Ўзбекистон Республикаси Соғлиқни сақлаш вазирининг ўринбосари			Ўзбекистон Республикаси Меҳнат вазирининг ўринбосари
имзо	Ф.З.Комилов		имзо	Т С.Тожиев

18. Келишиш ҳужжат лойиҳасини дастлабки кўриб чиқиш ва баҳолаш усули ҳисобланади.

Келишиш ташкилот ичида ҳам (турли таркибий бўлинмалар ва мансабдор шахслар билан) унинг ташқарисида ҳам (ҳужжат лойиҳасидаги масалаларга уларнинг ваколатларига мувофиқ бевосита муносабати бўлган бўйсунувчи ва бўйсунмайдиган ташкилотлар билан) амалга оширилиши мумкин.

Ҳужжат лойиҳасини ички келишув имзоловчининг шахсий имзоси ва имзолаш санасини ўз ичига олган виза билан расмийлаштирилади. Зарур бўлган ҳолларда имзоловчининг лавозими кўрсатилиши мумкин. Унинг имзоларини (исми, отаси исмининг бош ҳарфлари, фамилияси) кенгайтириб ёзиш шарт, масалан:

Юридик бўлим бошлиғи

имзо С.К Махсумов

99.24.01.

Ҳужжат лойиҳаси бўйича мулоҳазалар ва қўшимчалар алоҳида варақда баён қилинади, бу тўғрида лойиҳада тегишли белги қўйилади. Визалар ҳужжатларнинг ташкилотда қолдирилаётган нусхаларига, олд томонига, имзо остига қўйилади.

Визалар ҳужжатларнинг ташкилотда қолдирилаётган нусхаларига, олд томонга, имзо остига қўйилади.

19. Ташқи келишув келишиш устхати, келишув тўғрисидаги маълумотнома, келишув варағи ёки коллегиал орган мажлисида ҳужжат лойиҳаси муҳокамасининг баённомасини тақдим этиш билан расмийлаштирилиши мумкин.

Келишиш устхати «Келишилган» сўзидан, ҳужжат келишиб олинадиган шахс лавозимининг номи (ташкилот номи билан биргаликда), шахсий имзоси, унинг ёйилмаси ва санасидан иборат бўлади. Масалан:

КЕЛИШИЛГАН
Ўзбекистон Республикаси Адлия вазирлиги Кадрлар бўлими бошлиғи
имзо			А.С Содиқов
99.14.01.

Агар келишув коллегиал орган ёки хат воситасида амалга оширилса, у ҳолда келишув устхати қуйидаги шаклда расмийлаштирилади:

КЕЛИШИЛГАН	КЕЛИШИЛГАН
Касаба уюшмаси қўмитаси мажлиси	«Ўздавбошархив»бошқармасининг
99.10.01. 3-сон баённомаси	99.12.01 даги 01-4/185-сон хати

Келишув устхатлари «Имзо» реквизитларидан пастга ёки келишувнинг алоҳида варағига жойлаштирилади.

Келишув варағи ҳужжат мазмуни бир неча ташкилот манфаатларига дахлдор бўлган ҳолларда тузилади, бу ҳақда устхат ўрнига белги қўйилади.

20. Тасдиқланиши керак бўлган ҳужжат имзоланган, тасдиқланган вақтдан бошлаб юридик кучга киради.

Ҳужжатлар ташкилот раҳбари томонидан ёки тасдиқланадиган ҳужжатларда баён этилган масалаларни ҳал қилиш ваколатига кирадиган юқори раҳбар томонидан тасдиқланади.

Агар ҳужжат аниқ мансабдор шахс томонидан тасдиқланса, тасдиқлаш устхати «ТАСДИҚЛАЙМАН» сўзидан, ҳужжатни тасдиқлаётган шахс лавозимининг номи, шахсий имзоси, имзосининг ёйилмаси ва санасидан иборат бўлади. Масалан:

		ТАСДИҚЛАЙМАН
		институт директори
		имзо С.Н.Раҳимов
		99.17.01.

Ҳужжат юқори ёки бегона ташкилот раҳбари томонидан тасдиқланганда лавозим номига ташкилот номи қўшилади, масалан:

		ТАСДИҚЛАЙМАН
		«Ўзгипроқишлоққурилиш»
		институт директори
		имзо С.Н.Раҳимов
		99.17.01.

Агар ҳужжат қарор, буйруқ, баённома билан тасдиқланаётган бўлса, у ҳолда тасдиқлаш устхати «ТАСДИҚЛАЙМАН» сўзидан, санаси ва тартиб рақами кўрсатилган бош келишикдаги ҳужжат номидан иборат бўлади. Масалан:

		ТАСДИҚЛАЙМАН
		институт директори
		99.20.01даги 5-сон буйруғи
		ёки
		ТАСДИҚЛАЙМАН
		Меҳнат жамоаси йиғилишининг
		99.15.01даги 3-сон баённомаси

Тасдиқлаш устхати ҳужжатнинг юқори ўнг бурчагида бўлади.

21. Пул маблағлари ва моддий бойликларнинг сарфланиши фактларини қайд қилувчи мансабдор шахсларнинг ҳуқуқларини тасдиқловчи, шунингдек ҳуқуқий ҳужжатларда назарда тутилган ҳужжатларда жавобгар шахснинг имзоси гербли муҳр билан тасдиқланади. Муҳр босилганда у ҳужжатни имзоловчи шахснинг лавозими номининг бир қисмини қоплаб туриши керак. Муҳр сақланадиган жой ва уни сақлаш учун жавобгар шахс ташкилот раҳбари томонидан аниқланади.

22. Ташкилот фақат ташкилотнинг ўзида тайёрланган ҳужжатлардан нусха бериши мумкин (бу қоида архив муассасалари ва нотариатга қўлланмайди).

Олдинги таҳрирга қаранг.

Фуқароларни ишга, ўқишга қабул қилиш, уларнинг меҳнат, турар-жой ва бошқа ҳуқуқларини қондиришга тааллуқли ишларни ҳал қилишда, шахсий ҳужжат йиғмажилдларини шакллантиришда ташкилот бошқа ташкилотлар томонидан берилган ва амалдаги қонунчиликка мувофиқ масалаларни ҳал қилиш учун зарур бўлган (олинган маълумот тўғрисидаги дипломлар, гувоҳномалар нусхалари) ҳужжатлар нусхаларини тайёрлаши мумкин.

(22-банднинг иккинчи хатбошиси Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг 2022 йил 4 апрелдаги 153-сонли қарори таҳририда — Қонунчилик маълумотлари миллий базаси, 05.04.2022 й., 09/22/153/0266-сон)

Ҳужжат нусхаси ташкилот раҳбари ёки таркибий бўлинма раҳбари рухсати билан тайёрланади ва берилади.

Ҳужжатдан тўлиқ шу жумладан бланк элементларидан нусха кўчириш қўлда ёзиш, машинкада кўчириш усуллари ёки тезкор матбаа воситалари билан амалга оширилади.

Ҳужжат нусхасининг биринчи варағига «нусха» белгиси қўйилади. Тасдиқловчи ёзув: тўғри, лавозимининг номи, тасдиқловчи шахснинг шахсий имзоси, унинг исми ва отаси исмининг бош ҳарфлари ва фамилияси, нусха тасдиқланган сана шакли бўйича тўлдирилади.

Масалан:

Кадрлар бўлими инспектори

99.25.01.

имзо М. Т. Тўраева

Ҳужжатдан олинган нусхаларни бошқа ташкилотларга жўнатишда ёки уни қўлга беришда тасдиқловчи имзо муҳр билан тасдиқланиши керак.

Чиқувчи ҳужжатнинг (жўнатилган) кўчирилган нусхаси ҳужжатни тузган шахсларнинг визаларини ва ҳужжат келишиб олинган шахслар визаларини ўз ичига олади. Унга асл нусхани имзолашдаги барча тузатишлар киритилади. Бланк матни такрор қўйилмайди, унинг ўрнига имзоланган сана ва рўйхатга олиш индекси қўйилади.

Асл нусхадаги имзо факсимиль воситасида тикланмайдиган ҳужжатлар нусхалари муҳр билан тасдиқланади.

Кўпайтирилган нусхада буюртманинг тартиб рақами ва адади кўрсатилади.

23. Ҳужжатни ижро этиш бўйича кўрсатмалар резолюция шаклида берилади, унинг таркибига қуйидаги мажбурий элементлар кириши керак: ижрочи (ёки ижрочилар)нинг фамилияси, топшириқнинг мазмуни, ижро муддати (зарур ҳолларда). Резолюция имзоланади ва сана қўйилади.

Масалан:

А. А. Максимовга

Маҳсулотларни сотиш режасини 1999 йил 21 январгача тайёрлашингизни сўрайман.

Мирзабоев 99.02.02.

Резолюция, қоидага кўра, ҳужжатнинг юқори қисмига «олувчи» реквизитининг остига қўйилиши керак.

