“Arxiv ishi toʻgʻrisida”gi Oʻzbekiston Respublikasi Qonuni talablarini amalga oshirish maqsadida Vazirlar Mahkamasi qaror qiladi:

1. Quyidagilar:

Arxiv hujjatlarini jamlash, davlat hisobiga olish, saqlash va ulardan foydalanish tartibi toʻgʻrisida Nizom 1-ilovaga muvofiq;

Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi Davlat katalogi toʻgʻrisida Nizom 2-ilovaga muvofiq;

Arxivlarni tashkil etish, qayta tashkil etish va tugatish tartibi toʻgʻrisida Nizom 3-ilovaga muvofiq;

Arxivlar va idoraviy arxivlar tomonidan xizmatlar koʻrsatish tartibi toʻgʻrisida Nizom 4-ilovaga muvofiq;

Arxivlar mutaxassislarini Oʻzbekiston Respublikasi korxonalari, muassasalari va tashkilotlari hujjatlarini tartibga keltirishga kompetentligi yuzasidan attestatsiyadan oʻtkazish tartibi toʻgʻrisida Nizom 5-ilovaga muvofiq;

Arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasidan tashqariga olib chiqish va arxiv hujjatlarini Oʻzbekiston Respublikasiga olib kirish tartibi toʻgʻrisida Nizom 6-ilovaga muvofiq tasdiqlansin.

2. Vazirliklar va idoralar, Qoraqalpogʻiston Respublikasi Vazirlar Kengashi, viloyatlar va Toshkent shahar hokimliklari, shuningdek korxonalar, muassasalar va tashkilotlar arxiv hujjatlari Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi tarkibiga kiritilgan oʻz arxiv fondlarining hajmi va tarkibi haqidagi maʼlumotlarni belgilangan muddatlarda va shakllarda tegishli arxivlarga muntazam ravishda taqdim etilishini taʼminlasinlar.

3. Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi huzuridagi “Oʻzarxiv” agentligi:

arxiv hujjatlari Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi tarkibiga kiritilgan arxiv fondlari mulkdorlari uchun oʻz arxiv fondlarining hajmi va tarkibi haqidagi maʼlumotlarni taqdim etish, shuningdek hujjatlarni arxiv saqloviga topshirish bosqichida hujjatlarni toʻgʻri tartibga keltirishni tashkil etish boʻyicha uslubiy qoʻllanmalarni bir oy muddatda ishlab chiqsin;

arxiv hujjatlari Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondiga kiritilgan arxiv fondlarining hajmi va tarkibi boʻyicha maʼlumotlar bazasi shakllantirilishini va keyinchalik ularning tizimli ravishda hisobga olinishini uch oy muddatda taʼminlasin.

4. Vazirlar Mahkamasining “Oʻzbekiston Respublikasida madaniy boyliklarning olib chiqilishi va olib kirilishi masalalarini tartibga solish toʻgʻrisida” 1999-yil 23-martdagi 131-son qaroriga (Oʻzbekiston Respublikasi QT, 1999-y., 3-son, 15-modda) 7-ilovaga muvofiq oʻzgartirishlar va qoʻshimcha kiritilsin.

5. Davlat va xoʻjalik boshqaruvi organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari hamda boshqa tashkilotlar bir oy muddatda oʻz idoraviy normativ-huquqiy hujjatlarini ushbu qarorga muvofiqlashtirsinlar.

6. Mazkur qarorning bajarilishini nazorat qilish Oʻzbekiston Respublikasi Bosh vazirining oʻrinbosari A.N.Aripov zimmasiga yuklansin.

1. Arxiv hujjatlarini jamlash, davlat hisobiga olish, saqlash va ulardan foydalanish tartibi toʻgʻrisidagi mazkur Nizom (keyingi oʻrinlarda Nizom deb ataladi) “Arxiv ishi toʻgʻrisida”gi Oʻzbekiston Respublikasi Qonuniga muvofiq ishlab chiqilgan va arxiv hujjatlarini jamlash, ularning hisobini yuritish, but saqlanishini taʼminlash hamda ulardan foydalanishni tashkil etishning yagona tartibini belgilaydi.

Ushbu Nizom davlat va nodavlat arxivlariga (keyingi oʻrinlarda arxivlar deb ataladi), shuningdek idoraviy arxivlarga tatbiq etiladi.

2. Mazkur Nizomda quyidagi asosiy tushunchalar qoʻllaniladi:

arxiv — arxiv hujjatlarini jamlash, hisobga olish, saqlash va ulardan foydalanishni amalga oshiruvchi davlat yoki nodavlat muassasasi, idoraviy arxiv;

arxiv koʻchirmasi — arxiv hujjati matnining muayyan bir fakt, voqea, shaxsga tegishli qismi soʻzma-soʻz bayon etilgan, arxiv shifri va saqlov birligi varaqlarining raqamlari koʻrsatilgan, arxiv blankida tuzilgan arxiv hujjati;

arxiv hujjatlari — fuqarolar, jamiyat va davlat uchun ahamiyatliligi sababli saqlanishi lozim boʻlgan matnli, qoʻlyozma va mashinada oʻqiladigan hujjatlar, ovozli yozuvlar, videoyozuvlar, kinotasmalar, fotosuratlar, fotografiya plyonkalari, chizmalar, sxemalar, xaritalar, shuningdek boshqa moddiy manbalardagi yozuvlar;

arxiv kolleksiyasi — bir yoki bir nechta belgilari (mavzusi, qimmatliligi, obyekti, muallifligi, davriyligi va boshqalar)ga koʻra birlashtirilgan, kelib chiqishi turlicha boʻlgan alohida hujjatlar yigʻindisi;

arxiv nusxasi — tegishli tartibda tasdiqlangan, arxiv shifri va saqlov birligi varaqlarining raqamlari koʻrsatilgan arxiv hujjatining soʻzma-soʻz bayon etilgan nusxasi;

arxiv maʼlumotnomasi — yuridik kuchga ega boʻlgan va soʻrovnoma asosidagi hujjatli maʼlumotga ega boʻlgan, berilayotgan hujjatlarning shifri, saqlov birligi varaqlarining raqamlari koʻrsatilgan, arxiv blankida tuzilgan arxiv hujjati;

arxiv fondi — yuridik yoki jismoniy shaxslar faoliyati natijasida yaratilgan, tarixiy yoki mantiqiy jihatdan oʻzaro aloqador arxiv hujjatlari majmui;

kelib chiqishi shaxsiy (oila, urugʻ) arxiv fondi — ayrim shaxs, oila, urugʻ hayoti va faoliyati jarayonida shakllangan hujjatlardan tarkib topgan arxiv fondi;

saqlov birligi/hisob birligi — jismoniy ixtisoslashgan arxiv hujjati;

arxivni jamlash manbai — arxiv hujjatlari bilan fondga tegishliligiga koʻra jamlanib boruvchi arxivning fond tashkil etuvchisi;

arxiv hujjatlaridan foydalanish — arxiv hujjatlarini xizmat, ishlab chiqarish, ilmiy, madaniy, maʼrifiy, taʼlim maqsadida va qonun hujjatlarida taqiqlanmagan boshqa maqsadlarda arxivlar tomonidan foydalanuvchilarga taqdim etish;

kataloglar — arxiv fondlari, saqlov birligi/hisob birligi, arxiv hujjatlari (yoki ularning qismlari) mazmuni toʻgʻrisidagi maʼlumotlar mavzu yoki soha boʻyicha belgilangan tasniflash sxemasi asosida joylashtirilgan arxivning fondlararo arxiv maʼlumotnomasi;

jamlash — arxivni arxiv hujjatlari bilan muntazam toʻldirib borish maqsadida amalga oshiriluvchi arxiv fondi doirasida arxiv hujjatlarini fondlashtirish hamda tashkil etish va jamlash manbalaridan ularni qabul qilib olish maqsadida yoʻnalishi va darajasi boʻyicha zaruriy arxiv hujjatlari bilan toʻldirib borishga doir ishlar majmui;

ilmiy-maʼlumotnoma apparati (IMA) — arxiv hujjatlarining tarkibi va mazmuni toʻgʻrisidagi yagona ilmiy-uslubiy asosda tuzilgan, bir-biri bilan bogʻliq, oʻzaro toʻldiruvchi arxiv maʼlumotnomalari majmui (arxivning ilmiy-maʼlumotnoma tizimi);

sharhlar — arxiv hujjatlarining alohida komplekslari tarkibi va mazmuni toʻgʻrisidagi tizimlashtirilgan maʼlumotlardan iborat boʻlgan, ularning manbashunoslik tahlili bilan toʻldirilgan arxiv maʼlumotnomalari;

birlashtirilgan arxiv fondi — bir-biri bilan tarixiy va/yoki mantiqiy aloqalarga ega boʻlgan ikki yoki undan ortiq tashkilotlar, shuningdek oʻzaro tarixiy va/yoki mantiqiy bogʻliq aloqalarga ega boʻlgan fuqarolarning faoliyati jarayonida paydo boʻlgan arxiv hujjatlaridan iborat arxiv fondi;

yigʻmajild (hujjat)lar roʻyxati — saqlov birliklari/hisob birliklari tarkibi va mazmunini ochib berish, ularning fondlar ichida tizimlashtirilishi va hisobini mustahkamlash uchun moʻljallangan arxiv maʼlumotnomasi;

foydalanuvchi — arxiv hujjatlaridan zarur maʼlumotlarni olish va ulardan foydalanish uchun arxivga murojaat etuvchi yuridik yoki jismoniy shaxs;

arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini (mavjudligini) tekshirish — saqlanayotgan arxiv hujjatlarining haqiqatda mavjudligini aniqlash va yoʻqolgan hujjatlarni topishni tashkil etish uchun ularni aniqlash, konservatsion-profilaktik va texnik ishlash lozim boʻlgan arxiv hujjatlarini hisobga olishdagi kamchiliklarni aniqlash va bartaraf etish maqsadida amalga oshiriladigan ishlar majmui;

yoʻl koʻrsatkich — muayyan tartibda foydalanuvchining arxiv fondlari tarkibi va mazmuni bilan umumiy tanishtirishga moʻljallangan arxiv fondlari toʻgʻrisidagi maʼlumotlar mavjud boʻlgan arxiv maʼlumotnomasi;

sugʻurta nusxa — alohida qimmatli yoki noyob hujjatning boshqa moddiy manbadagi, asl nusxada mavjud boʻlgan axborotni oʻqish yoki koʻrish (eshitish) imkonini beruvchi koʻchirma nusxasi;

arxiv hujjatlarining mavzuli sharhi — foydalanuvchining soʻrovi yoki arxivning tashabbusiga koʻra maʼlum mavzu boʻyicha arxiv hujjatlari, saqlov birliklari/hisob birliklarining sanasi va arxiv shifrlari koʻrsatilgan holda tuzilgan qisqa yoki izohlangan sarlavhalari roʻyxati;

topografik koʻrsatkichlar — arxiv saqlovxonasida hujjatli materiallarning joylashtirilishi toʻgʻrisidagi maʼlumotlar roʻyxati;

koʻrsatkichlar — arxiv hujjatlarida keltirilgan predmet nomlarining ular haqidagi maʼlumotlar arxiv shifrini koʻrsatgan holda, alifboli, tizimli yoki boshqa biron-bir belgisiga qoʻra tuzilgan arxiv maʼlumotnomalari;

tartibga keltirish — arxiv roʻyxatlarini tuzish, yigʻmajildlarni shakllantirish va rasmiylashtirish, hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini oʻtkazishni oʻz ichiga olgan hujjatlarni ilmiy-texnikaviy ishlash va arxivlarda saqlash uchun tayyorlash, shuningdek arxiv roʻyxatlarini tuzish boʻyicha ishlar majmui;

arxiv hujjatlarining hisobi — arxivlar tomonidan arxiv hujjatlari va arxiv fondlarining muntazam ravishda kelib tushishi, mavjudligi va holatini belgilangan birliklar asosida aniqlash hamda ularni hisob hujjatlarida aks ettirish boʻyicha tizimli monitoring olib borish;

fondlashtirish — arxiv hujjatlarining fondlarga tegishliligini va arxiv fondlarining davriy chegaralarini aniqlash boʻyicha ishlar majmui;

ekspert komissiyasi (EK) — korxonalar, muassasalar va tashkilotlar hujjatlarining, shu jumladan boshqaruv (ish yuritish), ilmiy-texnika va boshqa maxsus hujjatlarning qimmatliligi ekspertizasini tashkil etish va ularni arxivda saqlash uchun topshirishga tayyorlash boʻyicha ishlarni tashkil etish va amalga oshirish uchun tashkil etiladigan doimiy faoliyat yurituvchi komissiya;

ekspert-tekshiruv komissiyasi (ETK) — davlat arxivlari, hududiy arxiv ishi boshqarmalarida boshqaruv (ish yuritish), ilmiy-texnika va boshqa maxsus hujjatlar qimmatliligi ekspertizasini tashkil etish va hujjatlarni arxivlarga saqlash uchun topshirishga tayyorlash boʻyicha uslubiy va amaliy ishlarni oʻtkazish hamda davlat arxivlarining jamlash manbai boʻlgan tashkilot, muassasa, korxonalarning Markaziy ekspert komissiyalari (MEK) va ekspert komissiyalari (EK) faoliyatiga rahbarlik qilish va uni muvofiqlashtirish uchun tuziladigan doimiy faoliyat yurituvchi komissiya;

arxiv hujjatlarini saqlash — arxivlarda arxiv hujjatlarining but saqlanishini taʼminlashga doir chora-tadbirlar majmui.

3. Fondlashtirish boʻyicha ishlar:

arxivlarning arxiv hujjatlarini jamlash manbalarida — yigʻmajildlar nomenklaturasi asosida yigʻmajildlarni shakllantirish jarayonida va hujjatlarni arxivga topshirish uchun tanlab olishda;

arxivlarda — tartibga keltirilmagan holda topshirilgan arxiv hujjatlarini roʻyxatlashda, qoniqarsiz tuzilgan roʻyxatlarni qayta ishlashda, birlashgan arxiv fondlari va arxiv kolleksiyalari tuzishda, fondlashtirishdagi xatolarni tuzatishda amalga oshiriladi.

4. Arxiv hujjatlarining fondga mansubligini aniqlash ularni tegishli fond tashkil etuvchining arxiv fondiga kiritishdan iborat.

Kiruvchi arxiv hujjatlari ularni qabul qilgan fond tashkil etuvchining arxiv fondiga tegishli boʻladi.

Chiquvchi (beriladigan) nusxalar hisoblanadigan arxiv hujjatlari ularning muallifi boʻlgan fond tashkil etuvchisining arxiv fondiga tegishli boʻladi.

Ichki muomaladagi arxiv hujjatlari ular tashkil etilgan fond tashkil etuvchining arxiv fondiga tegishlidir.

5. Tashkilot qayta tashkil etilganda yoki tugatilganda uning vazifalari yangi tashkil etilgan tashkilotga berilganda ish yuritishda tugallangan yigʻmajildlar qayta tashkil etilgan yoki tugatilgan tashkilot fondi tarkibiga kiritiladi, tugatilmagan yigʻmajildlar esa uning vorisi boʻlgan tashkilot fondiga kiritiladi.

Shaxsiy kelib chiqish arxiv fondlari tarkibidan tashkilotning arxiv hujjatlari tegishli arxiv fondlariga, agar mazkur arxiv fondi tegishli arxivda saqlanayotgan boʻlsa va tashkilotning arxiv hujjatlari shaxsiy kelib chiqish arxiv fondini tashkil etuvchi fuqaroning faoliyatiga bogʻliq boʻlmasa, ajratiladi va tegishli arxiv fondiga qoʻshiladi.

6. Tashkilotning arxiv hujjatlaridan iborat yagona arxiv fondini quyidagilar tashkil qiladi:

vakolatxonalar va filiallarning arxiv hujjatlari;

tashkilot tarkibida tuzilgan maslahat organlarining arxiv hujjatlari;

boshlangʻich jamoat tashkilotlarini tuzishda yaratilgan arxiv hujjatlari;

tugatuvchi tashkilotning arxiv hujjatlari.

Tashkilot huzurida faoliyat yurituvchi jamoat tashkilotlari (kasaba uyushmalari va boshqalar)ning arxiv hujjatlari ushbu jamoat tashkilotining roʻyxatdan oʻtkazilgan davridan boshlab arxivga topshirilgan hujjatlari mustaqil arxiv fondini tashkil etadi yoki tegishli tashkilotning arxiv fondi tarkibiga birlashgan arxiv fondini tashkil etgan holda kiritiladi.

7. Birlashgan arxiv fondi quyidagi arxiv hujjatlaridan shakllanadi:

muayyan hududda faoliyat yuritayotgan maqsad va vazifalari bir turdagi tashkilotlar;

muayyan hududda faoliyat yuritayotgan rahbarlik organi va unga boʻysunuvchi tashkilotlar;

faoliyat obyekti boʻyicha birlashgan tashkilotlar;

bir-birini ketma-ket almashtirgan tashkilotlar, agar avvalgi tashkilotning funksiyalari vorislariga toʻliq yoki qisman oʻtkazilgan va oʻtkazilayotgan boʻlsa;

ikki yoki undan koʻp boʻlgan shaxsiy kelib chiqish arxiv fondlari, agar fuqarolar oʻzaro qarindoshlik, kasbiy, ijodiy, mehnat faoliyati boʻyicha bogʻliq boʻlsa.

8. Arxiv kolleksiyasi umumiy xususiyatga ega boʻlgan, alohida ajratilgan arxiv hujjatlaridan iborat holda arxivga kelib tushadi yoki arxivda shakllanadi. Boshqa bir arxiv, tashkilot yoki fuqaro tomonidan topshirilgan, tarixiy tarkib topgan arxiv kolleksiyasi qayta fondlashtirilmaydi.

9. Arxiv fondi, birlashgan arxiv fondi yoki arxiv kolleksiyasi tarkibiga kiritilgan arxiv hujjatlari qayta fondlashtirilmaydi. Fondlashtirish jarayonida xatoga yoʻl qoʻyilganda, arxiv hujjatlarini qidirib topish ishlarini murakkablashtiruvchi alohida hollarda arxiv hujjatlari qayta fondlashtirishga istisno tariqasida yoʻl qoʻyiladi.

10. Arxiv hujjatlari jamlash manbaining tashkil topish davri va huquqiy mavqeyidan kelib chiqqan holda arxivlarga mavjud arxiv fondining toʻldiruvchi qismi yoki yangi arxiv fondi sifatida qabul qilinadi.

