boʻyicha maʼlumotlar (arxiv fondi darajasi uchun).

Zarur hollarda arxiv fondi darajasi tavsiflash maqolasiga hujjatlar asl nusxasining joylashgan joyi, fond tashkil etuvchining arxiv hujjatlarining boshqa arxiv fondlari va boshqa saqlov joylarida mavjudligi, bibliografiya haqida qoʻshimcha axborotlar kiritiladi.

95. Arxiv fondi darajasidagi arxiv maʼlumotlar toʻplamining tavsiflash maqolasiga arxiv fondining nomi, unga oid maʼlumotlar, fondga oid tarixiy maʼlumotnoma, arxiv hujjatlari tarkibi va mazmuni haqida izoh, foydalanish shartlari toʻgʻrisida axborot, bibliografiya kiritiladi.

96. Arxiv fondi haqidagi maʼlumotlar quyidagilardan iborat boʻladi:

arxiv shifri elementi (fond raqami);

hujjatlar turlari boʻyicha arxiv fondining saqlov birligi va /yoki hisob birligidagi hajmi;

har bir hujjat turi boʻyicha arxiv hujjatlarining chegaraviy sanasi;

fond ichidagi mavjud ilmiy-maʼlumotnoma apparatining roʻyxati.

97. Fondning tarixiy maʼlumotnomasi fond tashkil etuvchining va arxiv fondining tarixi haqidagi maʼlumotlardan iborat boʻladi.

Fond tashkil etuvchining tarixi boʻyicha maʼlumotlarga uning tashkil etilgan sanasi, nomining oʻzgarishi, qayta tashkil etilishi, tugatilishi, idoraviy tegishliligi, tarkibi va funksiyalari, avvalgi tashkilot nomi va huquqiy vorisi haqidagi axborotlar kiradi.

Shaxsiy kelib chiqish arxiv fondining fond tashkil etuvchi haqidagi maʼlumotlariga shaxsning qisqacha tarjimai holi haqidagi maʼlumotlar (familiyasi, ismi, otasining ismi, taxallusi, nikohgacha boʻlgan familiyasi, hayotidagi sanalar, kasbi, ishi va ijtimoiy faoliyati haqidagi maʼlumotlar) kiritiladi. Oilaviy arxiv fondi uchun oʻxshash maʼlumotlar uning har bir qarindoshi boʻyicha beriladi. Birlashgan arxiv fondi uchun umumiy tarixiy maʼlumotnoma tuziladi.

Arxiv fondining tarixi haqidagi maʼlumotlarga quyidagilar kiradi:

arxivga kelib tushgan sanasi, arxiv hujjatlarining hajmi va chegaraviy sanalari, ularning saqlanish darajasi;

shakllantirish, roʻyxatlash va tizimlashtirish xususiyatlari;

arxiv fondining tarkibi va hajmidagi oʻzgarishlar va ularning sabablari haqidagi maʼlumotlar, boshqa tashkilotlar va shaxslar arxiv hujjatlarining mavjudligi (fondlar kiritilishi);

arxiv fondiga oid ilmiy-maʼlumotnoma apparatining tarkibi.

Arxiv kolleksiyalari uchun quyidagi maʼlumotlar koʻrsatiladi:

arxiv kolleksiyalarining yaratilish vaqti, shartlari va sabablari haqida;

arxiv kolleksiyasini shakllantirish prinsiplari haqida;

kolleksiyaning arxivga kelib tushishiga qadar joylashgan joyi haqida;

tuzuvchi haqida.

Fondning tarixiy maʼlumotnomasiga oʻzgartirishlar arxiv fondi hajmi oʻzgarganda, shuningdek fond tashkil etuvchi qayta tashkil etilganda, tarkibi va vazifalari oʻzgarganda va shu kabi hollarda kiritiladi.

98. Arxiv fondining arxiv hujjatlari tarkibi va mazmuni haqidagi annotatsiyasiga hujjatlarning turi va ularning fond tashkil etuvchi faoliyatining yoʻnalishi, mavzularning xronologiyasi va geografik (maʼmuriy-hududiy) chegaralarini aks ettirgan mavzulari boʻyicha qisqacha umumlashtirilgan tavsifi kiradi.

99. Arxiv fondining arxiv hujjatlarini kirib koʻrish va undan foydalanish shartlariga:

Oʻzbekiston Respublikasi qonun hujjatlari bilan kirib koʻrish va ulardan foydalanish chegaralangan arxiv hujjatlarining mavjudligi haqidagi maʼlumotlar;

alohida qimmatli, shu jumladan noyob hujjatlar asl nusxalarining hamda fizik holati qoniqarsiz boʻlgan MAF hujjatlari mavjudligi haqidagi maʼlumotlar;

foydalanish fondining mavjudligi haqidagi maʼlumotlar kiradi.

100. Arxiv fondi bibliografiyasiga mazkur fond boʻyicha chop etilgan maʼlumotnomalar roʻyxati va ular asosida bajarilgan fondlar boʻyicha hujjatli nashrlar kiradi.

101. Saqlov birligi/hisob birligi darajasidagi arxiv maʼlumotlari toʻplamining tavsiflash maqolasiga quyidagilar kiradi:

saqlov birligi/hisob birligining tartib raqami;

avvalgi inventar raqami;

saqlov birligi/hisob birligi sarlavhasi, ular haqidagi maʼlumotlar;

asllik/nusxaliligi, manba turi (yoki eshittirish usuli), tili, tashqi xususiyatlari, arxiv hujjatlarini kirib koʻrish va ulardan foydalanish haqidagi koʻrsatma.

Tavsiflash maqolasi zarur hollarda arxiv fondining va uning tarkibiy qismining (yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati) nomi, alohida arxiv hujjatlarining yoki ularning saqlov birligi/hisob birligi bilan berilgan guruhining izohi bilan toʻldiriladi.

102. Boshqaruv hujjatlari saqlov birligi, shaxsiy kelib chiqish arxiv hujjatlarining saqlov birligi sarlavhasi quyidagilardan iborat boʻladi:

arxiv hujjatlarining turi, arxiv hujjatlari olingan yoki yuborilgan muallifi(lari), manzili(lari), korrespondent(lari);

savol yoki mavzu, voqea, dalil, joy nomi, koʻrsatilgan hujjatlar mazmuni tegishli boʻlgan shaxslarning familiyasi, ismi va otasining ismi;

voqealar sanalari.

Zarur maʼlumotlar boʻlmaganda sarlavhaga “muallifi aniqlanmagan” degan tushuntirish maʼlumoti kiritiladi.

Kinovideohujjatning hisob birligi sarlavhasi filmning, maxsus koʻrsatuv, kinojurnal yoxud kino yoki telesyujetda aks ettirilgan voqeaning muallif qoʻygan nomini, ishlab chiqish va/yoki suratga olish sanasini, rejissor va/yoki operatorning familiyasi, ismi va otasining ismini oʻz ichiga oladi.

Fonohujjatning hisob birligi sarlavhasi fonohujjatning nomi va janri, nomi, aks ettirilgan voqeaning nomi, joyi va sanasini oʻz ichiga oladi. Fonohujjatning nomi boʻlmaganda telekoʻrsatuv yoki radioeshittirish, chiqishlar, suhbatlar va boshqalarning asosiy mazmuni koʻrsatiladi.

Adabiyot va sanʼat asari yozuvi boʻlgan fonohujjatning hisob birligi sarlavhasi oʻz ichiga quyidagilarni oladi: asarning nomi va janri, matnning qoʻshtirnoqqa olingan birinchi qatori — agar fotohujjat muallif qoʻygan nomga ega boʻlmagan va oldin nashr etilmagan asar boʻlsa; asarning oʻzi va uning qayta ishlangani, qayta joylashtirilishi, tarjimasining muallifi va/yoki ijrochilarining familiyasi, ismi va otasining ismlari, fonohujjat tili.

Fotohujjatning saqlov birligi sarlavhasi fotoalbom, slayd, negativ nomi va tasvirining tavsifi, muallifning familiyasi, ismi va otasining ismlari, tasvirga olingan joyi va sanasini oʻz ichiga oladi.

103. Saqlov birligi/hisob birligi haqidagi maʼlumotlar quyidagilardan iborat boʻladi:

arxiv shifrining elementlaridan (fond raqami; yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining raqami; saqlov birligi/hisob birligining raqami);

saqlov birligi/hisob birligining hajmi: qogʻozli manbadagi arxiv hujjatlari uchun – varaqlar soni; kinovideofonohujjatlar uchun (turiga qarab) – hisob birligidagi saqlov birligi yoki saqlov birligidagi hisob birligi soni, metraji, xronometraji, eshittirish vaqti (daqiqa va soniyalarda); fotohujjatlar uchun – saqlov birligini tashkil qiluvchi negativlar soni; fotoalbomlar uchun – fotosuratlar soni;

arxiv hujjatlarining chegaraviy sanalari: audiovizual hujjatlar uchun — yozish yoki qayta yozish sanasi.

104. Arxiv IMAni tashkil etishda faqat arxiv maʼlumotlar toʻplamining tavsiflash maqolasini tuzish emas, balki ularning har bir turi va shaklini tayyorlash xususiyatlari hisobga olinadi.

105. Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati saqlov birligi/hisob birligining tavsiflash maqolasi, yakuniy yozuv, yigʻmajildning tasdiq varagʻi (7-ilova) va roʻyxatga maʼlumotlar toʻplamidan iborat boʻladi.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining maʼlumotlar apparatiga quyidagilar kiradi:

titul varagʻi:

mundarija, soʻz boshi;

qisqartmalar roʻyxati;

arxiv shifrlarining (roʻyxatni qayta ishlashda) oʻzgartirish jadvallari;

koʻrsatkichlar.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining titul varagʻida arxivning toʻliq nomi va arxiv fondining nomi va raqami, roʻyxatning nomi va raqami, roʻyxatga kiritilgan arxiv hujjatlarining chegaraviy sanalari joylashtiriladi.

Soʻz boshi har bir yigʻmajild (hujjat) roʻyxatiga yoki arxiv fondining barcha roʻyxatlariga umumiy tuziladi. Soʻz boshida fond tashkil etuvchi va arxiv fondining qisqacha tarixi, arxiv hujjatlari tarkibi va mazmunining izohi (saqlov birligi/hisob birligi turlari va shakllari, mazmuni boʻyicha bir xil guruhlar boʻyicha ajratilib), roʻyxatga maʼlumot apparati tarkibi haqidagi maʼlumot beriladi. Arxiv fondining har bir roʻyxatiga alohida soʻz boshi tuzishda fond tashkil etuvchi va arxiv fondi tarixi haqidagi umumiy maʼlumotlar birinchi roʻyxatning soʻz boshiga joylashtiriladi.

Zarur hollarda yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatiga umumiy va maxsus koʻrsatkichlar tuziladi.

106. Arxiv zarur hollarda yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatini takomillashtirishi va qayta ishlanishini tashkillashtiradi.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatini takomillashtirish — roʻyxatning axborotdorligini oshirish, saqlov birligi/hisob birligi sarlavhalarini (ularning tizimlashtirilganligini oʻzgartirmasdan) aniqlashtirish, roʻyxatga zarur maʼlumotlar apparatini tuzish boʻyicha ishlar majmuidir.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatini qayta ishlash — arxiv hujjatlarini izlash va hisobga olish talablariga javob bermaydigan eski roʻyxat oʻrniga yangi roʻyxatni tuzishdir. Roʻyxatni qayta ishlash quyidagilardan iborat boʻladi:

saqlov birligi/hisob birligining qimmatliligini aniqlash ekspertizasini oʻtkazgan holda ularning fondga tegishliligini aniqlashtirib oʻrganish;

saqlov birligi/hisob birligi sarlavhalarini aniqlashtirish yoki tuzish;

chegaraviy sanalarni belgilash va aniqlashtirish, yangi tizimlashtirish sxemasi boʻyicha saqlov birligi/hisob birligini qayta tizimlashtirish va roʻyxat uchun zarur boʻlgan maʼlumotlar apparatini tuzish.

Roʻyxatni qayta ishlashda saqlov birligi/hisob birliklari arxiv shifrlarining yangi va eski koʻchirma jadvali tuziladi.

Qayta ishlangandan soʻng yigʻmajildlar (hujjatlar)ning eski roʻyxatini yoʻq qilish taqiqlanadi. Eski roʻyxatlar yangi roʻyxatlar boʻyicha alohida saqlanish birliklari huquqida qayd etiladi va oʻzining sarlavhasi ostida yangi roʻyxatning oxirgi raqamidan keyin joylashtiriladi va unga “Roʻyxat qayta tuzilgan. Qarang: roʻyxat №... raqamda” belgisi yoziladi.

107. Yoʻlkoʻrsatkich arxiv fondi darajasida tavsiflash maqolasi va maʼlumotlar apparatidan tashkil topadi.

Quyidagilar yoʻlkoʻrsatkich turlari hisoblanadi:

arxiv (arxivlar) fondlari boʻyicha yoʻlkoʻrsatkich;

arxiv (arxivlar) fondlari boʻyicha qisqacha maʼlumotlar toʻplami;

arxiv (arxivlar) fondlari boʻyicha mavzuli yoʻlkoʻrsatkich.

Shu bilan birga, yoʻlkoʻrsatkichlar arxiv (arxivning ichki) va arxivlararo turlariga boʻlinadi.

Yoʻlkoʻrsatkich turi va tuzilishi sxemasi uning maqsadli vazifasiga qarab aniqlanadi.

Arxiv (arxivlar) fondlari boʻyicha yoʻlkoʻrsatkichning asosiy qismi arxiv fondlari yoki arxiv fondi guruhlarining tavsiflash maqolalaridan tashkil topadi. Arxiv (arxivlar) fondlari boʻyicha yoʻlkoʻrsatkichga barcha ochiq arxiv fondlari haqidagi maʼlumotlar kiritilishi kerak. Ayrim arxiv fondlari izohlanmaydigan arxiv fondlari roʻyxati tarzida berilgan boʻlishi mumkin.

Arxiv (arxivlar) fondlari boʻyicha qisqacha maʼlumotlar toʻplamining asosiy qismi arxiv fondlari yoki arxiv fondlari guruhlariga tavsiflash maqolalarining tizimlashtirilgan roʻyxatidan iborat boʻladi.

Qisqa maʼlumotlar toʻplamlari izohlangan va izohlanmagan turlarga boʻlinadi. Izohlangan qisqacha maʼlumotlar toʻplamining tavsiflash maqolalari fond tashkil etuvchining barcha qayta nomlanishi bilan arxiv fondi nomidan, arxiv fondi haqidagi maʼlumotlardan va ushbu fondning arxiv hujjatlariga qisqacha izohdan tashkil topadi. Izohlanmagan qisqacha maʼlumotlar toʻplamining tavsiflash maqolalari arxiv fondining nomi va uning haqidagi maʼlumotlardan iborat boʻladi.

108. Arxiv (arxivlar) fondi boʻyicha mavzuli yoʻlkoʻrsatkichning asosiy qismi arxiv fondlari va ularning qismlariga aniq mavzu boʻyicha tavsiflash maqolalarining tizimlashtirilgan roʻyxatidan tashkil topadi.

109. Har xil turdagi yoʻlkoʻrsatkichning maʼlumotlar apparatiga titul varagʻi, mundarija, soʻz boshi, qisqartmalar roʻyxati, ilovalar, koʻrsatkichlar kiradi. Yoʻlkoʻrsatkichga umumiy bibliografiya tuziladi.

Koʻp qismli yoʻlkoʻrsatkichlar nashrlarida maʼlumotlar apparati umuman nashr uchun va alohida qismlar uchun tuziladi.

110. Kataloglar arxiv katalog tizimini tashkil etadi. Arxivning kataloglar tizimi tarkibi arxiv hujjatlari tarkibi va mazmuni, ulardan tez-tez foydalanilishi, arxiv fondlarining ishlab chiqilganlik darajasi, boshqa arxiv maʼlumotlar toʻplamlarining turlari mavjudligi va sifati bilan belgilanadi.

Tizimli va nomli kataloglar kataloglar tizimining asosiylari hisoblanadi.

Kataloglarning tavsiflash maqolalari quyidagilardan iborat boʻladi:

arxivning nomi;

indeks;

rukn va kichik rukn;

voqea sanasi; voqea joyi;

arxiv hujjatidan maʼlumotlar, arxiv fondining saqlov birliklari/hisob birliklari (mundarijasi);

arxiv shifri;

hujjatning tili va uni koʻpaytirish usuli;

tuzuvchining familiyasi va tavsiflash maqolasining tuzilgan sanasi.

Katalog boʻlimlari orasidagi katalog boʻlimlarining boshqa arxiv maʼlumotlar toʻplamlari bilan aloqalarini oʻrnatish uchun havolalar tizimi qoʻllaniladi.

111. Koʻrsatkichlar quyidagilarga boʻlinadi:

fondga tegishliligi boʻyicha — fondning tarkibidagi, fondlararo, arxivlararo koʻrsatkichlar;

maʼlumot mazmuni boʻyicha — mavzuli, predmetli (umumiy va maxsus), xronologik koʻrsatkich.

Nomli va geografik koʻrsatkichlar predmetli koʻrsatkichning turlari hisoblanadi.

Koʻrsatkichlar arxivning IMA tizimidagi mustaqil arxiv maʼlumotlari boʻlishi yoki boshqa turdagi arxiv maʼlumotlarining yordamchi maʼlumotlar apparati turiga kirishi mumkin.

Har xil turdagi koʻrsatkichning tavsiflash maqolasi predmetli tushuncha (rukn) va arxiv shifridan tashkil topadi.

Koʻrsatkichda oʻxshash predmetli tushunchalar orasida aloqa oʻrnatish uchun havolalar tizimi qoʻllaniladi.

112. Sharhlar fondlar sharhlari va mavzuli sharhlarga boʻlinadi.

Fond sharhi bitta arxiv fondining arxiv hujjatlari tarkibi va tuzilishi toʻgʻrisidagi maʼlumotlarni oʻz ichiga oladi.

Mavzuli sharh muayyan mavzu boʻyicha bitta yoki bir nechta arxivlarning bir yoki guruh arxiv fondlari arxiv hujjatlarining tarkibi va tuzilishi toʻgʻrisidagi tizimlashtirilgan maʼlumotlarni oʻz ichiga oladi.

Sharhning maʼlumot apparatiga titul varagʻi, mundarija, soʻz boshi, qisqartmalar roʻyxati, koʻrsatkichlar kiradi. Mavzuli sharhga unda keltirilgan fondlar roʻyxati va sharh mavzusi boʻyicha bibliografiya tuzilgan boʻlishi kerak.

113. Arxiv maʼlumotlari toʻplamlari arxivda tezkor va keng koʻlamli qidiruvni tashkil etish imkonini taʼminlash va hujjatli maʼlumot taqdim etish uchun avtomatlashtirilgan usulda (shu jumladan masofadan foydalanish usulida) olib borilishi mumkin.

Avtomatlashtirilgan IMAni maʼlumotlar bilan boyitishni arxiv maʼlumotlar toʻplamining arxiv fondi darajasidagi tavsiflash maqolalari mazmuni, saqlov birligi/hisob birligi, arxiv hujjati hamda kalit soʻzlar va rubrikatorlardan iborat boʻladi.

Avtomatlashtirilgan IMAni yuritishda “mavzu”, “personal”, “geografiya” soʻzlari kalit soʻzlarning turlari hisoblanadi. Zarur hollarda kalit soʻzlarning boshqa turlari tuzilishi mumkin.

Avtomatlashtirilgan IMAda hujjatli axborotlarni tarkiblashtirish va qidirish uchun indekslari boʻlgan tizimli va mavzuli tushunchalar sxemalari rubrikatorlar hisoblanadi.

2-§. Arxiv hujjatlarini arxiv saqlovxonalaridan berishga umumiy talablar

114. Arxiv hujjatlari arxiv saqlovxonalaridan quyidagi holatlarda:

arxiv saqlovxonasi (hujjatlar saqlovini taʼminlash boʻlimi) mudirining yozma ruxsatnomasi boʻlganda — arxivning oʻquv zalidagi foydalanuvchilarga va arxiv xodimlariga arxivning ishchi xonalarida xizmat maqsadlari uchun;

arxiv rahbari yoki uning oʻrinbosarining yozma ruxsatnomasi boʻlganda — fond tashkilotchilariga, sud, huquq-tartibot organlari va boshqa organ vakillariga ulardan kafolat xati boʻlgan taqdirda vaqtinchalik ishlatish uchun;

tashkilotlarga — koʻrgazma oʻtkazishga shartnoma hamda arxiv rahbarining tegishli buyrugʻi mavjud boʻlganda koʻrgazma uchun;

arxiv laboratoriyasi xodimlariga, maxsus tashkilotlarga — maxsus tashkilot bilan tegishli shartnoma boʻlganda sugʻurta va foydalanish fondini tashkil etish boʻyicha ishlarni tashkil etish va arxiv hujjatlariga maxsus ishlov berish uchun beriladi.

115. Foydalanish fondiga ega boʻlgan arxiv hujjatlari arxiv saqlovxonalaridan berilmaydi.

Ilmiy roʻyxatlanmagan va texnik rasmiylashtirilmagan arxiv hujjatlari arxiv saqlovxonalaridan foydalanish va sugʻurta fondini tashkil etish ishlarini olib borish uchun berilmaydi.

Alohida qimmatli hujjatlarning asl nusxalarini, shuningdek noyob hujjatlarni hamda jismoniy holati qoniqarsiz boʻlgan MAF hujjatlarini arxiv saqlovxonalardan berish istisno holatlarda faqat arxiv rahbarining yozma ruxsati bilan berilishi mumkin.

116. Arxiv hujjatlarini arxiv saqlovxonalaridan berish va ularni qaytarib olish, shu jumladan arxiv saqlovxonalaridan ularni berishdan avval va qaytarib olishda arxiv hujjatlarining holati va mavjudligini varaqma-varaq tekshirishni arxiv saqlovxonasi xodimi amalga oshiradi. Arxivning oʻquv zalidan foydalanuvchilar tomonidan arxiv hujjati qaytarilayotganda hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirishni arxivning oʻquv zali xodimi amalga oshiradi.

117. Arxiv saqlovxonasidan arxiv hujjatini berishdan oldin uning varaqma-varaq mavjudligi va holatini majburiy tekshirish quyidagilarga taalluqlidir:

noyob va alohida qimmatli hujjatlar;

rasmiylashtirilishida yoki ilovalarida qimmatbaho toshlar va metallar boʻlgan arxiv hujjatlari;

broshyuralanmagan arxiv hujjatlari;

avval arxiv saqlovxonasidan berilmagan yigʻmajildlar va tasdiqlov varaqlariga ega boʻlmagan arxiv hujjatlari;

kolleksionerlar qiziqishini uygʻotuvchi dastxatlar, chizma hujjatlar, pochta va gerb belgilari, muhrlar, manzili koʻrsatilgan, markali konvertlar va boshqa arxiv hujjatlari.

Varaqma-varaq tekshirilishi lozim boʻlgan boshqa yigʻmajildlar tarkibi ekspert-uslubiy komissiya xulosasi asosida arxiv rahbari tomonidan belgilanadi.

Varaqma-varaq tekshiruv oʻtkazilganligi toʻgʻrisidagi belgi tasdiqlov varagʻiga qoʻyiladi (7-ilova).

Arxiv saqlovxonasidan beriladigan saqlov birliklari va yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati oʻrniga karta-oʻrinbosar qoʻyiladi.

118. Arxiv saqlovxonasidan beriladigan arxiv hujjatlarida arxiv shifri, raqamlangan varaqlar, tasdiqlov varagʻi (7-ilova) va hujjatlardan foydalanish varagʻi (11-ilova) boʻlishi kerak.

119. Arxiv saqlovxonasidan arxiv hujjatlarini berishga tayyorlash quyidagilarni oʻz ichiga oladi:

arxiv hujjatlarini olish;

yigʻmajildlar (hujjatlar)ning arxiv shifrini, sarlavhasini (annotatsiyalarni) yigʻmajildlar (hujjatlar)ning roʻyxati (hisobga olish va roʻyxatlash daftari) bilan solishtirish;

arxiv yigʻmajildlarini varaqma-varaq tekshirish — belgilangan holatlarda.

Arxiv hujjatlarining arxiv shifrini va yigʻmajildlar (hisob va roʻyxat daftari) bilan solishtirish yigʻmajild muqovasi va titul varagʻining toʻgʻri rasmiylashtirilganligini, audiovizual, elektron hujjatlarni birlamchi saqlash vositalarini, saqlov birliklarining sarlavhasi va shifrining toʻgʻri tuzilganligini tekshirishni nazarda tutadi. Agar tuzatishlar koʻplab kiritiladigan boʻlsa muqova va titul varagʻi almashtiriladi, avvalgi muqovasi esa zarur hollarda saqlab qolinadi.

Yigʻmajildlardan chiqarilgan alohida arxiv hujjatlarini arxiv saqlovxonasidan berishga tayyorlashda ushbu hujjatlar har bir varagʻining orqa betida arxiv hujjatining matnidan boʻsh boʻlgan joyga arxiv shifri koʻrsatilgan shtamp qoʻyiladi.

3-§. Arxiv hujjatlari beriladigan muddatlar va ularni rasmiylashtirish

120. Arxiv saqlovxonalaridan arxiv hujjatlari quyidagi muddatlarga beriladi:

oʻquv zalida foydalanuvchilarga va arxiv xodimlariga — bir oygacha (ikki haftadan koʻp muddatga berilmaydigan alohida qimmatli hujjatlardan tashqari);

fond tashkil etuvchilarga — uch oygacha;

sud, huquqni muhofaza qilish organlariga va boshqa vakolatli organlarga — olti oygacha.

Koʻrgazma uchun arxiv saqlovxonasidan beriladigan arxiv hujjatlari koʻrgazmalarni oʻtkazish toʻgʻrisidagi shartnomada koʻrsatilgan muddatga beriladi.

Arxiv hujjatlarini sugʻurta fondi, foydalanish fondi va maxsus ishlov berish uchun berish muddati arxivning ish rejasi va tegishli ishlarning boshqa tashkilotlar tomonidan bajarilishi toʻgʻrisidagi shartnomada belgilanadi.

Arxiv hujjatlarini berishda muddatlarni uzaytirish arxiv rahbarining ruxsati bilan amalga oshiriladi.

Oldingi tahrirga qarang.

121. Arxiv hujjatlarini arxiv saqlovxonasidan berish arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxasini arxiv saqlovxonasidan berish boʻyicha har bir arxiv saqlovxonasi boʻyicha va qanday maqsadlarda berish boʻyicha alohida daftarlarda yoki elektron tarzda roʻyxatga olinadi.

(121-bandning birinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

Oldingi tahrirga qarang.

Arxiv hujjatlarini arxiv oʻquv zaliga berish arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlarini berish boʻyicha buyurtma (talabnoma) asosida rasmiylashtiriladi va arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini arxivning oʻquv zaliga berish daftarida yoki elektron tarzda roʻyxatga olinadi va uni arxivning oʻquv zali xodimi imzolaydi. Foydalanuvchining bajarilgan buyurtmasi (talabnomasi) arxiv hujjatlari bilan birga arxivning oʻquv zaliga yuboriladi va foydalanuvchining shaxsiy yigʻmajildida saqlanadi.

(121-bandning ikkinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

Arxiv hujjatlarini xizmat maqsadlari uchun arxiv xodimiga berish tegishli boʻlinma rahbari tomonidan imzolanadigan arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatini berish toʻgʻrisidagi buyurtma (talabnoma) asosida rasmiylashtiriladi. Buyurtma (talabnoma) arxiv hujjatlarini olgan xodim tomonidan har bir olingan saqlov birligi uchun imzo qoʻyadigan arxiv saqlovxonasidan arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini xizmat xonalariga berish daftarida roʻyxatga olinadi. Buyurtma (talabnoma) arxiv saqlovxonasida saqlash muddati tugagunga qadar saqlanadi.

Arxiv hujjatlarini arxiv laboratoriyasiga berish tegishli ishlarni amalga oshirishga buyurtma bilan rasmiylashtiriladi va arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini arxiv saqlovxonasidan laboratoriyaga berish daftarida roʻyxatga olinadi, laboratoriya xodimi tomonidan hujjat olinganligi toʻgʻrisida imzo qoʻyiladi. Buyurtma laboratoriyada va arxivning tegishli boʻlinmasida hisobga olinadi hamda arxiv hujjatlari bilan ishlashning barcha bosqichlarini nazorat qiluvchi hujjat sifatida xizmat qiladi.

Arxiv hujjatlarini vaqtincha foydalanishga berish arxiv saqlovxonasidan arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini vaqtincha foydalanishga berish daftarida roʻyxatdan oʻtkaziladigan arxiv hujjatlarini vaqtincha foydalanishga berish toʻgʻrisidagi dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi.

Oldingi tahrirga qarang.

122. Foydalanish fondidan arxiv hujjatlarining nusxalarini berish arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlarini berishga buyurtma (talabnoma) bilan rasmiylashtiriladi va markazlashtirilgan holda yoki har bir arxiv saqlovxonasi boʻyicha alohida yuritiladigan foydalanish fondini berish daftarida yoki elektron tarzda roʻyxatga olinadi.

(122-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

123. Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlari besh kundan koʻp boʻlmagan muddatga beriladi. Yagona nusxada boʻlgan, markazlashgan holda saqlanayotgan yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlarini berish, qoidaga koʻra, bir kundan koʻp boʻlmagan muddatga, arxiv rahbari yoki uning oʻrinbosarining ruxsati bilan amalga oshiriladi va arxiv hujjatlarining aslini berishdagi kabi tartibda rasmiylashtiriladi.

Oldingi tahrirga qarang.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlarini berish arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatini berishga buyurtma (talabnoma) bilan rasmiylashtiriladi va arxiv hujjatxonalaridan arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini berish daftarida yoki elektron tarzda roʻyxatga olinadi, unga roʻyxatni olgan arxiv xodimi yoki foydalanuvchi imzo qoʻyadi.

(123-bandning ikkinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

4-§. Berilgan arxiv hujjatlarining saqlanishini nazorat qilish

124. Arxiv hujjatlari berilganligi toʻgʻrisidagi daftarni solishtirish yilning har choragida yoki yarim yilda kamida bir marta oʻtkaziladi. Daftarni solishtirish natijasida arxiv hujjatlarini qaytarish muddati buzilganligi holatlari boʻlsa, uning sabablari aniqlanadi va arxiv hujjatlarini qaytarish choralari koʻriladi. Agar arxiv hujjatlarini arxiv saqlanadigan joyga qaytarish muddatlari ulardan foydalanish davom etayotganligi bilan bogʻliq boʻlsa, arxiv hujjatlarini berish qaytadan rasmiylashtiriladi. Arxiv hujjatlarini qaytarish sababsiz kechiktirilgan taqdirda ularni arxiv saqlovxonalariga darhol qaytarish choralari koʻriladi.

125. Arxiv hujjatlarining saqlanishini nazorat qilishda arxiv hujjatlarining saqlovini taʼminlashga masʼul boʻlim arxiv saqlovxonasidan berilgan arxiv hujjatlarining saqlov holatini tekshirishni amalga oshiradi. Tekshirish reja asosida yoki zarur hollarda arxiv rahbari bilan kelishilgan holda amalga oshiriladi.