24. Ҳар бир ҳужжатда бевосита ижрочи тўғрисидаги белги бўлиши керак.

Ҳужжатни ижро этувчи (тузувчи)нинг фамилияси ва унинг хизмат телефони рақами ҳужжат охирги варағининг олд томонига ёки, жой бўлмаганда, орқа томонининг пастки чап бурчагига қўйилади. Масалан:

Азимбеков 44-15-20

III. КЕЛГАН ХАТ-ХАБАРЛАРНИ ҚАБУЛ ҚИЛИШ, РЎЙХАТГА ОЛИШ ВА ЖЎНАТИШ

25. Ҳужжатларни қабул қилиш ва дастлабки ишлаш марказлаштирилган ҳолда ишлар бошқармаси, умумий бўлим, канцелярия ёки котиб томонидан амалга оширилади.

Ҳужжатлар солинган конвертлар, шу жумладан буюртма конвертлар ҳам очилади, шу билан бирга унда ҳужжатлар (иловалари ҳам) борлиги текширилади.

Ҳужжатлар етишмаслиги ёки яроқсизланганлиги аниқланганда икки нусхада далолатнома тузилади, улардан бири умумий бўлим, канцелярия, котибда қолади, иккинчиси пакет келган ташкилотга жўнатилади.

Адашиб жўнатилган ҳужжатлар, ҳужжатга бирга келган конвертни илова қилган ҳолда, белгиланган жойига янги конвертларда жўнатилади ёки юборувчига қайтарилади.

Олдинги таҳрирга қаранг.

Келиб тушган ҳужжатлар конвертлари (шу жумладан жисмоний ва юридик шахсларнинг мурожаатлари) жўнатувчининг манзилини, ҳужжатнинг жўнатилган ва олинган вақтини, шунингдек шахсий ёки пулини тўлаб олинадиган ҳужжатларни фақат конверти бўйича аниқлаш мумкин бўлган ҳолларда йўқ қилинмайди.

(25-банднинг бешинчи хатбошиси Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг 2015 йил 31 мартдаги 74-сонли қарори таҳририда — ЎР ҚҲТ, 2015 й., 13-сон, 155-модда)

Олинган ҳужжат биринчи варағининг пастки қисмига рўйхатга олиш штампи қўйилади, унда олувчи ташкилотнинг қисқартирилган номи, ҳужжатнинг келиб тушган санаси ва унинг индекси бўлади.

«Шахсан» устхатли ёки жамоат ташкилотлари номига йўлланган ҳужжатлар очилмайди ва белгиланган олувчига берилади.

Машинада ўқиладиган ҳужжатлар келиб тушганда, қўшиб юборилган ҳужжатлар ишланади, машинада ўқиладиган материаллар жойланган идиши очилмасдан ҳисоблаш маркази (ҲМ)га берилади.

26. Дастлабки кўриб чиқиш уларнинг мазмунини баҳолашдан келиб чиққан ҳолда, ташкилотда белгиланган вазифалар тақсимоти асосида амалга оширилади.

Бевосита таркибий бўлинмаларга ёки мансабдор шахсларга йўлланган ҳужжатлар дастлабки кўриб чиқишларсиз белгиланган олувчига берилади.

Олдинги таҳрирга қаранг.

Жисмоний ва юридик шахсларнинг мурожаатлари бундай мурожаатларни кўриб чиқиш бўйича махсус бўлинмаларга ёки ишлар бошқармаси, умумий бўлим, канцелярия (котиб)га берилади.

(26-банднинг учинчи хатбошиси Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг 2015 йил 31 мартдаги 74-сонли қарори таҳририда — ЎР ҚҲТ, 2015 й., 13-сон, 155-модда)

Олдинги таҳрирга қаранг.

Жисмоний ва юридик шахсларнинг мурожаатлари билан ишлашни ташкил этиш, шунингдек ташкилотлар раҳбарлари томонидан жисмоний шахслар ва юридик шахсларнинг вакилларини қабул қилишни ташкил этиш тартиби алоҳида Низом билан белгиланади.

(26-банднинг тўртинчи хатбошиси Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг 2015 йил 31 мартдаги 74-сонли қарори таҳририда — ЎР ҚҲТ, 2015 й., 13-сон, 155-модда)

Ташкилот раҳбариятига ёки аниқ мансабдор шахс ва таркибий бўлинма кўрсатилмасдан юборилган ҳужжатлар дастлаб ишлар бошқармаси, умумий бўлим, канцелярияда, котиб томонидан кўриб чиқилади.

Ўзбекистон Республикаси Президенти Аппарати, Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамаси ва юқори органлардан олинган ташкилот фаолиятининг асосий масалалари бўйича ахборотлар мавжуд бўлган раҳбарият қарорини талаб этувчи кўриб чиқиш учун раҳбариятга ҳужжатлар берилади.

Қолган ҳужжатлар ишлар бошқармаси, умумий бўлим, канцелярия, котиб томонидан дастлабки кўриб чиқишдан кейин раҳбар ўринбосарларига, улар ўртасида вазифаларнинг тақсимланишига мувофиқ йўлланади.

27. Ҳужжатларни ишлаб чиқиш ва ижро этувчиларга бериш уларнинг келиб тушган кунида ёки иш вақти бўлмаган вақтда келиб тушганда биринчи иш кунида амалга оширилиши керак.

Бир нечта таркибий бўлинмалар томонидан ижро этиладиган ҳужжатлар уларга навбат билан ёки бир вақтнинг ўзида нусхаларда берилади. Ҳужжатнинг асли резолюцияда биринчи аталган масъул ижрочига берилади. Ҳужжатларни кўпайтириш зарурати ва нусхалар сони ижрони ташкил этувчи шахс томонидан аниқланади.

Келган ҳужжатни шошилинч равишда ижро этиш зарурати туғилганда ташкилот раҳбари кўриб чиққунгача унинг мазмуни билан ижрочини таништириб чиқишга йўл қўйилади.

Ўзбекистон Республикаси Президенти Аппарати, Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасидан олинган ҳужжатлар ҳужжат олингандан сўнг бир соат мобайнида ижро этувчиларга берилади.

Жўнатиладиган ҳужжатларни ишлаш тартиби

28. Ҳужжатларни ишлаш ва жўнатиш амалдаги почта қоидаларига мувофиқ, марказлаштирилган ҳолда ишлар бошқармаси, умумий бўлим, канцелярия, котиб томонидан амалга оширилади.

Конвертга жойлаштиришдан аввал ҳужжатларнинг тўғри расмийлаштирилганлиги, иловаларнинг борлиги, нусхалар сонининг олувчилар сонига мувофиқлиги текширилади. Тўлиқ расмийлаштирилмаган ёки нотўғри расмийлаштирилган ҳужжатлар пухта ишлаш учун ижрочига қайтарилиши керак.

29. Буюртма хат-хабарга жўнатиш рўйхати тузилади, унга экспедиция ходими ўзининг фамилияси ва жўнатиш санасини қўяди.

Машинада ўқиладиган ҳужжатларни жўнатиш ёзув манбалари ва уларга ёзилган ахборотларни сақлашнинг техник талабларига мувофиқ ҳолда ўраб-жойлаб амалга оширилади.

Машинада ўқиладиган ҳужжатларни жўнатиш илова хати бор бўлганда амалга оширилади. Илова хат нусхаси умумий асосларда йиғмажилдга тикилади.

Жўнатиш учун келиб тушадиган ҳужжатлар ўша куннинг ўзида ёки келгуси иш кунидан кечиктирмасдан ишланиши ва жўнатилиши керак.

30. Таркибий бўлинмалар ўртасида ҳужжатларни бериш таркибий бўлинмалар инспекторлари (котиблари) ёки иш юритиш учун масъул шахслар орқали амалга оширилади. Ҳужжатлар тегишли белги қўйилган ҳолда, рўйхатга олинган шаклда берилади.

31. Ҳужжатлар сонини ҳисобга олиш.

Олдинги таҳрирга қаранг.

Ташкилотлар ҳужжатларни (айрим таркибий бўлинмалар ва ҳужжатлар туркум бўйича) ҳам тўлиқ, ҳам танлаб ҳисобга олиб борилади. Жисмоний ва юридик шахсларнинг мурожаатлари мустақил равишда ҳисобга олинади. Ҳужжатлар сонини ҳисоблаб чиқишда ҳар қайси нусха, шу жумладан кўпайтирилган ва машинада ёзилганлари ҳам, бир бирлик сифатида қабул қилинади.

(31-банднинг иккинчи хатбошиси Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг 2015 йил 31 мартдаги 74-сонли қарори таҳририда — ЎР ҚҲТ, 2015 й., 13-сон, 155-модда)

Тезкорлик билан кўпайтириш хизматларида ва машинкада ёзиш шуъбаларида ҳужжатлардан олинаётган нусхалари ҳисобга олиб борилади.

