1. Обеспечение сохранности документов архива

1.1.

Контроль наличия и физического состояния документов.

Выявление документов с повреждениями носителя и текстов.

Специальная обработка документов.

1.1.1.

Выверка учетной документации перед проверкой наличия и состояния документов.

Установление полноты учетных документов на проверяемый фонд и документы, сверка их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книги учета и описания), проверка правильности составления их итоговых записей

Описательная статья описи

1000

1.1.2.

Проверка наличия и состояния документов:

1.1.2.1.

досоветского периода

1.1.2.1.1.

документы 18 века

Проверка наличия и физического состояния дел, сверка описательных статей описи с заголовками дел на обложках, визуальный осмотр дел, сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях, заполнение листа проверки наличия и состояния дел

Единица хранения

100

1.1.2.1.2.

документов 19 — начала 20 века

Единица хранения

130

1.1.2.2.

документов советского периода и периода независимости

Единица хранения

300

1.1.2.3.

несброшюрованных дел

Лист

2500

1.1.2.4.

картографических документов

Карта

80

1.1.2.5.

фотодокументов

Фото

80

1.1.2.6.

документов личного происхождения

Единица хранения

60

1.1.2.7.

особо ценных дел с полистным просмотром

Проверка наличия и физического состояния дел, сверка описательных статей описи с заголовками дел на обложках, визуальный осмотр дел, сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях, заполнение листа проверки наличия и состояния дел, с полистным просмотром

Единица

хранения

Лист

10

1500

1.1.2.8.

печатных изданий

Проверка наличия и физического состояния дел, сверка описательных статей описи с заголовками дел на обложках, визуальный осмотр дел, сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях, заполнение листа проверки наличия и состояния дел, без полистного просмотра

Экземпляр

130

1.1.2.9.

карточек каталогов и карточек в хранилищах

Сверка соответствия индексов карточек рубрикам и подрубрикам каталогов и карточек, заполнение листа проверки наличия

Карточка

1100

1.1.2.10.

описей

Проверка наличия описей на местах хранения, составление карточки с указанием номеров фонда и описи, регистрация номера по реестру описей, выверка соответствия данных в реестре с картотекой, отметка в реестре о наличии экземпляров описи

Опись

190

1.1.2.11.

микрофильмов (микрофиш) страхового фонда и фонда пользования

Проверка правильности ведения книги учета поступлений микрофильмов (комплектов микрофиш) и картотеки фонда пользования, сверка описи с поисковыми данными на бюксах (конвертах с микрофишами), проверка соответствия поисковых данных на ракордах микрофильмов и на бюксах, составление листа проверки наличия микрофильмов (микрофиш), составление карточек на микрофильмы (микрофиши), имеющие повреждения

Рулон микрофильма, бюкс, комплект микрофиш

230

1.1.2.12.

оформление результатов проверки наличия и состояния документов

Заполнение акта проверки наличия и состояния документов по установленной форме, отметка в описи об окончании проверки

Акт на 350 единиц хранения

1

1.1.2.13.

оформление результатов проверки наличия страхового фонда и фонда пользования

Заполнение акта проверки наличия микрофильмов по установленной форме

Акт на 300 рулонов

1

1.1.2.14.

опечатывание коробок и связок с малоиспользуемыми фондами, прошедшими проверку наличия

Проставление на листе бумаги (бумажной ленте) даты опечатывания, подписи исполнителя, наклеивание бумаги (бумажной ленты) на коробку или связку

Коробка

Связка

120

80

1.1.3.

Выявление документов с повреждениями носителя и текста

1.1.3.1.

выявление документов

Полистный просмотр дел, выявление дефектов носителя текста

Единица хранения

30

Полистный просмотр дел, выявление дефектов носителя текста с буквенно-цифровой индексацией повреждения

Единица хранения

10

1.1.3.2.

составление карточек учета документов с повреждениями носителя текста

Заполнение карточки с повреждениями носителя по установленной форме, включение карточки в картотеку учета физического состояния документов

Карточка

40

Заполнение карточки с повреждениями текста по установленной форме, включение карточки в картотеку учета физического состояния документов

Карточка

40

1.1.4.