Fuqarolar yigʻini raisi (oqsoqoli) yoki uning maslahatchilari saylov komissiyalarining arxiv hujjatlaridan birlashgan arxiv fondlarini shakllantirishga yoʻl qoʻyiladi.

11.Yagona arxiv fondini quyidagi arxiv hujjatlari tashkil etadi:

davlat boshqaruvi va davlat hokimiyati organlarining joylardagi tarmoq boshqarmalari va boʻlimlarining arxiv hujjatlari;

sud hokimiyati va prokuratura organlarining arxiv hujjatlari.

Maʼmuriy tuzilmalarning oʻzgarishi (ularning birlashtirilishi, ajratilishi, shuningdek shahar joylashuvi mavqeyining oʻzgarishi) munosabati bilan tashkil etilgan davlat hokimiyatining arxiv hujjatlari yangi arxiv fondini tashkil etadi.

Hududiy tashkilotlar chegaralarining oʻzgarishi tegishli davlat hokimiyati organlarining arxiv hujjatlari tarkibidan yangi arxiv fondini tashkil etishga asos boʻlmaydi.

12. Tashkilotlar qayta tashkil etilganda yangi arxiv fondlari tashkil qilish quyidagi hollarda amalga oshiriladi:

tashkilotlarning maqsadli yoʻnalishlari, faoliyat ixtisosligi va vazifalari oʻzgarganda;

tashkilotlar ularning mulkchilik shaklini oʻzgartirgan holda qayta tashkil etilganda (xususiylashtirish, aksiyadorlashtirish, davlat mulkiga aylantirish va h.k.).

Mulkchilik shakli oʻzgargan tashkilotlarning mulki va yangi tashkil etilgan tashkilot(lar) – huquqiy voris(lar)ning arxiv hujjatlaridan, huquqiy voris sanalgan tashkilot(lar) arxiv hujjatlarini davlat mulkiga topshirgan holatlarda, birlashgan arxiv fondlarini shakllantirishga yoʻl qoʻyiladi.

13. Quyidagi holatlarda yangi arxiv fondini tashkil etishga yoʻl qoʻyilmaydi:

tashkilot faoliyati yoki funksiyalarining hududiy chegarasi kengayganda yoki qisqarganda;

tashkilotdan bir nechta yangi tashkilot ajralib chiqganda va ularga birinchi tashkilotning alohida funksiyalari berilganda;

tashkilotning boʻysunishi, uning tuzilishi, qayta nomlanishi yoki nomiga oʻzgartirish kiritilishi birlamchi funksiyalarining oʻzgarishiga olib kelmaganda;

tashkilotning mulkchilik shakli oʻzgarmasdan uning muassisi (muassislari) oʻzgarganda.

14. Tugatilish natijasida, shu jumladan, favqulodda holatlar va tabiiy ofatlar natijasida oʻz faoliyatini toʻxtatgan tashkilotlarning arxiv hujjatlari, keyinchalik ular oldingi funksiyalari bilan qayta tashkil etilganda, yagona arxiv fondini tashkil etadi.

15. Quyidagilar arxiv fondining davriy chegaralari hisoblanadi:

davlat boshqaruv organi, davlat hokimiyati organi, tashkilotlar tashkil etilishi (roʻyxatdan oʻtkazilishi) va tugatilishining normativ-huquqiy hujjatlar asosida belgilangan rasmiy sanalari. Davlat organi, fuqarolarning oʻzini oʻzi boshqarish organi, tashkilotning tashkil etilishiga oid rasmiy sanalar belgilangan bir nechta normativ hujjatlar mavjud boʻlganda tashkil etilganlik sanasi sifatida eng avval qabul qilingan hujjatda koʻrsatilgan sana qabul qilinadi;

birlashgan arxiv fondi — birlashgan arxiv fondi tarkibiga hujjatlari kiritilgan tashkilotlarning eng ilgari tuzilgan (roʻyxatdan oʻtkazilgan) va eng oxirgi tugatilgan faoliyat davri sanasi;

shaxsiy kelib chiqish arxiv fondlari — fuqaro, oila yoki urugʻ aʼzolarining tugʻilgan va vafot etgan sanalari (birlashgan arxiv fondiga oʻxshash);

arxiv kolleksiyasi — eng qadimgi va eng oxirgi hujjat sanalari.

16. Arxiv fondi doirasida arxiv hujjatlari saqlov birliklari boʻyicha tashkil etiladi.

Arxiv fondida saqlov birliklari arxiv hujjatlarini tizimlashtirish sxemasiga muvofiq tizimlashtiriladi.

17. Arxiv fondidagi arxiv hujjatlarini tizimlashtirish sxemasi arxiv fondida saqlov birliklarini ichki tashkil etish uchun asos boʻladi va yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxat(lar)i bilan mustahkamlanadi.

Arxiv fondi doirasida saqlov birliklarini tizimlashtirish tizimlashtirish sxemasining boʻlim (boʻlinma)lari boʻyicha quyidagi bir yoki bir nechta xususiyatlarni hisobga olgan holda amalga oshiriladi:

tuzilmaviy (saqlov birliklarini tuzilmaviy boʻlinmalarga tegishligiga koʻra);

davriy (saqlov birliklari mansub boʻlgan davrlar yoki sanalar boʻyicha);

funksional, sohaviy, mavzuli, mavzuli-masalali (tashkilotning funksiyalarini, saqlov birligi mavzusiga oid boʻlgan mavzu yoki masalalarni hisobga olgan holda);

nominal (ish yuritish shakliga koʻra — hujjatlarning xili va turi boʻyicha);

korrespondentlik (tashkilot va shaxslar oʻrtasidagi yozishmalar natijasida shakllangan yigʻmajildlar boʻyicha);

geografik (hujjatlarning mazmuni, ularning muallifi, sharhlovchilari bilan bogʻliq boʻlgan muayyan hududlar, aholi punktlari va boshqa geografik obyektlar);

mualliflik (tashkilotlar nomlari yoki shaxslarning familiyalari boʻyicha).

Audiovizual, foto, fono va elektron hujjatlar saqlov birliklarini tizimlashtirishda qoʻshimcha ravishda obyektli va format xususiyatlaridan foydalaniladi.

Saqlov birliklari ketma-ketlikda arxiv fondi barcha yoki alohida guruhlar arxiv hujjatlari uchun maqsadga muvofiq boʻlgan xususiyatlar boʻyicha tadrijiy guruhlanadi.

Shaxsiy tarkib hujjatlari, shuningdek ilmiy-tadqiqot tashkilotlari arxiv fondlari tarkibidagi ilmiy-texnika hujjatlari, nashriyotlardagi qoʻlyozmalar, tibbiyot muassasalaridagi kasallik varaqalari, nazorat funksiyalari yuklangan tegishli vakolatli organlarning fondlaridagi tekshirish dalolatnomalari alohida guruhlarga ajratiladi va ajratib tizimlashtiriladi.

Oila, urugʻ arxiv fondi arxiv hujjatlari alohida fuqarolar boʻyicha, har bir fuqaroning hujjatlari — tasniflash sxemasining boʻlimlari boʻyicha tizimlashtiriladi. Oilaning arxiv fondida birinchi navbatda taniqli shaxsning hujjatlari, soʻng oilaning boshqa aʼzolarining hujjatlari qarindoshlik darajasiga koʻra tizimlashtiriladi. Urugʻning arxiv fondi arxiv hujjatlari kelib chiqish ketma-ketligi boʻyicha joylashtiriladi, bunda butun urugʻga tegishli boʻlgan hujjatlar (shajara jadvallari, mulkiy-xoʻjalik hujjatlari) ilgariroq joylashtiriladi.

Birlashgan arxiv fondi tarkibiga kiritilgan arxiv hujjatlari fond tashkil etuvchining ahamiyatiga koʻra ularning yaratilish davri va alfavit boʻyicha joylashtiriladi. Bir xil turdagi tashkilotlar arxiv fondi uchun tizimlashtirishning umumiy sxemasi qoʻllaniladi.

Arxiv kolleksiyasi doirasida bir xil turdagi arxiv hujjatlari mualliflik xususiyati boʻyicha saqlov birliklari tashkilot nomi va fuqarolar familiyasi boʻyicha alfavit tartibida guruhlanadi. Mavzu xususiyatiga koʻra tuzilgan arxiv kolleksiyasi arxiv hujjatlari mavzu va masalaning ahamiyati yoki davriga koʻra guruhlanadi.

Tasniflash sxemasi boʻyicha saqlov birliklari quyidagi tartibda guruhlanadi:

saqlov birliklari ishlab chiqarishda boshlangan yoki tashkilot (uning tarkibiy qismi)ga boshqa tashkilotdan uning tarkibiy qismidan ishlab chiqarishni davom ettirish uchun kelib tushgan davriga taalluqli deb hisoblanadi;

rejalar, hisobotlar, smetalar va ularga doir materiallardan iborat boʻlgan saqlov birliklari, ular tuzilgan sanadan qatʼi nazar, qaysi yil uchun moʻljallangan boʻlsa — oʻsha davrga tegishli boʻladi, uzoq muddatli rejalar ular amal qilayotgan yilga, ushbu davrga tegishli hisobotlar esa — hisobotning oxirgi yiliga taalluqli boʻladi;

ishlab chiqarishda bir boʻlinmada boshlangan va davom ettirish uchun boshqa boʻlinmaga berilgan saqlov birliklari ular yakunlangan boʻlinmaga tegishli boʻladi;

yil yoki xronologik davr doirasida saqlov birliklari tashkilot funksiyasining ahamiyati (yoki hujjatlarining ahamiyati, turi va xilma-xilligining mantiqiy oʻzaro bogʻliqligi) boʻyicha joylashtiriladi;

shaxsiy yigʻmajild hisoblangan saqlov birliklari ishdan boʻshagan yillar boʻyicha va familiyalar alfaviti boʻyicha tizimlashtiriladi.

Tizimlashtirishning oxirgi (tugallovchi) bosqichida saqlov birliklari guruhi ahamiyati yoki davri boʻyicha taqsimlanadi.

18. Kinohujjatlar va videohujjatlar turlari boʻyicha — filmlar, maxsus nashrlar, kinojurnallar, alohida kino va telesyujetlar boʻyicha tizimlashtiriladi. Muayyan turdagi kinohujjatlar va videohujjatlar uchun alohida roʻyxat tuziladi.

Fotohujjatlar turlari boʻyicha — turli xil rang va hajmdagi negativlar, slaydlar (diapozitivlar), pozitivlar, fotonashrlar, fotoalbomlar, diafilmlar boʻyicha tizimlashtiriladi. Muayyan turdagi fotohujjatlar uchun alohida roʻyxat tuziladi.

Fonohujjatlar axborotning ovozli yozuvi turi boʻyicha fonografik, grammofon, shorinofon, optik, magnit, lazer boʻyicha tizimlashtiriladi. Muayyan turdagi fonohujjatlar uchun alohida roʻyxat tuziladi.

Elektron hujjatlar axborot manbalari (magnit tasmalar, lazer va qattiq disklar, kompakt-disklar, disketalar) boʻyicha tizimlashtiriladi; fond ichida – taqdim etilgan axborot formati boʻyicha va yozib olingan axborot xususiyatiga koʻra tizimlashtiriladi.

19. Arxivni arxiv hujjatlari bilan jamlash quyidagi bosqichlardan iborat boʻladi:

birinchi bosqich — jamlash manbalarini aniqlash va roʻyxatini tuzish;

ikkinchi bosqich — arxivlarda saqlash uchun topshirilishi kerak boʻlgan arxiv hujjatlari tarkibini aniqlash;

uchinchi bosqich — arxiv hujjatlarini saqlovga qabul qilish.

20. Arxiv hujjatlari bilan rejali va maqsadli ravishda jamlash maqsadida arxivda jamlash manbalari roʻyxatlari tuziladi.

Jamlash manbalari roʻyxatlari har yili yil boshida aniqlashtiriladi va har besh yilda kamida bir marta, Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi huzuridagi “Oʻzarxiv” agentligining (keyingi oʻrinlarda “Oʻzarxiv” agentligi deb ataladi) Markaziy ekspert-tekshiruv komissiyasi bilan kelishilgandan soʻng qayta tasdiqlanadi. Asosiy jamlash manbalari tarkibi va/yoki soni oʻzgarganda navbatdan tashqari qayta tasdiqlash amalga oshiriladi.

Arxiv hujjatlari Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi (MAF)ning davlatga tegishli qismi tarkibiga kiritilgan davlat boshqaruv organlari, korxonalar, muassasalar, tashkilotlar davlat arxivlarini asosiy jamlash manbalarining asosiy roʻyxatiga “Oʻzarxiv” agentligi belgilagan tartibda kiritiladi.

21. Arxivning har bir jamlash manbaiga arxiv kuzatuv yigʻmajildi yuritadi, unga jamlash manbaining huquqiy maqomi va faoliyatini ochib beruvchi hamda arxivning faoliyati va ish yuritishida hujjatlarni tashkil etishni koʻrsatib beruvchi hujjatlar kiritiladi. Arxivning jamlash manbaiga kiritilgan fuqarolarga ham kuzatuv yigʻmajildi yuritilishi mumkin. Unga fuqaroning arxiv hujjatlari tarkibi va mazmuni toʻgʻrisidagi maʼlumotlar kiritiladi.

Jamlash manbalari bilan olib borilgan ishlar hisobini yuritish maqsadida arxiv hisob-maʼlumot kartotekalari va maʼlumotlar bazasini tashkil etishga haqlidir.

22. Nodavlat tashkilotlari va jismoniy shaxslar tomonidan arxiv hujjatlarini doimiy yoki depozitar saqlov uchun arxivga topshirish saqlash va foydalanish shartlari aniqlashtirilgan holda, bitim (shartnoma) bilan rasmiylashtiriladi.

Arxivda saqlash uchun tanlab olingan hujjatlarni topshirish toʻgʻrisidagi qaror tashkilotning ekspert komissiyasi tomonidan qabul qilinadi.

23. Arxivlarga tashkilotlardan hujjatlarni qabul qilish arxiv va tashkilot rahbari imzolagan reja-jadvalga muvofiq amalga oshiriladi.

Arxivlarda saqlash uchun hujjatlarni qabul qilish ular tegishli ETK tomonidan tasdiqlangan roʻyxatlar boʻyicha tartibga keltirilgandan soʻng amalga oshiriladi. Hujjatlarni saqlovga qabul qilishda hujjatlarning mavjudligi, fizik holati va ilmiy-texnikaviy ishlov berish sifati tekshirib olinadi.

Arxivlarga arxiv hujjatlarini saqlash uchun qabul qilib olish topshirish-qabul qilib olish dalolatnomasi asosida amalga oshiriladi. Dalolatnoma ikki nusxada tuzilib, bir nusxasi jamlash manbaiga qaytarib beriladi.

Arxivga xorijdan olingan arxiv hujjatlarini qabul qilib olish mulkdor yoki koʻrsatilgan hujjatlar egasi hamda arxiv oʻrtasidagi arxiv hujjatlarining asl nusxasi yoki koʻchirma nusxalarini sotish, inʼom etish, almashish toʻgʻrisidagi shartnoma asosida amalga oshiriladi. Shartnomada berilayotgan arxiv hujjatlaridan foydalanish shartlari kelishib olinishi mumkin. Hujjatlarni qabul qilish hujjatlarni saqlovga qabul qilish-topshirish toʻgʻrisidagi dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi.

24. Idoraviy arxivga doimiy, vaqtinchalik va shaxsiy tarkib boʻyicha yigʻmajildlar roʻyxatlar boʻyicha topshiriladi.

Roʻyxatning har bir nusxasi oxirida arxivga haqiqatda qabul qilingan yigʻmajildlar soni raqamlar va soʻz bilan koʻrsatiladi, unda mavjud boʻlmagan yigʻmajildlar raqamlari, yigʻmajildlarni topshirish-qabul qilish sanasi, shuningdek idoraviy arxiv xodimi va hujjatlarni topshirgan shaxsning imzosi boʻladi.

10 yildan kam saqlanadigan hujjatlarni tashkilotning tarkibiy boʻlinmalarida saqlashga yoʻl qoʻyiladi. Mazkur yigʻmajildlar idoraviy arxivga tashkilot rahbarining qarori boʻyicha topshiriladi.

25. MAFning davlatga tegishli qismiga kiritilgan davlat arxivi jamlash manbalaridan hujjatlar Oʻzbekiston Respublikasi qonun hujjatlarida belgilangan hujjatlarni vaqtinchalik saqlash muddati tugagandan soʻng qabul qilinadi.

Arxivning jamlash manbalari iltimosiga koʻra amaliyotda hujjatlardan foydalanish ehtiyoji mavjud boʻlganda yoki arxivning Oʻzbekiston Respublikasi qonun hujjatlarida belgilangan muddatlarda hujjatlarni qabul qilish imkoniyati boʻlmaganda MAF hujjatlarining vaqtinchalik saqlash muddatlari istisno tarzida uzaytirilishi mumkin. Arxivlarning jamlash manbalari uchun koʻrsatilgan muddatlarni uzaytirish ETK qaroriga asosan amalga oshiriladi.

Nodavlat tashkilotlarida MAFning davlatga tegishli boʻlmagan qismiga kiritilgan hujjatlarni vaqtinchalik saqlash muddatlari arxiv va mulkdor yoki koʻrsatilgan hujjatlar egasi oʻrtasida tuzilgan shartnomaga asosan aniqlanadi.

MAF hujjatlarini muddatidan oldin qabul qilish, shuningdek vaqtinchalik saqlash faqat arxiv saqlovxonasida boʻsh joylar mavjud boʻlganda, shartnoma asosida jamlash manbalarining rasmiy iltimosiga koʻra amalga oshiriladi. Arxiv hujjatlarini vaqtinchalik saqlash uchun qabul qilish saqlash uchun hujjatlarni topshirish va qabul qilish dalolatnomasi (1-ilova) va topshirish roʻyxatiga asosan amalga oshiriladi.

26. Arxiv hujjatlari arxivlarga tartibga keltirilgan holda, tegishli ilmiy-maʼlumotnoma apparati va alohida qimmatli va noyob hujjatlarning sugʻurta nusxalari bilan birga qabul qilinadi. Arxiv hujjatlarini saralab olish, doimiy saqlash uchun topshirishga tayyorlash va topshirish, shuningdek ularni tartibga keltirish va tashish bilan bogʻliq boʻlgan barcha ishlar ushbu hujjatlarni topshiruvchi jamlash manbalarining hisobidan amalga oshiriladi.

Arxiv hujjatlarini tartibga keltirish “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan belgilangan tartib asosida amalga oshiriladi.