Ҳужжатлар сонини ҳисоблаш, ҳисобга олиш карточкалари ва ҳисобга олиш журналлари бўйича амалга оширилади. Ҳужжатлар билан автоматлашган тизим бўйича ишланганда — тегишли шакллар бўйича ҳисобга олиб борилади.

Ҳужжатларни ҳисобга олиш натижалари ишлар бошқармаси, умумий бўлим, канцелярия, котиб томонидан умумлаштирилади ва ҳужжатлар билан ишлашни такомиллаштириш юзасидан чора-тадбирлар ишлаб чиқиш учун ташкилот раҳбариятига тақдим этилади.

32. Ҳужжатлар билан ишлашнинг автоматлашган технологияси ҳужжатларни автоматлашган ишлашни яратиш ва жорий этиш ҳамда шахсан биркитилган ЭҲМ ва автоматлашган иш жойи (АИЖ)дан фойдаланган ҳолда бошқа вазифаларни ҳал қилиш йўли билан амалга оширилади. Бунда ҳисоблаш техника воситаларининг ўзаро маълумотларнинг ва марказлаштирилган базалари (банклари) билан ахборот-техникавий жиҳатдан мувофиқлиги таъминланиши керак.

Ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш ва индекслаш қоидалари

33. Ҳужжат индексида унинг таркибий қисмларининг қуйидаги изчиллигига риоя қилинади: рўйхатдан ўтказиш тартиб рақами, йиғмажилдлар номенклатураси бўйича индекси, хат-хабарларнинг, ижрочиларнинг фойдаланиладиган классификатор бўйича индекси.

Бир нечта ташкилотлар томонидан биргаликда тузилган ҳужжатларга ягона сана (ҳужжатни имзолашнинг энг охирги санаси) кўрсатилади ва ҳужжатга ҳар қайси тузувчи ташкилот томонидан берилган рўйхатдан ўтказиш тартиб рақами қўйилади. Рақамлар ҳужжатда муаллифлар кўрсатмаси тартибида қия чизиқ орқали ёзилади (чапдан ўнгга).

Келган ҳужжатнинг индекси ва санасига далилий изоҳ жавоб берилаётган ҳужжатда кўрсатилган индекс ва санадан иборат бўлади.

34. Бажариш ва ҳисобга олишни талаб қиладиган барча ҳужжатлар — ташкилот ичида тузиладиган ва фойдаланиладиган ҳужжатлар ҳам, бошқа ташкилотларга йўлланадиган ҳужжатлар ҳам; юқори тасарруфидаги ва бошқа ташкилотлардан ҳамда хусусий шахслардан келган барча ҳужжатлар рўйхатга олиниши керак.

Машинкада ёзилган (қўлёзма) ҳужжатлар ҳам, ҳисоблаш техника воситаларида тузилган (машинада ўқиладиган, машинаграммалар) ҳам рўйхатга олиниши керак.

Ҳужжатлар ташкилотда бир марта: келиб тушганлари — келиб тушган куни, тузилганлари — имзоланган ёки тасдиқланган куни рўйхатга олинади.

Рўйхатдан ўтказилган ҳужжат бир бўлинмадан бошқасига берилганда у қайта рўйхатга олинмайди.

35. Ҳужжатларни рўйхатга олиш, ҳужжатларнинг йўлланиши, муаллифи ва мазмунидан қатъи назар, туркумлар доирасида амалга оширилади. Масалан, асосий фаолият бўйича буйруқлар, шахсий таркиб бўйича буйруқлар, ҳайъат қарорлари, тафтишлар далолатномалари, моддий-техника таъминоти учун буюртманомалар алоҳида рўйхатга олинади.

Ҳужжатларга рўйхатдан ўтказиш (олиш) тартиб рақамлари ҳар қайси рўйхатга олиш туркумлари доирасида берилади.

Ҳужжатни рўйхатга олиш жойи Иш юритиш йўриқномасида ёки ташкилот ҳужжатлари табелида белгиланади.

36. Ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкалари (РОНК) ёки журналларда рўйхатга олинади.

Карточкалар ва журналлар рўйхатга олишнинг қуйидаги мажбурий реквизитлар таркибига эга бўлиши керак: ҳужжатнинг муаллифи (корреспондент), номи, ҳужжат санаси, ҳужжат индекси (ташкилотга келиб тушувчи ҳужжатлар учун ҳужжатнинг келиб тушиш санаси ва индекси), ҳужжат сарлавҳаси ёки унинг қисқача мазмуни, резолюцияси (ижрочи, топшириқ мазмуни, муаллиф, сана), ижро этиш муддати, ижро этилганлиги ҳақидаги белги (масаланинг ҳал қилиниш моҳияти бўйича қисқача ёзув, амалда ижро этилиш санаси ва жавоб — ҳужжатнинг индекси), йиғмажилд тартиб рақами.

Автоматлаштирилган тизимда ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш мажбурий реквизитларни рўйхатга олиш базасида қурилган машинага мўлжалланган рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкаларидан фойдаланган ҳолда ёки уларни ҳужжатдан тўғридан-тўғри киритиш йўли билан амалга оширилади.

Мажбурий реквизитлар таркиби зарур ҳолда бошқа реквизитлар билан ҳам тўлдирилиши мумкин, масалан: ижро этувчилар, ижрочининг ҳужжатни олгандаги тилхати, ижрочининг бориши, илова ва бошқалар. Рўйхатдан ўтказиш шаклларида реквизитларнинг жойлашиш ва карточканинг орқа томонидан фойдаланиш тартибини ташкилотнинг ўзи белгилайди.

Рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкалари нусхалари сони ҳужжат ижро этиладиган ва назорат қилинадиган таркибий тузилмалардаги маълумот ва назорат карточкалари сони билан аниқланади.

Жавоб ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш ҳаракатчан ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш шаклларида амалга оширилади. Жавоб ҳужжатга тегишли рўйхатга олиш массиви доирасида мустақил рўйхатдан ўтказиш тартиб рақами берилади.

Ўзбекистон Республикаси Президенти Аппарати, Вазирлар Маҳкамасидан келган ҳужжатларга жавобларда жавоби жўнатилаётган ҳужжатдаги тартиб рақами ва сана кўрсатилади.

«Ҳужжатнинг номи» устуни рўйхатдан ўтказилаётган ҳужжатнинг номига мувофиқ тўлдирилади. Хатлар рўйхатдан ўтказилганда устун тўлдирилмайди. Келиб тушувчи ҳужжатни рўйхатдан ўтказишда «Муаллиф» (корреспондент) устунига ташкилот (шахс) — ҳужжат муаллифи номи ёзилади. Жўнатилаётган ҳужжатларни рўйхатдан ўтказишда ташкилот (шахс) — корреспондент номи ёзилади. Ташкилот номини қисқарган ҳолда қўллашга йўл қўйилади.

«Ҳужжатнинг санаси» устунида ҳужжатга ташкилот — муаллиф томонидан берилган сана кўрсатилади, у уч жуфт араб рақамида ўтказилади.

«Ҳужжатнинг индекси» устунига келиб тушган ёки жўнатиладиган ҳужжатдан муаллиф — ташкилот томонидан ҳужжатга берилган индекс кўчирилади.

«Ҳужжатнинг келиб тушган санаси» устунида ҳужжатнинг ташкилотга келиб тушган санаси кўрсатилади, рўйхатдан ўтказиш штампидан уч жуфт араб рақами кўчирилади.

«Ҳужжатнинг келиб тушган индекси» устунига олувчи ташкилот томонидан берилган индекс киритилади, рўйхатдан ўтказиш штампидан кўчирилади.

Ҳужжат ижро этилгандан сўнг ҳужжатлар йиғмажилди номенклатураси бўйича йиғмажилд тартиб рақами билан ёки бошқа индекслари билан тўлдирилади.

«Ҳужжат сарлавҳаси» устунига ҳужжатдаги сарлавҳа ёки ҳужжатнинг қисқача мазмуни кўчирилади.

«Резолюция» устунига ҳужжатдан топшириқнинг асосий мазмуни, муаллиф ва резолюция санаси кўчирилади.

«Ижро этиш муддати» устунига йил, кун, ой, яъни ҳужжат ижро этилиши керак бўлган муддат уч жуфт араб рақамида қўйилади.

«'Ижро этилиши ҳақида белги» устунига масалани моҳияти бўйича ҳал қилиниши қисқача ёзилади ёки жавоб ҳужжатнинг санаси ва индекси киритилади.

«Йиғмажилднинг тартиб рақами» устунига ҳужжат йиғмажилди номенклатурасига мувофиқ ҳужжат йиғмажилди индекси киритилади.

Олдинги таҳрирга қаранг.

Жисмоний ва юридик шахсларнинг мурожаатлари белгиланган шаклдаги рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкаларида рўйхатдан ўтказилади.

(36-банднинг ўн тўққизинчи хатбошиси Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг 2015 йил 31 мартдаги 74-сонли қарори таҳририда — ЎР ҚҲТ, 2015 й., 13-сон, 155-модда)

37. Ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш учун ҳисоблаш техникасидан фойдаланиш мумкин.