126. Arxiv hujjatlari arxiv saqlovxonasiga qaytarilganda belgilangan tartibda ularning varaqlar boʻyicha jismoniy holatini tekshirish amalga oshiriladi. Arxiv hujjatlarini berish toʻgʻrisidagi daftarda arxiv hujjatlari qaytarilganligi toʻgʻrisida ularning xodimlari yoki fond tashkil etuvchilari ishtirokida belgi qoʻyiladi. Agar qaytarilgan arxiv hujjatlariga zarar yetkazilganligi aniqlansa, bu haqda arxiv saqlovxonasi xodimi va hujjatni topshirgan shaxs tomonidan imzolanadigan erkin shakldagi dalolatnoma tuziladi va u koʻrib chiqish uchun arxiv rahbariga taqdim etiladi.

127. Arxiv foydalanuvchilarni arxiv hujjatlarining saqlovi taʼminlanishi uchun javobgar ekanliklarini va arxiv hujjatlari bilan ishlash qoidalariga Oʻzbekiston Respublikasi qonun hujjatlariga muvofiq rioya etishlarini maʼlum qilishi shart.

128. Arxiv hujjatlari oʻgʻirlangan yoki zararlangan, shu jumladan ularning matniga oʻzgartirishlar kiritilgan boʻlsa (bu — arxiv hujjati zararlangan deb hisoblansa), arxiv darhol tegishli ariza bilan arxiv joylashgan joy boʻyicha ichki ishlar organiga va “Oʻzarxiv” agentligiga murojaat qiladi, shuningdek Oʻzbekiston Respublikasi qonun hujjatlariga muvofiq zararning toʻlanishi choralarini koʻradi.

5-§. Foydalanuvchilarning soʻrovlarini bajarish tartibi

129. Foydalanuvchining soʻrovi talabnomada yuridik shaxsning nomi (fuqarolar uchun — familiyasi, ism va otasining ismi), pochta manzili va/yoki foydalanuvchining elektron pochta manzili, mavzu (masala) va soʻralayotgan maʼlumotning xronologiyasi koʻrsatilgan boʻlsa arxiv tomonidan koʻrib chiqiladi va bajariladi.

Foydalanuvchining soʻrovi arxiv boshligʻi yoki vakolatli shaxs (shaxslar) tomonidan koʻrib chiqiladi, tegishli boʻlim yoki bevosita ijrochiga bajarish uchun yuboriladi va soʻrov predmetiga taalluqli arxiv hujjatlari va/yoki bosma nashrlar boʻyicha bajariladi.

Arxivda saqlanayotgan arxiv hujjatlari tarkibiga aloqasi boʻlmagan soʻrov roʻyxatga olingan vaqtdan boshlab 5 kun mobaynida, zarur arxiv hujjatlari saqlanayotgan boshqa arxivga yoki tashkilotga, foydalanuvchiga maʼlum qilgan holda bajarish uchun joʻnatiladi yoki foydalanuvchiga tegishli tavsiyalar beriladi.

Soʻrov foydalanuvchining elektron pochtasi va/yoki pochta manzili koʻrsatilgan holda arxivga Internet orqali kelib tushganda foydalanuvchiga uning soʻrovi koʻrib chiqish uchun qabul qilinganligi yoki koʻrib chiqilmasligi asoslangan holda maʼlum qilinadi. Koʻrib chiqishga qabul qilingan murojaat (soʻrov) qogʻozga chiqariladi yoki elektron baza mavjud boʻlsa — unga qoʻshiladi va keyinchalik u bilan ishlash belgilangan tartibda amalga oshiriladi.

Foydalanuvchining soʻroviga javob Oʻzbekiston Respublikasining davlat tilida yoki soʻrov-murojaat yozilgan tilda beriladi.

Oldingi tahrirga qarang.

Arxiv jismoniy shaxslarni va yuridik shaxslarning vakillarini qabul qilishni qabulxonada yoki maʼlumot berish stolida amalga oshiradi va belgilangan shaklda ularning hisobini olib boradi. Arxivning rahbariyati va masʼul xodimlari jismoniy shaxslarni va yuridik shaxslarning vakillarini qabul qilish va ularning soʻrovlarini koʻrib chiqishni tashkil qilishga shaxsan javobgardirlar.

(129-bandning oltinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — OʻR QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)

130. Davlat organi yoki fuqarolarning oʻzini oʻzi boshqarish organining oʻz funksiyalarini bajarishi bilan bogʻliq boʻlgan soʻrovlari arxiv tomonidan birinchi navbatda, qonunchilikda belgilangan yoki ushbu organlar bilan kelishilgan muddatda koʻrib chiqiladi. Bunday soʻrov bepul bajariladi.

Tashkilot yoki fuqaroning mavzuli soʻrovini bajarish pulli xizmatlar koʻrsatish tartibida (jumladan shartnoma asosida) yoki bepul tashkil etiladi. Koʻrsatilgan soʻrovni bajarish ishlarining muddati va narxi foydalanuvchi bilan avvaldan kelishiladi.

Arxiv hujjatlarini qidirish va ulardan nusxa olishda keng koʻlamli ishlarni olib borish zarur boʻlganda arxiv foydalanuvchiga ishlarning oraliq natijalari toʻgʻrisida yozma ravishda maʼlumot beradi. Arxiv foydalanuvchining soʻrovi boʻyicha maʼlumot hujjatining turini, agar bu toʻgʻrida soʻrovda koʻrsatilmagan boʻlsa, foydalanuvchi bilan kelishib oladi.

Oldingi tahrirga qarang.

131. Ijtimoiy-huquqiy mazmundagi soʻrov arxiv tomonidan bepul bajariladi.

Ijtimoiy-huquqiy mazmundagi soʻrovni arxivda bajarish muddati roʻyxatga olingan vaqtdan boshlab:

ish haqi toʻgʻrisidagi maʼlumot 20 ish kuni mobaynida;

ish staji toʻgʻrisidagi maʼlumot 5 ish kuni mobaynida;

oʻquv muassasalarida oʻqiganlik, yuridik shaxsni qayta nomlash, mukofotlanganlikni tasdiqlash 5 ish kuni mobaynida ijro etiladi.

Ijtimoiy-huquqiy mazmundagi takroriy soʻrovni bajarishda yoki foydalanuvchining iltimosiga koʻra arxiv maʼlumotnomasi qayta tayyorlanayotganda, arxiv maʼlumotnomasiga kiritilgan maʼlumotlarning toʻgʻriligini arxiv hujjatlaridagi maʼlumotlar bilan solishtiradi va qoʻshimcha maʼlumotlar aniqlanganda, ularni takroriy berilayotgan maʼlumotnomaga kiritadi.

Oldingi tahrirga qarang.

Mavzuli soʻrovlar toifasiga mulkiy huquqlar, turar joylar, alohida faktlar, voqealar, maʼlumotlarni, shuningdek, nasl-nasablarni aniqlash (tasdiqlash) kiradi va ular soʻrov maʼlumotlari toʻliq taqdim etilgan taqdirda, roʻyxatga olingan vaqtdan boshlab 20 ish kunidan oshmagan muddatda ijro etiladi.

(131-bandning yettinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 23-sentabrdagi 597-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 24.09.2021-y., 09/21/597/0903-son)

6-§. Arxiv maʼlumotlarini, arxiv koʻchirmalarini va arxiv nusxalarini rasmiylashtirish

132.Arxiv maʼlumotnomasi (12-ilova) va arxiv koʻchirmasi hujjatga “Arxiv maʼlumotnomasi”, “Arxiv koʻchirmasi”belgisi bilan tuziladi.

133. Arxiv maʼlumotnomasidagi matn hodisalarning xronologik ketma-ketligi boʻyicha, arxiv hujjatlarining turlarini va ularning sanalarini koʻrsatgan holda beriladi. Arxiv maʼlumotnomasida arxiv hujjatlaridan iqtibos keltirishga ruxsat etiladi.

Agar boshqa maʼlumotlarning mos kelishi shaxs va faktlarning arxiv hujjatlarida koʻrsatilganlariga mos kelishiga shubha uygʻotmasa soʻrovda bayon etilgan maʼlumotlar bilan arxiv hujjatlaridagi maʼlumotlarning mos kelmasligi ularni arxiv maʼlumotnomasiga kiritishga toʻsqinlik qilmaydi. Arxiv maʼlumotnomasida bu maʼlumotlar arxiv hujjatlarida qanday keltirilgan boʻlsa xuddi shunday yoziladi, mos kelmagan, aniq boʻlmagan nomlar, ismi, familiyasi va otasining ismi koʻrsatilmaganligi yoki ulardan faqat birining borligi maʼlumotnomadagi matnda qavsda koʻrsatiladi (“Hujjatda shunday”, “Matnning asl nusxasida shunday”).

Bir necha tashkilotlar, taʼlim muassasalarida ishlaganlik, oʻqiganlik toʻgʻrisidagi maʼlumotlar bitta arxiv maʼlumotnomasiga kiritiladi.

Arxiv maʼlumotnomasi boʻyicha izohlarda tushunarsiz yozilgan, muallif tomonidan kiritilgan tuzatishlar, asl nusxasidagi matnga zarar yetganligi hollari koʻrsatiladi (“Asl nusxada shunday”, “Matnda tushunarsiz”).

Arxiv maʼlumotnomasi matniga oʻzgartirishlar, tuzatishlar, sharhlar, arxiv maʼlumotnomasini tuzishga asos boʻlgan arxiv hujjatlari mazmuni boʻyicha ijrochining shaxsiy xulosalari kiritilishiga yoʻl qoʻyilmaydi.

Arxiv maʼlumotnomasi oxirida maʼlumotnomani tayyorlashda foydalanilgan arxiv hujjatlari saqlov birliklarining arxiv shifrlari va betlari raqamlari, bosma nashrlar keltiriladi. Arxiv maʼlumotnomasi matnida arxiv hujjatlarining saqlov birliklari arxiv shifrlari va betlari raqamlarining har bir fakt va hodisa yozilgandan soʻng keltirilishiga yoʻl qoʻyiladi.

Hajmi bir betdan ortiq boʻlgan arxiv maʼlumotnomasi betlari tikilishi, raqamlanishi va arxiv muhri (yuridik shaxs boʻlmagan idoraviy arxivlar uchun – tegishli tashkilot muhri) qoʻyilishi lozim.

Oldingi tahrirga qarang.

Oʻzbekiston Respublikasi hududida foydalanilishi koʻzda tutilgan arxiv maʼlumotnomasi arxiv rahbari tomonidan (yuridik shaxs boʻlmagan idoraviy arxivlar uchun — tegishli tashkilot rahbari tomonidan) tasdiqlanadi. Oʻzbekiston Respublikasi hududidan tashqarida foydalanilishi koʻzda tutilgan arxiv maʼlumotnomasi arxiv rahbari tomonidan imzolanadi va unga muhr (yuridik shaxs boʻlmagan idoraviy arxivlar uchun — tegishli tashkilot muhri) qoʻyiladi.

(133-bandning sakkizinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

Zarur hollarda arxiv maʼlumotnomasiga maʼlumotnomada keltirilgan maʼlumotlarni tasdiqlovchi arxiv hujjatlari nusxalari yoki ulardan koʻchirmalar ilova qilinadi.

Oldingi tahrirga qarang.

Soʻrov ijrosini taʼminlash uchun arxivda arxiv hujjatlari boʻlmagan taqdirda arxiv blankasida soʻrov mavzusiga oid arxiv hujjatlarining tarkibi toʻliqmasligi toʻgʻrisida javob tayyorlanadi. Zarurat boʻlganda, javob muhr bilan tasdiqlanishi mumkin.

(133-bandning oʻninchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

Oldingi tahrirga qarang.

Soʻralayotgan maʼlumotlarni oʻzida aks ettirgan arxiv hujjatlarining yoʻqolganligi, shikastlanganligi (yongʻin, suv bosishi va boshqa favqulodda holatlarda) hujjatlar asosida tasdiqlanganda arxiv bu haqda, zarur hollarda, arxivning muhri qoʻyilgan maʼlumotnoma beradi.

(133-bandning oʻn birinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

134. Arxiv koʻchirmasida arxiv hujjatining nomi, raqami va sanasi toʻliq koʻrsatiladi. Soʻrov boʻyicha maʼlumotlarning hammasi arxiv hujjatlaridan koʻchirilishi lozim. Har bir koʻchirmaning boshi va oxiri hamda matnda tushirib qoldiriladigan ayrim soʻzlar koʻpnuqtalar bilan belgilanadi.

Arxiv koʻchirmasi matni izohlariga matn aslining tushunarsiz yozilgan, muallif tomonidan tuzatishlar kiritilgan, matnning buzilishi oqibatida oʻqib boʻlmaydigan qismlari va boshqalar toʻgʻrisida maʼlumot kiritiladi. Asl nusxadagi aniqligiga shubha boʻlgan alohida soʻzlar va ifodalar “Matnning aslida shunday”, “Hujjatda shunday” deb izohlanadi. Arxiv koʻchirmasi matnidan soʻng arxiv hujjati saqlov birligining arxiv shifri va varaqlar raqami koʻrsatiladi.

Soʻrovlar boʻyicha berilgan arxiv koʻchirmalarining aynanligi arxiv rahbari yoki vakolatli shaxsning imzosi va arxiv muhri (yuridik shaxs boʻlmagan idoraviy arxivlar uchun – tegishli tashkilot muhri) bilan tasdiqlanadi.

Oldingi tahrirga qarang.

135. Arxiv nusxasining har bir varagʻi orqasiga arxiv hujjati saqlov birliklarining arxiv shifri va varaqlarning raqamlari qoʻyiladi. Arxiv nusxasining hamma varaqlari tikiladi va tikish joyida arxiv rahbari yoki vakolatli shaxs imzosi bilan tasdiqlanadi. Oʻzbekiston Respublikasidan tashqariga yuborishga moʻljallangan arxiv nusxasi muhr va arxiv rahbarining imzosi bilan tasdiqlanadi.

(135-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

Oldingi tahrirga qarang.

136. Arxiv maʼlumotnomasi, arxiv koʻchirmasi, arxiv nusxasi va soʻrovlarga javoblar oddiy xat sifatida pochta yoki elektron pochta orqali yuboriladi.

(136-bandning birinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

Oldingi tahrirga qarang.

MDHga qatnashchi davlatlarga yuborilishi moʻljallangan arxiv maʼlumotnomasi, arxiv koʻchirmasi, arxiv nusxasi, soʻralgan maʼlumotlarning mavjud emasligi toʻgʻrisidagi javoblar bevosita ariza beruvchilarning manzillariga yoki elektron manzillariga arxiv tomonidan yuboriladi.

(136-bandning ikkinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

MDHga qatnashchi boʻlmagan davlatlarga yuborilishi moʻljallangan arxiv maʼlumotnomasi, arxiv koʻchirmasi, arxiv nusxasi, soʻralgan maʼlumotlarning mavjud emasligi toʻgʻrisidagi javoblar rasmiylashtiriladi va soʻrovlar (anketalar, shaxsiy arizalar va shu kabilar) bilan birga belgilangan tartibda “Oʻzarxiv” agentligiga yuboriladi.

Fuqaro yoki uning ishonchli vakili arxivga shaxsan murojaat qilganda arxiv maʼlumotnomasi, arxiv koʻchirmasi va arxiv nusxasi fuqaroga uning shaxsini tasdiqlovchi boshqa hujjat koʻrsatilgan holda; ishonchli vakilga – belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan ishonchnoma koʻrsatilgan holda beriladi. Arxiv maʼlumotnomasini va arxiv koʻchirmasini oluvchi ularning nusxalariga yoki ularga qoʻshimcha xatlar orqasiga ularni olgan sanasini koʻrsatgan holda imzo qoʻyadi.

Oldingi tahrirga qarang.

Ijtimoiy-huquqiy mazmundagi, Oʻzbekiston Respublikasi fuqarolari, chet el fuqarolari va fuqaroligi boʻlmagan shaxslarning huquqlari va qonuniy manfaatlarini taʼminlash boʻyicha hujjatlar soʻralgan chet eldan tushgan soʻrovlar ijrosi Vazirlar Mahkamasi tomonidan belgilangan tartibda amalga oshiriladi.

(136-bandning beshinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2020-yil 10-noyabrdagi 706-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 11.11.2020-y., 09/20/706/1497-son)

7-§. Arxiv oʻquv zalida foydalanuvchilarga xizmat koʻrsatish

137. Foydalanuvchilarga xizmat koʻrsatish uchun arxivda ovozli hujjatlarni eshitish, arxiv hujjatlarining mikronusxalari, audiovizual va elektron hujjatlar bilan ishlash uchun maxsus qurilmalar bilan jihozlangan xona mavjud boʻlgan oʻquv zali, koʻrish uchun moʻljallangan zal faoliyat koʻrsatadi. Alohida ajratilgan xona mavjud boʻlmasa foydalanuvchilarga xizmat koʻrsatish arxiv xodimining nazorati ostida xizmat xonasida amalga oshiriladi.

Oldingi tahrirga qarang.

Arxivning oʻquv zalida foydalanuvchilarning arxiv hujjatlari bilan ishlash tartibi, ularning huquq va majburiyatlari Oʻzbekiston Respublikasi davlat arxivlari oʻquv zallarida foydalanuvchilarning arxiv hujjatlari bilan ishlash tartibi toʻgʻrisidagi nizom bilan belgilanadi. Arxiv foydalanuvchilarni ushbu Nizom bilan tanishtirishi shart. Foydalanuvchilarga xizmat koʻrsatish imkoniyatlaridan kelib chiqqan holda, arxiv ularga xizmat koʻrsatish vaqti va navbatini belgilashi mumkin.

(137-bandning ikkinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2020-yil 10-noyabrdagi 706-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 11.11.2020-y., 09/20/706/1497-son)

Foydalanuvchi tomonidan arxiv hujjatlari oʻgʻirlanganda yoki arxiv hujjatlariga, texnik jihozlarga va mulkka zarar yetkazilgan hollarda arxiv oʻzi joylashgan hududdagi ichki ishlar organlariga va “Oʻzarxiv” agentligiga murojaat qiladi, Oʻzbekiston Respublikasi qonun hujjatlariga muvofiq, yetkazilgan zararni qoplashning boshqa choralarini koʻradi.

138. Foydalanuvchilarning buyurtmalariga koʻra arxivning texnik imkoniyatlaridan kelib chiqqan holda arxiv hujjatlarining kseronusxalari, mikronusxalari, fotoizlari, kinonusxalari, videonusxalari, ovozli hujjatlar nusxalari hamda elektron manbalardagi nusxalari tayyorlanishi mumkin.

Jismoniy holati qoniqarsiz boʻlgan MAF hujjatlaridan nusxa olinmaydi.

Foydalanilishi imkoniyati cheklangan (maxfiy va konfidensial maʼlumotlarni oʻz ichiga olgan) arxiv hujjatlaridan nusxa olish belgilangan tartibda amalga oshiriladi.

Nusxa olishga berilgan buyurtmalarni bajarish tartibi, shu jumladan arxiv nusxalari olinadigan hajm, yigʻmajildlar (hujjatlar)ning eʼlon qilinmagan roʻyxatlari, boshqa arxiv maʼlumot-qidiruv vositalari va maʼlumotlar bazalari, nusxalarni tayyorlash narxi va ularni tayyorlash uchun hisob-kitob qilish tartibi arxiv rahbariyati tomonidan belgilanadi.

Arxiv hujjatlarining nusxalari foydalanuvchilarga, ularning ishonchli vakillariga beriladi yoki koʻrsatilgan manzil boʻyicha yuborilishi mumkin.

Nusxa olishga berilgan buyurtmalarning hisobini olib borish qogʻozli manbalarda yoki avtomatlashtirilgan tarzda amalga oshiriladi.

8-§. Arxiv hujjatlarini tashish va boshqa joyga koʻchirish

139. Arxiv hujjatlari har qanday masofaga tashilganda ularni atrof muhitning zararli omillari taʼsiridan muhofaza qilish va himoyalash boʻyicha arxiv hujjatlarini yogʻinlardan, yorugʻlik, mexanik shikastlanishlardan himoya qiluvchi maxsus qoplama turlarini qoʻllanish choralariga rioya qilinadi.

140. Arxiv hujjatlarini transport vositasida tashish ularni zich joylashtirib, qoplama ichida arxiv hujjatlarining surilishiga, urilishiga va har xil tebranishlarga imkon bermaydigan holda bajariladi. Bunda fotofonohujjatlar vertikal holatda, qattiq konstruksiyali qutichalarning ichki oʻlchamiga muvofiq, nam oʻtkazmaydigan matoga oʻralgan holda joylashtiriladi. Boshqa audiovizual, elektron hujjatlar, chizmali va katta oʻlchamdagi yigʻmajildlar va hujjatlar ular saqlanadigan qoplamada yoki ularni alohida koʻchirish uchun moʻljallangan vositalarda koʻchiriladi.

141. Arxiv hujjatlarini arxiv ichida koʻchirish uchun aravalardan va boshqa tashish vositalaridan foydalaniladi.

Arxiv hujjatlarini shahar ichida tashish arxiv xodimi kuzatuvida, usti yopiq avtomashinalarda amalga oshiriladi.

Arxiv hujjatlarini uzoq masofalarga qoplamaga oʻralgan holda, yopiq transport vositalarida, transportning belgilangan turiga muvofiq qimmatbaho yuklarni tashish qoidalariga asosan bajariladi.

9-§. Foydalanuvchilarga tashabbusli axborotlar taqdim etish, koʻrgazmalarni tayyorlash va arxiv hujjatlarini nashr qilish

142. Tashkilotlar va fuqarolarga tashabbusli axborotlar taqdim etish ularga axborot xati yoki boshqa maʼlumot hujjatlarini yuborish yoʻli bilan amalga oshiriladi.

143. Arxiv arxiv hujjatlarining koʻrgazmasini mustaqil ravishda yoki tashkilotlar hamda boshqa arxivlar bilan hamkorlikda tayyorlash va oʻtkazishni tashkil qiladi.

Arxiv hujjatlarining koʻrgazmasini tayyorlash uchun mavzuli dastur (konsepsiya) va mavzuli-ekspozitsion reja ishlab chiqiladi. Mavzuli reja asosida arxiv hujjatlarini, suratli va boshqa materiallarni aniqlash va tanlab olish amalga oshiriladi. Mavzuli-ekspozitsion rejaga koʻrgazma uchun tanlab olingan arxiv hujjatlari, suratli va boshqa materiallarning koʻrgazma boʻlimlariga muvofiq tizimlashtirilgan, oʻlchamlari va stendlarda joylashish ketma-ketligi koʻrsatilgan annotatsiyali roʻyxati qoʻshiladi. Koʻrgazma uchun tanlab olingan arxiv hujjatlari va boshqa materiallarga annotatsiya tayyorlanadi. Boshqa tildagi materiallar uchun, zarur hollarda, tarjima yoki mazmuni boʻyicha kengaytirilgan annotatsiya beriladi.

Arxiv hujjatlarining saqlovini taʼminlashga koʻrgazma tashkilotchilari masʼul hisoblanadilar. Koʻrgazma uchun arxiv materiallarini taqdim etgan arxiv koʻrgazma oʻtkazilayotganda arxiv hujjatlarining saqlovini taʼminlash talablariga rioya etilishini nazorat qiladi.

Arxiv hujjatlarini sugʻurta qilish va ularning koʻrgazma uchun Oʻzbekiston Respublikasidan tashqariga vaqtincha chiqarilishini rasmiylashtirish belgilangan tartibda amalga oshiriladi.

Oldingi tahrirga qarang.

144. Oʻzbekiston milliy arxivlari faoliyat yoʻnalishlari boʻyicha oʻzlarining jamlash manbalarida, yirik jamoat, sanoat va boshqa shunga oʻxshash obyektlarda tarixiy ahamiyatga ega boʻlgan tadbirlarni kino-video tasvirga tushirish huquqiga egadir. Tasvirga tushirish materiallari arxiv hujjati sifatida tasvirga olingan obyekt mansub boʻlgan jamlash manbai fondiga kiritiladi.

(144-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

145. Arxiv hujjatlari nashrlarini tayyorlashda arxiv tarixiy hujjatlarni nashr etishning ilmiy qoidalariga amal qiladi.

Arxiv hujjatlari nashrining turlari (ilmiy, ilmiy-ommabop va oʻquv) hamda xillari (fond boʻyicha mavzuli yoki shu kabilar), ularning foydalanish maqsadi, manbalarni tanlash spetsifikasi, arxiv hujjatlarining matni va ularga ilmiy-maʼlumot apparati tarkibini uzatish usullariga muvofiq aniqlanadi.

Arxiv hujjatlarini nashr etish shakllari quyidagilardan iborat:

bosma: seriyali, toʻplam, albom, buklet, plakat, ommaviy axborot vositalarida chop etish;

plyonkali manbalarda nashr etish: mikrofilm, mikrofisha;

elektron: gipermatn, multimedia, maʼlumotlar bazasi.

1-ILOVA

25, 28, 51, 52- bandlarga

TASDIQLAYMAN			‎‎TASDIQLAYMAN
‎‎________________________________			_______________________________
‎‎(topshiruvchi tashkilot rahbari lavozimining‎ nomi)			(qabul qiluvchi tashkilot rahbari ‎lavozimining nomi)
_________________________			‎‎________________________
‎‎(imzo, imzo sharhi)			‎‎(imzo, imzo sharhi)
sana ‎	‎	muhr ‎		sana ‎ ‎	muhr
‎‎
Hujjatlarni topshirish-qabul qilish
‎‎DALOLATNOMASI
___________ № ___________
‎	‎	(sanasi)		‎	‎‎
‎‎___________________________________________________________________________‎
‎‎hujjatlarni saqlovga topshirish-qabul qilish (sanasi)
___________________________________________________________________________
(topshirish asosi)
___________________________________________________________________________
(topshirilayotgan fond nomi)
__________________________________________________________________ topshirdi,‎
(topshiruvchi tashkilot nomi)
‎‎________________________________________________________________________ esa‎
(qabul qilib oluvchi tashkilot nomi)
‎‎mazkur fond hujjatlarini va ularga ilmiy maʼlumot apparatini qabul qilib oldi:‎
‎
t/r‎	‎‎Roʻyxat nomi, raqami		Roʻyxat nusxalari ‎soni		Saqlov birligi soni‎	Izoh
1‎	2‎‎		3‎‎		4‎	5‎
‎	‎‎		‎‎		‎	‎
‎‎
‎Jami qabul qilingan saqlov birligi soni___________________________________________________

‎‎Topshirdilar:		‎	‎	‎‎Qabul qilib oldilar:		‎
_______________________________‎				_______________________________
(lavozim, imzo, imzo sharhi)			‎	‎‎(lavozim, imzo, imzo sharhi)
‎‎__________________			‎	‎‎__________________
‎‎(sana)		‎	‎	‎‎(sana)		‎
‎‎
Fondga ____ raqami berildi

Oʻzgartirishlar hisob hujjatlariga kiritilgan
‎_______________________________				‎‎_______________________________
(lavozim, imzo, imzo sharhi)			‎	(lavozim, imzo, imzo sharhi)
__________________		‎	‎	‎‎__________________		‎
‎‎(sana)		‎	‎	‎‎(sana)		‎
‎‎
‎‎Hujjatlarni saqlovga topshirish-qabul qilish dalolatnomasi shakli
‎‎Qogʻoz bichimi A4 (210 x 297)

2-ILOVA

29, 51- bandlarga

______________________				‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎‎(arxiv nomi)		‎	‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎‎Shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini ‎ saqlovga qabul qilish					TASDIQLAYMAN
‎‎DALOLATNOMASI				_____________________________ direktori
‎	‎	‎	‎	‎	‎‎(arxiv nomi)			‎
‎	‎	‎	‎	_________________ _________________
‎‎___________ № _________				‎‎(imzo, imzo sharhi)
‎‎(sana va son)				‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎‎sana		‎	‎	muhr‎
‎‎ETK (METK) qarori asosida				‎	‎	‎	‎	‎
‎‎(20_yil “__”______dagi protokol __-son va 20__yil “__”_______dagi shartnoma)
‎‎______________________________________________________________________________ topshirdi
(egasining F.I.O.)
qabul qilingan hujjatlar ________________________________________________________________
‎	‎	‎	‎‎(hujjatlarning umumiy tavsifi)
‎‎
‎‎___________s.b. (shart) ___________ arxiv roʻyxati boʻyicha hujjatlar soni
‎‎Fondga ___ raqami berildi.				‎	‎	‎	‎	‎

‎‎Mulkdor/egasi			‎‎____________________			____________________‎‎
‎‎(keragini tagiga chizilsin)			‎‎(imzo)			(imzo sharhi)
‎‎
‎‎____________________			____________________‎‎			_______________________‎‎
‎‎(xodim lavozimining nomi)			‎‎(imzo) ‎‎			(imzo sharhi) ‎‎
‎‎
‎‎Roʻyxatlash natijalari boʻyicha hisob raqamlariga oʻzgartirishlar kiritildi

‎‎____________________			‎‎____________________			‎‎____________________
‎‎(xodim lavozimining nomi)			‎‎(imzo)			‎‎(imzo sharhi)
‎‎
‎‎Shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini saqlovga qabul qilish dalolatnomasining shakli
‎‎Qogʻoz bichimi A4 (210 x 297)

3-ILOVA

49-bandga

HUJJATLAR TUSHISHINI HISOBGA OLISH DAFTARI

‎‎

t/r‎

Kelib tushgan sana‎

Hujjatlari kelib tushgan tashkilotning nomi (shaxsning F.I.O.) ‎

Qaysi hujjat boʻyicha qabul qilingan, nomi, raqami va sanasi‎

Fond nomi‎

Hujjatlar
‎yili ‎

Saqlov birligi yoki roʻyxatlanmagan hujjatlar (varaqlar) soni‎

Hujjatlar holatining qisqacha tavsifi‎

Kelib tushgan hujjatlarga fondlar roʻyxati boʻyicha berilgan fond raqami ‎

Izoh‎

1‎

2‎

3‎

4‎

5‎

6‎

7‎

8‎

9‎

10‎

‎‎

‎‎‎_______________ yil mobaynida jami _____________________ saq. bir. kelib tushgan

‎

‎‎(hujjatlar, varaqlar)

(hujjatlar, varaqlar) ‎‎

‎

‎‎shu jumladan <*>: ____________________________‎‎‎

‎

‎‎______________________________

‎

‎‎______________________________

‎

‎‎

‎

‎‎_____________________

___________

____________‎‎

‎

‎‎(xodim lavozimining nomi)

‎‎(imzo)

‎‎(imzo sharhi)

‎

‎‎‎‎ <*>Umumiy arxivlarda kelib tushgan barcha turdagi hujjatlarning yagona hisob daftarini, hujjatlar hajmlarini yakuniy yozuvda
‎ koʻrsatgan holda yuritishga yoʻl qoʻyiladi.