27. Arxiv hujjatlarini qabul qilishda ularning fizik, sanitariya-gigiyenik, texnik holatlari, alohida qimmatli va noyob hujjatlarning sugʻurta nusxalari, shuningdek ularning toʻliqligi tekshiriladi.

28. MAF hujjatlari arxivga ETK tomonidan tasdiqlangan yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlari asosida, shaxsiy tarkib hujjatlari ETK tomonidan maqullangan yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlari asosida, vaqtinchalik saqlash muddatlari oʻtib ketgan arxiv hujjatlari esa — topshirish roʻyxatlariga asosan qabul qilinadi.

Yigʻmajildlarni qabul qilish alohida-alohida amalga oshiriladi, alohida qimmatli yigʻmajildlar esa varaqma-varaq tekshirib olinadi. Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining barcha nusxalarida arxiv hujjatlarining arxivga qabul qilib olinganligi toʻgʻrisida belgi qoʻyiladi. Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatida koʻrsatilgan saqlov birliklari yoʻq boʻlgan taqdirda qaytadan yangi yakuniy yozuv yoziladi. Mavjud boʻlmagan yigʻmajildlar va hujjatlarning raqamlari hamda sabablari hujjatlarni qabul qilish va topshirish dalolatnomasida koʻrsatiladi. Jamlash manbalari saqlovga topshirilmagan yigʻmajildlarni qidirish chora-tadbirlarini koʻradi.

Arxiv hujjatlarini qabul qilish ikki nusxada tuzilgan arxiv hujjatlarini topshirish-qabul qilish dalolatnomasi (1-ilova) bilan rasmiylashtiriladi. Uning bir nusxasi arxivda, ikkinchisi esa — jamlash manbaida qoladi. Arxiv hujjatlari bilan birga arxivga uch nusxada yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati topshiriladi.

Jamlash manbalaridan ilk bor arxiv hujjatlarini qabul qilishda tashkilot va arxiv fondi toʻgʻrisida tarixiy maʼlumotnoma ham topshiriladi, keyinchalik u jamlash manbaining nomi, tuzilishi va funksiyalaridagi oʻzgarishlar toʻgʻrisidagi maʼlumotlar bilan toʻldirib boriladi.

29. Arxivga va MAF tarkibiga fuqarolardan hujjatlar inʼom, vasiyat, oldi-sotdi shartnomalari va sud qarori boʻyicha qabul qilinadi.

Koʻrsatib oʻtilgan hujjatlarni arxivga qabul qilish ETK qarori asosida amalga oshiriladi va shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini topshirish-qabul qilish dalolatnomasi rasmiylashtiriladi (2-ilova).

Koʻrsatib oʻtilgan hujjatlarni arxivga qabul qilish yoki sotib olish rad etilganda va hujjatlar qimmatliligi ekspertizasidan soʻng ularning ayrim qismlari qaytarib berilganda hujjatlarni qaytarib berish toʻgʻrisida ikki nusxada dalolatnoma tuziladi. Dalolatnomaning bir nusxasi arxivda qoladi, ikkinchisi - hujjatlar (yoki ularning ayrim qismlari) bilan birga mulkdor yoki egalik qiluvchiga qaytariladi.

30. Audiovizual hujjatlar quyidagicha komplektda saqlovga qabul qilinadi:

kinohujjatlar (filmlar, maxsus nashrlar) — tasvir negativi, fonogramma negativi, fonogrammaning magnit originali, pozitiv nusxa, shovqin va musiqaning magnit fonogrammasi, joriy pozitiv tasvir, rangli kinohujjatlar uchun oʻrnatish roliklari va pasporti (ayrim hollarda hujjatlarni qabul qilish-topshirish dalolatnomasida koʻrsatilgan tarzda toʻliq boʻlmagan komplekt qabul qilinadi);

fotohujjatlar — negativ, nazorat foto nashri;

fonohujjatlar va videohujjatlar — original va nusxa.

Bir vaqtning oʻzida matnli ilova hujjatlar qabul qilinadi:

kinohujjatlar uchun — montaj varaqlari, annotatsiyalar, tugallangan asarlar uchun ruxsat etilganligi toʻgʻrisidagi guvohnomalar, texnik holati toʻgʻrisida dalolatnomalar, rang va yorugʻlik yozuvlari pasportlari;

fotohujjatlar uchun — annotatsiya;

fonohujjatlar uchun — ilova hujjatlari; videohujjatlar uchun – texnik holati toʻgʻrisida dalolatnoma.

Elektron hujjatlar saqlovga ularni oʻqish imkonini beruvchi dasturiy vositalar (agar arxivda shunday turdagi dasturiy vositalar boʻlmasa), shuningdek zarur ilova hujjatlari bilan birga qabul qilinadi.

31. Arxiv tomonidan zamonaviy va oʻtmish voqeligini tasvir etish maqsadida tayyorlangan tashabbusli axborot natijasida yaratilgan hujjatlar (anketalar, fotografiyalar, xotiralar yozuvlari, suhbat, musohaba va h.k.) MAF tarkibiga kiritiladi va ETK tomonidan tasdiqlanadigan hujjatlar roʻyxatiga kiritiladi. Ushbu hujjatlar saqlovga qabul qilish va topshirish dalolatnomasi asosida rasmiylashtiriladi.

32. Tugatilgan tashkilotlardan vaqtinchalik saqlash muddati tugamagan MAF va boshqa turdagi arxiv hujjatlarini qabul qilish mazkur Nizomda belgilangan tartib asosida Oʻzbekiston Respublikasi qonun hujjatlariga muvofiq amalga oshiriladi.

Tashkilotlar tugatilganda ularning faoliyati natijasida tashkil topgan shaxsiy tarkib hujjatlari, shuningdek vaqtinchalik saqlash muddati tugamagan arxiv hujjatlari tugatish komissiyasi (tugatuvchi) va arxiv oʻrtasida tuzilgan shartnoma asosida, tartibga keltirilgan holda arxivga qabul qilinadi. Tugatish bosqichida arxiv hujjatlarini tartibga keltirish zaruriyati boʻlsa ularni tartibga keltirish tugatish komissiyasi (tugatuvchi) tomonidan tashkil etiladi.

33. Arxiv jamlash manbalari bilan birgalikda ish yuritish boʻyicha yoʻriqnomalarda unga berilgan vakolatlarga muvofiq taxminiy va sohaga oid yigʻmajildlar nomenklaturasini, idoraviy arxiv va arxiv jamlash manbalari ekspert komissiyalari toʻgʻrisidagi nizomlarni kelishib oladi.

Arxiv jamlash manbaining MEK (EK) ishida ishtirok etadi.

Arxiv “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan belgilangan tartibda tashkil etilgan jamlash manbalarida arxiv hujjatlarini jamlash, hisobini yuritish, saqlash va foydalanishni tashkil etish tartibiga rioya etilishini tekshirishda qatnashadi.

34. Arxiv oʻz vakolatlari doirasida vaqtinchalik saqlanuvchi MAF hujjatlarini shakllantirish va but saqlanishini taʼminlash maqsadida oʻz jamlash manbalarining ish yuritish, arxiv va tegishli yoʻnalish boʻyicha ekspert xizmatlari bilan oʻzaro hamkorlik qiladi.

Ushbu maqsadda arxiv koʻrsatib oʻtilgan sohalarda uslubiy va amaliy yordam, shuningdek qonun hujjatlarida belgilangan tartibda arxiv xizmatlari koʻrsatadi.

35. Arxiv arxiv hujjatlarining davlat hisobini amalga oshiradi va arxiv ishi boʻyicha yuqori boshqaruv organiga MAF hujjatlarining markazlashgan hisobini yuritish uchun hisob maʼlumotlarini taqdim etadi.

36. Davlat hisobiga arxivdagi jami saqlanuvchi arxiv hujjatlari, shu jumladan ushbu arxivlar uchun moʻljallanmagan va yoʻnaltirilmagan, sugʻurta fondidagi arxiv hujjatlarining nusxasi va foydalanish fondining nusxasi, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati mansubdir.

37. Arxiv hujjatlarining hisobi saqlash birliklari/hisob birliklariga arxiv shifrining tarkibiy qismi boʻlgan hisobga olish raqamlarini berish orqali amalga oshiriladi.

Arxiv shifri arxivning qisqartirilgan nomi (uning rasmiy abbreviaturasi)dan keyin koʻrsatiladigan quyidagi raqamlardan iborat boʻladi: arxiv fondi, roʻyxati, saqlov birligi/hisob birligi. Uning hisobini taʼminlash va identifikatsiyalash maqsadida arxiv shifri har bir saqlov birligi/hisob birligiga kiritiladi.

Sugʻurta fondining saqlash birligi/hisob birligi arxiv shifri arxiv nomi, sugʻurta fondining roʻyxat raqami, sugʻurta fondi hisob birligi raqami “SF” indeksini qoʻshgan holda tashkil topadi.

38. Arxiv hujjatlarining asosiy hisob birliklari, maʼlumot manbaining turlaridan va identifikatsiyasini berishning texnik usulidan qatʼi nazar, quyidagilar hisoblanadi:

arxiv fondi;

arxiv kolleksiyasi;

saqlov birligi.

Faqat birlamchi qayta ishlov berilgan shaxsiy kelib chiqish hujjatlari hujjatlar boʻyicha hisobga olinadi.

39. Arxivda arxiv hujjatlarining hisobini olib borish markazlashtirilgan maxsus boʻlinma tomonidan olib boriladi yoki maxsus ajratilgan xodimga yuklanadi. Saqlovxonada hujjat hisobini yuritish uchun masʼul xodim tayinlanadi.

Arxiv hujjatlarining hisobini yuritish tartibi, hisob hujjatlarining yordamchi turlari, arxivning hisob hujjatlariga oʻzgartirishlar kiritish tartibi rahbarning buyrugʻi asosida muvofiqlashtiriladi.

Hisob hujjatlariga yozuvlar faqat hisobni olib borish uchun masʼul xodim tomonidan kiritiladi.

40. Arxiv hujjatlarining tashkiliy tartibga keltirilganligi va ularning manzilli qidiruvini amalga oshirish imkoniyati, ularning mavjudligi va holati ustidan nazorat arxivdagi arxiv hujjatlarining soni va tarkibi belgilangan hisob birliklarida hisob hujjatlaridagi mavjud soni va tarkibini koʻrsatish yoʻli bilan taʼminlanadi.

41. Quyidagilarning hisobi yuritilishi lozim:

arxivda saqlanayotgan arxiv hujjatlari, shu jumladan belgilangan ushbu arxiv uchun roʻyxatlanmagan va yoʻnaltirilmagan, shuningdek arxiv hujjatlarining sugʻurta nusxalari, foydalanish fondi nusxalari, hujjatlar va yigʻmajildlar roʻyxatlari;

saqlov muddati 10 yildan ortiq boʻlgan, vaqtincha saqlanadigan hujjatlar, shuningdek idoraviy arxivda vaqtinchalik saqlovdagi doimiy saqlanadigan hujjatlar;

MAF hujjatlari, shuningdek arxivning jamlash manbalarida saqlanayotgan shaxsiy tarkib hujjatlari.

42. Hujjatlar hisobi arxiv hujjatlariga (saqlov birliklariga/hisob birliklariga) arxiv shifrlarining tarkibiy qismi hisoblanadigan hisobga olish raqamlarini berish yoʻli bilan amalga oshiriladi.

Arxiv shifri har bir saqlov birligiga uni identifikatsiyalash va hisobga olish maqsadida beriladigan belgidir.

Arxiv shifri quyidagi elementlardan iborat boʻladi:

arxivning qisqartirilgan nomi (uning rasmiy abbreviaturasi);

arxiv fondi, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati, saqlov birliklari, hisob birliklarining raqamlari.

Audiovizual hujjatlar hisob birliklarining arxiv shifri tarkibiga komplekt elementining (harfli va raqamli) belgilari, negativ oʻlchami, ovozli axborot manbaining turi, elektron hujjatlarning saqlov birliklari — yozuv formati va axborot manbaining turi ham kiritiladi.

43. Arxivlarda arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi va sxemasi ishlab chiqiladi.

Arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi:

markazlashtirilgan va har bir saqlovxonada hisob hujjatlari va hisob maʼlumotlar bazalari tarkibini aniqlaydi;

hisobga olish ishlarini bajarishning ketma-ketligini taʼminlaydi.

Chizma shakldagi arxiv hujjatlarini hisobga olish sxemasi hisobga olish tartibini belgilaydi.

Arxivdagi arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi va sxemasi rahbarning buyrugʻi bilan tasdiqlanadi.

44. Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlaridan tashqari, hisob hujjatlari xizmatda foydalanish uchun moʻljallangan va ular foydalanuvchilarga berilmaydi.

45. Hisob hujjatlari belgilangan tartibda saqlanadi.

46. Manbaning turi, maʼlumotni biriktirish usuli va texnikasidan qatʼi nazar, arxiv fondi va hisob birligi arxiv hujjatlarining asosiy hisob birliklari hisoblanadi.

Audiovizual va elektron hujjatlar hisob birliklari boʻyicha ham hisobga olinadi.

Faqat dastlabki ishlov berilgan shaxsiy kelib chiqish arxiv hujjatlari hujjatlar yoki varaqlar boʻyicha hisobga olinadi.

Tartibga keltirilmagan (tarqoq) arxiv hujjatlarining 150 ta varagʻi shartli ravishda bitta saqlov birligi sifatida hisobga olinadi.

47.Saqlov birliklari arxiv hujjatining manbai turidan kelib chiqqan holda aniqlanadi, xususan:

qogʻozli asosdagi arxiv hujjatlari uchun — yigʻmajild – alohida muqovaga, papkaga biriktirilgan alohida arxiv hujjatlari;

kinohujjatlar uchun — tasviriy va/yoki ovozli maʼlumotlar yozilgan kinoplyonka yoki magnit tasmasining alohida fizik oʻrami;

fotohujjatlar uchun — alohida fizik kadr (negativ, dubl-negativ, pozitiv, slayd (diapozitiv), panorama usulidagi bir nechta kadrlar, fotoiz, diafilm oʻrami, fotoalbom;

ovozli hujjatlar uchun — alohida fizik kinoplyonka, magnit yoki qogʻoz tasma oʻrami, kasseta, mumli, ovozli axborot yozilgan disk;

videohujjatlar uchun — alohida fizik magnit tasma, kasseta, tasvirli va ovozli axborot yozilgan disk;

elektron hujjatlar uchun — bir yoki bir nechta elektron hujjatlar yozilgan alohida fizik manba.

48. Arxivda asosiy va yordamchi hisob hujjatlari yuritiladi. Asosiy hisob hujjatlari barcha arxivlar uchun majburiy hisoblanadi. Yordamchi hisob hujjatlarining tarkibi va shakli arxiv tomonidan mustaqil ravishda aniqlanadi.

49. Arxivning asosiy hisob hujjatlari tarkibiga quyidagilar kiradi:

hujjatlarning kelib tushishini hisobga olish kitobi (3-ilova) — arxivga kelib tushuvchi, shuningdek aniq xronologik davr uchun saqlashga topshirilgan har bir hujjatning soni va tarkibini, ularni roʻyxatlash holatini hisobga olish uchun;

davlat roʻyxatidan oʻtkazilganligi toʻgʻrisida guvohnoma;

fondlar roʻyxati (4-ilova) — saqlashga qabul qilingan arxiv fondlarini, ularga raqam berish, saqlovdagi va saqlovdan chiqarilgan arxiv fondlari sonini hisobga olish uchun;

fond varagʻi — arxiv fondi doirasida yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati soni va tarkibini, ularni raqamlashni, arxiv hujjatlarining soni va tarkibini, roʻyxatlash holati, har bir yigʻmajild (hujjat) roʻyxatlari va umuman arxiv fondi boʻyicha oʻzgarishlar dinamikasi, arxiv fondi nomidagi oʻzgarishlarni belgilash uchun;

audiovizual hujjatlarning hisob varagʻi — belgilangan turdagi audiovizual hujjatlarning sonini, audiovizual hujjatlarning roʻyxatlarini raqamlash va hisobga olish, ulardagi oʻzgarishlar dinamikasini hisobga olish uchun;

yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati — arxiv hujjatlarining alohida va jamlangan hisobi, ularni tizimlashtirish tartibini belgilash, shu roʻyxatga kiritilgan arxiv hujjatlarining tarkibi va hajmidagi oʻzgarishlarni hisobga olish uchun (5, 6-ilovalar);

rasmiylashtirishda yoki ularga ilovalardagi mavjud qimmatbaho metallar va toshlar boʻlgan yigʻmajildlarni hisobga olish inventar daftari — shunday yigʻmajildlarning tarkibi va holatini alohida va jami hisobini yuritish uchun;

arxiv saqlovxonasi pasporti — ushbu arxiv saqlovxonasidagi arxiv fondlari va arxiv hujjatlarining jami hisobini yuritish uchun;

noyob hujjatlarning hisob va roʻyxat varagʻi;

alohida qimmatli hujjatlardan iborat boʻlgan fondlar roʻyxati;

alohida qimmatli yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati yoki alohida qimmatli yigʻmajildlar raqamlari roʻyxati;

alohida qimmatli yigʻmajildlar (hujjatlar)ning roʻyxatlari reyestri;

sugʻurta fondi va foydalanish fondining kelib tushishini hisobga olish daftari;

sugʻurta fondining roʻyxati;

fond yigʻmajildi — har bir arxiv fondiga, birlashgan arxiv fondi va arxiv kolleksiyasi uchun yuritiladigan, jamlash manbai (fond tashkil etuvchi) va arxiv fondining tarixi boʻyicha hujjatlar majmui, audiovizual va elektron hujjatlarning fondi tashkil qilinmaganda – tashkilot-hujjat topshiruvchining yigʻmajildi;

yigʻmajild ishonch varagʻi — yigʻmajilddagi varaqlar sonining hisobini yuritish uchun (7-ilova).

Arxivning yordamchi hisob hujjatlari tarkibiga quyidagilar kiradi:

fondlarning harakati haqidagi kartochkalar va kitoblar, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati, boshqa arxivlarga yuborilgan hujjatlarni hisobga olish daftarlari, yoʻq qilishga ajratilgan hujjatlar fondlarini hisobga olish daftari, hujjatlarni turlariga qarab hisobga olish daftarlari va boshqalar.

Arxiv hujjatlarni hisobga olish tizimiga kiruvchi boshqa yordamchi hisob hujjatlarini yuritishga haqlidir.

Yordamchi hisob hujjatlari qogʻozda va/yoki elektron manbalarda yuritilishi mumkin.