Маълумотнома картотекалари, ахборот-қидирув массивлари

38. Рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкалари картотекаларга жойлаштирилади. Маълумотнома картотекаси икки қисмга: бажарилган ва бажарилмаган ҳужжатларга бўлинади.

Картотеканинг биринчи қисми бўлимлари ва рукнлари ҳужжатлар йиғмажилди номенклатураси бўлимлари ва рукнларига мувофиқ бўлади, яъни картотека бўлимлари муассасанинг таркибий бўлинмаларига, рукнлари эса — ҳужжатлар йиғмажилди сарлавҳаларига ва уларнинг номенклатура бўйича индексларига мувофиқ келади. Корреспондентлар, таркибий бўлинмалар (ижрочилар)нинг номлари ёки ойнинг куни ижро этилмаган ҳужжатлардаги картотеканинг иккинчи қисми бўлимлари ҳисобланади.

39. Иккинчи қисм бўлимларидаги карточкалар ҳужжатларнинг ижро этилишига кўра, уларга қўйилган зарурий белгилар билан картотека биринчи қисмининг тегишли бўлимига ва рукнига қайта жойлаштирилади.

Олдинги таҳрирга қаранг.

40. Аниқ вазифаларга кўра ташкилотларда, маълумот картотекаларидан ташқари, жисмоний ва юридик шахсларнинг мурожаатлари бўйича картотекалар ва идоравий нормативларга, буйруқларга, қарорларга тематик картотекалар ташкил этилиши мумкин.

(40-банд Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг 2015 йил 31 мартдаги 74-сонли қарори таҳририда — ЎР ҚҲТ, 2015 й., 13-сон, 155-модда)

41. Ҳисобга олиш карточкалари ҳужжатларни машинада ишлашда ҳужжатларнинг вазифалари, номлари ва кодлари бўйича, ҳар қайси турнинг ичида эса — бўлинмаларнинг тартиб рақамлари ёки номлари бўйича туркумланиши мумкин.

Ҳисобга олинадиган ҳужжатлар катта ҳажмда бўлганда тез-тез бўладиган сўровларга тегишли равишда ҳужжатларни ишлашнинг автоматлаштирилган тизимини жорий этиш мақсадга мувофиқдир.

IV. ҲУЖЖАТЛАРНИНГ ИЖРО ЭТИЛИШИ УСТИДАН НАЗОРАТНИ ТАШКИЛ ҚИЛИШ

42. Рўйхатдан ўтказилган барча ҳужжатларнинг ижро этилиши назорат қилинади. Ижрони назорат қилиш ҳужжатни назоратга қўйишни, тармоқни ижтимоий-иқтисодий ривожлантиришнинг энг муҳим ва устувор масалалари бўйича назорат қилиш режасини ишлаб чиқиш ва амалга оширишни, ижронинг боришини дастлабки текширувни ва тахлилини, ҳужжатлар ижросини назорат қилиш натижаларини ҳисобга олиш ва умумлаштиришни, раҳбариятни хабардор қилишни, ўз вақтида ва сифатли ижрони таъминламаган раҳбарлар, мансабдор шахслар ва ходимларга нисбатан шахсан жавобгарлик чораларини кўришни ўз ичига олади.

Ўзбекистон Республикаси Президентининг фармонлари, фармойишлари ва топшириқлари, шунингдек Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг қарорлари ва фармойишлари рўёбга чиқарилишини назорат қилиш Вазирлар Маҳкамасининг 1999 йил 12 январдаги 12-сон қарори билан тасдиқланган Асосий қоидаларга мувофиқ амалга оширилади.

Назорат қилиш бўйича асосий ишлар қуйидаги схемалар бўйича амалга оширилади:

1-схема — Ўзбекистон Республикаси Президентининг фармонлари, фармойишлари ва топшириқлари ҳамда унинг аппарати ходимларининг топшириқлари ижро этилиши ва уларнинг амалга оширилиши устидан назоратни ташкил этиш (1-Илова);

2-схема — Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамаси қарорлари ва фармойишларини тайёрлаш, ижро этиш ва уларнинг амалга оширилиши устидан назоратни ташкил этиш (2-Илова);

3-схема — вазирликлар ва идоралар аппаратига келиб тушган хат-хабарларнинг ҳисобга олиниши, ҳаракати ва уларнинг ижро этилиши устидан назоратни ташкил этиш (3-Илова);

Олдинги таҳрирга қаранг.

4-схема — вазирликлар ва идораларда жисмоний ва юридик шахсларнинг мурожаатларини кўриб чиқишни ташкил этиш ва уларнинг ижросини назорат қилиш (4-Илова).

(42-банднинг еттинчи хатбошиси Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг 2015 йил 31 мартдаги 74-сонли қарори таҳририда — ЎР ҚҲТ, 2015 й., 13-сон, 155-модда)

43. Ташкилий-бошқарув ҳужжатларининг ижро этилишини назорат қилиш ташкилот раҳбарияти топшириғи бўйича ишлар бошқармаси, умумий бўлим, канцелярия таркибига кирувчи махсус хизмат, махсус тайинланадиган гуруҳ ёки шахс томонидан амалга оширилади.

Ҳужжатларнинг ижро этиш муддатлари

44. Ижро этиш муддатлари ҳужжат имзоланган (тасдиқланган) санадан бошлаб календарь кунларда ҳисобланади.

Ижро этишнинг охирги санаси ҳужжат матнида ёки раҳбар резолюциясида кўрсатилади.

45. Вазирлар Маҳкамаси топшириқлари ҳужжат жўнатилган кундан бошлаб 10 календарь кун мобайнида бажарилиши керак, агар бошқа муддат белгиланмаган бўлса.

Олдинги таҳрирга қаранг.

46. Қонунчиликни ва Ҳукумат қарорларини Ўзбекистон Республикаси қабул қилган қонунларга мувофиқлаштириш бўйича топшириқлар бир ой мобайнида бажарилиши керак, агар Олий Мажлис қарорида бошқа муддат назарда тутилмаган бўлса.

(46-банднинг биринчи хатбошиси Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг 2022 йил 4 апрелдаги 153-сонли қарори таҳририда — Қонунчилик маълумотлари миллий базаси, 05.04.2022 й., 09/22/153/0266-сон)

Қонунлар лойиҳалари юборилган вазирликлар ва идоралар раҳбарлари — 7 календарь кун мобайнида, қарорлар лойиҳалари бўйича — 3 календарь кун, фармойишларнинг лойиҳалари бўйича эса кўпи билан — 2 календарь кун мобайнида хулоса беришга мажбурдирлар.

47. Ҳужжатларнинг ижро этилишини тўхтатиб қўйиш, шунингдек уларни бекор қилиш ёки ўзгартириш ҳуқуқига фақат юқори ташкилот, ҳужжатнинг муаллиф ташкилоти ва давлат назорат органлари эгадирлар.

48. Ҳужжат вазифалар, топшириқлар, сўровлар бажарилгандан сўнг натижалари манфаатдор муассасаларга ва шахсларга хабар қилингандан кейин ёки ижро бошқа ҳужжатлар тасдиқлангандан сўнг ижро этилган деб ҳисобланади ва назоратдан чиқарилади. Ижро натижалари рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкаларида белгиланади.

49. Назорат карточкалари бўйича ижрочининг назорат қилиниши ва текширилиши лозим бўлган ҳужжатлар рўйхати (5-Илова):

1а, 1б Ўзбекистон Республикаси Президенти фармонлари, фармойишлари, топшириқларининг баённомалари, топшириқларига (ёзма ва оғзаки), Ўзбекистон Республикаси Президенти Котибияти ва Давлат маслаҳатчиларининг топшириқлари.

2а, 2б Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг қарорлари, фармойишлари, Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг ва унинг Раёсати мажлислари баёнлари; Ўзбекистон Республикаси Бош вазири, Бош вазир ўринбосарларининг топшириқлари, ташкилотлар коллегиал органларининг буйруқлари, қарорлари.

50. Назорат қилинадиган ҳужжатлар карточкалари (назорат карточкаси) ҳужжатларни ижро этиш муддатлари, ижро этувчилар, ҳужжатлар гуруҳлари бўйича туркумланади.

51. Ижронинг боришини текшириш барча босқичларда муддати тугагунгача қуйидаги тартибда амалга оширилади: кейинги йиллар топшириқлари — йилига камида бир марта; жорий йилнинг кейинги ойлари топшириқлари — ҳар ойда камида бир марта; жорий ой вазифалари, топшириқлари — ҳар ўн кунда, муддати тугагунга қадар беш кун аввал.