‎

‎‎Hujjatlar tushishini hisobga olish daftarining shakli

‎‎

‎

‎‎Qogʻoz bichimi A3 (420 x 297)

‎

4-ILOVA

49, 51, 52-bandlarga

FONDLAR ROʻYXATI

Fond raqami ‎	Birinchi marta tushish ‎ sanasi ‎	Fondning nomi‎	Chiqarilgani toʻgʻrisidagi ‎belgi ‎	Izoh ‎
1‎	2‎	3‎	4‎	5‎
‎	‎	‎	‎	‎

‎‎20... yil 01.01da jami _______________________________________ fondlar‎‎					‎
‎‎(raqam va yozuvlarda)
‎‎shu jumladan ..... yilda kelib tushgan fondlar soni ________________________ ‎					‎
‎	‎	‎‎‎‎(raqam va yozuvlarda)‎ ‎	‎	‎
‎‎........ yilda chiqarilgan fondlar soni _____________________________________				‎
‎		‎‎‎‎(raqam va yozuvlarda)‎ ‎ ‎	‎	‎
‎‎
____________________________‎	_______________‎	________________________‎	‎	‎
(xodim lavozimining nomi)‎	(imzo) ‎	(imzo sharhi)‎	‎	‎

Sana‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎‎Fondlar roʻyxatining shakli
‎‎
‎	‎	‎‎Qogʻoz bichimi A4 (210 x 297)		‎

5-ILOVA

49-bandga

‎	‎	‎	‎	‎	‎‎TASDIQLAYMAN			‎
‎‎
‎	‎‎________________________			‎	‎‎___________________________ ETK (METK)
‎	‎‎(arxiv organi (arxiv) nomi)			‎	‎‎(arxiv organi (arxiv) nomi)
‎‎
‎	‎‎_____-son protokoli			‎	‎	‎‎______-son protokoli
‎‎
sana‎	‎	‎	‎	sana‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
t/r‎	‎‎Ish yuritish indekslari yoki eski roʻyxat raqamlari		Yigʻmajild ‎sarlavhasi		Chegaraviy ‎sanalar		Varaqlar soni ‎	Izoh‎
1‎	‎‎2		3		4		5‎	6‎
‎	‎‎		‎‎		‎‎		‎	‎
‎‎
‎‎Roʻyxatga ________________________________________________________________________________
‎‎(raqam va yozuvda)
‎‎
‎‎№ ___________________________ dan № ______________________________gacha yigʻmajild kiritilgan
‎‎
‎‎Tuzuvchi:
‎‎
‎‎____________________			‎‎_________________			_________________ ‎‎
(tuzuvchi lavozimining nomi) ‎‎			(imzo) ‎‎			(imzo sharhi)‎‎
‎‎_________________			‎‎_________________ ‎‎			‎‎_________________ ‎‎
(fond saqlovchisi) ‎‎			(imzo) ‎‎			(imzo sharhi)‎‎
‎‎_________________ ‎‎			‎‎_________________ ‎‎			‎‎_________________ ‎‎
(boʻlim (arxiv saqlovxonasi) ‎mudiri) ‎‎			(imzo) ‎‎			(imzo sharhi)‎‎

Sana‎‎
‎‎
‎‎Arxivda tuzilgan doimiy saqlovdagi yigʻmajild ‎roʻyxati shakli <*>
‎‎
‎	‎			‎	Qogʻoz bichimi A4 (210 x 297)

<*> Roʻyxatga belgilangan tartibda titul varagʻi tuziladi.

6-ILOVA

49-bandga

‎	‎‎____________________________‎				‎	‎	‎	‎
‎	‎‎(tashkilotning nomi)				‎	‎	‎	‎
‎‎
‎	‎‎				‎‎TASDIQLAYMAN
‎	‎‎Fond № ______			‎‎________________________________________
‎	‎	‎	‎	‎‎tashkilot rahbari lavozimining nomi)
‎	‎‎ROʻYXAT №____
‎	‎‎__________________			‎‎_________________________________________
‎	doimiy saqlovdagi ‎yigʻmajildlar			‎	imzo, ‎	‎	imzo sharhi
‎	‎‎______________ yil uchun			‎	sana‎	‎	muhr‎	‎
‎‎
‎‎Boʻlimning (tashkilot tarkibiy boʻlinmasining) nomi
t/r ‎	‎‎Yigʻmajild ‎indeksi		‎‎Yigʻmajild ‎sarlavhasi		‎‎Chegaraviy ‎sanalar		Varaqlar soni ‎	Izoh ‎
1‎	2‎‎		3‎‎		4‎‎		5‎	6‎
‎	‎						‎	‎
‎‎
‎‎Roʻyxatning mazkur boʻlimiga ____________________________________________yigʻmajild kiritilgan
‎	‎	‎	‎‎(raqam va yozuvda)				‎	‎
‎‎№ dan ______________________________________ № gacha _________________________, shu jumladan:
‎‎literli raqamlar: _______________________________________________________________________
‎‎tushib qolgan raqamlar: ___________________________________________________________________

‎‎____________________			‎‎____________			‎‎____________
‎‎(roʻyxat tuzuvchi ‎lavozimining nomi)			(imzo)			‎‎(imzo sharhi)
‎‎_______________________			______________ ‎‎			‎‎______________
‎‎(tashkilot arxivining ‎mudiri)			(imzo)			‎‎(imzo sharhi)
‎‎
‎‎MAʼQULLANGAN					‎‎TASDIQLANGAN
‎‎
‎‎MEK (EK) protokoli _____________________					‎‎ETK protokoli _______________________
‎	‎	‎‎(tashkilotning nomi)		‎	‎	‎‎(arxiv ishi sohasidagi vakolatli organlar nomi)
‎‎
‎‎________________________ dan № _________________ ___________________ dan № _____________

‎‎Tashkilotning doimiy saqlanadigan yigʻmajildlar roʻyxati yillik ‎boʻlimining shakli

‎‎Qogʻoz bichimi A4 (210 x 297)

7-ILOVA

49, 88, 105, 117, 118-bandlarga

‎‎YIGʻMAJILDNING TASDIQ VARAGʻI

‎‎Yigʻmajildda tikilgan va raqamlangan varaqlar ________________________________________________
‎	‎	(raqam va yozuvda)‎
‎‎№ dan__________________ № gacha__________________
‎
‎‎shu jumladan:
‎‎varaqlarning literli raqamlari____________________________________________________________
‎‎varaqlarning tushib qolgan raqamlari _______________________________________________________
‎‎ ichki roʻyxat varaqlari __________________________________________________________________
‎‎
‎‎Yigʻmajildning fizik holati va ‎tuzilish xususiyatlari		Varaqlarning raqamlari ‎
‎‎1		2‎
‎‎		‎
‎‎
_____________________ ‎	___________ ‎	___________ ‎
(xodim lavozimining nomi) ‎	(imzo) ‎	(imzo sharhi)‎
‎‎
Sana_____________ ‎	‎	‎
‎‎
‎	‎‎Yigʻmajild tasdiq varagʻining shakli
‎‎
‎	‎‎Qogʻoz bichimi A4 (210 x 297)

8-ILOVA

52-bandga

‎	‎‎______________________			‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎‎(arxivning nomi)			‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎	‎‎DALOLATNOMA			‎	‎	‎‎TASDIQLAYMAN
‎	‎	‎	‎	‎	____________________ direktori
‎	‎‎___________ № _________			‎	‎‎(arxivning nomi)			‎
‎	‎‎(sana va raqami)			‎‎_______________			‎‎________________
‎	‎	‎	‎	‎‎(imzo)			(imzo sharhi)
‎	‎‎Saqlanishi kerak boʻlmagan ‎hujjatlarni yoʻq qilishga ajratish				‎	sana‎	‎	muhr‎

‎‎Yoʻq qilishga olingan_____________________________________________________________________
‎	‎	‎	‎‎(fond nomi)			‎	‎	‎
‎‎_________________________________________________________________________-son fondining
‎‎hujjatlari ____________________________________________________________________________
‎	(ekspertiza oʻtkazish uchun meʼyoriy-uslubiy hujjatlarga havolalar)
___________________________________________________________________asosida ajratib olindi
‎‎
t/r‎	‎‎Hujjatlar ‎guruhi nomi		Chegaraviy sanalar ‎	Roʻyxatlar raqami‎	‎‎Roʻyxat boʻyicha saql. birl. raqami		Saqlov birliklari soni ‎	Izoh‎
1‎	2‎‎		3‎	4‎	5‎‎		6‎	7‎
‎	‎‎		‎	‎	‎‎		‎	‎
‎‎
Jami _______________________ saql. birl. _______________ yil(lar) uchun
‎	‎‎(raqam va yozuvda)			‎	‎	‎	‎	‎
‎‎Saqlovda qoldirilayotgan hujjatlarning saql. birl. soni,
‎‎chegaraviy sanalari va qisqacha tavsifi __________________________________
‎‎
_______________________ ‎‎			_________________ ‎‎			_____________________‎‎
‎‎Boʻlim (arxiv saqlovxonasi) ‎mudiri			‎‎(imzo)			‎‎(imzo sharhi)
_______________________ ‎‎			__________________			_____________________
‎‎Xodim lavozimining ‎nomi			‎‎(imzo)			‎‎(imzo sharhi)
‎‎
‎‎Saqlanishi kerak boʻlmagan hujjatlarni yoʻq qilishga ajratish haqidagi ‎dalolatnoma shakli
‎‎Qogʻoz bichimi A4 (210 x 297)
‎‎Hujjatlar __________________________________________________________________________
‎	‎‎(tashkilot nomi)
‎‎qabul qilish-topshirish yuk xati boʻyicha qayta ishlovga berish uchun topshirilgan
‎‎
‎‎____________№ ___			‎	‎	‎	‎	‎	‎
‎‎(sana)		‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎

‎‎_______________________________				‎	‎	‎	‎	‎
‎‎(fondlar saqlovchisining imzosi)				‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎	‎‎Oʻzgartirishlar hisob hujjatlariga kiritilgan						‎	‎
‎‎
______________________‎‎			______________‎‎			_____________________‎‎
xodim lavozimining nomi ‎‎			Imzo			Imzo sharhi
‎‎
Sana ________________
‎‎
‎‎TASDIQLANGAN					‎‎MAʼQULLANGAN
‎‎
Protokol					‎‎Protokol
‎‎____________________________________					‎‎______________________________________
‎‎(arxiv nomi)					(arxiv organi nomi)
‎‎_____________ dagi № ______________					________________dagi № _________‎‎

‎‎Saqlanishi kerak boʻlmagan hujjatlarni yoʻq qilishga ‎ajratish haqidagi dalolatnoma shakli (davomi)
‎	‎	‎	‎	‎	‎‎Qogʻoz bichimi A4 (210 x 297)

9-ILOVA

52, 76-bandlarga

‎	______________________
‎	‎‎(arxiv nomi)		‎	‎	‎	‎	‎	‎

Qidiruv ishlari tugagan ‎hujjatlarning topilmaganligi haqida					TASDIQLAYMAN _________________________direktori
‎‎DALOLATNOMA					‎‎(arxiv nomi)			‎
‎	‎‎__________ № ________‎‎			‎	____________‎‎		___________‎‎
‎	‎‎(sana va raqami)			‎	imzo ‎‎		imzo sharhi‎‎
‎‎
‎	‎‎___________-son fond				sana ‎	‎	muhr‎	‎
‎‎
‎‎ Quyidagi ____________________________ ishlari natijasida fondda quyidagi hujjatlarning yoʻqligi aniqlangan. Ularni topish boʻyicha arxiv koʻrgan choralar ijobiy natija bermadi, shu sababli quyidagilarni hisobdan chiqarish mumkin deb hisoblaymiz:
‎‎
t/r‎	Roʻyxat raqami‎	Saq. ‎birl. raqami ‎	Saqlov birligi sarlavhasi‎	Chegaraviy sanalar ‎	Varaqlar soni (ovoz chiqarish vaqti metraji)		Yoʻqligining taxminiy sabablari
1‎	2‎	3‎	4‎	5‎	6‎‎		7‎‎
‎	‎	‎	‎	‎	‎‎		‎‎
‎‎
‎‎Jami saql. birl. soni _________________________________________________________
‎	‎	‎‎(raqam va yozuvda)

‎‎Yoʻqolgan materiallarning mazmuni qisman quyidagi yigʻmajildlar bilan toʻldirilishi mumkin:
‎‎____________________________________________________________
‎‎____________________________________________________________
‎‎
‎‎Qidiruv ishlari tugagan hujjatlarning topilmaganligi haqidagi ‎dalolatnoma shakli
‎‎Qogʻoz bichimi A4 (210 x 297)
‎‎
‎‎__________________________________________________________________________
‎‎__________________________________________________________________________
_____________________ ‎‎			_____________ ‎‎			__________________ ‎‎
‎‎Boʻlim mudiri			‎‎Imzo			‎‎Imzo sharhi
_____________________ ‎‎			_____________ ‎‎			‎‎__________________
‎‎Saqlovxona mudiri			‎‎Imzo			‎‎Imzo sharhi
_____________________ ‎‎‎‎			_____________ ‎‎			__________________ ‎‎
Bosh saqlovchi ‎‎			Imzo‎‎			Imzo sharhi‎‎

___________________________________________________________________________
‎‎(Qidiruv ishlari tugagan, topilmagan hujjatlarni hisobdan chiqarish toʻgʻrisida arxiv direktori buyrugʻining № va sanasi)

‎‎Oʻzgartirishlar hisob hujjatlariga kiritilgan
‎‎
_____________________‎‎			_________________ ‎‎			____________________ ‎‎
‎‎Xodim lavozimining nomi			‎‎Imzo			‎‎Imzo sharhi
‎‎
‎‎Qidiruv ishlari tugagan hujjatlarning topilmaganligi ‎ haqidagi dalolatnoma shakli (davomi)
Qogʻoz bichimi A4 (210 x 297)‎‎

10-ILOVA

74, 87-bandlarga

‎‎______________________			‎	‎	‎
‎‎(arxiv nomi)			‎	‎	‎
‎‎Hujjatlarning tuzatib ‎ boʻlmaydigan nuqsonlari haqida ‎‎‎DALOLATNOMA			‎‎TASDIQLAYMAN ‎ _____________________________ direktori ‎‎‎(arxiv nomi)
‎‎___________ № ________			___________‎	‎‎___________
‎‎(sana va raqami)			(imzo)‎	‎‎(imzo sharhi)
‎‎
_______-son FOND			‎	‎	‎

Fondning nomi _________________________________________________________________________ ‎Fondda topilgan, tuzatib boʻlmaydigan deb eʼtirof etilgan saqlov birliklar__________________ soni:
‎‎
Roʻyxat ‎raqami‎	Saq.birl. raqami ‎	Shikastlangan saql. birl. sarlavhasi ‎	Chegaraviy sanalar ‎	Varaqlar soni (ovoz chiqarish vaqti, metraji) ‎	Shikastlanish mohiyati va sabablari ‎
1‎	2‎	3‎	4‎	5‎	6‎
‎	‎	‎	‎	‎	‎

‎‎Jami tuzatib boʻlmaydigan saqlov birliklari soni ____________________________________________
‎	‎	‎	‎‎(raqam va yozuvda)

________________________		_____________ ‎‎		______________________
‎‎(boʻlim mudiri)		(imzo)		‎‎(imzo sharhi)
________________________		_____________ ‎‎ ‎‎		______________________ ‎‎
‎‎(fondlar saqlovchisi)		‎‎(imzo)		‎‎(imzo sharhi)
‎‎Sanab oʻtilgan hujjatlar quyidagi sababga koʻra hisobdan chiqarildi ______________________________________________________________________________________
Ekspertlar: ____________________________________________________________________________
‎	‎‎(ekspertlar lavozimining nomi, imzo, imzo sharhi, sana)
_____________ ______________________________________________________________‎‎
‎‎(arxiv rahbarining tuzatib boʻlmaydigan hujjatlarni hisobdan chiqarish toʻgʻrisida buyrugʻining raqami ‎va sanasi)
‎‎Oʻzgartirishlar hisob hujjatlariga kiritilgan				‎	‎

________________________		_____________		______________________‎‎
‎‎Xodim lavozimi nomi		‎‎Imzo		‎‎Imzo sharhi
‎‎
‎‎Sana		‎	‎	‎	‎
‎‎
‎‎Tuzatib boʻlmaydigan hujjatlar toʻgʻrisidagi dalolatnoma shakli					‎
‎	‎	‎	‎‎Qogʻoz bichimi A4 (210 x 297)

11-ILOVA

118-bandga

‎‎______________________		‎	‎	‎
‎‎(arxiv nomi)		‎	‎	‎

HUJJATLARDAN FOYDALANISH VARAGʻI

‎‎Fond № ______________ Roʻyxat № ____________ Yigʻmajild №
‎‎________________
‎‎
‎‎Yigʻmajild sarlavhasi ___________________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________________

Foydalanish ‎sanasi ‎	Berilgan shaxsning F.I.O. (tushunarli tarzda) ‎	Foydalanish xarakteri (nusxa, koʻchirmalar olish, koʻrib chiqish va b.) ‎	Foydalanilgan varaqlar nomeri ‎	Yigʻmajilddan foydalangan shaxsning imzosi ‎
1‎	2‎	3‎	4‎	5‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎‎Hujjatlardan foydalanish varagʻining shakli				‎
Qogʻoz bichimi A4 (210 x 297) ‎‎

12-ILOVA

132, 133, 136-bandlarga

___________________________		‎	‎	‎
(arxiv nomi)		‎	‎	‎
‎‎___________________________		‎	Adresat‎	‎
‎‎(pochta indeksi, manzili,		‎	‎	‎
‎‎___________________________		‎	‎	‎
‎‎telefoni, faksi)		‎	‎	‎

‎‎Arxiv maʼlumotnomasi		‎	‎	‎
‎‎____________ № ____________‎		‎	‎	‎
‎‎(sana)		‎	‎	‎
‎‎__________№ ga _________dan		‎	‎	‎
‎‎Asos:
____________________‎‎	______________ ‎‎		_________________‎‎
Tashkilot rahbari ‎‎	Imzo		‎‎Imzo sharhi
‎‎____________________	‎‎______________		‎‎_________________
Bajaruvchi ‎‎	Imzo ‎‎		Imzo sharhi‎‎
‎‎
‎‎Muhr	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎‎Arxiv maʼlumotnomasining shakli				‎
‎‎Qogʻoz bichimi A4 (210 x 297)

Vazirlar Mahkamasining 2012-yil 5-apreldagi 101-son qaroriga
2-ILOVA

Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining Davlat katalogi toʻgʻrisida

NIZOM

I. Umumiy qoidalar

1. Ushbu Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining Davlat katalogi toʻgʻrisidagi Nizom (keyingi oʻrinlarda Nizom deb ataladi) “Arxiv ishi toʻgʻrisida”gi Oʻzbekiston Respublikasi Qonuniga muvofiq ishlab chiqilgan va arxiv hujjatlari Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi (keyingi oʻrinlarda MAF deb ataladi) tarkibiga kiritilgan arxiv fondlarining markazlashtirilgan davlat hisobini yuritishning yagona tartibini belgilaydi.

II. Umumiy tushunchalar

2. Ushbu Nizomda quyidagi asosiy tushunchalar qoʻllaniladi:

Milliy arxiv fondining Davlat katalogi — arxiv hujjatlari Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi tarkibiga kiritilgan arxiv fondlarining hajmi va tarkibi toʻgʻrisidagi asosiy maʼlumotlardan iborat boʻlgan hisobga olish hujjati;

Oldingi tahrirga qarang.

fond varaqasi — arxiv hujjatlarining soni, tarkibi, saqlanish joyi haqidagi maʼlumotlardan iborat boʻlgan hamda arxiv ishi boʻyicha hududiy boshqarmalardagi va Oʻzbekiston milliy arxivlaridagi fondlarni va saqlov birliklarining umumiy sonini hisobga olish uchun moʻljallangan varaqa;

(2-bandning uchinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

saqlov birligi — arxivdagi oʻz hisob raqamiga ega boʻlgan (yigʻmajild, loyiha, albom, fotohujjat, kinolentalar oʻrami, mikrofilm va h.k.) alohida hujjatlar guruhi (alohida hujjat);

fond katalogi — fondlar varaqalaridan iborat boʻlgan hamda arxiv hujjatlari MAF tarkibiga kiritilgan arxiv fondlarining hajmi va tarkibi toʻgʻrisidagi maʼlumotlarning markazlashtirilgan hisobini yuritish uchun moʻljallangan katalog;

arxivni jamlash manbalari — arxivlarni ularning yoʻnalishi boʻyicha tarixiy, siyosiy, iqtisodiy, ilmiy, ijtimoiy, madaniy va boshqa arxiv ahamiyatiga ega boʻlgan hujjatlar bilan tizimli ravishda toʻldirib boruvchi yuridik va jismoniy shaxslar (fondlarni tashkil etuvchilar).

III. Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi Davlat katalogining maqsadi va vazifalari

3. Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining Davlat katalogi (keyingi oʻrinlarda Davlat katalogi deb ataladi) MAF tarkibiga kiritilgan hamda davlat va nodavlat arxivlari (keyingi oʻrinlarda arxivlar deb ataladi), shuningdek idoraviy arxivlarning masʼul saqlovida boʻlgan arxiv fondlari, arxiv hujjatlarining markazlashtirilgan davlat hisobidir.

4. Davlat katalogi:

arxiv hujjatlari MAF tarkibiga kiritilgan arxiv fondlarining tarkibi, hajmi, ularning toʻldirib borilishi, harakati va arxivlarga doimiy saqlashga berilishining tizimli va markazlashtirilgan hisobini, nazoratini olib borish;

arxiv hujjatlari MAF tarkibiga kiritilgan arxiv fondlarining tarkibi va hajmi, ularning oʻzgarishi, shuningdek ularni saqlash joylari boʻyicha yagona maʼlumotlar bazasini tizimli shakllantirish uchun yuritiladi.

IV. Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining Davlat katalogini yuritish tartibi

Oldingi tahrirga qarang.

5. Davlat katalogini yuritish Oʻzbekiston Respublikasi Adliya vazirligi huzuridagi “Oʻzarxiv” agentligiga (keyingi oʻrinlarda “Oʻzarxiv” agentligi deb ataladi) yuklanadi.

(5-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2025-yil 1-martdagi 135-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 03.03.2025-y., 09/25/135/0208-son)

6. Arxiv hujjatlari MAF tarkibiga kiritilgan arxiv fondlarini Davlat katalogiga kiritish “Oʻzarxiv” agentligiga 1-ilovaga muvofiq shakl boʻyicha har yili taqdim etiladigan tegishli arxiv fondlarining tarkibi, hajmi va ularning oʻzgarishlari toʻgʻrisidagi maʼlumotlar (keyingi oʻrinlarda maʼlumotlar deb ataladi) asosida amalga oshiriladi.

7. “Oʻzarxiv” agentligiga maʼlumotlarni quyidagilar taqdim etadi:

Oldingi tahrirga qarang.

Oʻzbekiston milliy arxivlari;

(7-bandning ikkinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

“Oʻzarxiv” agentligining arxiv ishi boʻyicha hududiy boshqarmalari;

MAF hujjatlarini doimiy saqlayotgan vazirliklar, idoralar, tarmoq davlat fondlari va tashkilotlar.

Maʼlumotlar “Oʻzarxiv” agentligiga har yili kalendar yilning 1-yanvar holatiga koʻra 15-yanvardan kechikmay taqdim etiladi.

“Oʻzarxiv” agentligiga arxiv ishi boʻyicha hududiy boshqarmalar tomonidan arxiv hujjatlari MAF tarkibiga kiritilgan arxiv fondlari, tegishli hududdagi arxivlarda va idoraviy arxivlarda saqlanayotgan hujjatlar toʻgʻrisidagi yigʻma maʼlumotlar taqdim etiladi.

Arxivlar MAF tarkibiga kiritilgan, vaqtincha saqlovda boʻlgan oʻz arxiv fondlari, shuningdek idoraviy arxivlarning arxiv fondlari va ularning jamlash manbalari toʻgʻrisidagi maʼlumotlarni tegishli arxiv ishi hududiy boshqarmasiga 1-ilovaga muvofiq shakl boʻyicha kalendar yilning 1-yanvar holati boʻyicha 5-yanvardan kechikmay taqdim etishi shart.

Oldingi tahrirga qarang.

Arxivlarga ularning asosiy jamlash manbalari boʻlgan tashkilotlar hamda nodavlat arxivlari tomonidan “Oʻzarxiv” agentligining axborot tizimi orqali oʻzlarida saqlanayotgan arxiv hujjatlari toʻgʻrisidagi maʼlumotlarni har ikki yilda bir marotaba 1-yanvar holati boʻyicha 5-yanvardan kechiktirmay taqdim etadi.

(7-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qaroriga asosan sakkizinchi xatboshi bilan toʻldirilgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

8. Tashkilot rahbari taqdim etilgan maʼlumotlarning haqqoniyligi uchun javob beradi.

Oldingi tahrirga qarang.

9. Davlat katalogi “Oʻzarxiv” agentligi direktori tayinlaydigan masʼul shaxs (keyingi oʻrinlarda masʼul shaxs deb ataladi) tomonidan yuritiladi.

(9-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

10. Masʼul shaxs taqdim etilgan maʼlumotlarning sifati va haqqoniyligini: fond tashkil etuvchi tashkilotning nomlanishini, qayta nomlanishini, boʻysunishini, saqlov birligidagi hujjatlarning hajmi va tarkibini oʻtgan yillarda berilgan maʼlumotlarga nisbatan solishtirgan holda tekshiradi.

Haqqoniy boʻlmagan maʼlumotlar aniqlangan taqdirda, masʼul shaxs bu haqda ijrochini xabardor qiladi, ijrochi aniqlangan kamchiliklarni ikki hafta muddatda bartaraf etishi shart.

11. Maʼlumotlar masʼul shaxs tekshiruvidan keyin tegishli ustunlar boʻyicha yakun chiqargan holda Davlat katalogiga kiritiladi.

12. Axborotlarning toʻliqligini taʼminlash maqsadida Davlat katalogiga quyidagi boʻlimlar va boʻlinmalar kiritiladi:

I boʻlim – Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining davlatga tegishli qismi;

boʻlinmalar:

1.1. Davlat arxivlari;

1.2. Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi hujjatlarini doimiy saqlash huquqi berilgan tashkilotlar;

1.3. MAFning davlatga tegishli qismiga kiritilgan hujjatlarni vaqtinchalik saqlashni amalga oshirayotgan davlat arxivlarining jamlash manbalari.

II boʻlim - Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining davlatga tegishli boʻlmagan qismi;

boʻlinmalar:

2.1. Davlat arxivlari;

2.2. Nodavlat arxivlari;

2.3. MAFning davlatga tegishli boʻlmagan qismiga kiritilgan hujjatlarni vaqtinchalik saqlashni amalga oshirayotgan davlat arxivlarining jamlash manbalari.

2.4. MAFning davlatga tegishli boʻlmagan qismiga kiritilgan jismoniy shaxslarning shaxsiy arxiv hujjatlari.

13. Davlat katalogi ushbu Nizomning 2 va 3-ilovalariga muvofiq shakllar boʻyicha yuritiladi.

Oldingi tahrirga qarang.

Arxivlarga indeks raqamlari berish uchun “Oʻzarxiv” agentligida davlat va nodavlat arxivlari reyestri (keyingi oʻrinlarda reyestr deb ataladi) yuritiladi, har kalendar yilning 1-yanvarida unga aniqlik kiritiladi hamda u “Oʻzarxiv” agentligining direktori tomonidan har 5 yilda qayta tasdiqlanadi. Mazkur arxivning mavjud taʼsis hujjatlari uni arxivlar reyestriga kiritish uchun asos hisoblanadi.

(13-bandning ikkinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

Arxivning davlat katalogidagi indeks raqami tegishli arxivning reyestridagi tartib raqamiga mos kelishi shart va quyidagi sxema boʻyicha koʻrsatiladi:

D-[reyestr raqami] — davlat arxivlari uchun;

N-[reyestr raqami] — nodavlat arxivlari uchun.

1.3, 2.3, 2.4-boʻlinmalarining 1-ustunida arxivning jamlash manbaiga muvofiq boʻlgan indeks koʻrsatiladi.

3-ustunda tegishli arxivdagi mazkur arxiv fondiga berilgan arxiv fondi raqami koʻrsatiladi.

14. Kalendar yil mobaynida yangi arxiv fondlari tashkil etilsa, ushbu fondlar shakllanishidan keyin bir oy muddatda “Oʻzarxiv” agentligiga 4-ilovaga muvofiq shakl boʻyicha fondlar varaqasi taqdim etilishi kerak.

Taqdim etilgan fond varaqalari masʼul shaxs tomonidan tekshiriladi hamda maʼlumotlarning toʻliqligi va haqqoniyligi tasdiqlangandan soʻng fond katalogiga kiritiladi. Axborotlari toʻliq va aniq boʻlmagan fond varaqalari fond katalogiga kiritilmaydi.

V. Arxiv fondlarini Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi Davlat katalogidan chiqarish

15. Arxiv fondlari:

fondlar birlashtirilganda;

arxiv fondlari favqulodda vaziyatlar oqibatida tiklanmaydigan tarzda yoʻq boʻlganda yoki buzilganda Davlat katalogidan chiqariladi.

Oldingi tahrirga qarang.

16. Arxiv fondlarini Davlat katalogidan chiqarish “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan, arxiv ishi hududiy boshqarmasining ekspert-tekshiruv komissiyasi yoki Oʻzbekiston milliy arxivining ekspert-tekshiruv uslubiy komissiyasining arxiv fondlarini davlat katalogidan chiqarish toʻgʻrisidagi qarorlariga muvofiq, mazkur qarorlar “Oʻzarxiv” agentligining Markaziy ekspert-tekshiruv komissiyasi tomonidan maʼqullangandan soʻng amalga oshiriladi.

(16-bandning birinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

Arxiv fondlarining chiqarilishi haqidagi axborot keyingi yilning 1-yanvar holatiga koʻra fondlarning tarkibi, hajmi va ulardagi oʻzgarishlar toʻgʻrisidagi maʼlumotlarga kiritiladi. Ushbu maʼlumotlar asosida arxiv fondlari Davlat katalogidan chiqariladi.

17. Davlat katalogi axborot xavfsizligi taʼminlangan va barcha zarur himoya choralari koʻrilgan holda, elektron shaklda yuritiladi hamda har yilning yakunida oʻzgartirishlar kiritilgandan soʻng maʼlumotlar qogʻozga koʻchiriladi, muqovalanadi, ip bilan tikiladi, muhrlanadi va “Oʻzarxiv” agentligida saqlanadi.

18. Arxiv hujjatlari MAF tarkibiga kiritilgan arxiv fondlari masʼul shaxs tomonidan har yili tahlil qilinadi va ularning hisobi toʻgʻrisida tahliliy maʼlumotnoma tuziladi.

Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining Davlat katalogi toʻgʻrisidagi Nizomga
1-ILOVA

‎‎___________________________________‎						‎	‎	‎	‎	‎
‎‎Arxiv (idoraviy arxiv)ning nomi				‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎‎_____ yil 1.01 dagi holatiga koʻra fondlar tarkibi, miqdori va ularning oʻzgartirilishi toʻgʻrisida
‎‎MAʼLUMOTLAR

T/r	‎‏Fond ‎raqami	‎‏Fond nomi	Qabul qilingan		Chiqarilgan		_____ yil 1.01 da fondlarning saq. bir. umumiy soni		Mavjud sugʻurta nusxalari saq.bir.	Izoh
T/r	‎‏Fond ‎raqami	‎‏Fond nomi	Roʻyxat nomi, hujjatlarning qisqacha tavsifi ‎	Yillar‎	Roʻyxat nomi, hujjatlarning qisqacha tavsifi ‎	Roʻyxatlanmagan saq. bir. (hujjat- lar) ‎	Roʻyxatga kiritilgan saq. bir.‎	Roʻyxatlanmagan saq. bir. (hujjatlar) ‎	Mavjud sugʻurta nusxalari saq.bir.	Izoh
1‎	2‎	3‎	4‎	5‎	6‎	7‎	8‎	9‎	10‎	11‎
‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎‎Jami: 20___ yilda qabul qilingan _____________ fondlar ________________ saq.bir._____________ (hujjatlar) varaqlar
‎	‎	‎‎chiqarilgan ________________ fondlar __________________ saq.bir ______________ (hujjatlar) varaqlar
‎	‎	‎	‎‎Sugʻurta nusxasi yaratilgan hujjatlar ______________________________ saq.bir						‎	‎
‎‎20____yil 01.01.dagi holatiga koʻra arxivda roʻyxat boʻyicha fondlar hisobi № __________dan №_________gacha fond raqamlari,
‎	‎	shu jumladan: mavjud fondlar raqamlari ________ fondlar _______ saq.bir._______ (hujjatlar) varaqlar‎								‎
‎‎berib yuborilgan va birlashtirilgan fondlar raqami ________________ fondlar
‎	‎	‎‎Yoʻqotilgan ________________________________ fondlar							‎	‎
‎	‎	boʻsh raqamlar________________________________						‎	‎	‎
‎‎
‎	‎	‎	Rahbar‎	‎	‎	imzo‎	‎	Imzoning sharhi‎‎		‎
‎‎20__ yil “___”_____________
‎‎20__ yil 01.01. dagi holatiga koʻra fondlar tarkibi, miqdori va ularning oʻzgartirilishi toʻgʻrisidagi Maʼlumotlar shakli

Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining Davlat katalogi toʻgʻrisidagi Nizomga
2-ILOVA

Oldingi tahrirga qarang.