50. Hisob hujjatlarini yuritish “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan belgilangan talablarga va boshqa standart normalarga muvofiq amalga oshiriladi.

51. Arxiv hujjatlarining arxivga tushishini hisobga olish quyidagilar asosida amalga oshiriladi:

saqlash uchun hujjatlarni topshirish-qabul qilish dalolatnomasi (1-ilova);

shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini saqlash uchun qabul qilish dalolatnomasi (2-ilova).

Arxiv hujjatlari arxiv ishlarining alohida turlarini amalga oshirish natijalari boʻyicha ham hisobga qoʻyiladi.

Arxivga qabul qilingan barcha arxiv hujjatlari hujjatlarning kelib tushishini hisobga olish daftariga kiritiladi. Arxiv fondiga kelib tushgan barcha hujjatlar arxiv fondi, birlashgan arxiv fondi, arxiv kolleksiyasi fondlar roʻyxatiga yoziladi (4-ilova), unga fond varagʻi, fond varagʻiga koʻrsatkich kartochkasi toʻldiriladi va fond yigʻmajildi ochiladi. Audiovizual hujjatlarga kino, surat va ovozli va video hujjatlarni hisobga olish varagʻi toʻldiriladi. Dastlab tushgan har bir yigʻmajild (hujjatlar)lar roʻyxati roʻyxatlar reyestrida hisobga olinadi.

Tegishli hisob maʼlumotlari belgilangan tartibda maʼlumotlar bazasiga ham kiritiladi.

52. Arxiv hujjatlarini arxivdan chiqarishni hisobga olish quyidagilar asosida amalga oshiriladi:

saqlanishi kerak boʻlmagan hujjatlarni yoʻq qilishga ajratish haqidagi dalolatnoma (8 - ilova);

tuzatib boʻlmas darajada yaroqsizlangan hujjatlar haqidagi dalolatnoma;

hujjatlarni saqlovga topshirish-qabul qilish haqidagi dalolatnoma (1 - ilova);

qidiruv ishlari tugagan hujjatlarning topilmaganligi haqidagi dalolatnoma (9 - ilova);

hujjatlarni egasiga qaytarish dalolatnomasi;

asl saqlov birligidagi hujjatlarni olish haqidagi dalolatnoma.

Arxiv hujjatlari alohida arxiv ishlarini olib borish natijasida ham hisobdan chiqariladi (53-bandga qarang).

Arxivdagi asosiy va yordamchi hisob hujjatlariga zarur oʻzgartirishlar kiritiladi. Bunda:

yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatidagi barcha arxiv hujjatlari chiqarilganda ushbu roʻyxat raqami boshqa yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlariga berilmaydi va u ochiq qoladi, roʻyxatlar reyestrida esa tegishli belgi qoʻyiladi;

arxiv fondi chiqarilganda fondlar roʻyxati (4-ilova)ning “Chiqarilganlik haqidagi belgi” ustunida arxiv fondi qayerga chiqarilganligi va uning chiqib ketganligi haqidagi dalolatnoma koʻrsatiladi.

Arxiv fondi bir arxivdan boshqasiga oʻtkazilayotganda 2 nusxada yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati va fond yigʻmajildi beriladi. Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining bir nusxasi hujjatni topshirgan arxivda qoladi va dalolatnomaga ilova sifatida (1 - ilova) arxiv fondini topshirgan arxivning fondiga qoʻshiladi.

Arxiv fondning barcha arxiv hujjatlarni yoʻq qilishga ajratilayotganda yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining bir nusxasi va fond varagʻi fond yigʻmajildiga joylashtiriladi. Fond yigʻmajildi arxivning arxiv fondiga qoʻshiladi.

53. Arxivning arxiv hujjatlari soni quyidagilar natijasida oʻzgaradi:

hisob hujjatlarini tekshirish natijasida arxivda saqlanayotgan hujjatlar sonini sanashda yoʻl qoʻyilgan xatoliklar aniqlanganda;

hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish vaqtida hisobga olinmagan, liter yoki tushirib qoldirilgan saqlov/hisob birliklari raqamlari aniqlanganda;

hujjatlarni taʼmirlash natijasida bitta yigʻmajild bir nechta yigʻmajildlarga ajratilganda;

arxiv hujjatlarini roʻyxatlash, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlarini takomillashtirish jarayonida, hisob/saqlov birliklarini qoʻshish yoki ajratish mumkin boʻlganda.

Koʻrsatib oʻtilgan ishlar natijasida quyidagilar hisob hujjatlariga va maʼlumotlar bazasiga oʻzgartirishlar kiritishga asos boʻladi:

hisob hujjatlaridagi texnik xatolar haqidagi dalolatnoma;

mazkur fondga, arxivga tegishli boʻlmagan, hisobga olinmagan va boshqa hujjatlarning topilganligi haqidagi dalolatnoma;

yigʻmajildlarni ajratilishi, birlashtirilishi va ularga yangi hujjatlar kiritilishi haqidagi dalolatnoma;

hujjatlarni roʻyxatlash, roʻyxatlarni qayta ishlash haqidagi dalolatnoma.

54. Arxivda arxiv hujjatlarini saqlash meʼyoriy sharoitlarni yaratish, meʼyoriy tartiblarga rioya etish va arxiv hujjatlari saqlovini toʻgʻri tashkil etish, yoʻqolishi va oʻgʻirlanishini bartaraf etuvchi, shuningdek ularning normal fizik holatini saqlab turuvchi tadbirlar kompleksi orqali taʼminlanadi.

Arxiv hujjatlarini saqlashning meʼyoriy sharoitlari quyidagilar asosida taʼminlanadi:

arxivlarga mos bino va xonalar ajratish;

arxiv binolari va xonalarida maqbul (meʼyoriy) yongʻinga qarshi, qoʻriqlash, harorat va namlik, yorugʻlik, sanitariya-gigiyenik sharoitlar yaratish;

arxiv hujjatlarini saqlash va joyini oʻzgartirish uchun maxsus vositalarni (stellajlar, shkaflar, seyflar, qutilar, papkalar va boshqalarni) qoʻllanish.

55. Arxiv arxiv hujjatlarini saqlash uchun maxsus qurilgan yoki moslashtirilgan binoda (yoki binoning alohida xonalarida), yongʻin kelib chiqishi xavfi boʻlgan obyektlar (neft ombori, AYQSH, avtoturarjoy, garaj va shunga oʻxshash boshqa joylar) va havoni ifloslantiruvchi sanoat obyektlaridan (agressiv gazlar, sement changi va boshqalardan) uzoqda joylashtiriladi.

Arxiv binosi arxivning hujjatlarni saqlash, qayta ishlash, ulardan foydalanish boʻyicha belgilangan va maʼmuriy-xoʻjalik, texnik, maishiy xarakterdagi vazifalarni bajarishga moʻljallangan, xonalarni oqilona joylashtirish talablariga mos asosiy va yordamchi xonalar kompleksidan iborat boʻladi.

Asosiy turdagi xonalarning tarkibi, joylashuvi, jihozlanishi arxiv hujjatlarining ular bilan ishlashning barcha uchastkalarida saqlanishini, ishlar texnologiyasi talablariga rioya qilish, mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik texnikasi va ishlab chiqarish sanitariyasi, shuningdek arxiv tarkibiy boʻlinmalarining oʻzaro oqilona hamkorligini taʼminlashi lozim. Asosiy maqsaddagi xonalarga quyidagilar kiradi:

arxiv saqlovxonasi;

arxiv xodimlarining ish xonalari;

arxiv hujjatlarini qabul qilish va vaqtincha saqlash, maqbul iqlim yaratish uchun xonalar;

zararlangan arxiv hujjatlarini izolyatsiya, dezinfeksiya, dezinseksiya qilish xonalari;

arxiv hujjatlarini changdan tozalash, muqovalash va taʼmirlash xonalari;

arxiv hujjatlari (mikro, ksero, foto nusxalarini olish, fototaʼmirlash va boshqalar)dan nusxa olish va taʼmirlash, plyonkani qayta ishlash va audiovizual hujjatlarni texnik nazoratdan oʻtkazish xonalari;

hisob hujjatlarini saqlash xonalari;

oʻquv zali majmui (yigʻmajildlarni berish maydonlari, maʼlumot-qidiruv vositalari - vaqtinchalik saqlovxonalar bilan);

ilmiy-maʼlumotlar kutubxonasi;

metodik kabinet;

koʻrgazma zali.

Arxivlarni moslashtirilgan bino va xonalarda joylashtirish binolar belgilangan tartibda ekspertizadan oʻtkazilganidan soʻng amalga oshiriladi. Ekspertiza binoning yongʻinga chidamlilik darajasini, asosiy konstruksiyalari va qavatlar orasidagi toʻsiqlarni ularning potensial yuklamani hisobga olgan holdagi mustahkamligini, bino xonalarining holatini (qavatlarda, yertoʻlada, chordoqda), isitish va ventilyatsiya tizimining mavjudligi va holatini aniqlaydi. Ekspertiza arxiv vakillari ishtirokida, tegishli organ va xizmatlar vakillarini jalb etgan holda oʻtkaziladi. Ekspertiza yakunlari boʻyicha dalolatnoma tuziladi.

Arxivni mustahkam boʻlmagan, yogʻochdan qurilgan, asosiy, yertoʻla va chordoq xonalari zax boʻlgan, pech yordamida isitiladigan binolarda joylashtirishga yoʻl qoʻyilmaydi.

Arxiv hujjatlarini saqlash uchun moʻljallangan moslashgan binolardagi xonalar shu binoning boshqa xonalaridan ajratilgan boʻlishi kerak. Arxiv hujjatlarini umumiy ovqatlanish xizmati, oziq-ovqat omborlari, yongʻin chiqish xavfi kuchli boʻlgan hamda agressiv moddalar yoki yongʻin chiqishi xavfi mavjud va kimyoviy texnologiyalar qoʻllaniladigan binolarda joylashtirishga yoʻl qoʻyilmaydi.

56. Arxiv saqlovxonasi maksimal darajada arxivning laboratoriya, ishlab chiqarish, maishiy xonalaridan uzoqda joylashtirilishi va ular bilan umumiy ventilyatsiya kanallariga ega boʻlmasligi kerak. Arxiv saqlovxonalarida suv taʼminoti va kanalizatsiya, suvni texnologik va maishiy chiqarish quvurlari oʻtkazilishiga yoʻl qoʻyilmaydi.

Arxiv saqlovxonasi tabiiy yoki sunʼiy ventilyatsiyaga ega boʻlishi kerak. Konditsionerlash tizimlari havoning almashish darajasi 2-3 boʻlgan havoni retsirkulyatsiyalash, muqim harorat va namlik rejimini taʼminlashi, havoni changdan va agressiv aralashmalardan tozalash, shuningdek zamonaviy ixchamlik va tejamkorlik talablariga javob berishi kerak.

57. Arxiv joylashgan bino, arxiv saqlovxonalaridagi yongʻinga qarshi rejim Oʻzbekiston Respublikasining yongʻin xavfsizligiga oid tegishli meʼyoriy-huquqiy hujjatlari bilan tartibga solinadi.

58. Arxivni qoʻriqlash tartibi muhandis-texnik mustahkamligini taʼminlash, arxiv binosini (xonasini) signalizatsiya vositalari bilan jihozlash, xonalarni muhrlash, xizmat xonalarining kalitlarini saqlashni taʼminlash boʻyicha kompleks choralar orqali taʼminlanadi.

Arxiv saqlovxonalari va arxiv hujjatlari doimiy yoki vaqtincha saqlanadigan xonalar, shuningdek moddiy boyliklar, binodan avariya va zaxira chiqish yoʻllari, kunu-tun qoʻriqlash posti boʻlmagan hollarda esa — asosiy kirish yoʻli qoʻriqlash signalizatsiyalari bilan albatta jihozlanishi va muhrlanishi lozim.

Arxiv saqlovxonalaridan vaqtincha berilgan arxiv hujjatlari, hisob hujjatlari, ilmiy-maʼlumot apparati saqlanadigan xonalar muhrlanmaydigan boʻlsa — shu hujjatlar saqlanadigan metall shkaflar, seyflar muhrlanishi lozim.

Arxiv hujjatlari doimiy yoki vaqtincha saqlanadigan arxiv saqlovxonalari va boshqa xonalar buzib ochilishga qarshi, texnik jihatdan mustahkam, yuqori maxfiylikka ega qulflar oʻrnatilgan eshiklar bilan jihozlanadi.

Kalitlarning hamma nusxalari (maxsus maxfiylik tartibi oʻrnatilgan xonalardan tashqari) arxiv xonalari qulflariga moʻljallangan kalitlarni hisobga olish jurnalida hisobga olinadi, uni yuritish arxiv rahbarining buyrugʻi bilan masʼul mansabdor shaxsga yuklanadi. Mazkur jurnalda xonalarning har biriga mansub kalitlar qaysi xodimda borligi oʻsha xodimning mazkur kalit nusxasini olganligi toʻgʻrisidagi tilxati bilan belgilanadi.

Arxivning barcha xonalari kalitlari ikki komplekt boʻlgan qulflar bilan taʼminlanishi, kalitlarning bittasi arxivning qoʻriqlash xizmatida doimo boʻlishi kerak.

Ish vaqtida va ishdan tashqari vaqtda kalitlarning saqlanish tartibi, qoʻriqlash xizmatidan kalitlarni olish, qoʻriqlash xizmatiga kalitlar va xonalarni topshirish belgilangan tartibda tasdiqlangan arxivni qoʻriqlash tartibi haqidagi yoʻriqnomada belgilanadi.

Ish vaqtida xodimlar arxiv saqlovxonasida ishlamayotgan boʻlsa saqlovxonalar qulflangan boʻlishi kerak. Ish vaqtida arxiv saqlovxonalarining kaliti saqlovxona mudiri yoki uning oʻrnidagi shaxsda boʻladi.

Arxiv saqlovxonasiga ushbu arxiv saqlovxonasi mudiri va xodimlari, shuningdek arxiv rahbari va uning oʻrinbosarlari, fondlarning bosh saqlovchisi kirish huquqiga ega. Kerak boʻlganda yangilanadigan, arxiv saqlovxonasiga kirish huquqiga ega shaxslar roʻyxati qoʻriqlash postida boʻlishi kerak. Arxivning boshqa xodimlari arxiv saqlovxonasiga faqat boʻlim mudiri yoki uning oʻrnidagi shaxs kuzatuvida kiritiladi. Boshqa shaxslar, istisno hollarda, faqat arxiv rahbarining yozma ruxsati va boʻlim mudiri yoki uning oʻrnidagi shaxs kuzatuvida kiritiladi.

Arxiv hujjatlarini, qimmatli materiallar, ilmiy-maʼlumotnoma kutubxonasi kitoblari, shuningdek ilmiy-maʼlumotnoma apparatini arxivdan olib chiqishga faqat belgilangan tartibda beriladigan maxsus ruxsatnoma bilan ruxsat etiladi.

59. Havo almashinish tizimlari bilan jihozlangan qogʻoz asosidagi arxiv hujjatlari saqlanadigan arxiv saqlovxonalarida meʼyordagi harorat va namlik taʼminlanadi: harorat 17 — 19 °C, havoning nisbiy namligi 50 — 55%.

Audiovizual va elektron hujjatlarni vaqtinchalik saqlash uchun amal qilinishi shart boʻlgan havoning harorat-namlik koʻrsatkichlari quyidagi jadvaldagi normalarga muvofiq boʻlishi kerak:

Iqlimni boshqarib boʻlmaydigan arxiv saqlovxonasida harorat-namlik rejimini maqbullashtirish chora-tadbirlari maqbul isitish va xonani shamollatish, shuningdek havoni namlash va quritishning mexanik usullarini qoʻllash orqali amalga oshiriladi. Harorat (+/- 5S) va havo nisbiy namligining (+/- 10%) keskin oʻzgarishiga yoʻl qoʻyilmaydi.

Havo nisbiy namligi 70 — 90% gacha oshib boradigan harorat-namlik rejimining uzoq muddat (3 kun va undan ortiq) buzilishi kuzatilganda uni meʼyorlashtirish (intensiv shamollatish, arxiv saqlovxonasini quritish) choralari koʻriladi.

Arxiv hujjatlarini texnik jihatdan qayta ishlash jarayonida ularni vaqtinchalik saqlash (2 oygacha) harorati 20 +/-5 S, havoning namligi 50 +/-20 % boʻlgan, harorat-namlik rejimini muvofiqlashtirib boʻlmaydigan xonalarda saqlashga ruxsat etiladi.

Harorat-namlik rejimi xona va tashqaridagi harorat konditsionerlar oʻrnatilgan xonalarda – 1 haftada 1-martadan kam boʻlmagan, muvofiqlashtirilmagan harorat mavjud boʻlgan arxiv saqlovxonalarida – 1 haftada 2-marta, tartib buzilganda esa – 1 kunda 1-marta harorat-namlik holatini tizimli oʻlchash orqali nazorat qilinadi.

Nazorat-oʻlchash asboblarining koʻrsatkichi, shuningdek asboblar koʻrsatkichlarining toʻgʻriligini tekshirish va ularning buzilishi holati aniqlanganda harorat-namlik rejimini meʼyorlashtirish boʻyicha koʻrilgan choralar ham maxsus roʻyxatga olish jurnallarida qayd etiladi.

Nazorat-oʻlchash vositalari nomenklaturasi, shuningdek xona va tashqaridagi havo parametrlarini oʻlchash va roʻyxatga olish tartibi amaldagi meʼyoriy va uslubiy hujjatlar bilan belgilanadi.

60. Arxiv hujjatlarini saqlash qorongʻi xonalarda amalga oshiriladi. Bu arxiv hujjatlarini muqovalar, papkalar, qutilar, yopiq turdagi shkaflar, stellajlarda, shuningdek belgilangan yorugʻlik shartlariga rioya etgan holda taʼminlanadi.

Arxiv saqlovxonasini yoritish tabiiy va sunʼiy boʻlishi mumkin; arxiv hujjatlari derazali va derazasiz xonalarda joylashtirilishi mumkin. Derazasiz xonalarda arxiv saqlovxonasini joylashtirishga belgilangan tartibda havo almashishi uchun sunʼiy yoki tabiiy havo ventilyatsiyasi mavjud boʻlganda ruxsat etiladi.

Arxiv saqlovxonasida tabiiy yoritishdan foydalanishga derazada yorugʻlikni tarqatuvchi oynalar yorugʻlikni avtomatik ravishda boshqaruvchi vositalar, himoya filtrlari, jalyuzlar, pardalar va shu kabilar oʻrnatilgan taqdirda yoʻl qoʻyiladi.