Назорат хизмати (гуруҳи) таркибий бўлинмаларда ҳужжатларнинг бажарилиши билан боғлиқ ишларнинг аҳволини доимо таҳлил қилади, тегишли раҳбарларни улар томонидан таъсирчан чора-тадбирлар кўриш учун ижро интизомининг аҳволи тўғрисида мунтазам равишда хабардор қилади, кейинги ойда ижро этилиши лозим бўлган Ўзбекистон Республикаси Президенти, унинг аппаратининг назоратидаги топшириқлари, Вазирлар Маҳкамасининг қарорлари ва фармойишлари рўйхатини ҳар ойнинг 25 кунида тақдим этади, ҳужжатларни назоратдан чиқариш тўғрисидаги таклифларнинг ўз вақтида тайёрланишини таъминлайди.

52. Ишлар бошқармаси, умумий бўлим, канцелярия, котиб раҳбар томонидан белгиланган муддатда ҳужжатлар ижросининг бориши ва уларнинг натижалари тўғрисидаги маълумотларни ҳисобга олади ва умумлаштиради.

V. ҲУЖЖАТЛАР ЙИҒМАЖИЛДЛАРИ НОМЕНКЛАТУРАСИНИ ТУЗИШ ВА ҲУЖЖАТЛАР ЙИҒМАЖИЛДЛАРИНИ ШАКЛЛАНТИРИШ

53. Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси — ташкилотда юритиладиган белгиланган тартибда расмийлаштирилган ва уларни сақлаш муддатлари кўрсатилган ҳолда тартибга солинган ҳужжатлар йиғмажилдлари сарлавҳалари рўйхатидир.

54. Ташкилотларда таркибий бўлинмалар, жамоат ташкилотларининг ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатуралари ва улар асосида — барча ташкилотларнинг ҳужжатлар йиғмажилдлари йиғма номенклатураси тузилади.

55.Таркибий тузилмалар ва жамоат ташкилотлари ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси етакчи мутахассислар жалб қилинган ҳолда, ҳужжатлар учун жавобгар шахс томонидан тузилади, идоравий архив билан келишилади ва унинг раҳбари томонидан имзоланади (6-Илова).

56. Ҳужжатлар йиғмажилдлари йиғма номенклатураси ишлар бошқармаси, умумий бўлим, канцелярия, котиб томонидан тузилади, ташкилотларнинг марказий эксперт (эксперт) комиссияси (МЭК, ЭК) сўнгра архив муассасасининг эксперт-текширув комиссияси (ЭТК) билан келишилади ва ташкилотлар раҳбари томонидан тасдиқланади (7-Илова).

57. Ҳужжатларни давлат сақловига топширмайдиган ташкилотлар ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасини юқори ташкилотнинг МЭК (ЭК)си билан келишиб олишади.

58. Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасини тузишда намунавий ва тахминий ҳужжатлар йиғмажилди номенклатурасига, намунавий ва идоравий рўйхатлар сақлаш муддатига, идоравий архивлар ишларининг асосий қоидаларига амал қилиниши лозим.

59. Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасига ташкилот ишларининг барча ҳужжатлаштирилган участкаларини акс эттирувчи ҳужжатлар йиғмажилди сарлавҳалари, шу жумладан маълумот ва назорат карточкалари, шахсий ҳужжатлар йиғмажилдлари, ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси киритилади.

60. Ҳар бир ҳужжатлар йиғмажилдига таркибий бўлинма индексидан (таркибий бўлинмалар классификацияси бўйича) ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси бўйича тартиб рақамидан иборат бўлган индекс берилади (масалан: 03-12). Ҳужжатлар йиғмажилдида бир нечта жилдлар (қисмлар) мавжуд бўлганда индекс ҳар бир жилдга «I ж, II ж,» қўшимчаси билан қўйиб чиқилади.

61. Ташкилотда келгуси календарь йилга ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси келгуси йилнинг охирги чорагида, белгиланган шаклда тузилади, зарур бўлган нусхада чиқарилади ва 1 январдан бошлаб ҳаракатга туширилади. Ҳужжатлар йиғмажилди номенклатураси ташкилот функциялари ва тузилмалари ўзгарган тақдирда, бироқ 5 йилда камида бир марта қайта тузилади ва келишиб олинади.

У ҳар йили тегишли тўғрилашлар билан қайта тузилади ва тасдиқланади. Ташкилот ҳужжатлар йиғмажилдлари йиғма номенклатурасининг биринчи нусхаси ишлар бошқармасида, умумий бўлимда, канцелярияда, котибда сақланади, иккинчисидан — иш нусхаси сифатида фойдаланилади, учинчиси — идора архивида туриши керак, тўртинчиси — ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси келишиб олинган архив муассасасида қолади.

62. Йил давомида тасдиқланган ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасига ҳужжатлар йиғмажилди юритилганлиги тўғрисидаги, янги ҳужжатлар йиғмажилдлари киритилганлиги тўғрисидаги маълумотлар киритилади. Йил охирида унга турлари ва юритилган ҳужжатлар йиғмажилдлари тўғрисидаги якуний маълумотлар киритилади. Ташкилот ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасининг якуний ёзуви таркибий бўлинмаларнинг ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасининг якуний ёзувлари асосида тузилади.

Ҳужжатлар йиғмажилдини шакллантириш

63. Ҳужжатлар йиғмажилдини шакллантириш — бу ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасига мувофиқ ҳужжатлар йиғмажилдларидаги ижро этилган ҳужжатларни гуруҳларга бўлишдир.

64. Ҳужжатлар йиғмажилдларини шакллантиришда қуйидаги қоидаларга риоя қилиш зарур:

ҳужжатлар йиғмажилдига номенклатура бўйича ҳужжатлар йиғмажилди сарлавҳаларига мувофиқ фақат ижро этилган, тўғри расмийлаштирилган ҳужжатларни жойлаштириш;

ҳужжатлар йиғмажилдида битта календарь йилнинг ҳужжатларини гуруҳлаш, йилдан-йилга ўтувчи ҳужжатлар йиғмажилдлари бундан мустасно;

ҳужжатлар йиғмажилдларида доимий ва вақтинчалик сақланадиган ҳужжатларни алоҳида гуруҳлаш;

ҳужжатлар йиғмажилдига машина ёзувларини умумий асосларда жойлаштириш.

Ҳужжатлар йиғмажилдига қайтариш лозим бўлган, ортиқча нусхалар, хомаки қўл ёзмалар жойланмаслиги керак. Ҳужжатлар йиғмажилди 250 варақдан ошмаслиги керак.

65. Бошқарув ҳужжатлари ҳужжатлар йиғмажилдларида турлари бўйича ва унга тааллуқли иловалар билан хронология бўйича гуруҳланади.

Бошқарув ҳужжатлари билан тасдиқланган уставлар, низомлар, йўриқномалар уларга илова бўлиб ҳисобланади ва кўрсатиб ўтилган ҳужжатлар билан бирга гуруҳланади.

Агар улар мустақил ҳужжат сифатида тасдиқланган бўлса, у ҳолда улар алоҳида ҳужжатлар йиғмажилдларида гуруҳланади.

Асосий фаолият бўйича буйруқлар шахсий таркиб бўйича буйруқлардан алоҳида гуруҳланади.

Юқори ташкилотлар топшириқлари ва уларни ижро этиш бўйича ҳужжатлар ташкилотлар фаолияти йўналишлари бўйича ҳужжатлар йиғмажилдларида гуруҳланади.

Тасдиқланган режалар, ҳисоботлар, сметалар, лимитлар, титул рўйхатлари уларнинг лойиҳаларидан алоҳида гуруҳланади.

Шахсий ҳужжатлар йиғмажилдларидаги ҳужжатлар уларнинг келиб тушишига кўра хронологик тартибда жойланади.

Олдинги таҳрирга қаранг.

Мазкур ташкилот ва унинг тасарруфидаги ташкилотлар ишлари масалалари бўйича жисмоний ва юридик шахсларнинг мурожаатлари, уларнинг кўриб чиқилиши ва ижро этилиши бўйича барча ҳужжатлар фуқароларнинг шахсий масалалар бўйича аризаларидан алоҳида гуруҳланади.

(65-банднинг саккизинчи хатбошиси Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг 2015 йил 31 мартдаги 74-сонли қарори таҳририда — ЎР ҚҲТ, 2015 й., 13-сон, 155-модда)

Ҳужжатлар ушбу ҳужжатлар йиғмажилдларига хронологик ёки алфавит тартибида жойланади.

66. Ёзишмалар, қоидага кўра, календарь йил даври бўйича гуруҳланади ва хронологик тартибда кетма-кет туркумланади, жавоб ҳужжати сўров ҳужжатидан кейин жойлаштирилади.

Ўтган йилда бошланган муайян масала бўйича ёзишмалар қайта бошланганда ҳужжатлар ўтган йилги ҳужжатлар йиғмажилди индекси кўрсатилган ҳолда жорий йилнинг ҳужжатлар йиғмажилдига киритилади.

Ташкилотлар фаолиятининг хусусиятига кўра ёзишмалар ўқув йили, чақирув муддати доирасида ҳам гуруҳланиши мумкин.