OʻZBEKISTON RESPUBLIKASI ADLIYA VAZIRLIGI HUZURIDAGI “OʻZARXIV” AGENTLIGI
‎‎
OʻZBEKISTON RESPUBLIKASI ‎MILLIY ARXIV FONDI ‎ DAVLAT KATALOGI
‎‎
‎‎Boshlangan: 20__ yil “__”_________			‎	‎	‎‎Tugallangan: 20__ yil “__”_________			‎

‎	‎	‎	‎	‎	‎‎Saqlash muddati: Doimiy			‎
‎‎
‎	‎	‎	‎	‎	____ varaqda		‎	‎
‎‎Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining Davlat katalogi toʻgʻrisidagi titul varagʻi shakli
‎‎
‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎‎Format A 4 (210x297)

(2-ilova Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2025-yil 1-martdagi 135-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 03.03.2025-y., 09/25/135/0208-son)

Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining Davlat katalogi toʻgʻrisidagi Nizomga
3-ILOVA

‎‏Arxiv indeksi

‎‏Tartib raqami

‎‏Fond raqami

‎‏Davlat katalogiga kiritilgan sanasi

Umumiy hisob birligi soni

Doimiy saqlovdagi hisob birligi (saqlov birligi) soni

Davlat katalogidan chiqarilish sanasi va asosi

Izoh

Boshqaruv ‎

Shaxsiy tarkib va shaxsiy kelib chiqishi*

Ilmiy

Texnikaviy

Loyihaviy

Tibbiy

Kino

Surat‎

Ovozli ‎

1‎

2‎

3‎

4‎

5‎

6‎

7‎

8‎

9‎

10‎

11‎

12‎

13‎

14‎

15‎

16‎

I boʻlim. Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining davlatga tegishli boʻlgan qismi

‎‎1.1. Davlat arxivlari

‎

‎‎1.2. Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi hujjatlarini doimiy saqlash huquqi berilgan tashkilotlar

‎

‎‎1.3. MAFning davlatga tegishli boʻlgan qismiga kiritilgan hujjatlarni vaqtincha saqlayotgan davlat arxivlarining jamlash manbalari

‎

‎‎Jami:

‎

‎‎II boʻlim. Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining davlatga tegishli boʻlmagan qismi

‎

‎‎2.1. Davlat arxivlari

‎

‎‎2.2. Nodavlat arxivlari

‎

‎‎2.3. MAFning davlatga tegishli boʻlmagan qismiga kiritilgan hujjatlarni vaqtincha saqlayotgan arxivlarning jamlash manbalari

‎

‎‎2.4. MAFning davlatga tegishli boʻlmagan qismiga kiritilgan jismoniy shaxslarning shaxsiy arxiv hujjatlari‎

‎

Jami:‎‎

‎

Hammasi:‎‎

‎

*) Har bir muayyan holda shaxsiy tarkib soni – sh/t, shaxsiy kelib chiqish sh/k. aniq koʻrsatiladi.

Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining Davlat katalogi toʻgʻrisidagi Nizomga
4-ILOVA

FOND VARAQASI

Fondning birinchi qabul qilingan sanasi‎	Fond varaqasining katalogga olingan sanasi ‎	Arxiv ‎organi‎	Fondning saqlanish joyi (davlat arxivining nomi va manzili)‎	Fond raqami ‎№ ‎
‎	‎	‎	‎	___________ Mulkchilik shakli ‎
‎	‎	‎	‎	___________ Saqlash muddati (faqat nodavlat arxiv fondi uchun) ‎
‎‎Har bir fond nomining ‎oxirgi sanasi		‎‎FOND NOMI
‎‎		‎‎
‎‎		‎‎
fondning 1-yanvar-dagi holati boʻyicha hajmi‎	Yillar‎	Hujjatlarning saq.bir. soni‎	‎	‎
‎	‎	shu jumladan roʻyxatlanmagan saq.bir. (hujjatlarning) varagʻi‎	‎	‎
‎	‎	Mavjud sugʻurta nusxalari saq.bir.‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎‎Fond varaqasi shakli (old tomoni)			‎‎Format A4 (148x210)

Roʻyxat nomi, hujjatning qisqacha tavsifi ‎	Boshlangan yillar‎	Tugallangan yillar‎	Roʻyxat nomi, hujjatning qisqacha tavsifi ‎	Boshlangan yillar‎	Tugallangan yillar‎
1‎	2‎	3‎	4‎	5‎	6‎
‎	‎	‎	‎	‎	‎
Fondning avvalgi raqami __________________________________________________
Izoh:___________________________________________________________________ ‎‎
‎‎
_______________‎‎		_______________‎‎		________________________‎‎
‎‎(lavozim nomi)		‎‎(imzo)		‎‎
‎‎
‎‎20___yil “___”__________				‎	‎
‎‎
‎‎Fond varaqasi shakli (orqa tomoni) ‎				‎‎Format A4 (148x210)

Vazirlar Mahkamasining 2012-yil 5-apreldagi 101-son qaroriga
3-ILOVA

Arxivlarni tashkil etish, qayta tashkil etish va tugatish tartibi toʻgʻrisida

NIZOM

I. Umumiy qoidalar

1. Ushbu Arxivlarni tashkil etish, qayta tashkil etish va tugatish tartibi toʻgʻrisidagi nizom (keyingi oʻrinlarda Nizom deb yuritiladi) “Arxiv ishi toʻgʻrisida”gi Oʻzbekiston Respublikasi Qonuni asosida ishlab chiqilgan va arxivlarni tashkil etish, qayta tashkil etish va tugatishning yagona tartibini belgilaydi.

2. Arxivlar oʻz faoliyatini Oʻzbekiston Respublikasi Konstitutsiyasi va qonunlari, Oʻzbekiston Respublikasi Oliy Majlisi palatalarining qarorlari, Oʻzbekiston Respublikasi Prezidentining farmonlari, qarorlari va farmoyishlari, Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining qarorlari va farmoyishlari hamda boshqa normativ-huquqiy hujjatlar, shuningdek ushbu Nizomga muvofiq amalga oshiradi.

3. Arxivlar davlat va nodavlat arxivlari (keyingi oʻrinlarda – arxivlar deb yuritiladi) shaklida tashkil etiladi.

4. Arxivlar muassasa hisoblanadi va belgilangan tartibda yuridik shaxs sifatida roʻyxatdan oʻtkaziladi.

Arxivlar oʻz bank hisob-kitob raqamlariga, tegishli arxivning nomi aks ettirilgan muhr, shtamp va blankalarga ega boʻladi.

II. Arxivlarning maqsad va vazifalari

5. Arxivlarni tashkil etishdan asosiy maqsad korxonalar, muassasalar, tashkilotlardan (keyingi oʻrinlarda – tashkilotlar deb yuritiladi), shuningdek jismoniy shaxslardan qabul qilingan arxiv hujjatlari saqlovini tashkil etishdan iborat.

6. Quyidagilar arxivlarning asosiy vazifalari hisoblanadi:

arxivni muntazam ravishda arxiv hujjatlari bilan jamlashni tashkil etish, tizimli hisobga olish va tegishli sharoitda saqlash, arxiv hujjatlaridan foydalanish uchun shart-sharoitlar yaratish;

arxiv hujjatlarining but saqlanishini taʼminlash va ularni kirib koʻrishga doir chora-tadbirlarni ishlab chiqish va qabul qilish;

respublikaning boy madaniy merosini xolisona aks ettirish uchun koʻmaklashish;

siyosiy, gumanitar, iqtisodiy, madaniy rivojlanish va davlat taraqqiyotining boshqa sohalaridagi yutuqlari toʻgʻrisida arxiv ekspozitsiyalarini tashkil etish;

fuqarolar uchun mamlakatning madaniy merosi hisoblangan arxiv hujjatlarini saqlash, oʻrganish, toʻldirib borish va namoyish etish;

arxiv hujjatlarini ilmiy tadqiq etish ishlarini olib borish va ularning natijalarini chop etish;

arxiv hujjatlarining but saqlanishini taʼminlash va ulardan foydalanish sohasida zamonaviy axborot-kommunikatsiya texnologiyalaridan samarali foydalanish;

arxivshunoslikning dolzarb masalalariga bagʻishlangan ilmiy-amaliy tadbirlarni oʻtkazish va ilgʻor tajribalarni ommalashtirish;

jahon arxivshunosligi tajribasini qoʻllash uchun zarur shart-sharoitlar yaratish.

7. Arxivlar faoliyati doirasiga ulgurji va chakana savdo, umumiy ovqatlanish va arxiv ishi uchun xos boʻlmagan boshqa shunga oʻxshash xizmatlar (ishlarning) kiritilishiga yoʻl qoʻyilmaydi.

III. Arxivlarni tashkil etish tartibi

1-§. Davlat arxivlarini tashkil etish

8. Davlat arxivi — Milliy arxiv fondining davlatga tegishli qismiga kiritilgan arxiv hujjatlarini, shuningdek davlat mulki boʻlgan boshqa arxiv hujjatlarini jamlash, hisobga olish, saqlash va ulardan foydalanishni amalga oshiradigan muassasa.

Oldingi tahrirga qarang.

Tarmoq davlat arxivi — Milliy arxiv fondining davlatga tegishli qismini doimiy saqlash huquqi berilgan vazirliklar va idoralar tomonidan tuziladigan davlat arxivi.

(8-bandning ikkinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2024-yil 22-iyuldagi 439-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 24.07.2024-y., 09/24/439/0543-son)

Oldingi tahrirga qarang.

9. Davlat arxivlari faoliyat doirasidan kelib chiqib, quyidagi toifalarga ajratiladi:

Oʻzbekiston milliy arxivlari;

Qoraqalpogʻiston Respublikasi va Toshkent shahar markaziy davlat arxivlari;

viloyat davlat arxivlari;

shahar davlat arxivlari;

tuman davlat arxivlari;

viloyat shaxsiy tarkib hujjatlari davlat arxivlari;

shahar shaxsiy tarkib hujjatlari davlat arxivlari;

tuman shaxsiy tarkib hujjatlari davlat arxivlari;

tarmoq davlat arxivlari.

Oʻzbekiston milliy arxivlari Oʻzbekiston Respublikasi Prezidenti tomonidan tashkil etiladi.

Qoraqalpogʻiston Respublikasi va Toshkent shahar markaziy davlat arxivlari tegishli ravishda Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi va Qoraqalpogʻiston Respublikasi Vazirlar Kengashi tomonidan tashkil etiladi.

Oldingi tahrirga qarang.

Viloyat, shahar, tuman davlat arxivlari va ularning filiallari tegishli ravishda Qoraqalpogʻiston Respublikasi Vazirlar Kengashi, viloyatlar va Toshkent shahar hokimlarining qarorlari bilan Oʻzbekiston Respublikasi Adliya vazirligi huzuridagi “Oʻzarxiv” agentligi (keyingi oʻrinlarda — “Oʻzarxiv” agentligi deb ataladi) va Oʻzbekiston Respublikasi Iqtisodiyot va moliya vazirligi bilan kelishgan holda tashkil etiladi.

(9-bandning oʻn uchinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2025-yil 1-martdagi 135-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 03.03.2025-y., 09/25/135/0208-son)

Shaxsiy tarkib hujjatlari davlat arxivlari tegishli hokimliklarning qarorlari bilan “Oʻzarxiv” agentligi bilan kelishilgan holda tashkil etiladi.

Viloyat, shahar, tuman shaxsiy tarkib hujjatlari davlat arxivlari davlat-xususiy sheriklik asosida tashkil etilishi mumkin.

Oldingi tahrirga qarang.

Tarmoq davlat arxivlari tegishli Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi hujjatlarini doimiy saqlovchi vazirliklar va idoralarning taklifiga asosan oʻrnatilgan tartibda tashkil etiladi.

(9-bandning oʻn oltinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2024-yil 22-iyuldagi 439-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 24.07.2024-y., 09/24/439/0543-son)

10. Zaruratga koʻra tegishli davlat arxivi toʻgʻrisidagi Nizomga muvofiq ushbu davlat arxivining filiallarini tashkil etishga yoʻl qoʻyiladi. Ular oʻz faoliyatini tegishli davlat arxivi Nizomiga koʻra olib boradi.

Davlat arxivlari va ularning filiallari faoliyatni joylardagi tegishli davlat hokimiyati organlari bilan kelishgan holda va “Oʻzarxiv” agentligi yoki tegishli arxiv ishi boʻyicha hududiy boshqarmalar tomonidan tasdiqlangan oʻz nizomlariga muvofiq amalga oshiradi.

2-§. Nodavlat arxivlarni tashkil etish

11. Nodavlat arxivi — Milliy arxiv fondining davlatga tegishli boʻlmagan qismiga kiritilgan arxiv hujjatlarini, shuningdek davlat mulki boʻlmagan boshqa arxiv hujjatlarini jamlash, hisobga olish, saqlash va ulardan foydalanishni amalga oshiruvchi muassasa.

Oldingi tahrirga qarang.

Nodavlat arxivlar faoliyati Vazirlar Mahkamasining “Faoliyatni boshlash yoki tugatish uchun vakolatli organni xabardor qilish tartibi toʻgʻrisidagi yagona nizomni tasdiqlash haqida” 2022-yil 25-fevraldagi 88-son qaroriga muvofiq tashkil etiladi va tugatiladi.

(11-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2024-yil 18-dekabrdagi 847-sonli qaroriga asosan ikkinchi xatboshi bilan toʻldirilgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 24.12.2024-y., 09/24/847/1056-son)

Oldingi tahrirga qarang.

(12-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2024-yil 18-dekabrdagi 847-sonli qaroriga asosan oʻz kuchini yoʻqotgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 24.12.2024-y., 09/24/847/1056-son)

Oldingi tahrirga qarang.

(13-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2024-yil 18-dekabrdagi 847-sonli qaroriga asosan oʻz kuchini yoʻqotgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 24.12.2024-y., 09/24/847/1056-son)

3-§. Arxivlarni tashkil etish va faoliyat yuritishiga qoʻyiladigan talablar

14. Arxivlarni tashkil etish va ularning faoliyatni amalga oshirishni boshlashi uchun quyidagi shart-sharoitlar talab etiladi:

moddiy-texnika baza (metall stellajlar, saqlash joylarida namlik-harorat meʼyorini taʼminlash tizimlari, oʻlchash asboblari), shu jumladan bino (xonalar), arxiv hujjatlarini saqlashni tashkil etish va ulardan foydalanish talablariga mos qoʻriqlash vositalari va yongʻinga qarshi vositalar mavjudligi;

arxiv ishi boʻyicha faoliyatni amalga oshirish uchun normativ-huquqiy va uslubiy bazalarning mavjudligi;

arxivlar faoliyatini tashkil etish boʻyicha maxsus kurslarda tahsil olgan arxiv ishi boʻyicha mutaxassislar mavjudligi.

Oldingi tahrirga qarang.

(15-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2024-yil 18-dekabrdagi 847-sonli qaroriga asosan oʻz kuchini yoʻqotgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 24.12.2024-y., 09/24/847/1056-son)

IV. Arxivlarni qayta tashkil etish va tugatish tartibi

16. Arxivlarni qayta tashkil etish va tugatish qonun hujjatlarida belgilangan tartibda amalga oshiriladi.

Oldingi tahrirga qarang.

(16-bandning ikkinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2024-yil 18-dekabrdagi 847-sonli qaroriga asosan chiqarilgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 24.12.2024-y., 09/24/847/1056-son)

Arxiv qayta tashkil etilayotganda uning faoliyat maqsadlari oʻzgarmaydi.

17. Davlat arxivi tugatilayotganda Milliy arxiv fondining Davlat katalogida hisobga olingan va asosiy hisobga olish hujjatlarida roʻyxatdan oʻtkazilgan uning ixtiyorida boʻlgan barcha arxiv hujjatlari toʻligʻicha tegishli davlat arxivlariga topshiriladi.

Oldingi tahrirga qarang.

(18-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2024-yil 18-dekabrdagi 847-sonli qaroriga asosan oʻz kuchini yoʻqotgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 24.12.2024-y., 09/24/847/1056-son)

19. Arxiv hujjatlarining but saqlanishini taʼminlash va ularning keyinchalik saqlanish joyi toʻgʻrisidagi masalani hal etish maqsadida yigʻmajildlar va mol-mulkni topshirish uchun tuzilgan komissiyalar tarkibiga majburiy tartibda tegishli arxiv ishi boʻyicha hududiy boshqarmaning vakili kiritiladi.

20. Arxivlar tugatilayotganda alohida olingan arxiv fondini turli arxivlar oʻrtasida, shu jumladan idoraviy arxivlar oʻrtasida, uni boʻlgan holda taqsimlash taqiqlanadi.

21. Arxiv hujjatlarini, shu jumladan tugatilgan arxiv fondining asosiy hisobga olish hujjatlarini qabul qilgan arxiv olingan arxiv hujjatlarining roʻyxatdan oʻtkazilishini amalga oshirishi va uning saqlanishi yaxlitligini taʼminlashi kerak.

22. Arxiv rahbari saqlashga qabul qilingan va boshqa arxivlarga topshirilishi lozim boʻlgan arxiv hujjatlarining but saqlanishi va yaxlitligi uchun shaxsan javobgar hisoblanadi.

V. Yakunlovchi qoida

23. Arxivlarni tashkil etish va ular faoliyati sohasidagi nizolar qonun hujjatlarida belgilangan tartibda koʻrib chiqiladi.

Vazirlar Mahkamasining 2012-yil 5-apreldagi 101-son qaroriga
4-ILOVA

Arxivlar va idoraviy arxivlar tomonidan xizmat koʻrsatish tartibi toʻgʻrisida

Nizom

I. Umumiy qoidalar

1. Arxivlar va idoraviy arxivlar tomonidan xizmat koʻrsatish tartibi toʻgʻrisidagi ushbu nizom (keyingi oʻrinlarda Nizom deb yuritiladi) “Arxiv ishi toʻgʻrisida”gi Oʻzbekiston Respublikasi Qonuniga muvofiq ishlab chiqilgan va arxivlar va idoraviy arxivlar tomonidan arxiv hujjatlarini jamlash, saqlanishini taʼminlash, qimmatliligini aniqlash ekspertizasini oʻtkazish, arxiv hujjatlaridan foydalanish, zarur axborotni taqdim etish boʻyicha xizmatlar, shuningdek amaldagi qonunchilik doirasida boshqa xizmatlar koʻrsatish tartibini belgilaydi.

2. Arxivlar va idoraviy arxivlar oʻz taʼsis hujjatlarida belgilab qoʻyilgan faoliyat turlari doirasida xizmatlar koʻrsatadi.

II. Asosiy tushunchalar

3. Ushbu Nizomda quyidagi asosiy tushunchalar qoʻllaniladi:

[SPiT:

1.Извините, отсутствует описание.... / Извините, отсутствует описание....]

arxiv — arxiv hujjatlarini jamlash, hisobga olish, saqlash va ulardan foydalanishni amalga oshiradigan muassasa;

[SPiT:

1.Извините, отсутствует описание.... / Извините, отсутствует описание....]

arxiv hujjatlari — fuqarolar, jamiyat va davlat uchun ahamiyatli boʻlganligi tufayli saqlanishi lozim boʻlgan matnli, qoʻlyozma va mashinada oʻqiladigan hujjatlar, ovozli yozuvlar, videoyozuvlar, kinolentalar, fotosuratlar, fotografiya plyonkalari, chizmalar, sxemalar, xaritalar, shuningdek boshqa turli moddiy jismlardagi yozuvlar;

[SPiT:

1.Извините, отсутствует описание.... / Извините, отсутствует описание....]

idoraviy arxiv — arxiv hujjatlarini jamlash, hisobga olish, saqlash va ulardan foydalanishni amalga oshiradigan tashkilotning tarkibiy boʻlinmasi;

arxivni jamlash manbai — uning arxiv hujjatlari bilan fondga tegishliligi boʻyicha arxiv jamlanadigan arxiv fondini saqlovchi;

hujjatlar saqlanishini taʼminlash — hujjatlarning yoʻqolib ketmasligi va ularning talab etilgan jismoniy holatda boʻlishi uchun hujjatlar saqlanishiga maqbul shart-sharoitlar yaratish, meʼyorlarga rioya etish va hujjatlar saqlanishini taʼminlash kabi tadbirlar majmuasi;

tartibga keltirish — hujjatlar qimmatliligini aniqlash ekspertizasini oʻtkazish, yigʻmajildlarni shakllantirish va rasmiylashtirish, shuningdek arxiv roʻyxatlarini tuzishni oʻz ichiga oladigan hujjatlarga ilmiy-texnik ishlov berish va ularni arxivda saqlashga tayyorlash boʻyicha ishlar majmui;

hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasi — saqlash uchun tanlab olish maqsadida arxiv hujjatlarining qimmatliligini belgilash.

III. Arxivlar va idoraviy arxivlar tomonidan bepul asosda amalga oshiriladigan xizmat turlari

4. Bepul amalga oshiriladigan xizmatlarga quyidagilar kiradi:

a) arxiv hujjatlaridan foydalanish va oʻquv zalida foydalanuvchilarga xizmat koʻrsatish;

Oldingi tahrirga qarang.

b) ijtimoiy-huquqiy soʻrovlarni bajarish, xususan, mehnat faoliyati va ish haqini tasdiqlash toʻgʻrisidagi, yuridik shaxsni qayta nomlash toʻgʻrisidagi, oʻquv muassasalarida oʻqiganlikni tasdiqlash toʻgʻrisidagi, mukofotlanganlik toʻgʻrisidagi arxiv maʼlumotnomalarini berish;

(4-bandning “b” kichik bandi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

v) arxiv maʼlumotnomalarini va arxiv hujjatining koʻchirma nusxalarini qogʻozda va elektron jismlarda tegishli davlat hokimiyati va boshqaruv organlariga taqdim etish;

g) huquqni muhofaza qilish organlarining murojaatiga koʻra arxiv hujjatlarini vaqtincha foydalanish uchun 3 oy muddatgacha taqdim etish;

d) arxivlarning jamlash manbalaridan Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi (bundan keyingi oʻrinlarda — MAF deb yuritiladi) tarkibiga kiritilgan, belgilangan idoraviy saqlov muddati tugagan hujjatlarni tartibga keltirilgan holda doimiy saqlash uchun qabul qilib olish.

IV. Arxivlar va idoraviy arxivlar tomonidan pulli xizmatlar koʻrsatish faoliyatini tashkil etish va amalga oshirish tartibi

Oldingi tahrirga qarang.

5. Faoliyat ixtisosligi boʻyicha, shuningdek, ilmiy-uslubiy salohiyati va texnik jihozlanganligidan kelib chiqib, arxivlar va idoraviy arxivlar Oʻzbekiston Respublikasi Adliya vazirligi huzuridagi “Oʻzarxiv” agentligi (keyingi oʻrinlarda — “Oʻzarxiv” agentligi deb ataladi) tomonidan belgilanadigan tartibda tuziladigan va tasdiqlanadigan Xizmatlar nomenklaturasi boʻyicha pulli xizmatlarni koʻrsatadi. Davlat arxivlari oʻzlarining pulli xizmatlarini “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan tasdiqlanadigan Davlat arxivlari tomonidan koʻrsatiladigan pulli xizmatlarning yagona narxnomasi orqali koʻrsatadi.

(5-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2025-yil 1-martdagi 135-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 03.03.2025-y., 09/25/135/0208-son)

Oldingi tahrirga qarang.

6. Pulli xizmatlar arxivlar va idoraviy arxivlar tomonidan qonun hujjatlarida belgilangan tartibda tuziladigan shartnomalar asosida koʻrsatiladi.

Arxivlar va idoraviy arxivlardagi pulli xizmatlar mazkur arxiv yoki idoraviy arxivning shtatdagi xodimi tomonidan amalga oshiriladi.

Oldingi tahrirga qarang.

Tashkilotlarning arxiv hujjatlarini tartibga keltirish uchun arxivlar huzurida mehnat shartnomalari, shuningdek, fuqarolik-huquqiy shartnomalar asosida jalb etilgan xodimlardan iborat xoʻjalik hisobidagi guruh faoliyat yuritadi.

(6-bandning uchinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 23-sentabrdagi 597-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 24.09.2021-y., 09/21/597/0903-son)

Oldingi tahrirga qarang.

Arxivlarning budjetdan tashqari mablagʻlari hisobidan qoʻshimcha lavozim shtat birligini saqlashga va fuqarolik-huquqiy shartnomalar asosida qoʻshimcha xodimlar jalb etilishiga ruxsat etiladi.

(6-bandning toʻrtinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 23-sentabrdagi 597-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 24.09.2021-y., 09/21/597/0903-son)

LexUZ sharhi

Qarang: Oʻzbekiston Respublikasi Fuqarolik kodeksining 27-bobi (“Shartnoma tuzish”).

7. Xizmatlar haqining bajariladigan ishlar sifatining pasaytirilishi hisobiga kamaytirilishiga yoʻl qoʻyilmaydi.

Oldingi tahrirga qarang.

8. Mulkchilik shakllaridan qatʼi nazar, korxonalar, muassasalar va tashkilotlarning (keyingi oʻrinlarda – tashkilotlar deb yuritiladi) hujjatlarini tartibga keltirish boʻyicha pulli xizmatlar Arxivlar mutaxassislarining Oʻzbekiston Respublikasi korxonalari, muassasalari va tashkilotlari hujjatlarini tartibga keltirishga kompetentligi yuzasidan attestatsiyadan oʻtkazish tartibi toʻgʻrisidagi nizomga muvofiq tegishli attestatsiyadan oʻtkazilgan arxivlar, idoraviy arxivlar mutaxassislari yoki jalb etilgan mutaxassislar tomonidan amalga oshiriladi.

(8-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

Oldingi tahrirga qarang.

9. Arxivlarning jamlash manbalari boʻlmagan tashkilotlarga arxivlar tomonidan pulli xizmatlar koʻrsatish ushbu tashkilot jamlash manbai hisoblangan arxivning roziligi olingandan soʻng shuningdek, jamlash zonasidan (hududidan) kelib chiqib amalga oshiriladi.

(9-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

Oldingi tahrirga qarang.

10. Davlat arxivlari tomonidan pulli asosda koʻrsatiladigan xizmatlar narxi “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan tasdiqlanadigan Davlat arxivlari tomonidan koʻrsatiladigan pulli xizmatlarning yagona narxnomasiga binoan belgilanadi.

Davlat arxivlarida vaqtincha mehnatga layoqatsizlik boʻyicha toʻlanmagan nafaqalar va kreditorlik qarz mavjud boʻlmasa yoxud ushbu qarzlar qonunchilikda belgilangan tartibda va shartlarda toʻlangan taqdirda tovarlarni (ishlar, xizmatlar) ishlab chiqarish va sotish boʻyicha jami xarajatlarning hamda majburiy ajratmalarning oʻrni toʻldirilgandan keyin davlat arxivlarini rivojlantirish jamgʻarmasining qolgan mablagʻlari (homiylik yordami, begʻaraz yordam miqdori bundan mustasno):

tushgan barcha mablagʻlarning koʻpi bilan 90 foizi davlat arxivlari xodimlarini ijtimoiy himoya qilish va moddiy ragʻbatlantirish tadbirlariga;

kamida 10 foizi moddiy-texnik bazani mustahkamlashga sarflanadi.

Davlat arxivlari xodimlarining lavozim maoshiga har oylik ustamalar, mukofotlar, ularga moddiy yordam berish va ularni ijtimoiy muhofaza qilish “Oʻzarxiv” agentligi tarkibiga kiruvchi davlat arxivlari xodimlarini moddiy ragʻbatlantirish tartibiga asosan amalga oshiriladi.

(10-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2024-yil 18-dekabrdagi 847-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 24.12.2024-y., 09/24/847/1056-son)

11. Xorijiy mamlakatlarning foydalanuvchilari uchun xizmatlar koʻrsatish qonunchilikda belgilangan tartibda amalga oshiriladi.

V. Xizmatlar koʻrsatilayotganda arxiv hujjatlarining saqlanishini taʼminlash

12. Xizmatlar koʻrsatilayotgan vaqtda arxivlar va idoraviy arxivlar vaqtincha saqlanishi yoki doimiy saqlanishi lozim boʻlgan arxiv hujjatlarining butligini taʼminlashga qaratilgan tegishli chora-tadbirlarni koʻrishi lozim, bunda arxiv axboroti manbaining jismoniy shikastlanishi, yoʻqolishi yoki buzilishi mumkinligining oldi olinishi lozim.

13. Quyidagilarga yoʻl qoʻyilmaydi:

arxiv hujjatlarining saqlanishi va xavfsizligini taʼminlash talablariga zid xizmatlarni koʻrsatish;

MAFning davlatga tegishli boʻlgan qismi tarkibiga kiritilgan hujjatlarning egasi hisoblangan tashkilotlarga jamlash manbai mazkur tashkilot boʻlgan davlat arxivining roziligisiz hujjatlarni jamlash va qimmatliligini aniqlash ekspertizasini oʻtkazish boʻyicha xizmatlar koʻrsatish;

ushbu sohada ishlash uchun attestatsiyadan oʻtmagan, shuningdek arxivlarning mutaxassislari boʻlmagan yoki ushbu arxiv bilan mehnat shartnomasi tuzmagan mutaxassislar tomonidan tashkilotlarning hujjatlarini tartibga solish;

doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlar tartibga solinmasdan turib hujjatlarni yoʻq qilishga ajratish boʻyicha xizmatlar koʻrsatish.

Oldingi tahrirga qarang.

tashkilot jamlash manbai hisoblangan arxivning roziligisiz arxivlarning jamlash zonasiga (hududiga) kirmagan tashkilotlarga xizmat koʻrsatish.

(13-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qaroriga asosan xatboshi bilan toʻldirilgan — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

VI. Yakunlovchi qoidalar

14. Arxivlar va idoraviy arxivlar arxiv hujjatlarini jamlash, saqlanishini taʼminlash, qimmatliligini aniqlash ekspertizasini oʻtkazish, shuningdek arxiv hujjatlaridan foydalanish va zarur axborotni taqdim etish boʻyicha xizmatlarni koʻrsatish ishlarining sifati hamda taqdim etilayotgan axborotning ishonchliligi uchun javob beradilar.

15. Ushbu Nizom talablari buzilishida aybdor shaxslar qonun hujjatlarida belgilangan tartibda javob beradilar.

LexUZ sharhi

Qarang: Oʻzbekiston Respublikasi Maʼmuriy javobgarlik toʻgʻrisidagi kodeksining 215⁴-moddasi.