Arxiv hujjatlarini tabiiy yoki sunʼiy yorugʻlikning salbiy taʼsiridan himoya qilish arxivning barcha xonalarida arxiv hujjatlari bilan ishlashning barcha turlarida amalga oshiriladi.

61. Saqlovxonalardagi sanitariya-gigiyenik sharoit tozalik va tartibga rioya etish, hasharot, kemiruvchilar va mogʻor, chang paydo boʻlishining oldini olish yoʻli bilan amalga oshiriladi.

Arxiv saqlovxonalarida nam vositalar bilan tozalash, har yili chang yutgich vositasi yordamida stellajlar, shkaflar, saqlash vositalari (quti, bogʻlam, papkalar)dagi changlarni tozalash ishlari muntazam ravishda olib borilishi shart. Bunda devorning pastki qalin qismiga yaqin joylashgan stellajlar, pol, plintuslar, deraza tokchalari suvli antiseptik moddalar bilan artib tozalanadi.

Arxiv saqlovxonalariga ustki kiyim-boshlarda, toza boʻlmagan oyoq qiyimlarda kirish, u yerda keraksiz narsalarni, oziq-ovqat mahsulotlarini saqlash, shuningdek chekish taqiqlanadi.

Arxiv saqlovxonalarida barqaror mikroiqlimning shamollatilmaydigan zonalari paydo boʻlishiga yoʻl qoʻymaydigan erkin havo sirkulyatsiyasi taʼminlanadi. Arxiv hujjatlarini yerda, deraza tokchalarida va tartibsiz holda saqlash taqiqlanadi.

Issiq kunlarda arxiv xonalarining ochiluvchi derazalari koʻpi bilan 0,5 mm diametrli toʻrlar bilan qoplanadi, shuningdek tashqi devor, shift va pollardagi ventilyatsiya teshikchalari ham himoya toʻrlari bilan qoplanadi.

Arxiv hujjatlarida boʻlishi mumkin boʻlgan mogʻor va hasharotlarni aniqlash maqsadida har yili ikki marta (isitish davri boshlanishi va tugallanishida) arxiv hujjatlari majburiy ravishda entomologik va mikologik tekshirishdan oʻtkaziladi. Biologik zararkunandalar aniqlanganda arxiv hujjatlari saqlanadigan xonalar va vositalarda tozalash ishlari amalga oshiriladi.

Sanitariya-gigiyena ishlarini amalga oshirish uchun sanitariya kunlari rejalashtiriladi.

62. Arxiv saqlovxonalari turgʻun yoki koʻchma temir stellajlar bilan jihozlanadi. Yongʻin va biologik zararkunandalarga qarshi vositalar bilan qayta ishlangan va yaroqli holatdagi yogʻoch stellajlardan ham foydalanishga yoʻl qoʻyiladi. Yordamchi yoki maxsus jihoz sifatida temir shkaflar, seyflar, shkaf-stellajlar, shuningdek temir toʻsiqlar va tokchali turgʻun otsek-bokslardan ham foydalanish mumkin.

Kinohujjatlar, rulonli mikrofilmlar gorizontal shaklda archa turidagi temir yoki plastik qutilarda yoki turgʻun stellajlarda saqlanadi. Triatsetat asosidagi yonuvchi kinohujjatlar qattiq yopilmaydigan kino tasmalardan chiquvchi sirka kislotasi toʻplanishining oldini olish uchun teshikli temir yoki plastik qutilarda saqlanadi.

Videohujjatlar vertikal holatda qutilarda saqlanadi.

Magnit qatlamli ferromagnit temir stellajlarda arxiv hujjatlarini saqlash mumkin emas; poʻlat stellajlardan ayrim hollarda magnitlanmagan va stellajlarning konturlari birlashtirish (stellajning temirli qismini yaxshi joylashtirish maqsadida elektr simi bilan birlashtirish)da foydalanishga yoʻl qoʻyiladi.

Tabiiy yoritiluvchi arxiv saqlovxonalarida ochiq turdagi stellaj va shkaflar devorning deraza tomoniga perpendikulyar ravishda oʻrnatiladi. Derazasiz arxiv saqlovxonalarida stellajlar va shkaflar xonaning xususiyati, jihoz konstruksiyasi va uni joylashtirish meʼyorlarini hisobga olgan holda oʻrnatiladi. Binoning tashqi devorlari va isitish manbalariga yaqin holatda stellajlar, shkaflar va boshqa qurilmalarni oʻrnatish mumkin emas.

Turgʻun stellajlar va shkaflar arxiv saqlovxonalarida quyidagi meʼyorlarga amal qilgan holda oʻrnatiladi:

stellajlarning qatorlari orasidagi masofa (asosiy oʻtish yoʻli kengligi) — 120 sm;

stellajlar oraligʻidagi masofa (oʻtish yoʻli) — 75 sm;

binoning tashqi devori va devorga parallel joylashgan stellajlarning oʻrtasidagi masofa — 75sm;

tashqi devor bilan stellaj yoki shkafning yon tomoni oraligʻidagi masofa — 45 sm;

pol bilan stellajning pastki tokchasi (shkaf) oraligʻidagi masofa — kamida 15 sm, yon pastki qavatda — kamida 30 sm.

Tortib chiqariladigan qutilardan iborat boʻlgan jihozlar uchun, oʻtish masofalari ularning turi va hajmini hisobga olgan holda moʻljallanadi.

Qogʻozli manbalardagi arxiv hujjatlari temir stellajlar va shkaflarda gorizontal yoki vertikal shaklda, qutilarda va boshqa turdagi saqlash vositalarida (papka, futlyarlar va shu kabilarda) saqlanadi.

Audiovizual yoki elektron saqlov birliklari germetizatsiyalanmagan individual qutilarga joylashtiriladi. Bunda quti ichida arxiv hujjatining erkin holatda boʻlishiga yoʻl qoʻyilmaydi.

63. Arxiv saqlovxonasida arxiv hujjatlari saqlovini tashkil etish hujjatlarni oqilona joylashtirish, ularning harakati va fizik holatini nazorat qilish, sugʻurta fondini va hujjatlardan foydalanish fondini tashkil etish maqsadida hujjatlardan nusxa koʻchirish, zararlangan yoki oʻchgan hujjatlarning birlamchi va birlamchi holatga yaqin fizik holatini tiklash (taʼmirlash) tadbirlari tizimini oʻz ichiga oladi.

64. Arxiv hujjatlari saqlovxonasida arxiv hujjatlari ularni saqlash, shuningdek tezkor qidiruvini va kompleks hisobini yuritish ishlarini taʼminlashni nazarda tutgan holda joylashtiriladi.

Arxiv fondlarini joylashtirish arxiv rahbari tomonidan tasdiqlanadigan reja (sxema) asosida amalga oshiriladi. Zarur hollarda reja (sxema) arxiv fondlarini har bir stellaj boʻyicha raqami koʻrsatilgan holda taqsimlashni nazarda tutadi. Reja (sxema) arxiv hujjatlarining hisobini yuritadigan boʻlimda yoki hisob uchun masʼul boʻlgan xodimda, uning tegishli boʻlimlari esa - arxiv saqlovxonasida saqlanadi.

65. Arxiv hujjatlari alohida saqlash tartibi boʻyicha quyidagilarga boʻlinadi: maxfiy; noyob; oʻzida yoki ilovalarida qimmatbaho metallga va toshlarga ega boʻlgan; nitroasosda boʻlgan; biologik zararkunandalar shikast yetkazgan; arxivga saqlash uchun shartnoma asosida berilgan va MAF tarkibiga kiritilmagan.

Arxiv hujjatlarini alohida saqlashga moʻljallangan joy va maydon arxivni arxiv hujjatlari bilan jamlashning real imkoniyat va istiqbollaridan kelib chiqqan holda arxiv tomonidan belgilanadi.

Maxfiy hujjatlarni joylashtirish Oʻzbekiston Respublikasida maxfiylikni taʼminlash boʻyicha normativ hujjatlar talablariga muvofiq amalga oshiriladi.

Maxfiy va maxfiyligi oshkor etilgan arxiv hujjatlarining vaqtincha birgalikda saqloviga maxfiyligi oshkor etilgan hujjatlarni saqlash uchun joy yetmagan istisno hollarda yoʻl qoʻyiladi.

Oʻzida yoki ilovalarida mavjud boʻlgan metall va toshlardan iborat noyob arxiv hujjatlari arxiv fondlari tarkibidan chiqarib olinadi va seyflarda saqlanadi. Ajratib olingan hujjat oʻrniga karta – oʻrinbosar va zarur boʻlganda, arxiv hujjatlarining nusxasi qoʻyiladi.

Audio va elektron hujjatlar ularning manbalari uchun normativ saqlash rejimlariga koʻra alohida xonalarda saqlanadi.

Bitta saqlovxonada har xil turdagi, lekin bir xil saqlanish tartibiga ega boʻlgan hujjatlar joylanishi mumkin (masalan, magnit tasmasidagi va magnit bilan oʻralgan disk manbaidagi arxiv hujjatlari; kinoplyonkadagi, mikroformadagi va boshqa arxiv hujjatlari).

66. Foydalanish fondi nusxalar manbai turiga qarab joylashtiriladi.

Qogʻozli foydalanish fondining nusxalari (shu jumladan fotonusxalar), odatda, qogʻozdagi hujjatlarning aslidan alohida, stellajlarda yoki shkaflarda arxiv fondlari va yigʻmajildlari tartibida saqlanadi.

Plyonka manbali foydalanish fondi nusxalari belgilangan rejimlar asosida joylashtiriladi.

Har bir byuksga bir yigʻmajild yoki uning bir qismi tushirilgan plyonkaning boʻlagi solib qoʻyiladi. Istisno tartibida, hujjat kichik hajmga ega boʻlgan taqdirda plyonkaning bir qismida uchtadan koʻp boʻlmagan yigʻmajildning nusxasi boʻlishi mumkin.

67. Arxivning asosiy va qoʻshimcha hisob hujjatlari ajratilgan xonada yoki hisob uchun masʼul boʻlgan xodimning xonasida saqlanadi.

Arxiv saqlovxonasining asosiy va qoʻshimcha hisob hujjatlari saqlovxonada yoki saqlovxona xodimlari xonasida saqlanadi.

Hisob hujjatlarining saqlovini taʼminlash va foydalanish uchun javobgarlik tegishli boʻlinmada va umuman arxiv boʻyicha mazkur ishlarni amalga oshiradigan xodimlar zimmasiga yuklanadi.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining birinchi nusxalari ajratilgan xonada yoki arxiv hujjatlari hisobi uchun masʼul boʻlgan xodimning ish xonasida, qogʻozli manbadagi asl nusxa hujjatlarini saqlash rejimiga majburiy rioya qilgan holda saqlanadi.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining ikkinchi nusxalari ajratilgan saqlovxonaning stellajiga yoki shkafiga joylashtiriladi.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining uchinchi nusxalari oʻquv zaliga joylashtiriladi.

68. Arxivning barcha xonalari ( binolar, qavatlar, saqlovxonalar, xonalar) , shuningdek stellajlar, seyflar, shkaflar va tokchalari raqamlashtiriladi.

Har bir alohida xonada stellajlar va shkaflar xonaga kirishdan chapdan oʻnga qarab alohida raqamlashtiriladi. Stellaj va shkaflardagi tokchalar yuqoridan pastga va chapdan oʻngga qarab raqamlashtiriladi.

Hujjatlarning saqlovxonada joylashuvi va qidiruvini takomillashtirish maqsadida fondlar va stellajlarning topografik koʻrsatkichlari yuritiladi. Topografik koʻrsatkichlar kartochka yoki varaq shaklida, zarur miqdorda tuziladi.

Fondlar boʻyicha topografik koʻrsatkichning kartochkasi har bir arxiv fondi uchun alohida tuziladi. Ushbu kartochkalar arxiv fondlarining tartib raqami boʻyicha joylashtiriladi. Stellajlar boʻyicha topografik koʻrsatkichning kartochkasi har bir stellaj uchun alohida tuziladi. Ushbu kartochkalar har bir saqlovxonadagi stellajlar tartib raqami boʻyicha yuritiladi. Topografik koʻrsatkichlarning bir nusxasi hisob uchun masʼul xodimda, ikkinchisi – saqlovxonada saqlanadi.

Topografik koʻrsatkichlarni qogʻozli manbada yoki avtomatlashtirilgan ravishda, belgilangan rekvizitlarga muvofiq yuritish mumkin.

Arxiv hujjatlarining joylashishidagi oʻzgarishlar oʻz vaqtida topografik koʻrsatkichlarning har bir nusxasida, shuningdek arxiv fondlarini joylashtirish rejasi (sxemasi)da koʻrsatiladi.

69. Arxiv hujjatlarining har bir birlamchi vositasi (quti, papka va boshqalar) uchun arxiv fondining nomi va raqami, hujjatlarning roʻyxati, yigʻmajildning tartib raqami koʻrsatilgan yorliq yopishtiriladi.

Yorliqlardagi yozuvlar topografik usulda, tush yoki suvga chidamli maxsus qora siyoh bilan yoziladi. Shtamplar va shu kabi vositalardan foydalanishga ham yoʻl qoʻyiladi.

70. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish reja asosida, shuningdek bir yoʻla (navbatdan tashqari) amalga oshiriladi.

Arxivlarda davriy reja asosida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish:

noyob hujjatlar boʻyicha — har yili;

qogʻozli alohida qimmatli hujjatlar boʻyicha — 5 yilda bir marta;

audiovizual va elektron hujjatlar boʻyicha — 5 yilda bir marta;

nitroasosdagi kinohujjatlar boʻyicha — 2 yilda bir marta oʻtkaziladi.

Qolgan arxiv hujjatlarining mavjudligini tekshirishning davriyligi arxiv hujjatlarining foydalanilishi jadalligiga va hisobini yuritish holatiga qarab arxivning ekspert — uslubiy komissiyasi (yoki boshqa maslahat organi) qarori asosida, lekin har 15 yilda kamida bir marta (davlat arxivida 10 yilda bir marta) etib belgilanadi.

Maxfiy hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish maxfiy hujjatlar bilan ishlash uchun belgilangan tartibda amalga oshiriladi.

Idoraviy arxivda arxiv hujjatlarining mavjudligini tekshirish 5 yilda 1-marta amalga oshiriladi.

Tabiiy ofatlar, koʻchishlar va boshqa holatlar natijasida arxiv hujjatlarining yoʻqolishi yoki zararlanishi holati ehtimoli boʻlganda, shuningdek arxiv saqlovxonalari mudirlari almashganda arxivdagi barcha hujjatlarning yoki alohida qismlari (guruh)larining mavjudligi va holatini navbatdan tashqari bir yoʻla tekshirish amalga oshiriladi.

71. Hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish ishlarining boshida quyidagi hisob hujjatlarini solishtirish ishlari amalga oshiriladi:

tekshiriladigan arxiv fondlarida hisob hujjatlarining toʻliqligini aniqlash va solishtirish koʻrsatkichlarini taqqoslash;

yigʻmajildlar (hujjatlar)ning roʻyxati asosida saqlash birliklarini raqamlashtirish tartibini aniqlash va ularning yakuniy maʼlumotlarini tuzish ishlarining toʻgʻriligini tekshirish.

Hisob hujjatlari va ularning mavjudligini tekshirish mustaqil ish turi sifatida oʻtkazilishi ham mumkin.

Davlat arxivida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishni, qoidaga koʻra, ikki nafar xodim oʻtkazadi.

Arxiv hujjatlari ichki roʻyxatlar boʻyicha hisobga olingan saqlov birliklarining mavjudligi tekshirilganda hujjatlarning mavjudligi ichki roʻyxat bilan solishtirib tekshiriladi, shuningdek broshyuralanmagan (tikilmagan) holda saqlanishi kerak boʻlgan hujjatlarning saqlov birliklaridagi hamma varaqlarning mavjudligi tekshiriladi. Noyob hujjatli saqlov birliklari albatta varaqma-varaq tekshiriladi.

Oʻquvxonalariga va arxivning ishchi xonalariga berilgan hujjatlar umumiy asosda tekshiriladi, ularning shifrlari oʻrindosh-kartalar va arxiv saqlovxonalaridan berilgan hujjatlarni qayd etish daftarlari boʻyicha aniqlanadi. Vaqtinchalik foydalanish uchun berilgan arxiv hujjatlari hujjatlarni berish daftarlari va dalolatnomalari boʻyicha tekshiriladi va ular mavjud hujjatlar hisoblanadi.

72. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishda quyidagilarga rioya etish zarur:

hujjatlarning stellajlarda va birlamchi saqlov vositalari (qutilar, bogʻlamlar, jildlar va shu kabilar)dagi joylashuv tartibini saqlash;

tekshirilayotgan vaqtda mazkur arxiv fondining notoʻgʻri qoʻyilgan saqlov birliklarini joylariga qoʻyish;

tekshirilayotgan fonddan (arxiv hujjatlari majmuidan) boshqa fondlarga tegishli, notoʻgʻri tushib qolgan saqlov birliklarini olib, saqlovchiga berish;

mogʻor yoki boshqa biologik zararkunandalar bilan zararlangan saqlov birliklarini tezda ajratish uchun chiqarib olish;

yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatiga kiritilmagan saqlov birliklarini ajratib olish, keyinchalik ularni arxiv rahbariyati belgilagan muddatlarda qayta ishlash va roʻyxatlash uchun arxiv fondi (arxiv hujjatlari majmui) oxiriga joylashtirish.

73. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish mobaynida quyidagilarga yoʻl qoʻyilmaydi:

hisobga olinmagan saqlov birliklarini yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatiga, hisob daftariga kiritish;

yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati va boshqa hisob hujjatlariga biron-bir belgilar qoʻyish, tuzatish yoki yozuvlar kiritish.

74. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish natijalari va tekshirishda topilgan kamchiliklar arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish varagʻida hamda arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasida koʻrsatiladi.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish varagʻi bevosita tekshiruv mobaynida, qoidaga koʻra, har bir roʻyxat uchun alohida tuziladi. Hajmi uncha katta boʻlmagan arxiv fondlarini tekshirish hamma yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatiga bitta tekshiruv varagʻi tuzishga yoʻl qoʻyiladi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish davomida tekshiruv varagʻi ustunlarida koʻrsatilmagan kamchiliklar topilganda, shuningdek aniqliklar va qoʻshimcha rekvizitlar kiritiladi. Tekshirish varaqlariga yalpi tartibda, arxiv fondi doirasida har bir tekshirish boʻyicha tartib raqami va bajaruvchilar tomonidan imzo qoʻyiladi.