VI. ҲУЖЖАТЛАРНИ ИДОРАВИЙ АРХИВГА ТОПШИРИШГА ТАЙЁРЛАШ

67. Ташкилотлар уларнинг фаолиятида ва тасарруфидаги ташкилотлар фаолиятида вужудга келадиган доимий муддатда сақланадиган ҳужжатларнинг танлаб олинишини, ҳисобга олинишини, сақланишини, ишланиш сифатини ва ушбу ҳужжатларни ўз вақтида давлат сақловига беришни таъминлайдилар.

Доимий ва узоқ вақт (10 йилдан кўпроқ) муддатда сақланадиган ҳужжатларни сақлаш учун ташкилотларда идоравий архивлар ташкил этилади ёки уларнинг функциялари бошқа таркибий бўлинма (махсус ажратилган мансабдор шахс)ларга юкланади.

Доимий ва узоқ вақт муддатда сақланадиган тугалланган ҳужжатлар йиғмажилдлари маълумот ишлари учун таркибий бўлинмаларда икки йил давомида қолдирилади, кейин эса ташкилотлар раҳбарлари билан келишган ҳолда идоравий архивга топширилади.

Ҳужжатларни идоравий архивга топширишга тайёрлаш қуйидагиларни ўз ичига олади: ҳужжатларнинг муҳимлик қиймати экспертизасини ўтказиш; ҳужжатлар йиғмажилдларини расмийлаштириш; ҳужжатлар йиғмажилдларининг рўйхатини тузиш; ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдларини йўқ қилишга ажратиш тўғрисида далолатномалар тузиш.

Ҳужжатларнинг муҳимлик қийматини экспертиза қилиш

68. Ҳужжатларнинг муҳимлик қийматини экспертиза қилишни ташкил этиш ва ўтказиш, шунингдек идорага қарашли ташкилотларнинг эксперт хизмати фаолиятини назорат қилиш учун ташкилотларда доимий фаолият кўрсатувчи марказий эксперт комиссиялари (МЭК) ташкил этилади.

Вазирликлар, идораларнинг тасарруфидаги ташкилотлари ва таркибий бўлинмаларида ҳамда жамоат ташкилотларининг марказий органларида доимий фаолият кўрсатувчи эксперт комиссиялари (ЭК) ташкил этилади.

Эксперт комиссиялари ҳақидаги низомлар амалдаги намунавий низомлар асосида ишлаб чиқилади, архив муассасалари билан келишилади ва ташкилот раҳбари томонидан тасдиқланади.

Эксперт комиссиялари маслаҳат органлари ҳисобланади, уларнинг қарорлари ташкилотлар раҳбарлари томонидан тасдиқланади.

(МЭК, ЭК) йиғилишлари баёнлаштирилади.

Муҳимлик қийматини экспертиза қилиш ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатуралари ва сақланиш муддатлари кўрсатилган, доимий сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдлари варақлаб кўриб чиқилган ҳамда «ЭТК» («эксперт-текширув комиссияси» белгиси қўйилган ҳужжатлар (намунавий, идоравий) рўйхатлари асосида ўтказилади.

Муҳимлик қиймати экспертизаси натижалари бўйича доимий ва узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар рўйхати тузилади.

Ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдларини йўқ қилишга танлаб олиш далолатнома билан расмийлаштирилади; ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдларини йўқ қилишга ажратиш тўғрисидаги далолатномалар эксперт комиссияси мажлисларида ҳужжатлар йиғмажилдлари рўйхатлари билан бир вақтнинг ўзида кўриб чиқилади.

Ҳужжатларни давлат сақловига топширувчи ташкилотлар учун далолатномалар, доимий сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдлари рўйхати архив муассасаларининг ЭТК томонидан тасдиқлангандан сўнг, ташкилот раҳбари томонидан тасдиқланади.

Далолатномалар тасдиқлангандан кейин йўқ қилишга ажратилган ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдлари ҳужжатлаштиришни таъминлаш хизмати ёки ташкилотнинг идоравий архиви ходимлари томонидан иккиламчи хом ашё тайёрловчи идорага топширилади.

Ҳужжатлар йиғмажилдларини расмийлаштириш

69. Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ва шахсий таркиб бўйича ҳужжатлар йиғмажилдлари тўлиқ расмийлаштирилади, унда қуйидагилар назарда тутилади: ҳужжатлар йиғмажилдларини тикиш ёки муқовалаш, ҳужжатлар йиғмажилдидаги варақларни тартиб рақамлари билан белгилаш, ҳужжатлар йиғмажилдини тасдиқловчи варақни тузиш, зарур ҳолларда ҳужжатларнинг ички рўйхатини тузиш, ҳужжатлар йиғмажилди муқовалари реквизитларини расмийлаштириш.

Ҳужжатлар йиғмажилдлари варақлари қора графит қалам билан ёки рақамлагич билан варақнинг юқоридаги ўнг бурчагига, ҳужжат матнига тегиб кетмасдан тартиб рақами билан белгиланади. Бир томонга тикилган ҳар қандай шаклдаги варақ битта варақ сифатида тартиб рақами билан белгиланади. Агар варақ жойланган ва ўртасидан тикилган бўлса, у иккита варақ сифатида тартиб рақами билан белгиланади. Ҳужжатдан алоҳида варақда тузилган резолюция тегишли ҳужжатга елимланади ва алоҳида варақ сифатида тартиб рақами билан белгиланади.

70. Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилди муқоваси белгиланган шакл бўйича расмийлаштирилади (8-Илова).

Доимий ва узоқ сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдлари муқоваларидаги ёзувларга йил тугагач аниқликлар киритилади: ҳужжатлар йиғмажилдлари муқовасидаги сарлавҳаларнинг тикилган ҳужжатлар мазмунига мувофиқлиги текширилади, зарур ҳолларда ҳужжатлар йиғмажилди сарлавҳаларига қўшимча маълумотлар киритилади (буйруқлар, баёнлар, ҳисобот турлари ва шаклларининг тартиб рақамлари қўйиб чиқилади ва ҳ.к.).

Муқовадаги сана ҳужжатлар йиғмажилдининг юритила бошланган ва тугалланган йилига мувофиқ келиши керак, ҳужжатлар йиғмажилди юритила бошланганидан анча илгари йилларга оид ҳужжатлар мавжуд бўлган ҳужжатлар йиғмажилдида сана остига «... йилларга доир ҳужжатлар мавжуд» деб ёзиб қўйилади.

Бир нечта жилдлар (қисмлар)дан иборат бўлган ҳужжатлар йиғмажилдлари муқоваларига ҳар қайси жилд (қисм) ҳужжатларининг охирги санаси қўйиб чиқилади.

Аниқ календарь санаси белгиланганда кун, ой, йил кўрсатилади. Кун ва йил араб рақамларида белгиланади, ой номи сўз билан ёзилади.

Ташкилот (унинг таркибий бўлинмаси) номи ҳужжатлар йиғмажилди ҳужжатлари қамраб оладиган давр давомида ўзгарганда ёки ҳужжатлар йиғмажилди бошқа ташкилот (таркибий бўлинма)га берилганда муқовага ушбу ташкилот (таркибий бўлинма)нинг янги номи ёзиб қўйилади.

Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдлари муқовалардаги ёзувлар аниқ, ўчмайдиган қора сиёҳ ёки туш билан ёзилиши лозим.

Ҳужжатлар йиғмажилди охирида алоҳида вараққа тасдиқловчи ёзув жойланади, унда ҳужжатлар йиғмажилдининг рақамланган варақлари сони рақам ва сўз билан кўрсатилади. Тасдиқловчи ёзув уни тузган ходим томонидан лавозими ва тузган санасини кўрсатилган ҳолда имзоланади.

Ҳужжатлар йиғмажилдлари рўйхатларини тузиш

71. Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ва муҳимлик қиймати экспертизасидан ўтказилган, мазкур талабларга мувофиқ расмийлаштирилган шахсий таркиб бўйича тугалланган ҳужжатлар йиғмажилдлари бўйича ҳар йили рўйхатлар тузилади. Вақтинча сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдларига рўйхатлар тузилмайди.

Таркибий тузилмаларнинг ҳужжатлар йиғмажилдлари рўйхатлари ҳужжатлар учун жавобгар ходим томонидан бевосита идоравий архивнинг услубий раҳбарлари остида тузилади.

Рўйхатлар доимий сақланадиган, узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдларига, шахсий таркиб бўйича ҳужжатлар йиғмажилдларига ва бир турдаги (мавзулар бўйича ҳисоботлар, рационализаторлик таклифлар ва ҳ.к.) ҳужжатлар йиғмажилдларига алоҳида-алоҳида тузилади.

Ҳужжатлар йиғмажилдларининг рўйхатлари ташкилотларнинг ҳар бир таркибий бўлинмалари ҳужжатлар йиғмажилдларига, таркибсиз ташкилотларда унинг фаолияти жараёнида ташкил топган ҳар бир календарь йилда юритилган барча ҳужжатлар йиғмажилдларига тузилади.