Oldingi tahrirga qarang.

(5-ilova Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2025-yil 8-apreldagi 208-sonli qaroriga asosan oʻz kuchini yoʻqotgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 10.04.2025-y., 09/25/208/0326-son)

Vazirlar Mahkamasining 2012-yil 5-apreldagi 101-son qaroriga
6-ILOVA

Arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasidan tashqariga olib chiqish va arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasiga olib kirish tartibi toʻgʻrisida

Nizom

I. Umumiy qoidalar

Oldingi tahrirga qarang.

1. Arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasidan tashqariga olib chiqish va arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasiga olib kirish tartibi toʻgʻrisidagi mazkur Nizom (keyingi oʻrinlarda Nizom deb ataladi) “Madaniy boyliklarning olib chiqilishi va olib kirilishi toʻgʻrisida”gi, “Arxiv ishi toʻgʻrisida”gi Oʻzbekiston Respublikasi qonunlariga muvofiq ishlab chiqilgan va arxiv hujjatlarining yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalarining olib chiqilishi va olib kirilishini nazorat qilish, hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini oʻtkazishning yagona tartibini belgilaydi.

(1-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

2. Arxiv hujjatlarini olib chiqish va olib kirishning mazkur Nizom bilan belgilangan tartibi barcha arxiv hujjatlariga yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalariga nisbatan qoʻllaniladi.

Oldingi tahrirga qarang.

Arxiv hujjatlarini vaqtincha olib chiqish huquqi uchun ruxsatnoma berish, ruxsatnoma berishni rad etish, amal qilishini toʻxtatib turish, qayta tiklash, tugatish va bekor qilish toʻgʻrisida qaror qabul qilish tartibi Maxsus elektron tizim orqali ruxsat etish xususiyatiga ega ayrim hujjatlarni berish tartib-taomillari toʻgʻrisidagi yagona nizom bilan belgilanadi.

(2-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qaroriga asosan ikkinchi xatboshi bilan toʻldirilgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

3. Mazkur Nizomda quyidagi asosiy tushunchalar qoʻllaniladi:

[SPiT:

1.Извините, отсутствует описание.... / Извините, отсутствует описание....]

arxiv — arxiv hujjatlarini jamlash, hisobga olish, saqlash va ulardan foydalanishni amalga oshiruvchi muassasa;

[SPiT:

1.Извините, отсутствует описание.... / Извините, отсутствует описание....]

arxiv ishi — arxiv hujjatlarini jamlash, hisobga olish, saqlash va ulardan foydalanishni tashkil etish boʻyicha faoliyat;

[SPiT:

1.Извините, отсутствует описание.... / Извините, отсутствует описание....]

arxiv hujjatlari — fuqarolar, jamiyat va davlat uchun ahamiyatliligi sababli saqlanishi lozim boʻlgan matnli, qoʻlyozma va mashinada oʻqiladigan hujjatlar, ovozli yozuvlar, videoyozuvlar, kinolentalar, fotosuratlar, fotografiya plyonkalari, chizmalar, sxemalar, xaritalar, shuningdek boshqa moddiy manbalardagi yozuvlar;

oʻrnini bosuvchi nusxalar — arxivda asl nusxa hisobida turadigan, arxiv hujjatining asl nusxasi yoʻqolgan yoki mavjud boʻlmagan taqdirda foydalaniladigan arxiv hujjatining dublikati;

hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasi — hujjatlarni saqlash muddatlarini belgilash va ularni doimiy saqlashga tanlab olish maqsadida hujjatlarni ularning qimmatliligi mezonlarini hisobga olgan holda (yaratilish vaqti, yaratilish asosi, ahamiyatliligi) oʻrganish;

[SPiT:

1.Извините, отсутствует описание.... / Извините, отсутствует описание....]

Milliy arxiv fondi — Oʻzbekiston xalqining moddiy va maʼnaviy hayotini aks ettirgan, tarixiy, ilmiy, ijtimoiy, iqtisodiy, siyosiy va madaniy ahamiyatga ega boʻlgan arxiv hujjatlarining tarixan tarkib topgan va doimo boyitib boriladigan majmui.

4. Davlat mulki boʻlgan arxiv hujjatlarini yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalarini, shuningdek Milliy arxiv fondining davlatga tegishli boʻlmagan qismi tarkibiga kiritilgan arxiv hujjatlarini yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalarini Oʻzbekiston Respublikasidan tashqariga olib chiqishga yoʻl qoʻyilmaydi, ushbu bandning ikkinchi xatboshida nazarda tutilgan hollar bundan mustasno.

Oldingi tahrirga qarang.

Davlat mulki boʻlgan arxiv hujjatlarini yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalarini, shuningdek Milliy arxiv fondining davlatga tegishli boʻlmagan qismi tarkibiga kiritilgan arxiv hujjatlarini yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalarini Oʻzbekiston Respublikasidan tashqariga vaqtincha olib chiqishga Oʻzbekiston Respublikasi Adliya vazirligi huzuridagi “Oʻzarxiv” agentligining (keyingi oʻrinlarda “Oʻzarxiv” agentligi deb ataladi) ruxsati bilan mazkur Nizomda belgilangan tartibda yoʻl qoʻyiladi.

(4-bandning ikkinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2025-yil 1-martdagi 135-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 03.03.2025-y., 09/25/135/0208-son)

Xususiy mulk boʻlgan, Milliy arxiv fondining davlatga tegishli boʻlmagan qismi tarkibiga kiritilmagan arxiv hujjatlari yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalari Oʻzbekiston Respublikasidan tashqariga olib chiqilishi mumkin. Bu holda olib chiqilishi bildirilgan arxiv hujjatlari “Oʻzarxiv” agentligining vakolatli ekspertlari tomonidan amalga oshiriladigan hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasidan oʻtkazilishi lozim.

5. Madaniy boyliklar toifasiga kiruvchi arxiv hujjatlari:

xalqlar hayotidagi tarixiy voqealar, jamiyat va davlat taraqqiyoti, fan va texnika tarixi bilan bogʻliq boʻlgan, shuningdek atoqli shaxslar (davlat, siyosat, jamoat arboblari, fan, adabiyot, sanʼat arboblari) hayoti va faoliyatiga tegishli boʻlgan arxiv hujjatlaridan;

nodir qoʻlyozmalar va hujjatli yodgorliklar, alohida qimmatli va noyob arxiv hujjatlaridan iborat boʻladi.

6. Mazkur arxiv hujjatlarining qimmatlilik darajasi vakolatli ekspertlar tomonidan hujjatning qimmatliligini aniqlash ekspertizasi jarayonida aniqlanadi.

II. Arxiv hujjatlarining olib chiqilishi va olib kirilishini davlat tomonidan tartibga soluvchi va nazorat qiluvchi organlar

7. “Oʻzarxiv” agentligi va Oʻzbekiston Respublikasi Davlat bojxona qoʻmitasi oʻz vakolatlari doirasida arxiv hujjatlari yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalarining olib chiqilishi va olib kirilishini davlat tomonidan tartibga solish va nazorat qilishni amalga oshiradilar.

Oldingi tahrirga qarang.

(7-bandning ikkinchi xatboshisi Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qaroriga asosan chiqarilgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

8. Arxiv hujjatlari yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalarining olib chiqilishi va olib kirilishining tartibga solinishi va nazorat qilinishi boʻyicha tezkor hal etilishi talab qilingan masalalar bojxona organlari hamda “Oʻzarxiv” agentligining mansabdor shaxslari tomonidan koʻrib chiqiladi. “Oʻzarxiv” agentligi xodimining oʻz vazifalarini amalga oshirishi uchun bojxona nazorati hududiga kirishi huquqi bojxona organi rahbarining roziligi boʻyicha amalga oshiriladi.

Oldingi tahrirga qarang.

(III bob Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qaroriga asosan oʻz kuchini yoʻqotgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

IV. Olib chiqiladigan arxiv hujjatlarining qimmatliligini aniqlash ekspertizasini oʻtkazish va nazorat qilish tartibi

Oldingi tahrirga qarang.

11. Olib chiqilishi soʻralgan arxiv hujjatlari “Oʻzarxiv” agentligi vakolatli shaxslari tomonidan ularning qimmatliligini aniqlash ekspertizasidan oʻtkaziladi. Arxiv hujjatlarining qimmatliligini aniqlash ekspertizasini oʻtkazish uchun “Oʻzarxiv” agentligi huzurida yuqori malakali mutaxassislardan iborat ekspert guruhi (keyingi oʻrinlarda EG deb ataladi) tuziladi.

(11-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

Oldingi tahrirga qarang.

12. EG “Oʻzarxiv” agentligining direktori buyrugʻi bilan kamida uch kishidan iborat tarkibda tuziladi. Arxiv hujjatlarining qimmatliligini aniqlash ekspertizasini oʻtkazish boʻyicha ekspert guruhi ishiga manfaatdor vazirliklar va idoralarning mutaxassislari jalb etilishi mumkin.

(12-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)

13. Arxiv hujjatlarining noqonuniy olib chiqilishining oldini olish EG faoliyatining vazifasi hisoblanadi.

14. Arxiv hujjatining qimmatliligini va uning Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi tarkibiga kiritilganligini aniqlash uchun har tomonlama oʻrganish EGning funksiyasi hisoblanadi.

15. Quyidagilar arxiv hujjatlari qimmatliligini aniqlashning mezonlari hisoblanadi:

fondni tashkil etuvchining ahamiyati;

hujjatlarning yaratilgan vaqti;

hujjatlarda mavjud boʻlgan axborotning qimmatliligi;

hujjatlarning yuridik kuchi, aslligi;

hujjatlarning badiiyligi, paleografik jihatdan oʻziga xosligi.

16. EG quyidagi huquqlarga ega:

arxiv hujjatining kelib chiqishi va unga egalik qilish huquqi toʻgʻrisida qoʻshimcha axborot talab qilish;

komissiya ishiga manfaatdor tashkilotlar mutaxassislarini jalb etish.

17. EG arxiv hujjatlarining qimmatliligini aniqlash ekspertizasini oʻtkazishi va ariza beruvchiga mazkur Nizomda nazarda tutilgan muddatlarda yozma xulosani taqdim etishi shart.

Arxiv hujjatlarini koʻrib chiqish va ularni olib chiqish mumkinligi toʻgʻrisidagi ekspert xulosasini tayyorlash arxiv hujjatlari egasining ishtirokisiz amalga oshiriladi, biroq u vujudga kelgan masalalarga aniqlik kiritish uchun chaqirilishi mumkin. Ekspert xulosalari (3-ilova) arxiv hujjatlarini yoki ularning oʻrnini bosadigan nusxalarini olib chiqishga ruxsatnoma berish boʻyicha yakuniy qaror qabul qilishda hisobga olinadi.

Oldingi tahrirga qarang.

18. Olib chiqilishi yoki vaqtincha olib chiqilishi bildirilgan arxiv hujjatlarining soni, ularning holati hamda ekspertizaning murakkabligidan kelib chiqib qimmatlilikni aniqlash ekspertizasini oʻtkazish muddati oʻn ikki ish kunidan oshmasligi kerak.

EGning xulosasi asosida “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan uch ish kuni mobaynida tegishli qaror qabul qilinadi va arxiv hujjatlari yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalarini Oʻzbekiston Respublikasidan vaqtincha olib chiqish huquqi uchun ruxsatnoma tayyorlanadi.

(18-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qarori tahririda — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

Oldingi tahrirga qarang.

(V bob Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qaroriga asosan oʻz kuchini yoʻqotgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

Oldingi tahrirga qarang.

(VI bob Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qaroriga asosan oʻz kuchini yoʻqotgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

VII. Arxiv hujjatlarini olib kirish tartibi

32. Xorijiy fuqarolar va boshqa shaxslar tomonidan Oʻzbekiston Respublikasiga vaqtincha olib kirilayotgan arxiv hujjatlari yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalari tegishli bojxona hujjatlari va roʻyxatlarda (4-ilova) koʻrsatilishi kerak. Arxiv hujjatlari yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalari roʻyxatlarning uchta nusxasi bilan birgalikda uning egasi yoki ishonchli shaxsi tomonidan “Oʻzarxiv” agentligiga taqdim etiladi.

33. Roʻyxatlarga “Oʻzarxiv” agentligi vakolatli xodimining maxsus shtampi va imzosi qoʻyiladi, shundan keyin roʻyxatlar bojxona organi xodimining shtampi va imzosi bilan tasdiqlanadi. Roʻyxatning bir nusxasi egasiga topshiriladi, boshqa nusxalar “Oʻzarxiv” agentligi va bojxona organlarida saqlanadi.

34. Oʻzbekiston Respublikasiga olib kirish vaqtida taqdim etilgan hamda bojxona organlarining tegishli belgisi qoʻyilgan holda roʻyxatdan oʻtkazilgan arxiv hujjatlari yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalarining roʻyxatlari ularni Oʻzbekiston Respublikasidan erkin olib chiqish yoki vaqtincha olib chiqish uchun asos hisoblanadi.

VIII. Arxiv hujjatlarini tranzit boʻyicha olib oʻtish tartibi

35. Arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasi hududi orqali tranzit boʻyicha olib oʻtishda Oʻzbekiston Respublikasi bojxona organlariga arxiv hujjatlari faqat tranzit maqsadida Oʻzbekiston Respublikasining bojxona toʻgʻrisidagi qonun hujjatlarida va xalqaro shartnomalarida belgilanadigan shartlarga muvofiq olib kirilayotganligidan dalolat beruvchi hujjat taqdim etiladi.

IX. Arxiv hujjatlarining qimmatliligini aniqlash ekspertizasini oʻtkazganlik va rasmiylashtirganlik uchun maxsus yigʻim

Oldingi tahrirga qarang.

(36-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qaroriga asosan oʻz kuchini yoʻqotgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

Oldingi tahrirga qarang.

(37-band Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qaroriga asosan oʻz kuchini yoʻqotgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

38. Tegishli organlar qarori bilan ushlab qolingan yoki davlat daromadiga oʻtkazilgan arxiv hujjatlari yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalari boʻyicha qimmatlilikni aniqlash ekspertizasini oʻtkazish va xulosa tuzish (5-ilova) toʻlov undirilmagan holda amalga oshiriladi, mazkur bandning uchinchi xatboshida nazarda tutilgan holatlar bundan mustasno. Ushlab qolingan va davlat daromadiga oʻtkazilgan arxiv hujjatlari yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalarining qimmatlilikni aniqlash ekspertizasi 15 ish kunigacha muddatda oʻtkaziladi.

Davlat daromadiga oʻtkazilgan arxiv hujjatlari ularning qimmatliligini aniqlash ekspertizasi oʻtkazilgandan keyin arxiv muassasalariga topshiriladi.

Alohida hollarda, arxiv hujjatlari yetarli darajada qimmatlilikka ega boʻlmagan hamda Milliy arxiv fondi tarkibiga kirmagan hollarda ularni davlat hisobida saqlash maqsadga muvofiq emasligi toʻgʻrisidagi qimmatlilikni aniqlash ekspertizasi xulosasi mavjud boʻlganda mazkur arxiv hujjatlari ekspertizani oʻtkazish xarajatlari uning egasi tomonidan qoplangandan keyin egasiga qaytarilishi mumkin.

X. Arxiv hujjatlarining olib chiqilishi va olib kirilishi toʻgʻrisidagi qonun hujjatlarini buzganlik uchun javobgarlik

39. Mazkur Nizom talablarini buzgan shaxslar qonun hujjatlarida belgilangan tartibda javob beradilar.

LexUZ sharhi

Qarang: Oʻzbekiston Respublikasi Maʼmuriy javobgarlik toʻgʻrisidagi kodeksining 215⁴-moddasi.

Oldingi tahrirga qarang.

(1 va 1a-ilovalar Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qaroriga asosan oʻz kuchini yoʻqotgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

Oldingi tahrirga qarang.

(2-ilova Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2022-yil 6-sentabrdagi 501-sonli qaroriga asosan oʻz kuchini yoʻqotgan — Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son)

Arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasidan tashqariga olib chiqish va arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasiga olib kirish tartibi toʻgʻrisidagi Nizomga
3-ILOVA

‎Arxiv hujjatlarini yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalarini olib chiqish ‎yoki vaqtincha olib chiqishga
EKSPERT XULOSASI
Ekspert________________________________________________________________________________‎
‎‎(F.I.O. va lavozimi)
‎‎OʻzR JKning 238-moddasi 1-qismi bilan tanishdim _____________________________________________
‎	‎	(imzo) ‎
‎‎Quyidagi arxiv hujjatlari yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalari bilan tanishib chiqdim:
‎‎___________________________________________________________________________
‎___________________________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________________
Egasining F.I.O. yoki tashkilotning nomi ____________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________________
‎‎Ekspert tomonidan belgilandi: ____________________________________________________________
‎‎‎___________________________________________________________________________
‎‎‎___________________________________________________________________________
‎‎‎___________________________________________________________________________
‎Qimmatliligi __________________________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________________
‎‎(soʻz bilan)
‎‎Arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasidan tashqariga olib chiqish va arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasiga olib kirish tartibi toʻgʻrisidagi Nizom asosida koʻrsatilgan hujjatlar Oʻzbekiston Respublikasidan
‎‎___________________________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________________
‎‎(olib chiqilishi mumkin, olib chiqilishi mumkin emas)
‎‎
20__ yil “______” ___________________. Ekspert imzosi _____________________________________‎‎

Arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasidan tashqariga olib chiqish va arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasiga olib kirish tartibi toʻgʻrisidagi Nizomga
4-ILOVA

‎‎Oʻzbekiston Respublikasiga olib kirilayotganda taqdim etilgan arxiv ‎ hujjatlarining yoki ularning oʻrnini bosuvchi nusxalarining
‎‎ROʻYXATI

Arizachining F.I.O._____________________________________________________________
‎	(fuqaroligi, davlati, pasport maʼlumotlari, kelishdan maqsadi)
‎‎___________________________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________________
‎‎‎‎___________________________________________________________________________
‎‎‎‎___________________________________________________________________________

Muallif yoki mulkdor arxiv muassasasining nomi ‎	Hujjatning nomi ‎ Fond raqami ‎	Varaqlar ‎soni‎	Material (hujjat nima asosida tuzilgan)‎	Hujjatning tuzilish vaqti va joyi‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎‎Umumiy soni:

‎‎20__ yil “________” ________. Ekspertning imzosi _____________ ‎‎
‎‎

Arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasidan tashqariga olib chiqish va arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasiga olib kirish tartibi toʻgʻrisidagi Nizomga
5-ILOVA

‎‎Chiqish raqami ________		‎	‎
20__yil “__”_____________________		‎‎__________________________________

‎‎Ekspertiza
‎‎XULOSASI
‎Men (biz) ___________________________________________________
‎‎(F.I.O. va lavozimi)
‎‎___________________________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________________‎‎
‎‎‎‎___________________________________________________________________________‎‎
‎‎(qimmatlilikni aniqlash ekspertizasi muassasasining nomi)
‎‎ekspertiza oʻtkazdim (oʻtkazdik): _____________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________________
‎‎(nomi, soni)
‎‎Bojxona organlari tomonidan ushlab qolingan, post raqami _____________________________________
fuqaro _________________ da pasport № ____________, seriya _________________________________
‎‎Berilgan_______________________________________________________________________________
^{(kim tomonidan, qachon)}
‎‎Yashash joyi_____________________________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________________
‎‎Borayotgan joyi _________________________________________________________________________
‎	‎‎(sana, davlat, reys raqami)
‎‎Ekspertiza asosida aniqlandi:
‎‎
‎‎___________________________________________________________________________‎‎
‎‎‎‎___________________________________________________________________________‎‎
‎‎‎‎___________________________________________________________________________‎‎
‎‎
‎‎20__ yil “___” __________		‎‎Ekspert(lar) imzosi ___________

Vazirlar Mahkamasining 2012-yil 5-apreldagi 101-son qaroriga
7-ILOVA

Vazirlar Mahkamasining “Oʻzbekiston Respublikasida madaniy boyliklarning olib chiqilishi va olib kirilishi masalalarini tartibga solish toʻgʻrisida” 1999-yil 23-martdagi 131-son qaroriga kiritilayotgan

oʻzgartirishlar va qoʻshimcha

1. 1-ilovada (Madaniy boyliklarning olib chiqilishi va olib kirilishi tartibi toʻgʻrisidagi Nizom);

2-bandning oʻn oltinchi xat boshidagi “arxivlar” soʻzi “arxiv hujjatlari” soʻzlari bilan almashtirilsin;

3-banddagi “barcha madaniy boyliklarga” soʻzlaridan oldin “arxiv hujjatlaridan tashqari” soʻzlari qoʻshilsin;

17-bandning birinchi xat boshidagi “arxivlari” soʻzi chiqarib tashlansin.

2. 2-ilovaning (Oʻzbekiston Respublikasida madaniy boyliklarni realizatsiya qilishda qatnashuvchi yuridik shaxslarga ruxsatnomalar berish tartibi toʻgʻrisidagi Nizom) 2-bandi oʻn oltinchi xatboshidagi “arxivlar” soʻzi chiqarib tashlansin.

(Oʻzbekiston Respublikasi qonun hujjatlari toʻplami, 2012-y., 15-son, 168-modda, 44-son, 507-modda; 2015-y., 13-son, 155-modda, 15-son, 181-modda; Qonun hujjatlari maʼlumotlari milliy bazasi, 23.12.2017-y., 10/17/1001/0447-son; 29.12.2019-y., 09/19/1046/4242-son; 14.07.2020-y., 09/20/440/1066-son; 11.11.2020-y., 09/20/706/1497-son; 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son, Qonunchilik maʼlumotlari milliy bazasi, 24.09.2021-y., 09/21/597/0903-son; 07.09.2022-y., 09/22/501/0802-son; 01.08.2023-y., 09/23/327/0549-son; 24.07.2024-y., 09/24/439/0543-son; 24.12.2024-y., 09/24/847/1056-son; 03.03.2025-y., 09/25/135/0208-son; 10.04.2025-y., 09/25/208/0326-son)

[ОКОЗ:

1.12.00.00.00 Информация и информатизация / 12.03.00.00 Информационные ресурсы. Пользование информационными ресурсами / 12.03.03.00 Архивный фонд. Архивы]

[ТСЗ:

1.Государственный и общественный строй / Государственная служба. Архивное дело]

Официальный источник в PDF-файле

Постановление

Кабинета Министров Республики Узбекистан

О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В РЕСПУБЛИКЕ УЗБЕКИСТАН

В целях реализации требований Закона Республики Узбекистан «Об архивном деле» Кабинет Министров постановляет:

1. Утвердить:

Положение о порядке комплектования, государственного учета, хранения и использования архивных документов согласно приложению № 1;

Положение о Государственном каталоге Национального архивного фонда Республики Узбекистан согласно приложению № 2;

Положение о порядке создания, реорганизации и ликвидации архивов согласно приложению № 3;

Положение о порядке предоставления услуг архивами и ведомственными архивами согласно приложению № 4;

См. предыдущую редакцию.

(абзац пятый пункта 1 исключен постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 8 апреля 2025 года № 208)

Положение о порядке вывоза архивных документов за пределы Республики Узбекистан и ввоза архивных документов в Республику Узбекистан согласно приложению № 6.

См. предыдущую редакцию.

2. Министерствам и ведомствам, Совету Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятам областей и г. Ташкента, а также предприятиям, учреждениям и организациям обеспечить регулярное представление соответствующим архивам в установленные Положением о Государственном каталоге Национального архивного фонда Республики Узбекистан сроки и формах сведения об объеме и составе их архивных фондов, архивные документы которых включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Пункт 2 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501. См. официальный текст на узбекском языке.

3. Агентству «Узархив» при Кабинете Министров Республики Узбекистан:

в месячный срок разработать для собственников архивных фондов, архивные документы которых включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан, методические рекомендации по представлению сведений об объеме и составе их архивных фондов, а также по организации правильного упорядочения документов на стадии передачи в архивное хранение;

обеспечить в трехмесячный срок формирование базы данных и дальнейший систематический учет по объему и составу архивных фондов, архивные документы которых включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан.

4. Внести изменения и дополнение в постановление Кабинета Министров от 23 марта 1999 г. № 131 «Об упорядочении вопросов вывоза и ввоза культурных ценностей в Республике Узбекистан» (СП Республики Узбекистан, 1999 г., № 3, ст. 15) согласно приложению № 7.

5. Органам государственного и хозяйственного управления, органам государственной власти на местах и другим организациям в месячный срок привести свои ведомственные нормативно-правовые акты в соответствие с настоящим постановлением.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Премьер-министра Республики Узбекистан А.Н.Арипова.

Премьер-министр Республики Узбекистан Ш. МИРЗИЁЕВ

г. Ташкент,

5 апреля 2012 г.,

№ 101

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к постановлению Кабинета Министров от 5 апреля 2012 года № 101

Положение

о порядке комплектования, государственного учета, хранения и использования архивных документов

I. Общие положения

1. Настоящее Положение о порядке комплектования, государственного учета, хранения и использования архивных документов (далее — Положение) разработано в соответствии с Законом Республики Узбекистан «Об архивном деле» и определяет единый порядок организации комплектования, ведения учета, обеспечения сохранности и использования архивных документов.

Настоящее Положение распространяется на государственные и негосударственные архивы (далее — архивы), а также ведомственные архивы.

II. Основные понятия

2. В настоящем Положении применяются следующие основные понятия:

[СПиТ:

1.Архивное дело / Архив]

архив — государственное или негосударственное учреждение, ведомственный архив, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

архивная выписка — документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

[СПиТ:

1.Архивное дело / Архивные документы]

архивные документы — текстовые, рукописные и машиночитаемые документы, звукозаписи, видеозаписи, киноленты, фотографии, фотографические пленки, чертежи, схемы, карты, а также записи на других материальных носителях, подлежащие хранению в силу своей значимости для граждан, общества и государства;

архивная коллекция — совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим);

архивная копия — дословно воспроизводящая архивный документ копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная справка — документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документальную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

[СПиТ:

1.Архивное дело / Архивный фонд]

архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, созданных в результате деятельности юридических или физических лиц;

архивный фонд личного происхождения (семьи, рода) — архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов;

единица хранения/единица учета — физически обособленный архивный документ;

источник комплектования архива — фондообразователь архива, архивными документами которого комплектуется архив по фондовой принадлежности;

использование архивных документов — предоставление архивами архивных документов пользователям, осуществляющим исследования в служебных, производственных, научных, культурных, просветительских, образовательных и иных не запрещенных законодательством целях;

каталоги — межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации;

комплектование — совокупность работ по фондированию и организации архивных документов в пределах архивного фонда, с последующим их приемом от источников комплектования, осуществляемых с целью систематического пополнения архива архивными документами в соответствии с его профилем;

научно-справочный аппарат (НСА) — комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система научно-справочного аппарата архива);

обзоры — архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом;

объединенный архивный фонд — архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

опись дел (документов) — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета;

пользователь — юридическое или физическое лицо, обращающееся в архив для получения и использования необходимой информации из архивных документов;

проверка наличия и состояния архивных документов (проверка наличия) – комплекс работ, проводимый в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их поиска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;

путеводитель — архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием;

страховая копия — копия особо ценного документа или уникального документа на другом материальном носителе, позволяющая считывать или воспроизводить информацию, содержащуюся в оригинале;

тематический обзор архивных документов — систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;

топографические указатели — перечень сведений о местонахождении документальных материалов в архивохранилище;

указатели — архивные справочники, представляющие собой алфавитные, систематические или составленные по какому-либо иному признаку перечни названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров;

упорядочение — комплекс работ по научно-технической обработке документов и подготовке их к архивному хранению, который включает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, а также составление архивных описей;

учет архивных документов — осуществление систематического мониторинга архивами поступления, наличия и состояния архивных документов и архивных фондов с определением количества и состава архивных документов в установленных единицах и отражением их в учетных документах;

фондирование — комплекс работ по уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов;

экспертная комиссия (ЭК) — постоянно действующая комиссия предприятий, учреждений и организаций, создаваемая для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую и другую специальную документацию, и подготовки их к передаче на архивное хранение;

экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) — постоянно действующая комиссия, создаваемая в государственных архивах, территориальных управлениях по архивному делу для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую, кинофотофоно- и другую специальную документацию, а также для осуществления руководства и координации деятельности Центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) предприятий, учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования госархивов;

хранение архивных документов — комплекс мер по обеспечению сохранности архивных документов в архивах;

См. предыдущую редакцию.

электронная копия — электронная форма, созданная путем оцифровки документов на традиционных носителях (бумажная, видео-, аудиокассета, кинолента и др.), позволяющая считывать или воспроизводить информацию, содержащуюся в оригинале.

(пункт 2 дополнен абзацем постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

III. Комплектование архивными документами архивов

§ 1. Фондирование архивных документов

3. Работа по фондированию осуществляется:

в источниках комплектования архивными документами архивов — в процессе формирования дел на основе номенклатуры дел и отбора документов для передачи на хранение в архив;

в архивах — при описании принятых неупорядоченных архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

4. Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя.

Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.

Архивные документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.

Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.

5. В случае реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-правопреемнику, включаются в архивный фонд последней.

Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения.

6. Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:

архивные документы представительств и филиалов;

архивные документы совещательных органов, созданных при организации;

архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций;

архивные документы ликвидатора организации.

Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.

7. Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов:

организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;

руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

организаций, объединенных объектом деятельности;

последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам;

двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.

8. Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.

9. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или в архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

10. В зависимости от времени образования и правового статуса источника его комплектования архивные документы принимаются в архив как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд.

См. предыдущую редакцию.

Допускается формирование объединенных архивных фондов из архивных документов комиссий по выборам председателя схода граждан и его советников.

(абзац второй пункта 10 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 31 июля 2023 года № 327)

11. Единые архивные фонды составляют архивные документы:

отраслевых управлений и отделов органов государственного управления и государственной власти на местах;

органов судебной власти и прокуратуры.

В связи с преобразованием административных образований (их объединением, разделением, а также изменением статуса городского поселения) новые архивные фонды составляют архивные документы созданных органов государственной власти.

Изменение границ территориальных образований не является основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов соответствующих органов государственной власти.

12. При реорганизации организации новые архивные фонды создаются в случаях:

изменения целевого назначения, профиля деятельности и функций организации;

преобразования организации с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация и т. п.).

Из архивных документов организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности, имущества организации и архивных документов вновь возникшей организации(й)-правопреемника(ов) допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации(й)-правопреемника(ов) в государственную собственность.

13. Не является основанием для создания нового архивного фонда:

расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организации;

выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;

изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающиеся изменением первоначальных функций;

смена учредителя(ей) организации без изменения формы собственности имущества этой организации.

14. Архивные документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, в том числе по причине чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленной с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.

15. Хронологическими границами архивного фонда являются:

архивного фонда органа государственного управления, органа государственной власти, организации — устанавливаемые на основе нормативно-правовых актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования государственного органа, органа самоуправления граждан, организации принимается дата наиболее раннего из них;

объединенного архивного фонда — даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

архивного фонда личного происхождения — даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);

архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

§ 2. Организация архивных документов в пределах архивного фонда

16. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

17. Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел (документов).

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

номинального (по делопроизводственной форме — видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной, фото-, фоно- и электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки.

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах соответствующих уполномоченных органов, на которых возложены контрольные функции, выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина — по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем — архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы), помещаются в начале.

Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку, с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:

единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;

единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);

единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

18. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам — фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фотодокументы систематизируются по видам — негативы различной цветности и размера, слайды (диапозитивы) различной цветности, позитивы, фотоотпечатки, фотоальбомы, диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации — фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись.

Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов — по форматам представления информации и далее — по характеру зафиксированной информации.

§ 3. Организация комплектования архивными документами архивов

19. Комплектование архивными документами архива состоит из следующих этапов:

первый этап — определение и составление списка источников комплектования;

второй этап — определение состава архивных документов, подлежащих передаче на хранение в архивах;

третий этап — прием архивных документов на хранение.

20. В целях планомерного и целенаправленного комплектования архивными документами в архиве составляются списки источников комплектования.

См. предыдущую редакцию.

Списки источников комплектования ежегодно (к началу года) уточняются и переутверждаются не реже одного раза каждые пять лет, после согласования с Центральной экспертно-проверочной комиссией Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан (далее — Агентство «Узархив»), экспертно-проверочной комиссией территориальных управлений архивного дела или экспертно-проверочной методической комиссией Национальных архивов Узбекистана. Внеочередное переутверждение осуществляется в случае изменения состава и/или количества основных источников комплектования.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Абзац второй пункта 20 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 1 марта 2025 года № 135. См. официальный текст на узбекском языке.

Государственные органы управления, предприятия, учреждения, организации, архивные документы которых включены в состав государственной части Национального архивного фонда Республики Узбекистан (далее — НАФ), включаются в основной список источников комплектования государственных архивов в порядке, установленном Агентством «Узархив».

21. Архив ведет наблюдательное дело на каждый источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина - источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.

В целях учета работы с источниками комплектования архив вправе создавать учетно-справочные картотеки и базы данных.

22. Передача архивных документов негосударственными организациями и физическими лицами на постоянное или депозитарное хранение в архив оформляется соглашением (договором) с уточнением условий хранения и использования документов.

Решение о передаче документов, отобранных на хранение в архивы, принимает экспертная комиссия (ЭК) организации.

§ 4. Прием архивных документов от источников комплектования

23. Прием документов от организаций в архивы осуществляется в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководством архива и организации.

Прием архивных документов на хранение в архивы проводится после упорядочения документов по описям, утвержденным соответствующим ЭПК. При приеме документов на хранение проводится проверка наличия, физического состояния и качества научно-технической обработки документов.

Прием архивных документов на хранение в архив оформляется актом приема-передачи документов, составляемым в двух экземплярах, один экземпляр которого возвращается в источник комплектования.

Прием полученных из-за рубежа архивных документов в архив осуществляется в соответствии с договором между собственником или владельцем указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов. Прием оформляется актом приема-передачи документов на хранение.

24. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного хранения и по личному составу по описям.

В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передававшего дело.

Допускается хранение дел временного хранения со сроком менее 10 лет в соответствующих структурных подразделениях организации. Эти дела передаются в ведомственный архив по решению руководителя организации.

25. От источников комплектования государственного архива документы, включенные в государственную часть НАФ, принимаются по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Республики Узбекистан.

В исключительных случаях сроки временного хранения документов НАФ могут быть продлены по просьбе источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Республики Узбекистан. Продление указанных сроков для источников комплектования архивов осуществляется решением ЭПК.

Сроки временного хранения документов, включенных в негосударственную часть НАФ в негосударственных организациях, определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.

Досрочный прием, а также временное хранение документов НАФ осуществляются только по официальной просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей в архиве, на основе договора. Прием архивных документов на временное хранение оформляется также актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 1) и производится по сдаточной описи.

26. Архивные документы принимаются в архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

Упорядочение архивных документов осуществляется в порядке, установленном Агентством «Узархив».

27. При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, а также проверка комплектности учетных документов.

28. Документы НАФ принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям дел (документов), документы по личному составу — по согласованным с ЭПК описям дел (документов), архивные документы с неистекшими сроками временного хранения — по сдаточным описям.

Прием дел производится поединично, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел (документов) делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел (документов), в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 1), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой — в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел (документов).

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования.

29. Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав НАФ по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 2).

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой — вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

30. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте:

кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) — негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект, что отражается на акте приема-передачи);

фотодокументы — негатив, контрольный фотоотпечаток;

фонодокументы и видеодокументы — оригинал и копия.

Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:

для кинодокументов — монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

для фотодокументов — аннотация;

для фонодокументов — сопроводительная документация; для видеодокументов — акты технического состояния.

Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести (в случае отсутствия этих программных средств в архиве), а также с необходимым комплектом сопроводительной документации.

31. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т. д.), включаются в состав НАФ и вносятся в опись дел (документов), которая утверждается ЭПК. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение.

§ 5. Прием архивных документов от ликвидированных организаций

32. Прием документов НАФ и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных организаций осуществляется в соответствии с законодательством Республики Узбекистан и в порядке, определенном настоящим Положением.

См. предыдущую редакцию.

При ликвидации организаций образовавшиеся в процессе их деятельности управленческая документация, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются в архив в упорядоченном состоянии, на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. В случае необходимости упорядочения архивных документов на стадии ликвидации упорядочение организуется ликвидационной комиссией (ликвидатором).

(абзац второй пункта 32 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

См. предыдущую редакцию.

Государственная часть Национального архивного фонда подлежит передаче в соответствующие государственные архивы, негосударственная часть Национального архивного фонда — в негосударственный архив или соответствующий государственный архив.

(пункт 32 дополнен абзацем постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

§ 6. Взаимодействие архива с источниками комплектования

33. Архив совместно с источниками комплектования рассматривает и согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива.

Архив участвует в работе ЦЭК (ЭК) источников комплектования архива.

Архив принимает участие в проверках соблюдения правил организации комплектования, учета, хранения и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых Агентством «Узархив» в установленном порядке.

34. Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов НАФ, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами соответствующего профиля источников его комплектования.

В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь, а также архивные услуги в установленном законодательством порядке.

IV. Учет архивных документов

§ 1. Государственный учет НАФ

35. Архив осуществляет государственный учет архивных документов и представляет учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного учета документов НАФ.

См. предыдущую редакцию.

36. Государственному учету подлежат все хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе электронные документы неописанные и непрофильные для данного архива, копии архивных документов страхового фонда и копии фонда пользования, описи дел (документов).

(пункт 36 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

37. Учет архивных документов производится путем присвоения единицам хранения/единиц учета учетных номеров, являющихся составной частью архивного шифра.

Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, описи, единицы хранения/единиц учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой). Архивный шифр вносится на каждую единицу хранения/единицу учета с целью обеспечения ее учета и идентификации.

Архивным шифром единицы хранения/единиц учета страхового фонда являются название архива, номера описи страхового фонда, номера учета единицы хранения/единиц учета страхового фонда с добавлением индекса «СФ».

38. Основными единицами учета архивных документов, независимо от вида носителя и способа техники закрепления идентификации, являются:

архивный фонд,

архивная коллекция;

единица хранения.

Документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам.

39. Учет архивных документов в архиве осуществляется централизованно специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. В хранилище назначается работник, ответственный за учет документов.

Порядок ведения учета архивных документов, вспомогательных форм учетной документации, порядок внесения изменений в учетные документы архива регламентируется приказом руководителя.

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

§ 2. Организация учета архивных документов в архиве

40. Организационная упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроль за их наличием и состоянием обеспечивается путем определения количества и состава архивных документов в архиве в установленных единицах учета, с отражением этого количества и состава в учетных документах.

41. Учету подлежат:

См. предыдущую редакцию.

хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе электронные документы неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

(абзац второй пункта 41 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

документы временного хранения с установленным сроком хранения больше 10 лет, а также постоянного хранения, временно хранящиеся в ведомственном архиве;

документы НАФ, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

42. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивным шифром является обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

Архивный шифр состоит из следующих элементов:

сокращенное название архива (его официальная аббревиатура);

номера архивного фонда, описи дел (документов), единицы хранения, единицы учета.

См. предыдущую редакцию.

В состав архивного шифра единицы учета аудиовизуальных документов включаются (буквенные и цифровые) обозначения элемента комплекта, размер негатива, вид носителя звуковой информации, в состав архивного шифра единицы хранения электронных документов — формат записи и вид носителя информации, номер архивного фонда, номер описи, порядковый номер электронного документа описи.

(абзац шестой пункта 42 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

43. В архивах разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.

Порядок учета архивных документов:

определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище;

закрепляет последовательность выполнения работ по учету.

Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются приказом руководителем.

44. Учетные документы, кроме описей дел (документов), предназначены для служебного пользования, и пользователям не выдаются.

45. Учетные документы подлежат хранению в установленном порядке.

§ 3. Единицы учета архивных документов

46. Основными единицами учета архивных документов, независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, являются архивный фонд и единица хранения.

Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета.

Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.

Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

47. Единицы хранения определяются в зависимости от вида носителя информации архивного документа, в частности, для:

архивных документов на бумажной основе — дело, содержащее отдельные архивные документы, заключенные в обособленную обложку, папку;

кинодокументов — физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации;

фотодокументов — физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;

фонодокументов — физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;

видеодокументов — физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;

электронных документов — физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.

48. В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы. Основные учетные документы являются обязательными для всех архивов. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

49. В состав основных учетных документов архива входят:

книга учета поступлений документов (приложение № 3) — для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

свидетельство о государственной регистрации;

список фондов (приложение № 4) — для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел (документов) и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел (документов) и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

лист учета аудиовизуальных документов — для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида, учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;

опись дел (документов) — для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись (приложения №№ 5 и 6);

инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, — для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

паспорт архивохранилища — для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

лист учета и описания уникального документа;

список фондов, содержащих особо ценные документы;

опись особо ценных дел (документов) или перечень номеров особо ценных дел (номерник);

реестр описей особо ценных дел (документов);

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

опись страхового фонда;

дело фонда — комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию, при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов — дело организации — сдатчика документов;

лист-заверитель дела — для учета количества листов в деле (приложение № 7).

В состав вспомогательных учетных документов архива входят:

карточки и книги движения фондов, описей дел (документов), книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги подвидового учета документов и др.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителях.

50. Ведение учетных документов осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Агентством «Узархив», а также другими стандартными нормами.

§ 4. Учет поступления и выбытия архивных документов

51. Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 1);

акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 2).

Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ.

Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов (приложение № 4), на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая впервые поступившая опись дел (документов) учитывается в реестре описей.

Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся также в учетные базы данных.

52. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 8);

акта о неисправимых повреждениях документов;

акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 1);

акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 9);

акта возврата документов собственнику;

акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

Архивные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ (см. п. 53).

Необходимые изменения вносятся в основные и вспомогательные учетные документы архива. При этом в случае:

выбытия всех архивных документов описи дел (документов) номер этой описи другим описям дел (документов) не присваивается и остается свободным, а в реестре описей делается соответствующая отметка;

выбытия архивного фонда в списке фондов (приложение № 4) в графе «Отметка о выбытии» указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл.

При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 2 экземпляра описи дел (документов) и дело фонда. Один экземпляр описи дел (документов) остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение (приложение № 1) включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел (документов) и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

53. Количество архивных документов архива изменяется в результате:

выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;

проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, литерные или пропущенные номера единиц хранения/единиц учета;

реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;

описания архивных документов, переработки описей дел (документов), в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.

Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные базы данных по результатам указанных работ являются:

акт о технических ошибках в учетных документах;

акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;

акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

акт описания документов, переработки описей.

V. Хранение архивных документов в архивах

§ 1. Общие требования по обеспечению сохранности архивных документов

54. Сохранность архивных документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату, а также обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

выделением соответствующих зданий и помещений архивов и ведомственных архивов;

созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

55. Архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании (или отдельных помещениях здания), удаленном от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т. п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т. п.).

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

архивохранилища;

рабочие помещения работников архива;

помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т. п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

помещения для хранения учетных документов;

комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем);

научно-справочная библиотека;

методический кабинет;

выставочный зал.

Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива с привлечением представителей соответствующих органов и служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

56. Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

§ 2. Нормативные режимы хранения архивных документов

57. Противопожарный режим в здании, где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативно-правовыми актами Республики Узбекистан в области пожарной безопасности.

58. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами сигнализации, опечатыванию помещений, хранению ключей от служебных помещений.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход — при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.

Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях, только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

59. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17 — 19 °C, относительная влажность воздуха 50 — 55%.

Температурно-влажностные параметры воздуха для временного хранения аудиовизуальных и электронных документов должны соответствовать нормам, приведенным в таблице:

Вид документа‎	Температура, град. C‎‎		Относительная влажность воздуха, % ‎‎
Вид документа‎	черно-белые‎	цветные‎	черно-белые‎	цветные‎
Документы на кинопленке: ‎	‎	‎	‎	‎
нитрооснова ‎	не выше +10 ‎	не выше – 5 ‎	40 — 50 ‎	40 — 50 ‎
безопасная основа ‎	не выше +15 ‎	не выше –5 ‎	40 — 50 ‎	40 — 50 ‎
фотодокументы: ‎	‎	‎	‎	‎
стекло ‎	не выше +15 ‎	не выше – 5 ‎	40 — 50 ‎	40 — 50 ‎
пленка ‎	‎	‎	40 — 50 ‎	40 — 50 ‎
фотобумага ‎	‎	‎	40 — 50 ‎	40 — 50 ‎
документы на магнитной ленте и электронных носителях ‎	+8 — +18 ‎‎		45 — 65 ‎‎

В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/^_ 5 °C) и относительной влажности воздуха (+/^_10%) не допускаются.

При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 — 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20 +/^_ 5 °C и относительной влажностью воздуха 50 +/^_ 20%.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях — не реже 1 раза в неделю, в архивохранилищах с нерегулируемым климатом — 2 раза в неделю, при нарушениях режима —1 раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами.

60. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т. п.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

61. Санитарно-гигиенический режим в архивохранилище и в других помещениях архива обеспечивается содержанием чистоты и порядка, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год — обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков.

В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.

В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем.

С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей немедленно принимаются меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.

Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.

§ 3. Оборудование архивохранилища средствами хранения

62. Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа «елочка» либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки.

Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в упаковке.

Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).

В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.

Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования.

Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т. п.).

Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

§ 4. Организация хранения архивных документов в архивохранилище

63. Организация хранения архивных документов в архивохранилище — система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

64. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы — в архивохранилище.

См. предыдущую редакцию.

65. Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы: секретные; уникальные и особо ценные; имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; на нитрооснове; пораженные биологическими вредителями; переданные по договору на депозитарное хранение в архив и не отнесенные к составу НАФ.

(абзац первый пункта 65 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяются архивом исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива архивными документами.

Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Республике Узбекистан.

Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.

Уникальные документы и архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладывается карта-заместитель и, при необходимости, копия архивного документа.

Аудиовизуальные и электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.

В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке, микроформы и др.).

66. Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с нормативными для них режимами хранения.

В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения, при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

67. Основные и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника, ответственного за учет документов архива.

Основные и вспомогательные учетные документы архивохранилища размещаются в архивохранилище или в рабочем помещении работников архивохранилища.

Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом.

Первые экземпляры описей дел (документов) размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника, ответственного за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел (документов) размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей дел (документов) размещаются в читальном зале.

§ 5. Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей и оформление ярлыков

68. Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж, эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй — в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

69. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т. д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел (документов), номера единиц хранения, находящихся в коробке.

Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

§ 6. Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов

70. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

В архивах плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:

уникальных документов — ежегодно;

особо ценных документов на бумажной основе — один раз в 5 лет;

аудиовизуальных и электронных документов — один раз в 5 лет;

кинодокументов на нитрооснове — один раз в 2 года.

См. предыдущую редакцию.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 15 лет (в государственном архиве — один раз в 10 лет).

(абзац седьмой пункта 70 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для работы с секретными документами.

В ведомственном архиве плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 5 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

71. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает:

установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей;

уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел (документов), книге учета и описания и проверку правильности составления их итоговых записей.

Выверка учетной документации и проверка ее наличия могут проводиться и как самостоятельный вид работы.

Проверка наличия и состояния архивных документов в государственном архиве проводится, как правило, двумя работниками.

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.

Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

72. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел (документов), книгу учета и описания, и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.

73. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:

вносить в опись дел (документов), книгу учета и описания неучтенные единицы хранения;

делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел (документов) и других учетных документах.

74. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел (документов) отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел (документов). В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются:

акт о технических ошибках в учетных документах;

акт об обнаружении архивных документов;

акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 10) и другие акты.

По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел (документов) (книги учета и описания) проставляются штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи дел (документов, книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

75. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.

76. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.

Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе «Примечание» в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем.

Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 9), и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в Агентство «Узархив» для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.

Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного разрешения Агентства «Узархив».

В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета.

77. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:

при подтверждении наличия дел — в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;

при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования — в установленном порядке.

При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.

§ 7. Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов

78. Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, поступивших в архив без предварительной проверки их физического состояния, не допускаются. Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших архивных документов в неразобранном виде.

Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив.

В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются архивные документы:

пораженные биологическими вредителями;

с повышенной влажностью;

с повреждениями бумаги и текста;

запыленные.

При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т. п.

При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных документов, а также их страховых копий устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния. Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Архивные документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность.

79. При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.

Поступившие архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).

При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7 — 14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха и размещении единиц хранения в развернутом виде на столах, стеллажах.

Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.

Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.

Поступившие аудиовизуальные и электронные документы подлежат:

очистке от пыли и перемотке — архивные документы на магнитной ленте;

очистке от загрязнений — архивные документы на дисковых носителях и архивные фотодокументы;

акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;

упаковыванию.

80. Акклиматизация аудиовизуальных и электронных документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20 +/^_ 3 °C и относительной влажности воздуха 35 +/^_ 15%; для цветных кино- и фотодокументов — при относительной влажности 35 +/^_ 15%. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов не должна быть меньше 10 суток, архивных документов на магнитной ленте и дисковых носителях — не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш — не менее 24 часов.

81. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:

целевым порядком;

в ходе проверки наличия и состояния архивных документов;

при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

82. Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и в зависимости от состояния архивных документов устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.

83. Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных; пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые); с дефектами бумаги и текста архивных документов.

Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.

Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.

Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с методическими разработками.

84. Проверка технического состояния аудиовизуальных и электронных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:

состояния их упаковки;

наличия стандартных ракордов;

технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;

наличия загрязнений и механических повреждений;

стабильности нитроосновы;

шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);

наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов;

параметров видеодокументов в видеоканале;

качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;

уровня параметров, характеризующих электронные документы;

наличия «вирусов» в электронных документах;

наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя;

наличия коррозии на поверхности металлических граморигиналов;

наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.

85. Проверка технического состояния архивных документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете.

Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят с использованием специального оборудования.

Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры.

Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующими видами архивных документов.

§ 8. Выявление документов НАФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов

86. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы НАФ с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.

Решение о признании документа НАФ находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и постановке его на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов.

87. Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает:

Агентство «Узархив» — для центральных государственных архивов;

территориальное управление по архивному делу — для архивов соответствующего региона.

Решение принимается на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов (приложение № 10). На основании данного решения издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.

Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускаются.

88. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в:

листе-заверителе дела (приложение № 7);

листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

89. Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в:

карточке учета технического состояния кинодокумента;

карточке учета технического состояния фотодокумента;

карточке учета технического состояния фонодокумента;

карточке учета технического состояния видеодокумента.

Для учета документов НАФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

§ 9. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов

90. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:

устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;

восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;

воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:

дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования;

фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;

замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;

переплет архивных документов;

обеспыливание архивных документов;

обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

архивные документы на магнитной ленте:

очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

замене пересохших и покоробленных склеек;

оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2 — 2,5 м;

перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;

архивные документы на дисковых носителях:

обеспыливанию;

протирке антистатиком;

кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

обеспыливанию;

удалению восковых, жировых и иных загрязнений;

укреплению склеек и просечек;

ремонту перфорации;

переделке грубых, коробленных заплат и склеек;

ремонту поврежденных полей кадров.

Граморигиналы фотодокументов подвергаются электрохимической очистке.

91. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.

К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

VI. Использование архивных документов в архивах

§ 1. Научно-справочный аппарат архива

92. В каждом архиве должен формироваться и постоянно развиваться научно-справочный аппарат (далее — НСА) архива.

Для обеспечения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации).

93. НСА включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел (документов), путеводитель, систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).

В архиве ведется анализ и учет состояния системы НСА архива на бумажном носителе (журнал по учету состояния НСА, картотека) и/или в автоматизированном режиме.

См. предыдущую редакцию.

В Агентстве «Узархив» ведется государственный реестр уникальных документов МАФ на основе информации, предоставляемой государственными архивами, порядок формирования, ведения и организации использования которого определяется Агентством «Узархив.

(пункт 93 дополнен абзацем постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

94. Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения/единица учета, архивный документ. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц хранения/единиц учета, комплектам, группам архивных документов, части архивного документа.

Основой архивного справочника является описательная статья, состоящая из следующих обязательных элементов:

сведения, идентифицирующие информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа);

сведения о составе и содержании информации;

сведения об условиях доступа и условиях использования информации;

сведения по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда).

При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов, о наличии архивных документов фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и др.

95. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает название архивного фонда, справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию о составе и содержании архивных документов, информацию об условиях доступа и использования, библиографию.

96. Справочные данные об архивном фонде состоят из:

элемента архивного шифра (номера фонда);

объема архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации;

крайних дат архивных документов по каждому виду документации;

перечня имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата.

97. Историческая справка к фонду состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.

Информация по истории фондообразователя включает даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственной принадлежности, структуре и функциях, наименования организации — предшественника и правопреемника.

Сведения о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилию, имя, отчество, псевдоним, добрачную фамилию, даты жизни, профессию, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.

Сведения по истории архивного фонда включают:

дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности;

особенности формирования, описания и систематизации;

информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения);

о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду.

Для архивной коллекции указываются следующие сведения:

о времени, условиях, причинах создания архивной коллекции;

о принципах формирования архивной коллекции;

о местонахождении коллекции до поступления в архив;

о составителе.

Историческая справка к фонду корректируется при изменении объема архивного фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т. п.

98. Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

99. Условия доступа к архивным документам архивного фонда и их использования включают:

сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Узбекистан;

сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документов НАФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;

сведения о наличии фонда пользования.

100. Библиография к архивному фонду включает список опубликованных справочников по данному фонду и пофондовых документальных публикаций, выполненных на его основе.

101. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает:

порядковый номер единицы хранения/единицы учета;

старый инвентарный номер;

заголовок единицы хранения/единицы учета, справочные данные о ней;

указание на подлинность/копийность, вид носителя (или способ воспроизведения), язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов.

Описательная статья при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи дел (документов)), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения/единицы учета.

102. Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает:

наименование вида архивных документов, автора(ов) архивных документа(ов), адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы;

вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалы лиц, к которым относится содержание указанных документов;

даты событий.

В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация «автор не установлен».

Заголовок единицы учета киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете, дату производства и/или дату съемки, фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки.

Заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др.

Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает: название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение; фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов; язык фонодокумента.

Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки.

103. Справочные данные о единице хранения/единице учета состоят из:

элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел (документов); номера единицы хранения/единицы учета);

объема единицы хранения/единицы учета: для архивных документов на бумажной основе — количество листов; для киновидеофонодокументов (в зависимости от вида) — количество единиц хранения в единице учета или единиц учета в единице хранения, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах); для фотодокументов — количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов — количество фотоотпечатков;

крайних дат архивных документов; для аудиовизуальных документов — даты записи или перезаписи.

104. При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки каждого их типа и вида.

105. Опись дел (документов) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя дела (приложение № 7) и справочного аппарата к описи.

В справочный аппарат описи дел (документов) входят:

титульный лист;

содержание (оглавление), предисловие;

список сокращений;

переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи);

указатели.

На титульном листе описи дел (документов) помещаются полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Предисловие составляется либо к каждой описи дел (документов), либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда, аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию), состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел (документов).

При необходимости к описи дел (документов) составляются общие и специальные указатели.

106. Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел (документов).

Усовершенствование описи дел (документов) — комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Переработка описи дел (документов) — составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает:

изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности;

уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета;

определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи.

При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета.

Уничтожение старых описей дел (документов) после их переработки запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой «Опись пересоставлена. См. оп. № ...».

107. Путеводитель состоит из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.

Видами путеводителя являются:

путеводитель по фондам архива (архивов);

краткий справочник по фондам архива (архивов);

тематический путеводитель по фондам архива (архивов).

Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Вид путеводителя и схема построения определяются его целевым назначением.

Основная часть путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из описательных статей архивных фондов или групп архивных фондов. В путеводитель по фондам архива (архивов) должны включаться сведения о всех открытых архивных фондах. Некоторые архивные фонды могут быть представлены в виде списка неаннотируемых архивных фондов.

Основная часть краткого справочника по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня описательных статей на архивные фонды или группы архивных фондов.

Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Описательная статья в аннотированном кратком справочнике состоит из названия архивного фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных об архивном фонде и краткой аннотации на архивные документы этого фонда. Описательная статья в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия архивного фонда и справочных данных о нем.

108. Основная часть тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня описательных статей по определенной теме на архивные фонды или их части.

109. В справочный аппарат путеводителя любого вида входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели. К путеводителю составляется общая библиография.

В многотомных изданиях путеводителей составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов.

110. Каталоги образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов, интенсивностью их использования, степенью разработанности архивных фондов, наличием и качеством других типов архивных справочников.

Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.

Описательная статья каталога включает:

название архива;

индекс;

рубрику и подрубрику;

дату события; место события;

сведения из архивного документа, единицы хранения/единицы учета, архивного фонда (содержание);

архивный шифр;

язык документа и способ его воспроизведения;

фамилию составителя и дату составления описательной статьи.

Для установления связи между разделами каталога или разделами каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.

111. Указатели подразделяются:

по фондовой принадлежности — на внутрифондовые, межфондовые, межархивные;

по характеру информации — на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические.

Разновидностями предметного указателя являются именной и географический указатели.

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в системе НСА архива или входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим типам архивных справочников.

Описательная статья указателя любого вида состоит из предметного понятия (рубрики) и архивного шифра.

В указателе применяется система отсылок для установления связей между тождественными предметными понятиями.

112. Обзоры подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.

В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме обзора.

113. Архивные справочники могут вестись в архиве в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе в режиме удаленного доступа).

Информационное наполнение автоматизированного НСА составляет содержание описательных статей архивных справочников на уровне архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа, а также ключевые слова и рубрикаторы.

Обязательными видами ключевых слов при ведении автоматизированного НСА являются: «тематика», «персоналии», «география». В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.

Рубрикаторами являются систематические и тематические схемы понятий с индексами для структурирования и поиска документной информации в автоматизированном НСА.

§ 2. Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища

114. Архивные документы выдаются из архивохранилища:

с письменного разрешения:

заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности) — пользователям в читальный зал архива и работникам архива для служебных целей в рабочие помещения;

руководителя архива или его заместителя — фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них;

организациям — для экспонирования, при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива;

работникам лаборатории архива, специализированным организациям — для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов, при наличии соответствующего договора со специализированной организацией.

115. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища не выдаются.

Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, из архивохранилища не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования.

Выдача из архивохранилища подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, а также документов НАФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.

116. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

117. Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

уникальные документы и особо ценные документы;

архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;

несброшюрованные архивные документы;

дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе (приложение № 7).

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел (документов) подкладывается карта-заместитель.

118. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель (приложение № 7) и лист использования документов (приложение № 11).

119. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел (документов);

полистную проверку архивных дел — в установленных случаях.

Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением, при необходимости, старой обложки.

При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

§ 3. Сроки и оформление выдачи архивных документов

120. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:

до одного месяца — пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);

до трех месяцев — фондообразователям;

до шести месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Срок выдачи архивных документов для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архива.

См. предыдущую редакцию.

121. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища или в электронном виде которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи.

(абзац первый пункта 121 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

См. предыдущую редакцию.

Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел (документов) и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища или в электронном виде в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.

(абзац второй пункта 121 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

Выдача архивных документов работнику архива для использования в служебных целях оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел (документов), который визируется руководителем соответствующего подразделения. Заказ (требование) регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения. Заказ (требование) находится в архивохранилище до истечения срока его хранения.

Выдача архивных документов в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами.

Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование.

См. предыдущую редакцию.

122. Выдача копий архивных документов из фонда пользования оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел (документов) и регистрируется в книге выдачи фонда пользования или в электронном виде ведущихся централизованно или раздельно по каждому архивохранилищу.

(пункт 122 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

123. Описи дел (документов) выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел (документов), имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.

См. предыдущую редакцию.

Выдача описей дел (документов) оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел (документов) и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища или в электронном виде в которой расписывается получивший опись работник архива или пользователь.

(абзац второй пункта 123 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

§ 4. Контроль за сохранностью выданных архивных документов

124. Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.

125. В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости, по согласованию с руководством архива.

126. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководству архива.

127. Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Республики Узбекистан.

128. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архив немедленно обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива и Агентство «Узархив», а также принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Республики Узбекистан.

§ 5. Порядок исполнения запросов пользователей

129. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан — фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос пользователя рассматривается руководством архива или уполномоченным должностным лицом (лицами), направляется на исполнение в соответствующие подразделения или непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

При поступлении в архив через интернет обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается или добавляется в электронную базу, при наличии, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Республики Узбекистан или на том языке, на котором написано письмо — обращение.

См. предыдущую редакцию.

Архив осуществляет прием физических лиц и представителей юридических лиц в приемной или столе справок и ведет их учет по установленной форме. Руководство и ответственные сотрудники архива несут личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов пользователей.

(абзац шестой пункта 129 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 31 марта 2015 года № 74 — СЗ РУ, 2015 г., № 13, ст. 155)

130. Запрос государственного органа или органа самоуправления граждан, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

См. предыдущую редакцию.

131. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве с момента его регистрации составляет:

по справке о заработной плате — 20 рабочих дней;

по справке о стаже работы — в течение 5 рабочих дней;

подтверждение обучения в образовательных учреждениях, переименование юридического лица, награждение — в течение 5 рабочих дней.

При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, сведениям, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

См. предыдущую редакцию.

К запросам тематического характера относятся установление (подтверждение) прав собственности на жилые помещения, отдельных фактов, событий, данных, а также родословных, срок исполнения такого запроса не должен превышать 20 рабочих дней с момента его регистрации, при условии предоставления данных запроса в полном объеме.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Абзац седьмой пункта 131 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 23 сентября 2022 года № 597. См. официальный текст на узбекском языке.

§ 6. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

132. Архивная справка (приложение № 12) и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».

133. Текст в архивной справке (приложение № 12) дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, образовательных учреждениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива (для ведомственного архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью соответствующей организации).

См. предыдущую редакцию.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Республики Узбекистан, утверждается руководителем архива (для ведомственного архива, не являющегося юридическим лицом, — руководителем соответствующей организации). Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководителем архива с проставлением на ней печати (для ведомственного архива, не являющегося юридическим лицом, — печати соответствующей организации).

(абзац восьмой пункта 133 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

См. предыдущую редакцию.

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен печатью.

(абзац десятый пункта 133 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

См. предыдущую редакцию.