Tekshirish varagʻi (varaqlari) asosida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasi tuziladi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasi bilan birga, zarurat boʻlganda, quyidagi hujjatlar tuziladi:

hisob hujjatlaridagi texnik xatolar toʻgʻrisidagi dalolatnoma;

topilgan arxiv hujjatlari toʻgʻrisidagi dalolatnoma;

hujjatlarning tuzatib boʻlmas darajada zararlanganligi haqidagi dalolatnoma (10 – ilova) va boshqa dalolatnomalar.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish tugagandan soʻng yigʻmajildlar (hujjatlar) (hisob va roʻyxatlash daftari) oxiriga “tekshirilgan” shtampi, sana, tekshiruvni oʻtkazgan shaxsning lavozimi koʻrsatiladi va imzosi qoʻyiladi.

Yigʻmajildlar (hujjatlar, hisob va roʻyxatlash daftari)ning yakuniy yozuvida, belgilangan tartibga muvofiq chiqarilgan saqlov birliklarining hisobga olinmagan literli va tartib raqamlari aniqlangan taqdirda yakuniy yozuv qaytadan tuziladi.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish mobaynida joyida yoʻq boʻlgan saqlov birliklarining hammasiga topilmagan hujjatlar arxiv hisobvaragʻi tuziladi. Topilmagan arxiv hujjatlari kartotekasi qogʻozli manbada yoki avtomatlashtirilgan tartibda, topilmagan arxiv hujjatlari hisobvaragʻi rekvizitlariga muvofiq, markazlashtirilgan tarzda yuritiladi.

75. Arxiv hujjatlarining fizik holatini tekshirish natijalari arxiv hujjatlarining fizik (texnik) holatini hisobga olish kartotekasi (daftari)ga yoziladi.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish barcha hisob hujjatlariga oʻzgartirishlar kiritilgandan soʻng tugallangan hisoblanadi.

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holati tekshirib boʻlingandan soʻng hujjatlar solingan qutilar muhrlanadi.

76. Hujjatlar mavjudligi va holatini tekshirish jarayonida topilmagan hujjatlarning qidiruvi ularning yoʻqligi aniqlangan vaqtdan boshlab tashkil etilib, bir yil davomida bevosita arxivda va boshqa tashkilotlarda olib boriladi. Arxiv rahbariyati arxivning tegishli tarkibiy boʻlinmasi rahbarining bildirishnomasiga asosan qidiruv muddatini uzaytirish huquqiga ega.

Qidiruv davomida topilgan arxiv hujjatlari saqlovchiga beriladi, u ularni joyiga qoʻyadi. Tekshirish varagʻida topilmagan arxiv hujjatlari kartotekasining “Izoh” ustuniga topilgan arxiv hujjatlari toʻgʻrisida belgi qoʻyiladi. U arxiv saqlovxonasi mudiri tomonidan imzolanadi.

Yoʻqolishi sabablari hujjatlar bilan tasdiqlangan arxiv hujjatlari belgilangan tartibda hisobdan chiqariladi.

Qidiruv jarayonida topilmagan arxiv hujjatlariga qidiruv yoʻllari tugagan hujjatlar topilmagani haqidagi dalolatnoma (9-ilova) va qidiruv oʻtkazilgani haqida mufassal maʼlumotnoma yoziladi, dalolatnoma va maʼlumotnomalar arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish haqidagi dalolatnoma bilan birgalikda, bunday hujjatlarni hisobdan chiqarish haqida yakuniy qaror qabul qilish uchun “Oʻzarxiv” agentligiga taqdim etiladi.

Arxiv hujjatlarini hisobdan chiqarish toʻgʻrisidagi qaror arxiv direktorining buyrugʻi bilan, “Oʻzarxiv” agentligining yozma ruxsati asosida rasmiylashtiriladi.

Topilmagan arxiv hujjatlarining arxiv hujjatlari kartotekasida hisobdan chiqarish toʻgʻrisidagi belgi qoʻyiladi.

77. Yil davomida berilgan hujjatlarning mavjudligi va holatini toʻliq yoki tanlab tekshirishlar arxiv rahbariyati tomonidan belgilangan muddatlarda, muntazam ravishda oʻtkaziladi. Mazkur tekshirishlar natijasi:

yigʻmajildning mavjudligi tasdiqlanganda — hujjatlarning mavjudligini tekshirishni tashkil etish uchun masʼul xodimning axborot xati tarzida;

hujjatli asossiz biron-bir yigʻmajild boʻlmaganda — belgilangan tartibda rasmiylashtiriladi.

Arxiv hujjatlarining asossiz yoʻqligi aniqlanganda ularning tezkor qidiruvi amalga oshiriladi. Qidirish natijasiz boʻlganda mavjud boʻlmagan arxiv hujjatlari ularni qidirishni davom ettirish uchun topilmagan hujjatlar kartotekasiga kiritiladi.

78. Arxiv hujjatlarini fizik holatini tekshiruvdan oʻtkazmay qabul qilish va joylashtirishga yoʻl qoʻyilmaydi. Kelib tushgan arxiv hujjatlarini vaqtincha saqlash arxiv saqlovxonasida, tashuv qutisidan chiqarib olib stellajlar va stollarga joylashtiriladi. Kelib tushgan arxiv hujjatlarini tartibga keltirilmagan holatda qabul qilishga yoʻl qoʻyilmaydi.

Arxiv hujjatlarini, shuningdek ularning sugʻurta nusxasining fizik va texnik holatini baholash arxiv hujjatlari arxivga qabul qilingan vaqtdan boshlab 3 oydan kechikmay amalga oshiriladi.

Qogʻozli manbadagi arxiv hujjatlarining fizik holatini baholash natijasida:

biologik zararkunandalar bilan zararlangan;

yuqori darajada namiqqan;

qogʻozi va matni shikastlangan;

chang bosgan arxiv hujjatlari aniqlanadi.

Bu hollarda yigʻmajildlar, papkalar va qutilardagi barcha tegishli boʻlmagan predmetlar, metall, karton, qogʻoz qutilar, skrepkalar va boshqalar olib tashlanadi.

Audiovizual va elektron hujjatlarning, shuningdek ularning sugʻurta nusxalarining texnikaviy holatini baholashda moddiy manbadagi maʼlumotni oʻqib olish imkoniyati, kuzatuv hujjatlarida koʻrsatilgan texnik tavsifga muvofiqlik aniqlanadi. Ayni bir vaqtda kinohujjat asosining turi aniqlanadi. Nitroasosdagi arxiv hujjatlari barqarorligi jihatidan darhol tekshiriladi.

79. Nuqsonlarning mavjudligi aniqlanganda nuqsonlar xarakteri va ularni bartaraf etish choralarini koʻrish haqida dalolatnoma tuziladi. Nuqsonlarni bartaraf etish jamlash manbai hisobidan amalga oshiriladi.

Biologik zararkunanda (hasharot, kuchli mogʻor) bilan shikastlangan holda tushgan arxiv hujjatlari sanitariya-gigiyenik qayta ishlov berish (dezinfeksiyalash, dezinseksiyalash) uchun yuboriladi.

Namiqqan arxiv hujjatlari aniqlanganda ular toʻliq namsizlangungacha albatta akklimatizatsiya qilinadi. Akklimatizatsiya (namiqish darajasiga qarab) qabul qilish va vaqtincha saqlash xonasida 7 — 14 sutka mobaynida, intensiv havo ventilyatsiyasi vositasida va saqlov birligini ochiq holda stollar va stellajlarga joylashtirib amalga oshiriladi.

Arxiv hujjatlarining qogʻoz va matni sifati ularning holatini umumiy baholash uchun tanlab tekshiriladi.

Kelib tushgan arxiv hujjatlarini changdan tozalash maxsus xonada, tortib chiqariladigan qutili shkaflar yordamida va sanitariya-gigiyena tartibiga amal qilgan holda amalga oshiriladi. Qutilar, papkalar, muqovalar, yigʻmajildlar muqovasi changdan tozalanishi shart.

Kelib tushgan audiovizual va elektron hujjatlar boʻyicha quyidagi ishlarni bajarish lozim:

magnit tasmasidagi arxiv hujjatlarini tozalash va aylantirish;

arxiv fotohujjatlari va disk asosidagi arxiv hujjatlarini ifloslanishdan tozalash;

belgilangan harorat — namlik sharoitlarida akklimatizatsiya qilish;

joylash.

80. Plyonka va disk asoslardagi audiovizual va elektron hujjatlar arxiv saqlovxonasiga joylashtirishdan oldin 20 +/- 3 °S haroratda va 35 +/- 15% nisbiy havo namligida ochiq qutida, rangli kino va fotohujjatlar 35 +/- 15% nisbiy namlikda akklimatizatsiya qilinadi. Kinohujjatlar va oʻralgan mikrofilmlar kamida 10 sutka, magnit tasmasidagi va disk manbaidagi arxiv hujjatlari kamida 3 sutka, fotohujjatlar va mikroF.I.Olar kamida 24 soat akklimatizatsiyalanadi.

81. Arxiv hujjatlarining fizikaviy-kimyoviy va texnik holatini saqlash jarayonida tekshirish zararlangan va fizik yoki kimyoviy holati potensial xavfli boʻlgan arxiv hujjatlarini aniqlash maqsadida:

maqsadli tartibda;

arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishda;

arxiv hujjatlarini saqlovxonadan berishga tayyorlash vaqtida hamda boshqa arxiv hujjatlarini bittalab (varaqlar boʻyicha) koʻrib chiqish paytida amalga oshiriladi.

82. Arxiv hujjatlarining fizik holatini maqsadli tekshirish ishlari ularning ahamiyatliligini hisobga olgan holda amalga oshiriladi. Ekstremal holatlarda shikastlangan barcha arxiv hujjatlarining jismoniy holati maqsadli tekshiruvdan oʻtkaziladi. Nazorat tekshiruvi natijasiga koʻra arxiv hujjatlari boʻyicha restavratsiya yoki konservatsiya ishlarini amalga oshirish uchun xulosa chiqariladi va shunga qarab ularning keyingi nazorat tekshiruvi muddatlari belgilanadi.

83. Qogʻozli manbadagi arxiv hujjatlarining jismoniy holatini saqlash jarayonida tekshirish namiqqan; biologik zararkunandalar (mogʻor, hasharotlar) shikastlagan; qogʻozi va matni nuqsonli arxiv hujjatlarini ajratib olish maqsadida oʻtkaziladi.

Namiqqan arxiv hujjatlari (yigʻmajildlar, yigʻmajildlar guruhlari) darhol ajratib olinadi, navbatdan tashqari ishlanadi (quritiladi, akklimatizatsiya qilinadi). Arxiv hujjatlarining aksariyati namiqqanda arxiv saqlovxonasini quritish, saqlash rejimini normallashtirish chora-tadbirlari koʻriladi.

Biologik zararkunandalar (mogʻor, hasharotlar) shikastlagan arxiv hujjatlari darhol izolyatsiya qilinadi.

Qogʻoz va matndagi nuqsonlar yigʻmajildlar varaqlab koʻrib chiqilayotganda vizual aniqlanadi. Nuqsonlar uslubiy qoʻllanmalarga muvofiq yagona harf — raqamli indeksatsiya asosida, qogʻoz (harfli indeksatsiya) va matn (raqamli indeksatsiya) nuqsonlarining namunaviy belgilariga koʻra tasniflanadi.

84. Audiovizual va elektron hujjatlarning texnik holatini tekshirish quyidagilarni aniqlash maqsadida amalga oshiriladi:

upakovkalarning holati;

standart rakordlarning mavjudligi;

perforatsion yoʻlaklar va yopishgichlar hamda ular yuzasining texnikaviy holati;

ifloslanganligi va mexanik shikastlanganligi;

nitroasosining mustahkamligi;

eni 35 va 16 mm boʻlgan magnit tasmalari va kinoplyonkalarning perforatsiyasi;

fizik–mexanik tavsiflar (qayishganlik, emulsiyasining yoki ishchi qatlamining koʻchishi);

kimyoviy va biologik shikastlanishlarning mavjudligi (mikroorganizmlar, hasharotlar va kemiruvchilar zararlaganligi, tuzlarning kristallashish izlari va kimyoviy fotografik ishlov mahsulotlarining yoyilishi);

fono va videohujjatlarning elektroakustik tavsiflari;

videokanaldagi videohujjatlar parametrlari;

kino, foto, video hujjatlar tasvirining sifati;

elektron hujjatlarni ifodalovchi parametrlar darajasi;

elektron hujjatlarda “viruslar” mavjudligi;

magnitsizlangan hududlarning hamda mashinali manbalar ayrim hududlarining mexanik shikastlanganligi;

metall gramoriginallar yuzasida korroziya mavjudligi;

triatsetat plyonkasi uksus sindromining mavjudligi.

85. Arxiv hujjatlarining texnik holatini tekshirish qaytarilgan nurda tashqi tomonidan koʻrib amalga oshiriladi.

Fonohujjatlarning elektroakustika xususiyatlarini (chastota buzilishini, kopireffekt darajasini, fon va shovqinlar darajasini va shu kabi nuqsonlarni) tekshirish maxsus uskunadan foydalangan holda amalga oshiriladi.

Videohujjatlarning texnikaviy holatini tekshirish nazorat-oʻlchov apparatlari yordamida amalga oshiriladi.

Elektron hujjatlarning texnik holatini tekshirish maxsus apparatlar va arxiv hujjatlarining tegishli turlari bilan ishlashga moʻljallangan dasturlar yordamida amalga oshiriladi.

86. Moddiy manbalari hujjatlar jismoniy holatining butligiga xavf soladigan darajada shikastlangan MAF hujjatlari qoniqarsiz jismoniy holatda deb hisoblanadi.

MAF hujjatlarini qoniqarsiz jismoniy holatda deb hisoblash va shoshilinch tartibda maxsus ishlov berishni tashkil etish uchun ularni maxsus hisobga qoʻyish toʻgʻrisidagi qaror arxiv rahbari tomonidan, restavratorning va arxiv hujjatlarini saqlash uchun masʼul boʻlinma rahbarining ekspert xulosasi asosida qabul qilinadi.

87. Moddiy manbalarining jismoniy holatini tiklab boʻlmaydigan va ulardagi hujjatli axborotdan foydalanib boʻlmaydigan hujjatlar tuzatib boʻlmaydigan darajada zararlangan arxiv hujjatlari deb eʼtirof etiladi.

Tuzatib boʻlmaydigan darajada zararlangan hujjatlarni tan olish va hisobdan chiqarish toʻgʻrisidagi qaror:

markaziy davlat arxivlari uchun – “Oʻzarxiv” agentligi tomonidan;

tegishli hududlar uchun – hududiy arxiv ishi boshqarmalari tomonidan qabul qilinadi.

Qaror arxiv rahbariyatining arxiv hujjatlari saqloviga javobgar boʻlgan taʼmirlovchi va boʻlinma rahbarining ekspert xulosasiga va tuzatib boʻlmaydigan darajada zararlangan hujjatlarning dalolatnomasiga (10-ilova) asosan qabul qilinadi. Mazkur qaror asosida arxiv rahbarining tuzatib boʻlmaydigan darajada zararlangan arxiv hujjatini hisobdan chiqarish toʻgʻrisidagi buyrugʻi qabul qilinadi.

Tuzatib boʻlmaydigan darajada zararlangan alohida qimmatli hujjatlarni va hisobdan chiqarish va yoʻq qilishga yoʻl qoʻyilmaydi.

88. Qogʻozli manbadagi arxiv hujjatlarining fizik va texnik holati hisobini olib borish quyidagilarda:

yigʻmajildning tasdiq varagʻida (7- ilova);

arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasi va varagʻida;

manbai zararlangan arxiv hujjatlarining hisob kartochkasida;

matni zararlangan arxiv hujjatlarining hisob kartochkasida;

arxiv hujjatlarining jismoniy holati boʻyicha hisob kartotekasi (daftari)da amalga oshiriladi.

89. Audiovizual hujjatlarning fizik va texnik holati hisobi quyidagilarda:

kinohujjatning texnik holati boʻyicha hisob kartochkasida;

fotohujjatning texnik holati boʻyicha hisob kartochkasida;

fonohujjatning texnik holati boʻyicha hisob kartochkasida;

videohujjatning texnik holati boʻyicha hisob kartochkasida amalga oshiriladi.

Qoniqarsiz fizik holatdagi MAF hujjatlarini hisobga olish uchun maxsus daftar yuritiladi. Arxiv hujjatlarining fizik va texnik holatlarini hisobga olish boʻyicha boshqa hujjatlarga ham tegishli belgilar qoʻyiladi.

Arxiv hujjatlarining fizik va texnik holati haqidagi hisoblar qogʻoz manbada yoki nazorat-hisob hujjatlarining belgilangan rekvizitlariga muvofiq, avtomatlashtirilgan holatda amalga oshirilishi mumkin.

90. Arxiv hujjatlariga fizikaviy-kimyoviy va texnikaviy ishlov berish quyidagi maqsadlarda amalga oshiriladi:

arxiv hujjatlarining tez eskirishi va buzilishining oldini olish;

ularning xossalarini, texnik tavsiflarini va mustahkamligini tiklash;

hujjatli axborotlarni yanada mustahkam manbalarda koʻpaytirish.

Quyidagilar qogʻozli manbadagi arxiv hujjatlariga ishlov berishning asosiy turlari hisoblanadi:

bioprofilaktika, biohimoya va biologik zararkunandalarni yoʻqotish bilan bogʻliq choralar majmui sifatida arxiv saqlovxonalarini va arxiv hujjatlarini dezinfeksiya, dezinseksiya, deratizatsiya qilish;

asl arxiv hujjatlarining mustahkamligi va xossalarini tiklash boʻyicha ishlar va texnologik operatsiyalar majmui sifatida taʼmirlash (taʼmirlash-konservatsiya ishlovi berish);

alohida qimmatli va noyob hujjatlarning sugʻurta nusxalari va foydalanish fondini yaratish maqsadida arxiv hujjatlarini koʻpaytirish;

oʻchib borayotgan va sust kontrast matnli arxiv hujjatlarini fototaʼmirlash;

mustahkam boʻlmagan va zararlangan manbali asl nusxalarni hujjatdagi axborot va boshqalarni saqlab qolish uchun manba nusxalariga almashtirish;

arxiv hujjatlarini muqovalash;

arxiv hujjatlarni changdan tozalash;

arxiv hujjatlarini avariya-qutqaruv ishlari rejimida, shuningdek quritish, dezinfeksiya, dezinseksiya, muzlatish, taʼmirlash, koʻpaytirish, dezaktivatsiya va maqsadli qayta ishlashning boshqa turlarini qoʻllagan holda qayta ishlash.