Таркибий бўлинмалар томонидан тайёрланган рўйхатлар идоравий архив тайёрлаган ташкилотлар йиғма рўйхатини тайёрлаш учун асос бўлиб хизмат қилади ва улар бўйича у ҳужжатлар йиғмажилдларини давлат сақловига топширади.

Ташкилотлар таркибий бўлинмаларининг рўйхатлари икки нусхада тузилади, улардан биттаси ҳужжатлар йиғмажилдлари билан бирга идоравий архивга берилади, иккинчиси эса — назорат нусхаси сифатида таркибий бўлинмада қолдирилади (9-Илова); узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдларидаги рўйхатлар «сақлаш муддати, рўйхатлар бўйича модда» қўшимча устунига эга бўлади.

Рўйхатларнинг ҳар қайси нусхасининг охирида архивга амалда берилган (қабул қилинган) ҳужжатлар йиғмажилдлари сони, мавжуд бўлмаган ҳужжатлар йиғмажилдлари тартиб рақамлари рақамлар ва сўз билан кўрсатилади, қабул қилиш топширишни амалга оширувчи ходимларнинг имзолари қўйилади, санаси кўрсатилади.

72. Ҳужжатлар йиғмажилдлари билан бирга идоравий архивга ҳужжатлардаги рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкалари, ҳужжатлар рўйхатга алоҳида бирлик сифатида киритиладиган рўйхатдан ўтказиш дафтарлари берилади.

VII. ҲУЖЖАТЛАРНИ ИДОРАВИЙ АРХИВДА САҚЛАШ ВА УЛАРНИНГ ВАҚТИНЧА ФОЙДАЛАНИШГА БЕРИШ ТАРТИБИ

73. Идоравий архив мудири ҳужжатларни ва ҳужжатлар йиғмажилдларини қабул қилишда уларнинг тўғри тўлдирилганлигини текширади.

74. Ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдлари архивда Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамаси ҳузуридаги Бош архив бошқармаси томонидан белгиланган тартибда сақланади.

75. Ҳужжатлар йиғмажилдлари архивдан ташкилотлар ходимлари сўровлари бўйича тилхат билан берилади.

Архивдан олинган ҳужжатларга бирор-бир белги қўйиш ва ёзувлар тагига чизиш тақиқланади.

76. Доимий сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдларидан ҳужжатларни олиб қўйишга ва беришга рухсат этилмайди. Истисно ҳолларда прокуратура ва суд органларининг сўровлари бўйича, ташкилот раҳбарининг рухсати билан олиш олиб қўйилган ҳужжатнинг аниқ тасдиқланган нусхасини ҳужжатлар йиғмажилдида мажбурий қолдириш ва ҳужжатнинг аслининг олиниши сабаблари тўғрисидаги далолатномани солиб қўйиш йўли билан амалга оширилади.

Архивдан олинган ҳужжатлар зарурати тугаши биланоқ, бироқ 15 кундан кечиктирмасдан архивга қайтарилиши керак.

Архив мудири ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдларининг ўз вақтида қайтарилишини назорат қилиб боради.

77. Ташкилотда ишламайдиган шахсларни ҳужжатлар йиғмажилдларидан фойдаланишга қўйиш фақат ташкилот раҳбарининг ёзма рухсатномаси бўйича амалга оширилади.

78. Ҳужжатлар йиғмажилдлари ва ҳужжатлар идоравий архивда 15 йил давомида сақланади, шундан сўнг белгиланган тартибда Ўзбекистон Республикаси Марказий давлат архивига берилади.

79. Архив мудири зиммасига архивга топширилган ҳужжатлар йиғмажилдларининг сақланиши, уларни давлат сақловига топшириш учун тайёрлаш учун жавобгарлик юкланади.

1-ИЛОВА

Вазирликлар ва идораларда Ўзбекистон Республикаси Президентининг фармонлари, фармойишлари ва топшириқларининг ижро этилиши ва уларнинг амалга оширилишини назорат қилишнинг ташкил этишнинг

1-схемаси

2-ИЛОВА

Фармонларни, Вазирлар Маҳкамасининг фармойишлари ва топшириқларини тайёрлашни, ижро этилиши ва уларнинг амалга оширилишини назорат қилишни ташкил этишнинг

2-схемаси

3-ИЛОВА

Вазирликлар ва идоралар аппаратига келиб тушган хат-хабарларнинг ҳисобга олиниши, ҳаракати ва уларнинг ижро этилиши устидан назоратни ташкил этишнинг

3-схемаси

4-ИЛОВА

Олдинги таҳрирга қаранг.

Вазирликлар ва идораларда жисмоний ва юридик шахсларнинг мурожаатларини кўриб чиқишни ташкил этиш ҳамда уларнинг бажарилишини назорат қилиш

4-СХЕМАСИ

* Мурожаатлар вазирлик ва идораларга юқори давлат органлари орқали ёки тегишлилиги бўйича давлат бошқа органларидан ҳам келиб тушиши мумкин. Зарур ҳолларда фуқаролар мурожаатларини кўриб чиқиш юқори давлат органи томонидан назоратга олинади.

(4-илованинг матни Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг 2015 йил 74-сонли қарори таҳририда — ЎР ҚҲТ, 2015 й., 13-сон, 155-модда)

5-ИЛОВА

Вазирликлар ва идоралар учун

	1a-НАЗОРАТ КАРТОЧКАСИ				Сана
	Ҳужжат тури		_{(Президент фармони, фармойиши топшириғи)}
	(сана)даги			№ (ҳужжат рақами)
(вазирлик, идора) га келиб тушган сана		(сана)	Рўйхатдан ўтказиш рақами (рақам)
Карточка	(рақам)			қ/р (рақам)
—ҲУЖЖАТНИНГ НОМИ		__________________________________________________
—ПРЕЗИДЕНТ РЕЗОЛЮЦИЯСИ:			__________________________________________________
— ПРЕЗИДЕНТ КОТИБИЯТИ (ДАВЛАТ МАСЛАҲАТЧИСИ)НИНГ ТОПШИРИҒИ			__________________________________________________
—РАҲБАРНИНГ РЕЗОЛЮЦИЯСИ:			__________________________________________________
^{(вазирлик, идора)}
Масъул:	(ФИО, лавозими)			Муддати:	(сана)
—ҚАБУЛ ҚИЛИНГАН ҚАРОР			__________________________________________________
^{(вазирлик идора)}
—Назорат учун масъул:			(ФИО, лавозими)
НАЗОРАТ БАНДЛАРИ:		__________________________________________________

Назорат учун масъул:			Ижро этувчи:
ФИО, лавозими			Вилоят бошқармаси, ташкилот, корхона
Ахборот бериш муддати - (сана)			Ижро муддати -	(сана)
— ҲУЖЖАТЛАРНИ БЕРИШ:			_________________________________________________

Ҳужжатни олган шахснинг Ф.И.О.			Имзо	Сана	Вақти
1.
2.
3.

Бошқарувнинг ҳудудий тармоқ органлари ва корхоналар учун

	1б-НАЗОРАТ КАРТОЧКАСИ				Сана
	Ҳужжат тури
	(сана)даги			№ (ҳужжат рақами)
(бошқарувнинг ҳудудий тармоқ орган, корхона)га келиб тушган сана		(сана)	Рўйхатдан ўтказиш рақами (рақам)
Карточка	(рақам)			қ/р (рақам)
—ҲУЖЖАТНИНГ НОМИ		__________________________________________________
—ЮҚОРИ ОРГАННИНГ ТОПШИРИҒИ:			__________________________________________________
—РАҲБАРНИНГ ТОШИРИҒИ ^{(бошқарувнинг ҳудудий тармоқ органи, корхона)}			__________________________________________________
Масъул:	(ФИО, лавозими)			Муддати:	(сана)
—ҚАБУЛ ҚИЛИНГАН ҚАРОР: ^{(бошқарувнинг ҳудудий тармоқ органи, корхона)}			__________________________________________________

Назорат учун масъул:			(ФИО, лавозими)
— НАЗОРАТ БАНДЛАРИ:		__________________________________________________
1.

2.
Назорат учун масъул:			Ижро этувчи:
ФИО, лавозими			ташкилот ва бошқалар
Ахборот бериш муддати - (сана)			Ижро муддати -	(сана)
— ҲУЖЖАТЛАРНИ БЕРИШ:			_________________________________________________

Ҳужжатни олган шахснинг Ф.И.О.			Имзо	Сана	Вақти
1.
2.
3.

Вазирлик ва идоралар учун

	2а-НАЗОРАТ КАРТОЧКАСИ				Сана
	Ҳужжат тури
	(сана)даги			№ (ҳужжатнинг рақами)
(вазирлик идора)га келиб тушган сана		(сана)	Рўйхатдан ўтказиш рақами (рақам)
Карточка	(рақам)			қ/р (рақам)
—ҲУЖЖАТНИНГ НОМИ		__________________________________________________
—РАҲБАРНИНГ РЕЗОЛЮЦИЯСИ ^{(вазирлик, идора)}			__________________________________________________
Масъул:	(ФИО, лавозими)			Муддати:	(сана)
—ҚАБУЛ ҚИЛИНГАН ҚАРОР: ^{(вазирлик, идора)}			__________________________________________________

Назорат учун масъул:			(ФИО, лавозими)
— НАЗОРАТ ПУНКТЛАРИ:		__________________________________________________
1.