В случае документально подтвержденных фактов утраты, повреждения (вследствие пожара, затопления и других чрезвычайных происшествий) архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива.

(абзац одиннадцатый пункта 133 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

134. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т. д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и печатью архива (для ведомственного архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью соответствующей организации).

См. предыдущую редакцию.

135. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются подписью руководителя архива или уполномоченного лица. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется печатью и подписью руководителя архива.

(пункт 135 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

См. предыдущую редакцию.

136. Архивная справка (приложение № 12), архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте или электронной почте простыми письмами.

(абзац первый пункта 136 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

См. предыдущую редакцию.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства — участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса или электронного адреса заявителей.

(абзац второй пункта 136 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются архивом в установленном порядке в Агентство «Узархив».

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего его личность документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

См. предыдущую редакцию.

Исполнение поступающих из-за рубежа запросов по истребованию документов социально-правового характера, касающихся обеспечения прав и законных интересов граждан Республики Узбекистан, иностранных граждан и лиц без гражданства, обеспечивается в порядке, установленном Кабинетом Министров.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Абзац пятый пункта 136 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 10 ноября 2020 года № 706. См. официальный текст на узбекском языке.

§ 7. Обслуживание пользователей в читальном зале

137. Для обслуживания пользователей в архивах действуют читальный зал, просмотровый зал, комната прослушивания фонодокументов со специальным оборудованием для работ с микрокопиями архивных документов, аудиовизуальными и электронными документами. При отсутствии специально выделенного помещения обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролем сотрудника архива.

См. предыдущую редакцию.

Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются положением о порядке работы пользователей с архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Узбекистан. Архив обязан ознакомить пользователей с данным Положением. Исходя из возможностей обслуживания пользователей, архив может установить время и очередность их обслуживания.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Абзац второй пункта 137 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 10 ноября 2020 года № 706. См. официальный текст на узбекском языке.

В случаях хищения или повреждения пользователем архивных документов, технического оборудования и имущества архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива и в Агентство «Узархив», принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Республики Узбекистан.

138. По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива, изготавливаются копии архивных документов: ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях.

Не производится копирование документов НАФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Копирование архивных документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.

Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей дел (документов), других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются руководством архива.

Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы по указанным адресам.

Учет заказов на копирование ведется на бумажном носителе или в автоматизированной форме.

§ 8. Транспортировка и перемещение архивных документов

139. При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

140. Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

141. Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.

Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

§ 9. Инициативное информирование пользователей, подготовка выставок и публикаций архивных документов

142. Инициативное информирование архивами организаций и граждан осуществляется путем направления им информационных писем или других информационных документов.

143. Архив организует подготовку и проведение выставок архивных документов самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.

Для подготовки выставки архивных документов разрабатываются тематический план (концепция) и тематико-экспозиционный план. На основе тематического плана проводятся выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов. В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки, с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах. Все отобранные для экспонирования архивные документы и другие материалы аннотируются. К иноязычным материалам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация содержания.

Ответственными за сохранность архивных документов являются организаторы выставки. Архив, представивший архивные документы для выставки, обеспечивает контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании.

Страхование архивных документов и оформление их временного вывоза за пределы Республики Узбекистан для экспонирования осуществляется в установленном порядке.

См. предыдущую редакцию.

144. Национальные архивы Узбекистана имеют право в соответствии со своим профилем деятельности организовать кино-, видео- съемки исторически важных мероприятий в источниках комплектования, в крупных общественных, промышленных и в других подобных объектах исторического значения. Материалы съемок в качестве архивного документа подлежат отнесению к фонду того источника комплектования, к которому относится объект съемки.

(пункт 144 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

145. При подготовке публикаций архивных документов архив руководствуется научными правилами издания исторических документов.

Типы (научный, научно-популярный и учебный) и виды (пофондовая, тематическая или др.) публикаций архивных документов определяются их целевым назначением, спецификой отбора источников, приемов передачи текста архивных документов и составом НСА к ним.

Формы публикации архивных документов:

печатная: серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в средствах массовой информации;

публикация на пленочных носителях: микрофильм, микроафиша;

электронная: гипертекст, мультимедиа, база данных.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к п.п. 25, 28, 51, 52

УТВЕРЖДАЮ			УТВЕРЖДАЮ
‎‎____________________________________			__________________________________________
(наименование должности руководителя организации-сдатчика)			(наименование должности руководителя ‎организации-приемщика)
_________________________			‎‎________________________
(подпись, расшифровка подписи)			(подпись, расшифровка подписи)
дата	‎	‎печать	дата	‎ ‎	печать
АКТ
приема-передачи документов на хранение

___________ № ___________
‎	‎	(дата)		‎	‎‎
‎‎______________________________________________________________________________________‎
(дата приема-передачи документов на хранение)
______________________________________________________________________________________
(основание передачи)
______________________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
__________________________________________________________________________________ сдал,
(название организации-сдатчика)
‎‎а _______________________________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
‎
№ п/п	Название, номер описи		Количество экземпляров описи		Количество ед. хр.	Примечание
1	2‎‎		3‎		4‎	‎5
‎	‎‎		‎‎		‎	‎
‎‎
Итого принято _____________________________ ед. хр.

Передачу произвели:		‎	‎	Прием произвели		‎
___________________________________‎				____________________________________
(должность подпись, расшифровка подписи)			‎	(должность подпись, расшифровка подписи)
‎‎__________________			‎	‎‎__________________
Дата		‎	‎	‎‎Дата		‎
‎‎
Фонду присвоен № ____

Изменения в учетные документы внесены
‎‎
‎__________________________________				‎____________________________________
(должность подпись, расшифровка подписи)‎				(должность подпись, расшифровка подписи)
__________________		‎	‎	‎‎__________________		‎
(дата)		‎	‎	(дата)		‎
‎‎
Форма акта приема-передачи документов на хранение
‎	‎	‎	‎	‎‎Формат A4 (210 x 297)		‎

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к п.п. 29, 51

______________________				‎	‎	‎	‎	‎
‎	(название архива)		‎	‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
АКТ					УТВЕРЖДАЮ
приема на хранение документов личного происхождения				Директор_______________________________________ (название архива)‎
‎	‎	‎	‎	‎				‎
‎	‎	‎	‎	_______________________ ________________________
‎‎‎‎___________ № _________			‎	‎	(подпись) ‎	‎	(расшифровка)
(дата и номер)				‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	дата		‎	‎печать
На основании решения ЭПК (ЭПМК)						‎	‎	‎
(протокол от «___» ________ 20__г. № ______ и договор от «___» ________ 20__г.)
‎‎
‎‎_________________________________________________________________________________ сдал ‎(Ф.И.О. собственника/владельца)

приняты документы _____________________________________________________________
‎	‎	‎	(общая характеристика документов)
‎‎
в количестве _____________ ед. хр. (условных) ____________ документов (листов) по архивной сдаточной описи
‎‎
Фонду присвоен № ________________‎					‎	‎	‎	‎

Собственник/владелец			‎‎____________________			_________________________‎‎
(нужное подчеркнуть)			(подпись)			(расшифровка подписи)
‎‎
‎‎____________________			____________________‎‎			_________________________‎‎
(наименование должности работника)			(подпись)			(расшифровка подписи)
‎‎
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены

‎‎____________________			‎‎____________________			‎‎___________________________
(наименование должности работника)			(подпись)			(расшифровка подписи)
‎‎
Форма акта приема на хранение документов личного происхождения‎‎

‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎‎Формат A4 (210 x 297)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к п. 49

КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ
‎‎
№ п/п	Дата поступления	Наименование организации (Ф.И.О. лица), от которой поступили документы	Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы	Название фонда	Годы документов	Кол-во ед. хр. или неописанных документов (листов)	Краткая характеристика состояния	Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов	Примечание
1‎	2‎	3‎	4‎	5‎	6‎	7‎	8‎	9‎	10‎
‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎	Итого поступило за ___________ год _______________________ ед. хр.‎‎							‎	‎
‎	‎	‎	(цифрами и прописью)‎			‎	‎	‎	‎
‎	‎‎(документов, листов)		‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎‎в том числе <*>: ‎‎ ________________________					‎	‎	‎
‎	‎	‎‎_____________________
‎	‎	‎‎_____________________

‎	‎‎_________________		‎‎____________________			‎____________________		‎	‎
‎	(наименование должности ‎работника)‎‎		(подпись) ‎‎			‎‎(расшифровка подписи)		‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	Дата‎	‎	‎
‎‎ <*> В общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов, с указанием их ‎объемов‎ в итоговой записи.
‎‎
‎‎Форма книги учета поступлений документов
‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎‎‎‎‎‎Формат A3 (420 x 297)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

к пп. 49, 51, 52

СПИСОК ФОНДОВ

Номер фонда	Дата первого поступления	Название фонда	Отметка о выбытии	Примечания
1‎	2‎	3‎	4‎	5‎
‎	‎	‎	‎	‎

Итого на 01.01.20... г. _________________________________ фондов
‎‎‎‎(цифрами и прописью)
‎‎в т. ч. поступило за ... г. _______________________________ фондов					‎	‎	‎
(цифрами и прописью)
‎‎выбыло за ........ г. ___________________________________ фондов					‎	‎
(цифрами и прописью)
‎‎
____________________‎	___________‎	_____________________‎	‎	‎
(наименование должности работника)	(подпись)	(расшифровка подписи)	‎	‎

Дата‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
Форма списка фондов
‎‎
‎	‎	Формат A4 (210 x 297)		‎

ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

к п. 49

‎	‎	‎	‎	‎	УТВЕРЖДАЮ			‎
‎‎
‎	‎‎Протокол № _____			‎	Протокол ЭПК (ЭПМК) №______________
‎‎______________________________				‎	_________________________________
‎‎(наименование архивного органа (архива))				‎	‎‎(наименование архивного органа (архива))
‎‎
	дата	‎	‎		‎	дата‎	‎	‎
‎‎
№ ‎п/п	Делопроизводственные индексы или номера по старой описи		Заголовок ‎ дела		Крайние ‎даты		Количество листов	Примечания
1‎	‎‎2		3		4		5‎	6‎
‎	‎‎		‎‎		‎‎		‎	‎
‎‎
В опись внесено ____________________________________________________________
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________ дел‎‎
с № _______________________________ по № _____________________________________
‎‎
‎	Составитель:		‎	‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎‎_________________			‎‎_________________			_________________ ‎‎
(наименование должности составителя)			(подпись)			(расшифровка подписи)
‎‎_________________			‎‎_________________ ‎‎			‎‎_________________ ‎‎
(хранитель фонда)			(подпись)			(расшифровка подписи)
‎‎_________________ ‎‎			‎‎_________________ ‎‎			‎‎_________________ ‎‎
(заведующий отделом (архивохранилищем))			(подпись)			(расшифровка подписи)

Дата		‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
Форма описи <*> ‎ дел постоянного хранения, составленной в архиве
‎‎
‎	‎‎			‎	Формат A4 (210 x 297)

<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

к п. 49

‎	‎‎____________________________‎				‎	‎	‎	‎
‎	(наименование организации)				‎	‎	‎	‎
‎‎
‎	‎‎				УТВЕРЖДАЮ
‎	‎‎Фонд № ______			‎‎________________________________________
‎	‎	‎	‎	(наименование должности руководителя организации)
‎	ОПИСЬ № ____			_________________________
‎	дел постоянного хранения			(подпись, расшифровка подписи)
‎	за ______ год			‎	дата	‎	печать
‎‎
Название раздела (структурного подразделения организации)
№ ‎п/п	Индекс дела		Заголовок дела		Крайние даты		Количество листов	Примечания
1‎	2‎‎		3‎‎		4‎‎		5‎	6‎
‎	‎						‎	‎
‎‎
В данный раздел описи внесено ___________________________________ дел
‎	‎	‎	(цифрами и прописью)				‎	‎
с № _________________________ по № __________________, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________________________
пропущенные номера:___________________________________________________________
‎‎
‎‎______________________			‎‎____________			‎‎________________________
(наименование должности составителя описи)			(подпись)			(расшифровка подписи)
‎‎________________________			______________ ‎‎			‎‎________________________
(заведующий архивом организации)			(подпись)			(расшифровка подписи)
‎‎
ОДОБРЕНО					УТВЕРЖДЕНО
‎‎
Протокол ЦЭК (ЭК) ______________________					Протокол ЭПК (ЭПМК) ________________
‎	‎‎(наименование организации)			‎	‎‎(наименование уполномоченного ‎органа в области архивного дела)
‎‎
‎‎от _______________ № ____________				‎	‎‎от _____________ № ___________

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации

‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎‎Формат A4 (210 x 297)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 7

к п.п. 49, 88, 105, 117, 118

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано ______________________________________________________ листов
‎	‎‎(цифрами и прописью)
с № ________________ по № ________________
‎
в том числе:
литерные номера листов ____________________________
пропущенные номера листов _________________________
+ листов внутренней описи __________________________
‎‎
Особенности физического состояния и ‎формирования дела		Номера листов
‎‎1		2‎
‎‎		‎
‎‎
________________________ ‎	_______________ ‎	_______________________ ‎
(наименование должности работника)	(подпись)	(расшифровка подписи)
‎‎
‎Дата _______________________		‎
‎‎
‎	Форма листа-заверителя дела
‎‎
‎	Формат A4 (210 x 297)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

к п. 52

‎	‎‎______________________			‎	‎	‎	‎	‎
‎	(название архива)			‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎	АКТ			‎	‎	УТВЕРЖДАЮ
‎	‎‎___________ № _________			‎	Директор ______________________________
‎	(дата и номер)			‎	‎(название архива)
‎‎о выделении к уничтожению документов, ‎ не подлежащих хранению				_______________ ‎(подпись)			‎‎__________________(расшифровка)
‎	‎	‎	‎	‎	дата ‎	‎	‎	печать‎
‎					‎		‎
К уничтожению отобраны: документы фонда № ________________________________________________
‎	‎	‎				(название фонда)‎‎		‎
____________________________________________________________________________
на основании: __________________________________________________________________________
‎	(ссылки на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)
______________________________________________________________________________________
‎‎
№ ‎ п/п	Названия групп документов		Крайние даты	Номера описей	Номера ед. хр. по описям		Количество ед. хр.	Примечания
1‎	2‎‎		3‎	4‎	5‎‎		6‎	7‎
‎	‎‎		‎	‎	‎‎		‎	‎
‎‎
Итого _________________________ ед. хр. за _______________ год (ы)
‎	(цифрами и прописью)			‎	‎	‎	‎	‎
Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика
документов, остающихся на хранении _________________________________
‎‎
________________________ ‎‎			___________________ ‎‎			___________________________‎‎
(заведующий отделом (архивохранилищем))			(подпись)			(расшифровка подписи)
__________________________ ‎‎			_____________________			___________________________
(наименование должности работника)			(подпись)			(расшифровка подписи)
‎‎
Форма акта о выделении к уничтожению документов, ‎ не подлежащих хранению
‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎‎Формат A4 (210 x 297)

‎	Документы сданы ____________________________________________________________
(название организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной __________________________ № _______________‎‎
			‎	‎	‎	(дата)‎	‎	‎

‎‎_______________________________				‎	‎	‎	‎	‎
(подпись хранителя фондов)				‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎	Изменения в учетные документы внесены						‎	‎
‎‎
_________________________‎‎			______________‎‎			____________________________‎‎
(наименование должности работника)			(подпись)			(расшифровка подписи)
‎‎
Дата ________________
‎‎
УТВЕРЖДЕНО					ОДОБРЕНО
‎‎
Протокол					‎‎Протокол
‎‎_____________________________________					‎‎_________________________________
(наименование организации)					(наименование архивного органа (архива))
от _______________ № ____________					от _______________ № ____________

Форма акта о выделении к уничтожению документов, ‎не подлежащих хранению (продолжение)
‎	‎	‎	‎	‎	‎	Формат A4 (210 x 297) ‎‎

ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

к п.п. 52, 76

‎	______________________
‎	(название архива)		‎	‎	‎	‎	‎	‎

АКТ ‎___________ № _________ ‎ (дата и номер)					УТВЕРЖДАЮ ‎Директор ____________________ (название архива)
								‎
‎‎о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны				_______________ ‎(подпись) ‎‎			______________(расшифровка)‎‎
‎	‎‎Фонд № _______			‎	‎‎дата		‎‎печать
‎‎
В результате _____________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже документов. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:
‎‎
№ ‎п/п	Номер описи	Номер ед. хр.	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж)		Предполагаемые причины отсутствия
1‎	2‎	3‎	4‎	5‎	6‎‎		7‎‎
‎	‎	‎	‎	‎	‎‎		‎‎
‎‎
Итого __________________________________________________ ед. хр.
‎	‎‎(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими ‎делами:
‎‎____________________________________________________________________________
‎‎____________________________________________________________________________
‎‎
Форма акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎‎Формат A4 (210 x 297)‎‎
‎‎__________________________________________________________________
‎‎__________________________________________________________________
_____________________ ‎‎			_____________ ‎‎			__________________ ‎‎
(заведующий отделом)			(подпись)			(расшифровка подписи)
_____________________ ‎‎			_____________ ‎‎			‎‎____________________
(заведующий хранилищем)			(подпись)			(расшифровка подписи)
_____________________ ‎‎‎‎			_____________ ‎‎			___________________ ‎‎
(главный хранитель)			(подпись)			(расшифровка подписи)

__________________________________________________________________
(№ и дата приказа руководителя архива о снятии с учета необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны)

Изменения в учетные документы внесены
‎‎
_____________________‎‎			_________________ ‎‎			___________________ ‎‎
(наименование должности работника)			(подпись)			(расшифровка подписи)
‎‎
‎	Дата‎‎ ______________			‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
Форма акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны ‎(продолжение)
‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎‎Формат A4 (210 x 297)

ПРИЛОЖЕНИЕ №10

к п.п. 74, 87

‎‎______________________			‎	‎	‎
(название архива)‎‎			‎	‎	‎
АКТ ‎___________ № _________ ‎(дата и номер)			УТВЕРЖДАЮ ‎ Директор _________________________________ (название архива)
					‎
о неисправимых повреждениях ‎документов			____________(подпись)	‎‎____________________________ ‎(расшифровка)
‎‎Фонд №________		‎	дата‎	‎	печать‎

‎	‎‎Название фонда __________________________________________________________
‎‎ В фонде обнаружены _________________________ единиц хранения, признанные неисправимо поврежденными:
‎‎
Номер ‎описи	Номер ‎ ед. хр.	Заголовок поврежденной ед. хр.	Крайние ‎ даты	Количество листов (время звучания, метраж)	Сущность и причины повреждения
1‎	2‎	3‎	4‎	5‎	6‎
‎	‎	‎	‎	‎	‎

Итого обнаружено неисправимо поврежденных ___________________________________ ед. хр.
‎	‎	‎	‎‎(цифрами и прописью)		‎

________________________		_____________ ‎‎		_______________________
(заведующий отделом)		(подпись)		(расшифровка подписи)
________________________		_____________ ‎‎ ‎‎		_______________________ ‎‎
(хранитель фондов)		(подпись)		(расшифровка подписи)
‎‎
Перечисленные документы подлежат списанию ввиду _________________________________________
______________________________________________________________________________________
Эксперты: _____________________________________________________________________________‎‎
(наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей, дата)‎‎
‎__________________________________________________________________________
‎‎(№ и дата приказа руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов ‎с‎ учета)
			‎	‎	‎
Изменения в учетные документы внесены
_______________________‎‎		_____________		________________________‎‎
(наименование должности работника)		(подпись)		(расшифровка подписи)
‎‎
Дата		‎	‎	‎	‎
‎‎
Форма акта о неисправимых повреждениях документов					‎
‎	‎	‎	‎	Формат A4 (210 x 297) ‎‎

ПРИЛОЖЕНИЕ № 11

к п. 118

‎‎______________________		‎	‎	‎
(название архива)		‎	‎	‎


ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № ______‎	Опись № _____		‎‎Дело № ______

Заголовок дела ________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Дата ‎ использования	Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	Номера использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело
1‎	2‎	3‎	4‎	5‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
Форма листа использования документов				‎
Формат A4 (210 x 297)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 12

к п.п. 132, 133, 136

___________________________			‎	‎	‎
(название архива)			‎	‎	‎
‎‎___________________________			‎	Адресат‎	‎
(почтовый индекс, адрес,			‎	‎	‎
‎‎___________________________			‎	‎	‎
телефон, факс)			‎	‎	‎

Архивная справка			‎	‎	‎
‎‎____________ № ____________‎			‎	‎	‎
(дата)			‎	‎	‎
на № __________от _________			‎	‎	‎

Основание:		‎	‎	‎	‎

______________________‎‎		______________ ‎‎		_______________________‎‎
(руководитель организации)		(подпись)		(расшифровка подписи)
‎‎____________________		‎‎______________		‎‎_______________________
(исполнитель)‎‎		‎‎(подпись)		(расшифровка подписи)
‎‎
Печать		‎	‎	‎	‎
Форма архивной справки					‎
‎	‎	‎	‎	‎‎Формат A4 (210 x 297)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к постановлению Кабинета Министров от 5 апреля 2012 года № 101

Положение

о Государственном каталоге Национального архивного фонда Республики Узбекистан

I. Общие положения

1. Настоящее Положение о Государственном каталоге Национального архивного фонда Республики Узбекистан (далее — Положение) разработано в соответствии с Законом Республики Узбекистан «Об архивном деле» и определяет единый порядок ведения централизованного государственного учета архивных фондов, архивные документы которых включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан (далее — НАФ).

II. Основные понятия

2. В настоящем Положении применяются следующие основные понятия:

Государственный каталог Национального архивного фонда — учетный документ, содержащий основные сведения об объеме и составе архивных фондов, архивные документы которых включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан;

См. предыдущую редакцию.

карточка фонда — карточка, содержащая сведения о количестве, составе, месте хранения архивных документов и предназначенная для учета фондов и общего количества единиц хранения в территориальных управлениях по архивному делу и национальных архивов Узбекистана;

(абзац третий пункта 2 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

единица хранения — обособленная группа документов (отдельный документ), учитываемая в архиве под самостоятельным номером (дело, проект, альбом, фотодокумент, рулон кинопленки, микрофильм и т. п.);

фондовый каталог — каталог, состоящий из карточек фондов и предназначенный для централизованного учета сведений об объеме и составе архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ;

источники комплектования архива — юридические и физические лица (фондообразователи), систематически пополняющие архивы профильными для них документами, имеющими историческое, политическое, экономическое, научное, социальное, культурное и другое архивное значение.

III. Цель и задачи Государственного каталога Национального архивного фонда Республики Узбекистан

3. Государственный каталог Национального архивного фонда Республики Узбекистан (далее — Государственный каталог) является централизованным государственным учетом архивных фондов, архивных документов, включенных в состав НАФ и находящихся на ответственном хранении в государственных и негосударственных архивах (далее — архивы), а также в ведомственных архивах.

4. Государственный каталог ведется для:

систематического и централизованного учета, контроля состава и объема архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ, их пополнения, движения и передачи на постоянное хранение в архивы;

систематического формирования единой базы данных по составу и объему архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ, по их изменению, а также местам их хранения.

IV. Порядок ведения Государственного каталога Национального архивного фонда Республики Узбекистан

См. предыдущую редакцию.

5. Ведение Государственного каталога возлагается на Агентство «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан (далее — Агентство «Узархив»).

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Пункт 5 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 1 марта 2025 года № 135. См. официальный текст на узбекском языке.

6. Включение архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ, в Государственный каталог осуществляется на основании ежегодно представляемых в Агентство «Узархив» сведений о составе, объеме соответствующих архивных фондов и об их изменениях (далее — сведения) по форме согласно приложению № 1.

7. Сведения в Агентство «Узархив» представляют:

См. предыдущую редакцию.

национальные архивы Узбекистана;

(абзац второй пункта 7 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

территориальные управления по архивному делу Агентства «Узархив»;

министерства и ведомства, отраслевые государственные фонды и организации, осуществляющие постоянное хранение документов НАФ.

Сведения представляются в Агентство «Узархив» ежегодно не позднее 15 января по состоянию на 1 января календарного года.

Территориальные управления по архивному делу представляют в Агентство «Узархив» сводные сведения по архивным фондам, архивные документы которых включены в состав НАФ, хранящиеся в архивах и ведомственных архивах в соответствующем регионе.

Архивы ежегодно не позднее 5 января должны представлять соответствующему территориальному управлению по архивному делу, по состоянию на 1 января календарного года, сведения по их архивным фондам, а также по архивным фондам ведомственных архивов, являющихся источниками комплектования данного архива, осуществляющих временное хранение документов, включенных в состав НАФ, по форме согласно приложению № 1.

См. предыдущую редакцию.

Организации и негосударственные архивы, являющиеся основными источниками накопления, представляют в архивы раз в два года не позднее 5 января через информационную систему агентства «Узархив» сведения о хранящихся у них архивных документах по состоянию на 1 января.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Пункт 7 дополнен абзацем восьмым постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501. См. официальный текст на узбекском языке.

8. Руководитель организации, представившей сведения, несет ответственность за их достоверность.

См. предыдущую редакцию.

9. Государственный каталог ведется ответственным лицом, назначаемым директором Агентства «Узархив» (далее — ответственное лицо).

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Пункт 9 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501. См. официальный текст на узбекском языке.

10. Ответственное лицо проверяет качество и достоверность представленных сведений: наименование, переименование, подчиненность, хронологические рамки деятельности организации — фондообразователя, объем единиц хранения и состав документов сверкой этих сведений с данными предыдущих лет.

При обнаружении недостоверных сведений ответственное лицо информирует об этом исполнителя, который обязан в двухнедельный срок устранить выявленные недостатки.

11. Сведения после проверки ответственным лицом вносятся в Государственный каталог с подведением итога по соответствующим графам.

12. В целях обеспечения информативности в Государственный каталог вводятся следующие разделы и подразделы:

Раздел I — Государственная часть Национального архивного фонда Республики Узбекистан;

подразделы:

1.1. Государственные архивы;

1.2. Организации, которым дано право постоянного хранения документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан;

1.3. Источники комплектования государственных архивов, осуществляющие временное хранение архивных документов, включенных в государственную часть НАФ.

Раздел II — Негосударственная часть Национального архивного фонда Республики Узбекистан;

подразделы:

2.1. Государственные архивы;

2.2. Негосударственные архивы;

2.3. Источники комплектования архивов, осуществляющие временное хранение архивных документов, включенных в негосударственную часть НАФ;

2.4. Личные архивные документы физических лиц, включенные в негосударственную часть НАФ.

13. Государственный каталог ведется по формам согласно приложениям № 2 и № 3 к настоящему Положению.

См. предыдущую редакцию.

Для присвоения индекса архивам в Агентстве «Узархив» ведется Реестр государственных и негосударственных архивов (далее — реестр), который уточняется ежегодно к 1 января календарного года и переутверждается директором Агентства «Узархив» каждые 5 лет. Основанием для включения архива в реестр является наличие соответствующих учредительных документов данного архива.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Абзац второй пункта 13 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501. См. официальный текст на узбекском языке.

Номер индекса архива в Государственном каталоге должен соответствовать номеру по порядку данного архива в реестре и указывается по схеме:

Г-[№ реестра] — для государственных архивов;

Н-[№ реестра] — для негосударственных архивов.

В графе 1 подразделов 1.3, 2.3, 2.4 указывается индекс архива, соответствующего источнику комплектования.

В графе 3 указывается номер архивного фонда, который присвоен данному архивному фонду в архиве.

14. В случае образования в течение календарного года новых архивных фондов в месячный срок после их формирования архивы должны представить в Агентство «Узархив» карточки фондов по форме согласно приложению № 4.

Представленные карточки фондов проверяются ответственным лицом и после подтверждения полноты и достоверности сведений вливаются в фондовый каталог. Не допускается вливание в фондовый каталог карточек фондов с неполной и неточной информацией.

V. Исключение архивных фондов из Государственного каталога Национального архивного фонда Республики Узбекистан

15. Исключение архивных фондов из Государственного каталога производится в случаях:

объединения фондов;

безвозвратной утраты или разрушения архивных фондов вследствие чрезвычайных обстоятельств.

См. предыдущую редакцию.

16. Исключение архивных фондов из Государственного каталога осуществляется Агентством «Узархив» в соответствии с решениями об исключении архивных фондов из государственного каталога экспертно-проверочной комиссии территориального управления архивного дела или экспертно-проверочной методической комиссии Национального архива Узбекистана после утверждения указанных решений Центральной экспертно-проверочной комиссией Агентства «Узархив».

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Абзац первый пункта 16 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501. См. официальный текст на узбекском языке.

Информация о выбытии архивных фондов включается в Сведения о составе, объеме фондов и об их изменениях на 1 января последующего года. На основании этих сведений архивные фонды исключаются из Государственного каталога.

17. Государственный каталог ведется в электронном виде, с обеспечением необходимых мер защиты и безопасности информационных данных, и после внесения изменений ежегодно к концу года распечатывается в бумажном виде, переплетается, прошнуровывается, опечатывается и хранится в Агентстве «Узархив».

18. Ежегодно ответственным лицом проводится анализ и составляется аналитическая справка о состоянии учета архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к Положению о Государственном каталоге Национального архивного фонда Республики Узбекистан

‎‎___________________________________‎						‎	‎	‎	‎	‎
(название архива или ведомственного архива)				‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
СВЕДЕНИЯ
СВЕДЕНИЯ о составе, объеме фондов и об их изменениях на 01.01 … г.

№ ‎п/п	Номер ‎фонда	Название фонда	Поступило		Выбыло		Общее количество ед. хр. в фонде на 01.01 … г.		Имеющих страховые копии ед. хр.	Примечание
			название описи, аннотация документов	годы	название описи, аннотация документов	годы	внесенных в описи ед. хр	неописанных ед. хр. (докумен-тов)
1‎	2‎	3‎	4‎	5‎	6‎	7‎	8‎	9‎	10‎	11‎
‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
Итого: за 20__г. поступило ______________ фондов _____________ ед. хр.___________ (документов) листов
‎	‎	выбыло ______________ фондов ________________ ед. хр.____________ (документов) листов
‎	‎	‎‎созданы страховые копии на ______________________________ ед. хр.								‎

‎‎На 01.01.20_____г. в архиве по списку фондов числится с № ___________ по №__________ номеров фондов,
‎‎‎‎‎в том числе: номеров, числящихся в наличии_________ фондов _______ ед. хр.________ (документов) листов
номеров фондов, переданных и объединенных ________________ фондов
‎‎утраченных________________________________ фондов
свободных номеров________________________________
‎‎
‎	‎	‎‎____________________			____________________			‎____________________
‎	‎	‎‎(руководитель)			‎‎(подпись)			‎‎(расшифровка подписи)
‎‎«___» _____________ 20 г.
‎‎Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01…..г.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к Положению о Государственном каталоге Национального архивного фонда Республики Узбекистан

См. предыдущую редакцию.