Audiovizual va elektron hujjatlarga manbaning fizik holatidan kelib chiqib, quyidagi taʼmirlash va konservatsiya-profilaktika ishlovi beriladi:

magnit tasmadagi arxiv hujjatlari:

maxsus tozalovchi qurilmada yuzani changdan va iflos qismlardan tozalash;

qurigan va koʻchgan yopishgichlarni almashtirish;

ikki taraflama 2 — 2,5 m. magnit tasma bilan himoyalangan magnit tasma oʻramlarini rasmiylashtirish;

arxiv hujjatlarini tashish va saqlashda harorat-namlikning oʻzgarib ketishi hisobiga yuzaga kelgan magnit tasma oʻramlaridagi ichki kuchlanishni olib tashlash maqsadida qayta oʻrash;

disk manbalaridagi arxiv hujjatlari:

changdan tozalash;

antistatik bilan artish;

kinohujjatlar, mikroformalar va kinofilmlarga fonogrammalar:

changdan tozalash;

mumini, yogʻini va boshqa iflosliklarni yoʻqotish;

perforatsiyalarni taʼmirlash;

dagʻal, tirnalgan yamoq va yopishtirgichlarni almashtirish;

zararlangan kadrlarning hoshiyalarini taʼmirlash.

Fotohujjatlarning gramoriginallari elektr-kimyoviy usulda tozalanadi.

91. Arxiv hujjatlariga fizik-kimyoviy va texnik ishlov berish ishlari rejali va rejadan tashqari ishlarga boʻlinadi.

Arxiv hujjatlariga rejali ishlov berish ularning turli qimmatli guruhlarga mansubligini hisobga olgan holda belgilangan ketma-ketlikda, arxiv hujjatlarining fizik holati xususiyatlarini tekshirish natijalariga koʻra, arxiv imkoniyatlaridan kelib chiqib amalga oshiriladi. Ustuvorlik alohida qimmatli va noyob hujjatlarga beriladi.

Rejadan tashqari ishlarga arxiv hujjatlarining olov, suv, kimyoviy yoki radioaktiv boʻlgan moddalar bilan lokal yoki yoppasiga zararlanishi bilan bogʻliq boʻlgan avariya-qutqaruv vaziyatlarida bajariladigan ishlar kiradi. Arxiv hujjatlari va ularning saqlanish joylari biologik zararkunandalardan zararlanganda ularni ajratib olish, izolyatsiya qilish, ularga sanitariya ishlovi berishning tezkor choralari koʻriladi.

Arxiv hujjatlariga fizikaviy-kimyoviy va texnikaviy ishlov berish nomenklaturasi va oʻtkazish tartibi sohaga oid meʼyoriy va uslubiy hujjatlar asosida belgilanadi.

92. Har bir arxivda ilmiy-maʼlumotnoma apparati (keyingi oʻrinlarda IMA deb ataladi) shakllantirilishi va doimiy ravishda rivojlantirilishi kerak.

Arxiv hujjatlaridan foydalanishni taʼminlash uchun arxiv tomonidan foydalanuvchiga maʼlumotnoma-qidiruv vositalari (arxiv hujjatlarini va ulardagi mavjud hujjatli axborotni qidirib topishga moʻljallangan arxiv maʼlumotlari toʻplamlarida berilgan arxiv hujjatlari tavsiflari majmui) taqdim etiladi.

93. IMA tarkibiga arxivda yuritilishi majburiy boʻlgan arxiv maʼlumotlari toʻplamlari (yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlari, yoʻlkoʻrsatkichlar, tizimli katalog) va qoʻshimcha arxiv maʼlumotlari toʻplamlari (koʻrsatkichlar, sharhlar) kiradi.

Arxivda arxivning IMA tizimining tahlili va hisobining holati qogʻozli manbada (IMA holatini hisobga olish daftari, kartotekada) va/yoki avtomatlashtirilgan tartibda olib boriladi.

94. Arxiv hujjatlarini roʻyxatlash (arxiv maʼlumotlar toʻplamlari uchun axborotlarni shakllantirish) uch bosqichda olib boriladi: arxiv fondi, saqlov birligi/hisob birligi, arxiv hujjati. Zarur hollarda roʻyxatlash arxiv fondlari guruhlari boʻyicha, saqlov birligi /hisob birligi guruhlari, toʻplamlar, arxiv hujjatlari guruhlari, qismlari boʻyicha olib boriladi.

Arxiv maʼlumotlar toʻplamining asosini quyidagi majburiy elementlardan tarkib topgan tavsiflash maqolasi tashkil etadi:

axborotni identifikatsiyalash maʼlumotlari (arxiv hujjatlari, arxiv fondi, saqlov birligi/hisob birligining nomi va uning toʻgʻrisidagi maʼlumotlar);

axborotning tarkibi va mazmuni haqidagi maʼlumotlar;

axborotlardan foydalanish va ularni kirib koʻrish shartlari haqidagi maʼlumot;

arxiv fondi tarixi boʻyicha maʼlumotlar (arxiv fondi darajasi uchun).

Zarur hollarda arxiv fondi darajasi tavsiflash maqolasiga hujjatlar asl nusxasining joylashgan joyi, fond tashkil etuvchining arxiv hujjatlarining boshqa arxiv fondlari va boshqa saqlov joylarida mavjudligi, bibliografiya haqida qoʻshimcha axborotlar kiritiladi.

95. Arxiv fondi darajasidagi arxiv maʼlumotlar toʻplamining tavsiflash maqolasiga arxiv fondining nomi, unga oid maʼlumotlar, fondga oid tarixiy maʼlumotnoma, arxiv hujjatlari tarkibi va mazmuni haqida izoh, foydalanish shartlari toʻgʻrisida axborot, bibliografiya kiritiladi.

96. Arxiv fondi haqidagi maʼlumotlar quyidagilardan iborat boʻladi:

arxiv shifri elementi (fond raqami);

hujjatlar turlari boʻyicha arxiv fondining saqlov birligi va /yoki hisob birligidagi hajmi;

har bir hujjat turi boʻyicha arxiv hujjatlarining chegaraviy sanasi;

fond ichidagi mavjud ilmiy-maʼlumotnoma apparatining roʻyxati.

97. Fondning tarixiy maʼlumotnomasi fond tashkil etuvchining va arxiv fondining tarixi haqidagi maʼlumotlardan iborat boʻladi.

Fond tashkil etuvchining tarixi boʻyicha maʼlumotlarga uning tashkil etilgan sanasi, nomining oʻzgarishi, qayta tashkil etilishi, tugatilishi, idoraviy tegishliligi, tarkibi va funksiyalari, avvalgi tashkilot nomi va huquqiy vorisi haqidagi axborotlar kiradi.

Shaxsiy kelib chiqish arxiv fondining fond tashkil etuvchi haqidagi maʼlumotlariga shaxsning qisqacha tarjimai holi haqidagi maʼlumotlar (familiyasi, ismi, otasining ismi, taxallusi, nikohgacha boʻlgan familiyasi, hayotidagi sanalar, kasbi, ishi va ijtimoiy faoliyati haqidagi maʼlumotlar) kiritiladi. Oilaviy arxiv fondi uchun oʻxshash maʼlumotlar uning har bir qarindoshi boʻyicha beriladi. Birlashgan arxiv fondi uchun umumiy tarixiy maʼlumotnoma tuziladi.

Arxiv fondining tarixi haqidagi maʼlumotlarga quyidagilar kiradi:

arxivga kelib tushgan sanasi, arxiv hujjatlarining hajmi va chegaraviy sanalari, ularning saqlanish darajasi;

shakllantirish, roʻyxatlash va tizimlashtirish xususiyatlari;

arxiv fondining tarkibi va hajmidagi oʻzgarishlar va ularning sabablari haqidagi maʼlumotlar, boshqa tashkilotlar va shaxslar arxiv hujjatlarining mavjudligi (fondlar kiritilishi);

arxiv fondiga oid ilmiy-maʼlumotnoma apparatining tarkibi.

Arxiv kolleksiyalari uchun quyidagi maʼlumotlar koʻrsatiladi:

arxiv kolleksiyalarining yaratilish vaqti, shartlari va sabablari haqida;

arxiv kolleksiyasini shakllantirish prinsiplari haqida;

kolleksiyaning arxivga kelib tushishiga qadar joylashgan joyi haqida;

tuzuvchi haqida.

Fondning tarixiy maʼlumotnomasiga oʻzgartirishlar arxiv fondi hajmi oʻzgarganda, shuningdek fond tashkil etuvchi qayta tashkil etilganda, tarkibi va vazifalari oʻzgarganda va shu kabi hollarda kiritiladi.

98. Arxiv fondining arxiv hujjatlari tarkibi va mazmuni haqidagi annotatsiyasiga hujjatlarning turi va ularning fond tashkil etuvchi faoliyatining yoʻnalishi, mavzularning xronologiyasi va geografik (maʼmuriy-hududiy) chegaralarini aks ettirgan mavzulari boʻyicha qisqacha umumlashtirilgan tavsifi kiradi.

99. Arxiv fondining arxiv hujjatlarini kirib koʻrish va undan foydalanish shartlariga:

Oʻzbekiston Respublikasi qonun hujjatlari bilan kirib koʻrish va ulardan foydalanish chegaralangan arxiv hujjatlarining mavjudligi haqidagi maʼlumotlar;

alohida qimmatli, shu jumladan noyob hujjatlar asl nusxalarining hamda fizik holati qoniqarsiz boʻlgan MAF hujjatlari mavjudligi haqidagi maʼlumotlar;

foydalanish fondining mavjudligi haqidagi maʼlumotlar kiradi.

100. Arxiv fondi bibliografiyasiga mazkur fond boʻyicha chop etilgan maʼlumotnomalar roʻyxati va ular asosida bajarilgan fondlar boʻyicha hujjatli nashrlar kiradi.

101. Saqlov birligi/hisob birligi darajasidagi arxiv maʼlumotlari toʻplamining tavsiflash maqolasiga quyidagilar kiradi:

saqlov birligi/hisob birligining tartib raqami;

avvalgi inventar raqami;

saqlov birligi/hisob birligi sarlavhasi, ular haqidagi maʼlumotlar;

asllik/nusxaliligi, manba turi (yoki eshittirish usuli), tili, tashqi xususiyatlari, arxiv hujjatlarini kirib koʻrish va ulardan foydalanish haqidagi koʻrsatma.

Tavsiflash maqolasi zarur hollarda arxiv fondining va uning tarkibiy qismining (yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati) nomi, alohida arxiv hujjatlarining yoki ularning saqlov birligi/hisob birligi bilan berilgan guruhining izohi bilan toʻldiriladi.

102. Boshqaruv hujjatlari saqlov birligi, shaxsiy kelib chiqish arxiv hujjatlarining saqlov birligi sarlavhasi quyidagilardan iborat boʻladi:

arxiv hujjatlarining turi, arxiv hujjatlari olingan yoki yuborilgan muallifi(lari), manzili(lari), korrespondent(lari);

savol yoki mavzu, voqea, dalil, joy nomi, koʻrsatilgan hujjatlar mazmuni tegishli boʻlgan shaxslarning familiyasi, ismi va otasining ismi;

voqealar sanalari.

Zarur maʼlumotlar boʻlmaganda sarlavhaga “muallifi aniqlanmagan” degan tushuntirish maʼlumoti kiritiladi.

Kinovideohujjatning hisob birligi sarlavhasi filmning, maxsus koʻrsatuv, kinojurnal yoxud kino yoki telesyujetda aks ettirilgan voqeaning muallif qoʻygan nomini, ishlab chiqish va/yoki suratga olish sanasini, rejissor va/yoki operatorning familiyasi, ismi va otasining ismini oʻz ichiga oladi.

Fonohujjatning hisob birligi sarlavhasi fonohujjatning nomi va janri, nomi, aks ettirilgan voqeaning nomi, joyi va sanasini oʻz ichiga oladi. Fonohujjatning nomi boʻlmaganda telekoʻrsatuv yoki radioeshittirish, chiqishlar, suhbatlar va boshqalarning asosiy mazmuni koʻrsatiladi.

Adabiyot va sanʼat asari yozuvi boʻlgan fonohujjatning hisob birligi sarlavhasi oʻz ichiga quyidagilarni oladi: asarning nomi va janri, matnning qoʻshtirnoqqa olingan birinchi qatori — agar fotohujjat muallif qoʻygan nomga ega boʻlmagan va oldin nashr etilmagan asar boʻlsa; asarning oʻzi va uning qayta ishlangani, qayta joylashtirilishi, tarjimasining muallifi va/yoki ijrochilarining familiyasi, ismi va otasining ismlari, fonohujjat tili.

Fotohujjatning saqlov birligi sarlavhasi fotoalbom, slayd, negativ nomi va tasvirining tavsifi, muallifning familiyasi, ismi va otasining ismlari, tasvirga olingan joyi va sanasini oʻz ichiga oladi.

103. Saqlov birligi/hisob birligi haqidagi maʼlumotlar quyidagilardan iborat boʻladi:

arxiv shifrining elementlaridan (fond raqami; yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining raqami; saqlov birligi/hisob birligining raqami);

saqlov birligi/hisob birligining hajmi: qogʻozli manbadagi arxiv hujjatlari uchun – varaqlar soni; kinovideofonohujjatlar uchun (turiga qarab) – hisob birligidagi saqlov birligi yoki saqlov birligidagi hisob birligi soni, metraji, xronometraji, eshittirish vaqti (daqiqa va soniyalarda); fotohujjatlar uchun – saqlov birligini tashkil qiluvchi negativlar soni; fotoalbomlar uchun – fotosuratlar soni;

arxiv hujjatlarining chegaraviy sanalari: audiovizual hujjatlar uchun — yozish yoki qayta yozish sanasi.

104. Arxiv IMAni tashkil etishda faqat arxiv maʼlumotlar toʻplamining tavsiflash maqolasini tuzish emas, balki ularning har bir turi va shaklini tayyorlash xususiyatlari hisobga olinadi.

105. Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati saqlov birligi/hisob birligining tavsiflash maqolasi, yakuniy yozuv, yigʻmajildning tasdiq varagʻi (7-ilova) va roʻyxatga maʼlumotlar toʻplamidan iborat boʻladi.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining maʼlumotlar apparatiga quyidagilar kiradi:

titul varagʻi:

mundarija, soʻz boshi;

qisqartmalar roʻyxati;

arxiv shifrlarining (roʻyxatni qayta ishlashda) oʻzgartirish jadvallari;

koʻrsatkichlar.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatining titul varagʻida arxivning toʻliq nomi va arxiv fondining nomi va raqami, roʻyxatning nomi va raqami, roʻyxatga kiritilgan arxiv hujjatlarining chegaraviy sanalari joylashtiriladi.

Soʻz boshi har bir yigʻmajild (hujjat) roʻyxatiga yoki arxiv fondining barcha roʻyxatlariga umumiy tuziladi. Soʻz boshida fond tashkil etuvchi va arxiv fondining qisqacha tarixi, arxiv hujjatlari tarkibi va mazmunining izohi (saqlov birligi/hisob birligi turlari va shakllari, mazmuni boʻyicha bir xil guruhlar boʻyicha ajratilib), roʻyxatga maʼlumot apparati tarkibi haqidagi maʼlumot beriladi. Arxiv fondining har bir roʻyxatiga alohida soʻz boshi tuzishda fond tashkil etuvchi va arxiv fondi tarixi haqidagi umumiy maʼlumotlar birinchi roʻyxatning soʻz boshiga joylashtiriladi.

Zarur hollarda yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatiga umumiy va maxsus koʻrsatkichlar tuziladi.

106. Arxiv zarur hollarda yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatini takomillashtirishi va qayta ishlanishini tashkillashtiradi.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatini takomillashtirish — roʻyxatning axborotdorligini oshirish, saqlov birligi/hisob birligi sarlavhalarini (ularning tizimlashtirilganligini oʻzgartirmasdan) aniqlashtirish, roʻyxatga zarur maʼlumotlar apparatini tuzish boʻyicha ishlar majmuidir.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatini qayta ishlash — arxiv hujjatlarini izlash va hisobga olish talablariga javob bermaydigan eski roʻyxat oʻrniga yangi roʻyxatni tuzishdir. Roʻyxatni qayta ishlash quyidagilardan iborat boʻladi:

saqlov birligi/hisob birligining qimmatliligini aniqlash ekspertizasini oʻtkazgan holda ularning fondga tegishliligini aniqlashtirib oʻrganish;

saqlov birligi/hisob birligi sarlavhalarini aniqlashtirish yoki tuzish;

chegaraviy sanalarni belgilash va aniqlashtirish, yangi tizimlashtirish sxemasi boʻyicha saqlov birligi/hisob birligini qayta tizimlashtirish va roʻyxat uchun zarur boʻlgan maʼlumotlar apparatini tuzish.

Roʻyxatni qayta ishlashda saqlov birligi/hisob birliklari arxiv shifrlarining yangi va eski koʻchirma jadvali tuziladi.

Qayta ishlangandan soʻng yigʻmajildlar (hujjatlar)ning eski roʻyxatini yoʻq qilish taqiqlanadi. Eski roʻyxatlar yangi roʻyxatlar boʻyicha alohida saqlanish birliklari huquqida qayd etiladi va oʻzining sarlavhasi ostida yangi roʻyxatning oxirgi raqamidan keyin joylashtiriladi va unga “Roʻyxat qayta tuzilgan. Qarang: roʻyxat №... raqamda” belgisi yoziladi.

107. Yoʻlkoʻrsatkich arxiv fondi darajasida tavsiflash maqolasi va maʼlumotlar apparatidan tashkil topadi.

Quyidagilar yoʻlkoʻrsatkich turlari hisoblanadi:

arxiv (arxivlar) fondlari boʻyicha yoʻlkoʻrsatkich;

arxiv (arxivlar) fondlari boʻyicha qisqacha maʼlumotlar toʻplami;

arxiv (arxivlar) fondlari boʻyicha mavzuli yoʻlkoʻrsatkich.

Shu bilan birga, yoʻlkoʻrsatkichlar arxiv (arxivning ichki) va arxivlararo turlariga boʻlinadi.

Yoʻlkoʻrsatkich turi va tuzilishi sxemasi uning maqsadli vazifasiga qarab aniqlanadi.