2.
3.
4.
____________________________________________________________________________________
Назорат учун масъул:			Ижро этувчи:
ФИО, лавозими			ташкилот ва бошқалар
Ахборот бериш муддати - (сана)			Ижро муддати -	(сана)
— ҲУЖЖАТЛАРНИ БЕРИШ:			_________________________________________________

Ҳужжатни олган шахснинг Ф.И.О.			Имзо	Сана	Вақти
1.
2.
3.

	2б-НАЗОРАТ КАРТОЧКАСИ				Сана
	Ҳужжат тури
	(сана)даги			№ (ҳужжат рақами)
(бошқарувнинг ҳудудий тармоқ орган, корхона)га келиб тушган сана		(сана)	Рўйхатдан ўтказиш рақами (рақам)
Карточка	(рақам)			қ/р (рақам)
—ҲУЖЖАТНИНГ НОМИ		__________________________________________________
—ЮҚОРИ ОРГАННИНГ ТОПШИРИҒИ:			__________________________________________________
—РАҲБАРНИНГ РЕЗОЛЮЦИЯСИ ^{(бошқарувнинг ҳудудий тармоқ органи, корхона)}			__________________________________________________
Масъул:	(ФИО, лавозими)			Муддати:	(сана)
—ҚАБУЛ ҚИЛИНГАН ҚАРОР: ^{(бошқарувнинг ҳудудий тармоқ органи, корхона)}			__________________________________________________

Назорат учун масъул:			(ФИО, лавозими)
— НАЗОРАТ БАНДЛАРИ:		__________________________________________________
1.

2.
Назорат учун масъул:			Ижро этувчи:
ФИО, лавозими			ташкилот ва бошқалар
Ахборот бериш муддати - (сана)			Ижро муддати -	(сана)
— ҲУЖЖАТЛАРНИ БЕРИШ:			_________________________________________________

Ҳужжатни олган шахснинг Ф.И.О.			Имзо	Сана	Вақти
1.
2.
3.

6-ИЛОВА
55-бандга


Ташкилот номи Таркибий бўлинма (жамоат ташкилоти)нинг номи Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси
---------------сон------------
--------------------------------
^{(тузилган жойи)}
---------------------йил учун
---------------------------------------------------------------------------------
Бўлимнинг номи
Йиғмажилд индекси	Йиғмажилд (жилд, қисм) сарлавҳаси	Йиғма-жилдлар, жилдлар, қисмлар сони	Йиғма жилдлар (жилдлар, қисмлар)ни сақлаш муддати моддаларнинг рўйхат бўйича тартиб рақами	Эслатма
1	2	3	4	5

Таркибий бўлинма (жамоат ташкилоти) раҳбари лавозимининг номи ёйилмаси			имзо	имзонинг
КЕЛИШИЛГАН Таркибий бўлинма ЭК баёни ---------------сон--------------			КЕЛИШИЛГАН Архив мудири (архив учун масъул шахс) имзо, имзонинг ёйилмаси,
			сана
__________
Таркибий бўлинманинг ЭК мавжуд бўлганда
			А4 (210х297) шакл
		Ташкилот (жамоат ташкилоти)нинг таркибий бўлинмаси ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси шакли

_____йилда таркибий бўлинма (жамоат ташкилоти)да юритилган ҳужжатлар йиғмажилдлари турлари ва сони тўғрисидаги якуний ёзув


Сақлаш муддатлари бўйича	Ҳаммаси	Шу жумладан
Сақлаш муддатлари бўйича	Ҳаммаси	ўтувчи	«ЭТК» белгиси билан
1	2	3	4
домий
вақтинча (10 йилдан ортиқ)
вақтинча (10 йил)
Жами:

Ҳужжатлар учун
масъулнинг лавозими номи		имзо	имзонинг ёйилмаси
сана
Ташкилотнинг ҳужжатлар бўйича хизматига берилган якуний маълумотлар
Маълумотларни берганнинг лавозими номи		имзо	имзонинг ёйилмаси
сана

7-ИЛОВА
56-бандга


Ташкилот номи Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси			ТАСДИҚЛАЙМАН Ташкилот раҳбарининг лавозими номи
---------------сон------------
--------------------------------		имзо	имзонинг ёйилмаси
^{(тузилган жойи)}		сана
---------------------йил учун
---------------------------------------------------------------------------------
Бўлимнинг номи
Йиғмажилд индекси	Йиғмажилд (жилд, қисм) сарлавҳаси	Йиғма-жилдлар, (жилдлар қисмлар) сони	Йиғма жилдлар (жилдлар, қисмлар)ни сақлаш муддати моддаларнинг рўйхат бўйича тартиб рақами	Эслатма
1	2	3	4	5

Ташкилот иш юритиш хизмати раҳбари лавозимининг номи		имзо	имзонинг ёйилмаси
Сана

Идоравий архив мудири (архив учун масъул шахс) визаси
МАЪҚУЛЛАНГАН МЭК ЭК баёни ---------------сон--------------			КЕЛИШИЛГАН Архив муассасининг ЭТК баёни ---------------сон--------------
Ташкилот ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси шакли
__________
Бунда ва бундан кейин ташкилот МЭК (ЭК) ёки архив муассасининг ЭТК баёнига далилни тегишли МЭК (ЭК) ёки ЭТК раиси билан тасдиқлаш тавсия этилади.

_______йилда ташкилотда юритилган ҳужжатлар йиғмажилдлари турлари ва сони тўғрисидаги якуний ёзув


Сақлаш муддатлари бўйича	Ҳаммаси	Шу жумладан
Сақлаш муддатлари бўйича	Ҳаммаси	ўтувчи	«ЭТК» белгиси билан
1	2	3	4
домий
вақтинча (10 йилдан ортиқ)
вақтинча (10 йил)
Жами:

Ташкилот иш юритиш хизмати
масъулнинг лавозими номи		имзо	имзонинг ёйилмаси
сана
Якуний маълумотлар идоравий архивга берилган
Маълумотларни берганнинг лавозими номи		имзо	имзонинг ёйилмаси
сана
Ташкилот ҳужжатлар йиғмажилдлари номенкулатурасига якуний ёзувлар шакли

8-ИЛОВА
70-бандга

	Ф. № _{-------------------}АР. №_{-------------------}Й. №_{----------------------}
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(Ташкилот ва таркибий бўлинма номи)
_______сон ЙИҒМАЖИЛД_______сон ЖИЛД
------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------
(Йиғма жилд сарлавҳаси)
------------------------------------------------------------------------------------------
	(Йил)
	--------------варақда
	--------------йил сақлансин
Ф. № ------------------- АР. № ------------------- Й. № ----------------------

9-ИЛОВА
71-бандга


			ТАСДИҚЛАЙМАН Ташкилот раҳбари лавозимининг номи
			имзо	имзонинг ёйилмаси
			Сана
------------------сон ФОНДИ
------------------сон архив рўйхати
домий сақланадиган йиғмажилд
---------------------йил учун
--------------------------------------------------------------------------------- Бўлимнинг (ташкилот таркибий бўлинмаси)нинг номи
Т/р	Йиғмажилд индекси	Йиғмажилд (жилд, қисм) сарлавҳаси	Йиғма-жилдлар (жилд қисми) санаси	Йиғма жилд (жилд, қисм)даги варақлар сони	Эслатма
1	2	3	4	5	6
Ушбу архив рўйхати бўлимига___________________киритилган
		^{(рақам ва сўз билан)}
йиғмажилд__________сондан______________сонгача, шу жумладан:
литер рақамлари:
тушириб қолдирилган рақамлар:
Архив рўйхатини тузувчининг лавозими номи			имзо	имзонинг ёйилмаси
Идоравий архив мудири (архив учун жавобгар шахс)			имзо	имзонинг ёйилмаси
Сана			имзо	имзонинг ёйилмаси

ТАСДИҚЛАНГАН Архив муассасасининг ЭТК баёни			МАЪҚУЛЛАНГАН МЭК (ЭК) баёни Ташкилот номи
______________________сон			______________________сон


___________сон (ф.№________) архив рўйхатини тасдиқловчи варақ
Мазкур архив рўйхатида__________________________варақ
^{(рақам ва сўз билан)}
рақам билан белгиланган,
шу жумладан:
литер рақамлари: _________________
тушириб қолдирилган рақамлар: ______________
Идоравий архивни ҳисобга олиш учун масъул ходими лавозимининг номи	имзо	Имзонинг ёйилмаси
Сана

Ҳужжатлар йиғмажилдлари архив рўйхатини тасдиқловчи варақ шакли