АГЕНТСТВО «УЗАРХИВ» ПРИ МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН
‎‎
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КАТАЛОГ ‎НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА ‎ РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН
‎‎
Начато: «___» _____________ 20___ г.			‎	‎	Окончено: «___» ___________ 20___ г.			‎

‎	‎	‎	‎	‎	Срок хранения: Постоянно			‎
‎‎
‎	‎	‎	‎	‎	‎‎На _______ листах		‎	‎
‎‎
Форма титульного листа Государственного каталога Национального архивного фонда Республики Узбекистан
‎‎
‎	‎	‎	‎	‎	‎	‎‎Формат А 4 (210 х 297)

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Приложение № 2 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 1 марта 2025 года № 135. См. официальный текст на узбекском языке.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
к Положению о Государственном каталоге Национального архивного фонда Республики Узбекистан

Индекс архива

Номер по порядку

Номер фонда

Дата включения в Государственный каталог

Общее количество единиц учета

Количество единиц учета (единиц хранения) постоянного хранения

Дата и основание исключения из Государственного каталога

Примечание

управленческой

личного происхождения и личного состава*

научной

технической

проектной

медицинской

кино

фото

фоно‎

1‎

2‎

3‎

4‎

5‎

6‎

7‎

8‎

9‎

10‎

11‎

12‎

13‎

14‎

15‎

16‎

Раздел I. Государственная часть Национального архивного фонда Республики Узбекистан

1.1. Государственные архивы

‎

1.2. Организации, наделенные правом постоянного хранения документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан

‎

1.3. Источники комплектования государственных архивов, осуществляющие временное хранение архивных документов, включенных в государственную часть НАФ

‎

Итого:

‎

Раздел II. Негосударственная часть Национального архивного фонда Республики Узбекистан

2.1. Государственные архивы

‎

2.2. Негосударственные архивы

‎

2.3. Источники комплектования архивов, осуществляющие временное хранение архивных документов, включенных в негосударственную часть НАФ

‎

2.4. Личные архивные документы физических лиц, включенные в негосударственную часть НАФ

‎

Итого:

‎

Всего:

‎

* В каждом конкретном случае указывается количество личного состава — л/с, личного происхождения л/п.

КАРТОЧКА ФОНДА

Дата первого поступления фонда	Дата получения карточки в фондовый каталог	Архивный ‎орган	Место хранения фонда (название государственного архива и его адрес)	№ фонда
‎	‎	‎	‎	______________Форма собственности
‎	‎	‎	‎	______________ Срок хранения (только для негосударственного архивного фонда)
Крайние даты каждого названия фонда		НАЗВАНИЕ ФОНДА
‎‎		‎‎
‎‎		‎‎
Объем фонда на 1 января	Годы	Количество ед. хр. документов	‎	‎
‎	‎	В т. ч. неописанных ед. хр. (документов) листов	‎	‎
‎	‎	Имеющих страховые копии ед. хр.	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎‎
‎‎Форма карточки фонда (лицевая сторона)
‎	‎	‎	‎‎Формат А4 (148 х 210)

Название описи, аннотация документов	Начальные годы	Конечные годы	Название описи, аннотация документов	Начальные годы	Конечные годы
1‎	2‎	3‎	4‎	5‎	6‎
‎	‎	‎	‎	‎	‎

Предыдущий номер фонда ____________________________________________
Примечание: ________________________________________________________
‎‎
_____________________‎‎		_________________‎‎		_________________________‎‎
(наименование должности)		(подпись)		(расшифровка подписи работника)‎‎
‎‎
«___» __________ 20___ г.				‎	‎
‎‎
Форма карточки фонда (оборотная сторона)
‎‎Формат А4 (148 х 210)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
к постановлению Кабинета Министров от 5 апреля 2012 года № 101

Положение

о порядке создания, реорганизации и ликвидации архивов

I. Общие положения

1. Настоящее Положение о порядке создания, реорганизации и ликвидации архивов (далее — Положение) разработано в соответствии с Законом Республики Узбекистан «Об архивном деле» и устанавливает единый порядок создания, реорганизации и ликвидации архивов.

2. Архивы в своей деятельности руководствуются Конституцией и законами Республики Узбекистан, постановлениями палат Олий Мажлиса Республики Узбекистан, указами, постановлениями и распоряжениями Президента Республики Узбекистан, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Республики Узбекистан, другими нормативно-правовыми актами, а также настоящим Положением.

3. Архивы создаются в виде государственного и негосударственного архива (далее — архивы).

4. Архивы являются учреждениями и регистрируются в установленном порядке в качестве юридических лиц.

Архивы имеют свои банковские расчетные счета, печать, штамп и бланки, на которых отражается наименование соответствующего архива.

II. Цели и задачи архивов

5. Основной целью создания архивов является организация хранения архивных документов, принятых от предприятий, учреждений, организаций (далее — организации), а также от физических лиц.

6. Основными задачами архивов являются:

организация регулярного комплектования архива архивными документами, систематического учета и надлежащего хранения, создание условий для использования архивных документов;

разработка и принятие мер по обеспечению сохранности и доступности архивных документов;

оказание содействия для объективного отражения богатого культурного наследия республики;

создание архивных экспозиций о достижениях политической, гуманитарной, экономической, культурной и других сфер развития государства;

сохранение, изучение, пополнение и демонстрирование для граждан архивных документов, являющихся культурным наследием страны;

проведение работ по научному исследованию архивных документов и опубликованию их результатов;

эффективное использование современных информационно-коммуникационных технологий в сфере обеспечения сохранности и бережного использования архивных документов;

проведение научно-практических мероприятий, посвященных актуальным вопросам архивоведения, и распространение передового опыта;

создание необходимых условий для применения опыта мирового архивоведения.

7. Не допускается включение в сферу деятельности архивов оптовой и розничной торговли, организации общественного питания и других подобных видов услуг (работ), не свойственных архивному делу.

III. Порядок создания архивов

§ 1. Создание государственных архивов

8. Государственный архив — учреждение, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов, отнесенных к государственной части Национального архивного фонда, а также других архивных документов, находящихся в государственной собственности.

См. предыдущую редакцию.

Отраслевой государственный архив — государственный архив, создаваемый министерствами и ведомствами, осуществляющими постоянное (бессрочное) хранение архивных документов, включенными в состав государственной части Национального архивного фонда.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Абзац второй пункта 8 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 22 июля 2024 года № 439. См. официальный текст на узбекском языке.

См. предыдущую редакцию.

9. В зависимости от масштаба функционирования государственные архивы подразделяются на следующие категории:

национальные архивы Узбекистана;

центральные государственные архивы Республики Каракалпакстан и города Ташкента;

областные государственные архивы;

городские государственные архивы;

районные государственные архивы;

областные государственные архивы документов по личному составу;

городские государственные архивы документов по личному составу;

районные государственные архивы документов по личному составу;

отраслевые государственные архивы.

Национальные архивы Узбекистана создаются Президентом Республики Узбекистан.

Центральные государственные архивы Республики Каракалпакстан и города Ташкента создаются соответственно Кабинетом Министров Республики Узбекистан и Советом Министров Республики Каракалпакстан.

См. предыдущую редакцию.

Областные, городские, районные государственные архивы и их филиалы создаются решениями Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимов областей и города Ташкента соответственно по согласованию с Агентством «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан (далее — Агентство «Узархив») и Министерством экономика и финансов Республики Узбекистан.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Абзац тринадьцатый пункта 9 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 1 марта 2025 года № 135. См. официальный текст на узбекском языке.

Государственные архивы документов по личному составу создаются решениями хокимов соответствующих областей по согласованию с Агентством «Узархив».

Областные, городские, районные государственные архивы документов по личному составу могут создаваться на основе государственно-частного партнерства.

См. предыдущую редакцию.

Отраслевые государственные архивы создаются в установленном порядке по предложению соответствующих министерств и ведомств, осуществляющих постоянное хранение документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Абзац шеснадцатый пункта 9 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 22 июля 2024 года № 439. См. официальный текст на узбекском языке.

10. Допускается, при необходимости, создание филиалов государственных архивов, которые ведут свою деятельность согласно положению о соответствующем государственном архиве, являющимся для данного филиала головным учреждением.

Государственные архивы и их филиалы осуществляют деятельность в соответствии с их положениями, согласованными с соответствующими органами государственной власти на местах, утверждаемыми Агентством «Узархив» или соответствующими территориальными управлениями по архивному делу.

§ 2. Создание негосударственных архивов

11. Негосударственный архив — учреждение, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов, отнесенных к негосударственной части Национального архивного фонда, а также других архивных документов, не находящихся в государственной собственности.

См. предыдущую редакцию.

Деятельность негосударственных архивов организуется и прекращается в соответствии с постановлением Кабинета Министров от 25 февраля 2022 года № 88 «Об утверждении Единого положения о порядке уведомления уполномоченного органа о начале или прекращении деятельности».

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Пункт 11 дополнен абзацем вторым постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 18 декабря 2024 года № 847. См. официальный текст на узбекском языке.

См. предыдущую редакцию.

(пункт 12 утратил силу постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 18 декабря 2024 года № 847)

См. предыдущую редакцию.

(пункт 13 утратил силу постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 18 декабря 2024 года № 847)

§ 3. Требования, предъявляемые к созданию и деятельности архивов

14. Для создания архивов и начала осуществления их деятельности требуются следующие условия:

наличие материально-технической базы (металлических стеллажей, систем обеспечения температурно-влажностного режима в хранилищах, измерительных приборов), в том числе здания (помещений), средств охраны и противопожарных средств, отвечающих требованиям организации хранения и использования архивных документов;

наличие нормативно-правовых и методических баз для осуществления деятельности по архивному делу;

наличие специалистов по архивному делу, прошедших специальные курсы по организации деятельности архивов.

См. предыдущую редакцию.

(пункт 15 утратил силу постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 18 декабря 2024 года № 847)

IV. Порядок реорганизации и ликвидации архивов

16. Реорганизация и ликвидация архивов осуществляются в установленном законодательством порядке.

См. предыдущую редакцию.

(абзац второй пункта 16 исключен постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 18 декабря 2024 года № 847)

При реорганизации архива цели его деятельности не меняются.

17. При ликвидации государственного архива все находящиеся в его ведении архивные документы, взятые на учет в Государственном каталоге Национального архивного фонда и зарегистрированные в основных учетных документах, полностью передаются в соответствующие государственные архивы.

См. предыдущую редакцию.

(пункт 18 утратил силу постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 18 декабря 2024 года № 847)

19. В целях обеспечения сохранности архивных документов и решения вопроса о месте их дальнейшего хранения в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, в обязательном порядке включается представитель соответствующего территориального управления по архивному делу.

20. При ликвидации архивов запрещается распределение отдельно взятого архивного фонда между различными архивами, в том числе ведомственными архивами, разделяя архивный фонд.

21. Архив, принявший архивные документы, в том числе основные учетные документы ликвидированного архивного фонда, должен осуществить регистрацию принятых архивных документов и обеспечить целостность его хранения.

22. Руководитель архива несет персональную ответственность за сохранность и целостность архивных документов, принятых на хранение и подлежащих передаче в другие архивы.

V. Заключительное положение

23. Споры в области организации и осуществления деятельности архивов рассматриваются в установленном законодательством порядке.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4
к постановлению Кабинета Министров от 5 апреля 2012 года № 101

Положение

о порядке предоставления услуг архивами и ведомственными архивами

I. Общие положения

1. Настоящее Положение о порядке предоставления услуг архивами и ведомственными архивами (далее — Положение) разработано в соответствии с Законом Республики Узбекистан «Об архивном деле» и определяет порядок оказания архивами и ведомственными архивами услуг по комплектованию, обеспечению сохранности, экспертизе ценности, использованию архивных документов, предоставлению необходимой информации, а также прочих услуг в рамках действующего законодательства.

2. Архивы и ведомственные архивы оказывают услуги в пределах видов деятельности, закрепленных в их учредительных документах.

II. Основные понятия

3. В настоящем Положении применяются следующие основные понятия:

[СПиТ:

1.Архивное дело / Архив]

архив — учреждение, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

[СПиТ:

1.Архивное дело / Архивные документы]

архивные документы — текстовые, рукописные и машиночитаемые документы, звукозаписи, видеозаписи, киноленты, фотографии, фотографические пленки, чертежи, схемы, карты, а также записи на различных материальных носителях, подлежащие хранению в силу своей значимости для граждан, общества и государства;

[СПиТ:

1.Архивное дело / Ведомственный архив]

ведомственный архив — структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

обеспечение сохранности документов — комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению режимов и организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в надлежащем физическом состоянии;

экспертиза ценности документов — определение ценности архивных документов в целях их отбора для дальнейшего хранения.

III. Виды услуг, предоставляемых архивами и ведомственными архивами на бесплатной основе

4. К услугам, предоставляемым на бесплатной основе, относятся:

а) пользование архивными документами и обслуживание пользователей в читальном зале;

См. предыдущую редакцию.

б) исполнение запросов социально-правового характера, в частности, выдача архивных справок о подтверждении стажа работы, о заработной плате, о переименованиях юридического лица, о подтверждении учебы в образовательных учреждениях, о награждениях;

(подпункт «б» пункта 4 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

в) предоставление архивных справок и копий архивного документа на бумажных и электронных носителях в соответствующие органы государственной власти и управления;

г) предоставление во временное пользование архивных документов по заявлениям правоохранительных органов сроком до 3 месяцев;

д) прием документов на постоянное хранение в упорядоченном состоянии, включенных в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан (далее — НАФ), от источников комплектования архивов по истечении установленного срока ведомственного хранения.

IV. Порядок организации и осуществления деятельности архивов и ведомственных архивов по оказанию платных услуг

См. предыдущую редакцию.

5. По профилю деятельности, а также в зависимости от научно-методического потенциала и технической оснащенности архивы и ведомственные архивы предоставляют платные услуги согласно Номенклатуре услуг, формируемой и утверждаемой в порядке, определенном Агентством «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан (далее — Агентство «Узархив»). Государственные архивы оказывают платные услуги согласно единому прейскуранту платных услуг, оказываемых государственными архивами, утверждаемому Агентством «Узархив».

Комментарий LexUz

См. предыдущую редакцию.

6. Платные услуги оказываются архивами и ведомственными архивами на основе договоров, заключаемых в установленном законодательством порядке.

Оказание услуг на платной основе в архивах и ведомственных архивах осуществляется штатными работниками данного архива или ведомственного архива.

См. предыдущую редакцию.

Для упорядочения архивных документов организаций при архивах действует хозрасчетная группа, состоящая из работников, привлекаемых на основании трудовых договоров, а также гражданско-правовых договоров.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Абзац третий пункта 6 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 23 сентября 2022 года № 597. См. официальный текст на узбекском языке.

См. предыдущую редакцию.

За счет внебюджетных средств архивов допускается содержание штатной численности дополнительных должностей и привлечение дополнительных работников на основании гражданско-правовых договоров.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Абзац четвертый пункта 6 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 23 сентября 2022 года № 597. См. официальный текст на узбекском языке.

7. Не допускается снижение стоимости услуг за счет снижения качества выполнения работ.

См. предыдущую редакцию.

8. Платные услуги по упорядочению документов предприятий, учреждений и организаций (далее - организации) независимо от их формы собственности, осуществляются специалистами архивов, ведомственных архивов или привлеченными специалистами, аттестованными согласно Положению о порядке аттестации специалистов архивов на компетентность по упорядочению документов предприятий, учреждений и организаций Республики Узбекистан.

(пункт 8 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

См. предыдущую редакцию.

9. Платные услуги предоставляются архивами организациям, не являющимся их источниками комплектования, только с согласия архива, а также исходя из зоны (территории) комплектования источником комплектования которого является данная организация.

(пункт 9 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

См. предыдущую редакцию.

10. Стоимость платных услуг, предоставляемых государственными архивами, определяется в соответствии с единым прейскурантом платных услуг, оказываемых государственными архивами, утверждаемым Агентством «Ўзархив».

Если в государственных архивах отсутствуют невыплаченные пособия по временной нетрудоспособности и кредиторская задолженность или в случае их погашения в порядке и на условиях, установленных законодательством, после возмещения всех затрат, связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), а также обязательных отчислений, оставшиеся средства Фонда развития государственных архивов (за исключением спонсорской и безвозмездной помощи) распределяются следующим образом:

Не более 90% всех поступивших средств направляется на мероприятия по социальной защите и материальному стимулированию работников государственных архивов;

Не менее 10% — на укрепление материально-технической базы.

Ежемесячные надбавки к заработной плате работников государственных архивов, их премирование, материальная помощь и социальная защита осуществляются на основе порядка материального стимулирования работников государственных архивов, входящих в состав Агентства «Узархив».

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Пункт 10 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 18 декабря 2024 года № 847. См. официальный текст на узбекском языке.

11. Предоставление услуг пользователям зарубежных стран осуществляется в установленном законодательством порядке.

V. Обеспечение сохранности архивных документов при оказании услуг

12. При предоставлении услуг архивы и ведомственные архивы должны принимать соответствующие меры, направленные на обеспечение целостности архивных документов, подлежащих временному или постоянному хранению, исключая возможность физического повреждения носителя архивной информации, ее утери и/или искажения.

13. Не допускается:

оказание услуг, противоречащих требованиям обеспечения сохранности и безопасности архивных документов;

предоставление услуг по комплектованию и экспертизе ценности документов организациям, являющимся владельцами документов, включенных в состав государственной части НАФ, без согласия государственного архива, источником комплектования которого является данная организация;

проведение упорядочения документов организаций специалистами, не аттестованными для работы в данной сфере, а также лицами, не являющимися специалистами архивов или не заключившими трудовой договор с данным архивом;

предоставление услуг по отбору документов к уничтожению без упорядочения документов постоянного и временного хранения;

См. предыдущую редакцию.

обслуживание организаций, не входящих в зону (территорию) комплектовании архивов, без согласия архива, источником комплектования которого является данная организация.

(пункт 13 дополнен абзацем постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

VI. Заключительные положения

14. Архивы и ведомственные архивы, осуществляющие оказание услуг по комплектованию, обеспечению сохранности, экспертизе ценности, а также использованию архивных документов и предоставлению необходимой информации, несут ответственность за качество работ и достоверность предоставляемой информации.

15. Лица, виновные в нарушении требований настоящего Положения, несут ответственность в установленном законодательством порядке.

См. предыдущую редакцию.

(приложение № 5 утратило силу постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 8 апреля 2025 года № 208)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6
к постановлению Кабинета Министров от 5 апреля 2012 года № 101

Положение

о порядке вывоза архивных документов за пределы Республики Узбекистан и ввоза архивных документов в Республику Узбекистан

I. Общие положения

См. предыдущую редакцию.

1. Настоящее Положение о порядке вывоза архивных документов за пределы Республики Узбекистан и ввоза архивных документов в Республику Узбекистан (далее - Положение) разработано в соответствии с законами Республики Узбекистан «О вывозе и ввозе культурных ценностей», «Об архивном деле» и определяет единый порядок осуществления контроля за вывозом и ввозом архивных документов или заменяющих их копий, проведения экспертизы ценности документов.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Пункт 1 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501. См. официальный текст на узбекском языке.

2. Определенный настоящим Положением порядок вывоза и ввоза архивных документов применяется ко всем архивным документам или заменяющим их копиям.

См. предыдущую редакцию.

Порядок принятия решения о выдаче разрешения, отказа в выдаче разрешения, приостановлении, возобновлении, прекращении действия и аннулировании разрешения на право временного вывоза архивных документов определяется Единым положением о порядке выдачи отдельных документов разрешительного характера посредством специальной электронной системы.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Пункт 2 дополнен абзацем вторым постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501. См. официальный текст на узбекском языке.

3. В настоящем Положении применяются следующие основные понятия:

[СПиТ:

1.Архивное дело / Архив]

архив — учреждение, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

[СПиТ:

1.Архивное дело / Архивное дело]

архивное дело — деятельность по организации комплектования, учета, хранения и использования архивных документов;

[СПиТ:

1.Архивное дело / Архивные документы]

заменяющие копии — дубликат архивного документа, учтенного в архиве на правах подлинника, используемого при утрате или отсутствии оригинала архивного документа;

экспертиза ценности документов — изучение документов с учетом критериев их ценности (времени создания, оснований создания, значимости) в целях определения сроков хранения и отбора их на постоянное хранение;

[СПиТ:

1.Архивное дело / Национальный архивный фонд]

Национальный архивный фонд — исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающая материальную и духовную жизнь народа Узбекистана, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.

4. Не допускается вывоз за пределы Республики Узбекистан архивных документов или заменяющих их копий, находящихся в государственной собственности, а также архивных документов или заменяющих их копий, включенных в состав негосударственной части Национального архивного фонда, за исключением случаев, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта.

См. предыдущую редакцию.

Временный вывоз архивных документов или заменяющих их копий, находящихся в государственной собственности, а также архивных документов или заменяющих их копий, включенных в состав негосударственной части Национального архивного фонда, за пределы Республики Узбекистан допускается с разрешения Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан (далее — Агентство «Узархив») в порядке, предусмотренном настоящим Положением.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Абзац второй пункта 4 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 1 марта 2025 года № 135. См. официальный текст на узбекском языке.

Архивные документы, находящиеся в частной собственности, не включенные в состав негосударственной части Национального архивного фонда, или заменяющие их копии могут быть вывезены за пределы Республики Узбекистан. При этом заявленные к вывозу архивные документы подлежат экспертизе ценности, которая осуществляется уполномоченными экспертами Агентства «Узархив».

5. Категории архивных документов, относящихся к культурным ценностям, состоят из:

архивных документов, связанных с историческими событиями в жизни народов, развитием общества и государства, историей науки и техники, а также относящихся к жизни и деятельности выдающихся личностей (государственных, политических, общественных деятелей, деятелей науки, литературы, искусства);

редких рукописей и документальных памятников, особо ценных и уникальных архивных документов.

6. Степень ценности этих архивных документов определяется в процессе экспертизы их ценности уполномоченными экспертами.

II. Органы государственного регулирования и контроля за вывозом и ввозом архивных документов

7. Агентство «Узархив» и Государственный таможенный комитет Республики Узбекистан в пределах своей компетенции осуществляют государственное регулирование и контроль за вывозом и ввозом архивных документов или заменяющих их копий.

См. предыдущую редакцию.

(абзац второй пункта 7 исключен постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501)

8. Требующие оперативного решения вопросы по регулированию и контролю за вывозом и ввозом архивных документов или заменяющих их копий, рассматриваются должностными лицами таможенных органов и Агентства «Узархив». Право доступа сотрудника Агентства “Узархив” в зону таможенного контроля для осуществления своих функций осуществляется по согласованию с руководителем таможенного органа.

См. предыдущую редакцию.

(глава III утратила силу постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501)

IV. Порядок проведения экспертизы ценности и контроля архивных документов, подлежащих вывозу

См. предыдущую редакцию.

11. Заявленные на вывоз архивные документы подлежат экспертизе ценности, которая проводится уполномоченными Агентства «Узархив». Для проведения экспертизы ценности архивных документов при агентстве «Узархив» создается экспертная группа (далее — ЭГ) из числа высококвалифицированных специалистов.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Пункт 11 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501. См. официальный текст на узбекском языке.

См. предыдущую редакцию.

12. ЭГ создается приказом директора Агентства «Узархив» в составе не менее трех человек. К работе экспертной группы по экспертизе ценности архивных документов могут привлекаться специалисты заинтересованных министерств и ведомств.

(пункт 12 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 15 февраля 2021 года № 68 — Национальная база данных законодательства, 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

13. Задачей деятельности ЭГ является предотвращение незаконного вывоза архивных документов.

14. Функцией ЭГ является всестороннее изучение архивного документа для определения его ценности и отнесенности к составу Национального архивного фонда Республики Узбекистан.

15. Критериями в определении ценности архивных документов являются:

значение фондообразователя;

время создания документов;

ценность содержащейся в документах информации;

юридическая сила, подлинность документов;

наличие художественных, палеографических особенностей документов.

16. ЭГ имеет право:

затребовать дополнительную информацию о происхождении архивного документа и права на его владение;

привлекать к работе комиссии специалистов заинтересованных организаций.

17. ЭГ обязана провести экспертизу ценности архивных документов и выдать письменное заключение заявителю в сроки, предусмотренные настоящим Положением.

Просмотр архивных документов и подготовка экспертного заключения о возможности их вывоза производится без участия владельца архивных документов, однако, он может быть вызван для выяснения возникших вопросов. Экспертные заключения (приложение № 3) учитываются при принятии окончательного решения по выдаче разрешения на вывоз архивных документов или заменяющих их копий.

См. предыдущую редакцию.

18. Срок проведения экспертизы ценности не должен превышать двенадцати рабочих дней и зависит от количества заявленных к вывозу или временному вывозу архивных документов, их состояния и степени сложности экспертизы.

На основании заключения ЭГ агентством «Узархив» в течение трех рабочих дней принимается соответствующее решение и подготавливается разрешение на право временного вывоза из Республики Узбекистан архивных документов или заменяющих их копий.

Комментарий LexUz

Неофициальный перевод. Пункт 18 в редакции постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501. См. официальный текст на узбекском языке.

См. предыдущую редакцию.

(глава V утратила силу постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501)

См. предыдущую редакцию.

(глава VI утратила силу постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501)

VII. Порядок ввоза архивных документов

32. Архивные документы или заменяющие их копии, ввозимые или временно ввозимые в Республику Узбекистан иностранными гражданами и другими лицами, должны указываться в соответствующих таможенных документах и списках (приложение 4). Архивные документы или заменяющие их копии вместе с тремя экземплярами списков предъявляются владельцем или его доверенным лицом Агентству «Узархив».

33. На списках проставляются специальные штампы и подпись уполномоченного сотрудника Агентства «Узархив», после чего списки заверяются штампом и подписью сотрудника таможенного органа. Один экземпляр списка выдается владельцу, другие хранятся в Агентстве «Узархив» и в таможенных органах.

34. Списки архивных документов или заменяющих их копий, предъявленных при ввозе или временном ввозе в Республику Узбекистан и зарегистрированных с внесением соответствующих отметок таможенных органов являются основанием для их беспрепятственного вывоза или временного вывоза из Республики Узбекистан.

VIII. Порядок транзитного перемещения архивных документов

35. При транзите архивных документов через территорию Республики Узбекистан таможенным органам Республики Узбекистан представляется документ, свидетельствующий о том, что архивные документы ввозятся исключительно с целью транзита на условиях, определяемых таможенным законодательством и международными договорами Республики Узбекистан.

IX. Специальный сбор за проведение экспертизы ценности архивных документов и их оформление

См. предыдущую редакцию.

(пункт 36 утратил силу постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501)

См. предыдущую редакцию.

(пункт 37 утратил силу постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501)

38. Экспертиза ценности и составление заключения (приложение № 5) на задержанные или обращенные в доход государства решением соответствующих государственных органов архивные документы или заменяющие их копии производится без взимания оплаты, за исключением случаев, предусмотренных в абзаце третьем настоящего пункта. Экспертиза ценности по задержанным и обращенным в доход государства архивным документам или заменяющим их копиям проводится в течение срока до 15 рабочих дней.

Обращенные в доход государства архивные документы после экспертизы ценности передаются в архивные учреждения.

В отдельных случаях, при наличии заключения экспертизы ценности о нецелесообразности передачи архивных документов на государственное хранение в связи с недостаточной ценностью архивного документа и в случаях, когда архивные документы не включены в состав Национального архивного фонда, эти архивные документы могут быть возвращены владельцу после покрытия им расходов на проведение экспертизы.

X. Ответственность за нарушение законодательства о вывозе и ввозе архивных документов

39. Лица, нарушившие требования настоящего Положения, несут ответственность в установленном законодательством порядке.

См. предыдущую редакцию.

(приложении №№ 1 и 1а утратили силу постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501)

См. предыдущую редакцию.

(приложение № 2 утратило силу постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 6 сентября 2022 года № 501)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
к Положению о порядке вывоза архивных документов за пределы Республики Узбекистан и ввоза архивных документов в Республику Узбекистан

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ
на вывоз или временный вывоз архивных документов или заменяющих их копий
Эксперт______________________________________________________________________‎
(Ф.И.О. и должность)
Со статьей 238 часть 1 УК РУз ознакомлен ___________________________________________
‎	‎	(подпись)
Ознакомился со следующими архивными документами или заменяющими их копиями:
‎‎___________________________________________________________________
‎___________________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________
Ф.И.О. владельца или наименование организации______________________________________
‎‎___________________________________________________________________
Экспертом установлено: _________________________________________________________
‎‎‎___________________________________________________________________
‎‎‎___________________________________________________________________
‎‎‎___________________________________________________________________
Ценность _____________________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________
(прописью)
На основании Положения о порядке вывоза архивных документов за пределы Республики Узбекистан и ввоза архивных документов в Республику Узбекистан указанные документы
‎‎___________________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________
(подлежат, не подлежат)
‎‎вывозу из Республики Узбекистан.
‎‎
« ____ » ______________________20 ___г. Подпись эксперта __________________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4
к Положению о порядке вывоза архивных документов за пределы Республики Узбекистан и ввоза архивных документов в Республику Узбекистан

СПИСОК
архивных документов или заменяющих их копий, предъявленных при ввозе в Республику Узбекистан

Ф.И.О. заявителя _______________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________
(гражданство, государство, паспортные данные, цель приезда)
Автор или наименование архивного учреждения владельца	Название документа, № фонда	Количество листов	Материал ‎(на какой основе составлен документ)	Время и место составления документа
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎
‎	‎	‎	‎	‎

Общим количеством: ___________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

‎‎« ____ » ____________________ 20 ___г.‎ ‎‎Подпись эксперта ____________________________

ПРИЛОЖЕНИЕ №5
к Положению о порядке вывоза архивных документов за пределы Республики Узбекистан и ввоза архивных документов в Республику Узбекистан

Исходящий № ________		‎	‎
« ____ » ___________________20 ___г.		г. _______________________________

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
экспертизы
Мною (нами) __________________________________________________________________
(Ф.И.О. и должность)
‎‎___________________________________________________________________
‎‎‎‎___________________________________________________________________‎‎
(наименование учреждения экспертизы ценности)
Проведена экспертиза: __________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________
(наименование, количество)
Задержанных таможенными органами, пост. № _______________________________________
у гр-на _________________________ паспорт № ___________, серия ____________________
Выдан ______________________________________________________________________ ,
(кем, когда)
проживающего ________________________________________________________
‎‎__________________________________________________________________ ,
следовавшего _________________________________________________________________
‎‎___________________________________________________________________
‎	(дата, государство, № рейса)
‎‎
Экспертизой установлено:
‎‎
‎‎___________________________________________________________________‎‎
‎‎‎‎___________________________________________________________________‎‎
‎‎‎‎___________________________________________________________________‎‎
‎‎
« ____ » _____________________20 ___г.		Подпись эксперта (ов) ___________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 7
к постановлению Кабинета Министров от 5 апреля 2012 года № 101

Изменения и дополнение,

вносимые в постановление Кабинета Министров от 23 марта 1999 г. № 131 «Об упорядочении вопросов вывоза и ввоза культурных ценностей в Республике Узбекистан»

1. В приложении № 1 (Положение о порядке вывоза и ввоза культурных ценностей):

в абзаце шестнадцатом пункта 2 слово «архивов» заменить словами «архивных документов»;

пункт 3 после слов «культурным ценностям» дополнить словами «за исключением архивных документов»;

из абзаца первого пункта 17 слово «архивами» исключить.

2. Из абзаца шестнадцатого пункта 2 приложения № 2 (Положение о порядке выдачи разрешений юридическим лицам, участвующим в реализации культурных ценностей в Республике Узбекистан) слово «архивов» исключить.

(Собрание законодательства Республики Узбекистан, 2012 г., № 15, ст. 168, № 44, ст. 507; 2015 г., № 13, ст. 155, № 15, ст. 181; Национальная база данных законодательства, 23.12.2017 г., № 10/17/1001/0447; 14.07.2020 г., № 09/20/440/1066; 16.02.2021 г., № 09/21/68/0115)

Кўриниш

Кўриниш