Arxiv (arxivlar) fondlari boʻyicha yoʻlkoʻrsatkichning asosiy qismi arxiv fondlari yoki arxiv fondi guruhlarining tavsiflash maqolalaridan tashkil topadi. Arxiv (arxivlar) fondlari boʻyicha yoʻlkoʻrsatkichga barcha ochiq arxiv fondlari haqidagi maʼlumotlar kiritilishi kerak. Ayrim arxiv fondlari izohlanmaydigan arxiv fondlari roʻyxati tarzida berilgan boʻlishi mumkin.

Arxiv (arxivlar) fondlari boʻyicha qisqacha maʼlumotlar toʻplamining asosiy qismi arxiv fondlari yoki arxiv fondlari guruhlariga tavsiflash maqolalarining tizimlashtirilgan roʻyxatidan iborat boʻladi.

Qisqa maʼlumotlar toʻplamlari izohlangan va izohlanmagan turlarga boʻlinadi. Izohlangan qisqacha maʼlumotlar toʻplamining tavsiflash maqolalari fond tashkil etuvchining barcha qayta nomlanishi bilan arxiv fondi nomidan, arxiv fondi haqidagi maʼlumotlardan va ushbu fondning arxiv hujjatlariga qisqacha izohdan tashkil topadi. Izohlanmagan qisqacha maʼlumotlar toʻplamining tavsiflash maqolalari arxiv fondining nomi va uning haqidagi maʼlumotlardan iborat boʻladi.

108. Arxiv (arxivlar) fondi boʻyicha mavzuli yoʻlkoʻrsatkichning asosiy qismi arxiv fondlari va ularning qismlariga aniq mavzu boʻyicha tavsiflash maqolalarining tizimlashtirilgan roʻyxatidan tashkil topadi.

109. Har xil turdagi yoʻlkoʻrsatkichning maʼlumotlar apparatiga titul varagʻi, mundarija, soʻz boshi, qisqartmalar roʻyxati, ilovalar, koʻrsatkichlar kiradi. Yoʻlkoʻrsatkichga umumiy bibliografiya tuziladi.

Koʻp qismli yoʻlkoʻrsatkichlar nashrlarida maʼlumotlar apparati umuman nashr uchun va alohida qismlar uchun tuziladi.

110. Kataloglar arxiv katalog tizimini tashkil etadi. Arxivning kataloglar tizimi tarkibi arxiv hujjatlari tarkibi va mazmuni, ulardan tez-tez foydalanilishi, arxiv fondlarining ishlab chiqilganlik darajasi, boshqa arxiv maʼlumotlar toʻplamlarining turlari mavjudligi va sifati bilan belgilanadi.

Tizimli va nomli kataloglar kataloglar tizimining asosiylari hisoblanadi.

Kataloglarning tavsiflash maqolalari quyidagilardan iborat boʻladi:

arxivning nomi;

indeks;

rukn va kichik rukn;

voqea sanasi; voqea joyi;

arxiv hujjatidan maʼlumotlar, arxiv fondining saqlov birliklari/hisob birliklari (mundarijasi);

arxiv shifri;

hujjatning tili va uni koʻpaytirish usuli;

tuzuvchining familiyasi va tavsiflash maqolasining tuzilgan sanasi.

Katalog boʻlimlari orasidagi katalog boʻlimlarining boshqa arxiv maʼlumotlar toʻplamlari bilan aloqalarini oʻrnatish uchun havolalar tizimi qoʻllaniladi.

111. Koʻrsatkichlar quyidagilarga boʻlinadi:

fondga tegishliligi boʻyicha — fondning tarkibidagi, fondlararo, arxivlararo koʻrsatkichlar;

maʼlumot mazmuni boʻyicha — mavzuli, predmetli (umumiy va maxsus), xronologik koʻrsatkich.

Nomli va geografik koʻrsatkichlar predmetli koʻrsatkichning turlari hisoblanadi.

Koʻrsatkichlar arxivning IMA tizimidagi mustaqil arxiv maʼlumotlari boʻlishi yoki boshqa turdagi arxiv maʼlumotlarining yordamchi maʼlumotlar apparati turiga kirishi mumkin.

Har xil turdagi koʻrsatkichning tavsiflash maqolasi predmetli tushuncha (rukn) va arxiv shifridan tashkil topadi.

Koʻrsatkichda oʻxshash predmetli tushunchalar orasida aloqa oʻrnatish uchun havolalar tizimi qoʻllaniladi.

112. Sharhlar fondlar sharhlari va mavzuli sharhlarga boʻlinadi.

Fond sharhi bitta arxiv fondining arxiv hujjatlari tarkibi va tuzilishi toʻgʻrisidagi maʼlumotlarni oʻz ichiga oladi.

Mavzuli sharh muayyan mavzu boʻyicha bitta yoki bir nechta arxivlarning bir yoki guruh arxiv fondlari arxiv hujjatlarining tarkibi va tuzilishi toʻgʻrisidagi tizimlashtirilgan maʼlumotlarni oʻz ichiga oladi.

Sharhning maʼlumot apparatiga titul varagʻi, mundarija, soʻz boshi, qisqartmalar roʻyxati, koʻrsatkichlar kiradi. Mavzuli sharhga unda keltirilgan fondlar roʻyxati va sharh mavzusi boʻyicha bibliografiya tuzilgan boʻlishi kerak.

113. Arxiv maʼlumotlari toʻplamlari arxivda tezkor va keng koʻlamli qidiruvni tashkil etish imkonini taʼminlash va hujjatli maʼlumot taqdim etish uchun avtomatlashtirilgan usulda (shu jumladan masofadan foydalanish usulida) olib borilishi mumkin.

Avtomatlashtirilgan IMAni maʼlumotlar bilan boyitishni arxiv maʼlumotlar toʻplamining arxiv fondi darajasidagi tavsiflash maqolalari mazmuni, saqlov birligi/hisob birligi, arxiv hujjati hamda kalit soʻzlar va rubrikatorlardan iborat boʻladi.

Avtomatlashtirilgan IMAni yuritishda “mavzu”, “personal”, “geografiya” soʻzlari kalit soʻzlarning turlari hisoblanadi. Zarur hollarda kalit soʻzlarning boshqa turlari tuzilishi mumkin.

Avtomatlashtirilgan IMAda hujjatli axborotlarni tarkiblashtirish va qidirish uchun indekslari boʻlgan tizimli va mavzuli tushunchalar sxemalari rubrikatorlar hisoblanadi.

114. Arxiv hujjatlari arxiv saqlovxonalaridan quyidagi holatlarda:

arxiv saqlovxonasi (hujjatlar saqlovini taʼminlash boʻlimi) mudirining yozma ruxsatnomasi boʻlganda — arxivning oʻquv zalidagi foydalanuvchilarga va arxiv xodimlariga arxivning ishchi xonalarida xizmat maqsadlari uchun;

arxiv rahbari yoki uning oʻrinbosarining yozma ruxsatnomasi boʻlganda — fond tashkilotchilariga, sud, huquq-tartibot organlari va boshqa organ vakillariga ulardan kafolat xati boʻlgan taqdirda vaqtinchalik ishlatish uchun;

tashkilotlarga — koʻrgazma oʻtkazishga shartnoma hamda arxiv rahbarining tegishli buyrugʻi mavjud boʻlganda koʻrgazma uchun;

arxiv laboratoriyasi xodimlariga, maxsus tashkilotlarga — maxsus tashkilot bilan tegishli shartnoma boʻlganda sugʻurta va foydalanish fondini tashkil etish boʻyicha ishlarni tashkil etish va arxiv hujjatlariga maxsus ishlov berish uchun beriladi.

115. Foydalanish fondiga ega boʻlgan arxiv hujjatlari arxiv saqlovxonalaridan berilmaydi.

Ilmiy roʻyxatlanmagan va texnik rasmiylashtirilmagan arxiv hujjatlari arxiv saqlovxonalaridan foydalanish va sugʻurta fondini tashkil etish ishlarini olib borish uchun berilmaydi.

Alohida qimmatli hujjatlarning asl nusxalarini, shuningdek noyob hujjatlarni hamda jismoniy holati qoniqarsiz boʻlgan MAF hujjatlarini arxiv saqlovxonalardan berish istisno holatlarda faqat arxiv rahbarining yozma ruxsati bilan berilishi mumkin.

116. Arxiv hujjatlarini arxiv saqlovxonalaridan berish va ularni qaytarib olish, shu jumladan arxiv saqlovxonalaridan ularni berishdan avval va qaytarib olishda arxiv hujjatlarining holati va mavjudligini varaqma-varaq tekshirishni arxiv saqlovxonasi xodimi amalga oshiradi. Arxivning oʻquv zalidan foydalanuvchilar tomonidan arxiv hujjati qaytarilayotganda hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirishni arxivning oʻquv zali xodimi amalga oshiradi.

117. Arxiv saqlovxonasidan arxiv hujjatini berishdan oldin uning varaqma-varaq mavjudligi va holatini majburiy tekshirish quyidagilarga taalluqlidir:

noyob va alohida qimmatli hujjatlar;

rasmiylashtirilishida yoki ilovalarida qimmatbaho toshlar va metallar boʻlgan arxiv hujjatlari;

broshyuralanmagan arxiv hujjatlari;

avval arxiv saqlovxonasidan berilmagan yigʻmajildlar va tasdiqlov varaqlariga ega boʻlmagan arxiv hujjatlari;

kolleksionerlar qiziqishini uygʻotuvchi dastxatlar, chizma hujjatlar, pochta va gerb belgilari, muhrlar, manzili koʻrsatilgan, markali konvertlar va boshqa arxiv hujjatlari.

Varaqma-varaq tekshirilishi lozim boʻlgan boshqa yigʻmajildlar tarkibi ekspert-uslubiy komissiya xulosasi asosida arxiv rahbari tomonidan belgilanadi.

Varaqma-varaq tekshiruv oʻtkazilganligi toʻgʻrisidagi belgi tasdiqlov varagʻiga qoʻyiladi (7-ilova).

Arxiv saqlovxonasidan beriladigan saqlov birliklari va yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxati oʻrniga karta-oʻrinbosar qoʻyiladi.

118. Arxiv saqlovxonasidan beriladigan arxiv hujjatlarida arxiv shifri, raqamlangan varaqlar, tasdiqlov varagʻi (7-ilova) va hujjatlardan foydalanish varagʻi (11-ilova) boʻlishi kerak.

119. Arxiv saqlovxonasidan arxiv hujjatlarini berishga tayyorlash quyidagilarni oʻz ichiga oladi:

arxiv hujjatlarini olish;

yigʻmajildlar (hujjatlar)ning arxiv shifrini, sarlavhasini (annotatsiyalarni) yigʻmajildlar (hujjatlar)ning roʻyxati (hisobga olish va roʻyxatlash daftari) bilan solishtirish;

arxiv yigʻmajildlarini varaqma-varaq tekshirish — belgilangan holatlarda.

Arxiv hujjatlarining arxiv shifrini va yigʻmajildlar (hisob va roʻyxat daftari) bilan solishtirish yigʻmajild muqovasi va titul varagʻining toʻgʻri rasmiylashtirilganligini, audiovizual, elektron hujjatlarni birlamchi saqlash vositalarini, saqlov birliklarining sarlavhasi va shifrining toʻgʻri tuzilganligini tekshirishni nazarda tutadi. Agar tuzatishlar koʻplab kiritiladigan boʻlsa muqova va titul varagʻi almashtiriladi, avvalgi muqovasi esa zarur hollarda saqlab qolinadi.

Yigʻmajildlardan chiqarilgan alohida arxiv hujjatlarini arxiv saqlovxonasidan berishga tayyorlashda ushbu hujjatlar har bir varagʻining orqa betida arxiv hujjatining matnidan boʻsh boʻlgan joyga arxiv shifri koʻrsatilgan shtamp qoʻyiladi.

120. Arxiv saqlovxonalaridan arxiv hujjatlari quyidagi muddatlarga beriladi:

oʻquv zalida foydalanuvchilarga va arxiv xodimlariga — bir oygacha (ikki haftadan koʻp muddatga berilmaydigan alohida qimmatli hujjatlardan tashqari);

fond tashkil etuvchilarga — uch oygacha;

sud, huquqni muhofaza qilish organlariga va boshqa vakolatli organlarga — olti oygacha.

Koʻrgazma uchun arxiv saqlovxonasidan beriladigan arxiv hujjatlari koʻrgazmalarni oʻtkazish toʻgʻrisidagi shartnomada koʻrsatilgan muddatga beriladi.

Arxiv hujjatlarini sugʻurta fondi, foydalanish fondi va maxsus ishlov berish uchun berish muddati arxivning ish rejasi va tegishli ishlarning boshqa tashkilotlar tomonidan bajarilishi toʻgʻrisidagi shartnomada belgilanadi.

Arxiv hujjatlarini berishda muddatlarni uzaytirish arxiv rahbarining ruxsati bilan amalga oshiriladi.

121. Arxiv hujjatlarini arxiv saqlovxonasidan berish arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxasini arxiv saqlovxonasidan berish boʻyicha har bir arxiv saqlovxonasi boʻyicha va qanday maqsadlarda berish boʻyicha alohida daftarlarda roʻyxatga olinadi.

Arxiv hujjatlarini arxiv oʻquv zaliga berish arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlarini berish boʻyicha buyurtma (talabnoma) asosida rasmiylashtiriladi va arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini arxivning oʻquv zaliga berish daftarida roʻyxatga olinadi va uni arxivning oʻquv zali xodimi imzolaydi. Foydalanuvchining bajarilgan buyurtmasi (talabnomasi) arxiv hujjatlari bilan birga arxivning oʻquv zaliga yuboriladi va foydalanuvchining shaxsiy yigʻmajildida saqlanadi.

Arxiv hujjatlarini xizmat maqsadlari uchun arxiv xodimiga berish tegishli boʻlinma rahbari tomonidan imzolanadigan arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatini berish toʻgʻrisidagi buyurtma (talabnoma) asosida rasmiylashtiriladi. Buyurtma (talabnoma) arxiv hujjatlarini olgan xodim tomonidan har bir olingan saqlov birligi uchun imzo qoʻyadigan arxiv saqlovxonasidan arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini xizmat xonalariga berish daftarida roʻyxatga olinadi. Buyurtma (talabnoma) arxiv saqlovxonasida saqlash muddati tugagunga qadar saqlanadi.

Arxiv hujjatlarini arxiv laboratoriyasiga berish tegishli ishlarni amalga oshirishga buyurtma bilan rasmiylashtiriladi va arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini arxiv saqlovxonasidan laboratoriyaga berish daftarida roʻyxatga olinadi, laboratoriya xodimi tomonidan hujjat olinganligi toʻgʻrisida imzo qoʻyiladi. Buyurtma laboratoriyada va arxivning tegishli boʻlinmasida hisobga olinadi hamda arxiv hujjatlari bilan ishlashning barcha bosqichlarini nazorat qiluvchi hujjat sifatida xizmat qiladi.

Arxiv hujjatlarini vaqtincha foydalanishga berish arxiv saqlovxonasidan arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini vaqtincha foydalanishga berish daftarida roʻyxatdan oʻtkaziladigan arxiv hujjatlarini vaqtincha foydalanishga berish toʻgʻrisidagi dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi.

122. Foydalanish fondidan arxiv hujjatlarining nusxalarini berish arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlarini berishga buyurtma (talabnoma) bilan rasmiylashtiriladi va markazlashtirilgan holda yoki har bir arxiv saqlovxonasi boʻyicha alohida yuritiladigan foydalanish fondini berish daftarida roʻyxatga olinadi.

123. Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlari besh kundan koʻp boʻlmagan muddatga beriladi. Yagona nusxada boʻlgan, markazlashgan holda saqlanayotgan yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlarini berish, qoidaga koʻra, bir kundan koʻp boʻlmagan muddatga, arxiv rahbari yoki uning oʻrinbosarining ruxsati bilan amalga oshiriladi va arxiv hujjatlarining aslini berishdagi kabi tartibda rasmiylashtiriladi.

Yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatlarini berish arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini, yigʻmajildlar (hujjatlar) roʻyxatini berishga buyurtma (talabnoma) bilan rasmiylashtiriladi va arxiv hujjatxonalaridan arxiv hujjatlarini, foydalanish fondi nusxalarini berish daftarida roʻyxatga olinadi, unga roʻyxatni olgan arxiv xodimi yoki foydalanuvchi imzo qoʻyadi.

124. Arxiv hujjatlari berilganligi toʻgʻrisidagi daftarni solishtirish yilning har choragida yoki yarim yilda kamida bir marta oʻtkaziladi. Daftarni solishtirish natijasida arxiv hujjatlarini qaytarish muddati buzilganligi holatlari boʻlsa, uning sabablari aniqlanadi va arxiv hujjatlarini qaytarish choralari koʻriladi. Agar arxiv hujjatlarini arxiv saqlanadigan joyga qaytarish muddatlari ulardan foydalanish davom etayotganligi bilan bogʻliq boʻlsa, arxiv hujjatlarini berish qaytadan rasmiylashtiriladi. Arxiv hujjatlarini qaytarish sababsiz kechiktirilgan taqdirda ularni arxiv saqlovxonalariga darhol qaytarish choralari koʻriladi.

125. Arxiv hujjatlarining saqlanishini nazorat qilishda arxiv hujjatlarining saqlovini taʼminlashga masʼul boʻlim arxiv saqlovxonasidan berilgan arxiv hujjatlarining saqlov holatini tekshirishni amalga oshiradi. Tekshirish reja asosida yoki zarur hollarda arxiv rahbari bilan kelishilgan holda amalga oshiriladi.

126. Arxiv hujjatlari arxiv saqlovxonasiga qaytarilganda belgilangan tartibda ularning varaqlar boʻyicha jismoniy holatini tekshirish amalga oshiriladi. Arxiv hujjatlarini berish toʻgʻrisidagi daftarda arxiv hujjatlari qaytarilganligi toʻgʻrisida ularning xodimlari yoki fond tashkil etuvchilari ishtirokida belgi qoʻyiladi. Agar qaytarilgan arxiv hujjatlariga zarar yetkazilganligi aniqlansa, bu haqda arxiv saqlovxonasi xodimi va hujjatni topshirgan shaxs tomonidan imzolanadigan erkin shakldagi dalolatnoma tuziladi va u koʻrib chiqish uchun arxiv rahbariga taqdim etiladi.

127. Arxiv foydalanuvchilarni arxiv hujjatlarining saqlovi taʼminlanishi uchun javobgar ekanliklarini va arxiv hujjatlari bilan ishlash qoidalariga Oʻzbekiston Respublikasi qonun hujjatlariga muvofiq rioya etishlarini maʼlum qilishi shart.