Работы с уникальными и особо ценными документами

1.1.4.1.

Выявление уникальных и особо ценных документов

1.1.4.1.1.

по описям дел с управленческой документацией

Изучение НСА, составление перечня фондов, предположительно ?одержащих особо ценные дела, просмотр описей, выявление дел для просмотра

Описательная статья описи

550

1.1.4.1.2.

по делам с управленческой документацией:

1.1.4.1.2.1.

досоветского периода

Полистный просмотр дел, выявление особо ценных документов

Единица хранения

15

1.1.4.1.2.2.

советского периода и периода независимости

Единица хранения

30

1.1.4.1.3.

по описям документов личного происхождения

Изучение НСА, составление перечня фондов, предположительно содержащих особо ценные дела, просмотр описей, выявление дел для просмотра

Описательная статья описи

350

1.1.4.1.4.

по документам личного происхождения

Полистный просмотр дел, выявление особо ценных документов

Единица хранения

25

1.1.4.2.

Составление описей на особо ценные дела, документы

Составление описи особо ценных дел и документов по установленной форме, оформление титульного листа

Описательная статья описи

25

1.1.4.3.

Составление номерников (перечня номеров) особо ценных дел

Написание номеров особо ценных дел (на основании актов о выявлении особо ценных документов) по установленной форме

Номер единицы хранения

500

1.1.4.4.

Простановка отметки «Особо ценные» (далее — «ОЦ»)

1.1.4.4.1.

на делах и коробках

Выемка дел из коробки, сверка дела с актом, проставление отметки «ОЦ» на обложке дела и на коробке, размещение дел в коробку

Отметка «ОЦ»

300

1.1.4.4.2.

в описях

Проставление отметок к описательным статьям описи

Отметка «ОЦ»

400

1.1.4.5.

Составление листов учета и описания уникальных документов

Заполнение листа учета и описания по установленной форме

Единица хранения

4

1.1.5.

Подготовка документов (печатных изданий, описей) на реставрацию, переплет, микрофильмирование, ксерокопирование:

1.1.5.1.

без нумерации листов в делах и проверки листажа

Подбор дел по листам проверки наличия и карточкам учета физического состояния дел, написание карт-заместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, регистрации в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа

Единица хранения

100

1.1.5.2.

с нумерацией листов:

1.1.5.2.1.

в делах досоветского периода

Подбор дел, написание карт-заместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, нумерация листов, составление листа использования и листа-заверителя с описанием особенностей в оформлении документов из хранилища, оформление заказа

Лист

1450

1.1.5.2.2.

в делах советского периода и периода независимости

Лист

1750

1.1.5.3.

с проверкой нумерации листов в делах:

1.1.5.3.1.

досоветского периода

Подбор дел, написание карт-заместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, проверка нумерации листов в деле, составление листа использования и листа-заверителя с описанием особенностей в оформлении документов, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа

Лист

2000

1.1.5.3.2.

советского периода и периода независимости

Лист

3500

1.1.5.4.

с систематизацией листов в делах

Подбор дел, написание карт-заместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, нумерация листов в деле, составление листа использования и листа-заверителя, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа

Лист

700

1.1.5.5.

дел, имеющих особенности в оформлении документов:

1.1.5.5.1.

досоветского периода

Подбор дел, написание карт-заместителей, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, нумерация (проверка нумерации) листов в деле, составление листа-заверителя с описанием особенностей оформления документов, знаков почтового обращения, наличия материальных вложений, художественных и графических документов, печатных изданий, документов, имеющих материальную и коллекционную ценность, регистрация в книге выдачи из хранилища, оформление заказа

Лист

1300

1.1.5.5.2.

советского периода и периода независимости

Лист

2000

1.1.5.5.3.

документов личного происхождения

Лист

800

1.1.5.6.

документов с разрушающейся основой

Подбор дел по листам проверки наличия и карточкам учета физического состояния дел, написание карт-заместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, составление листа использования и листа-заверителя, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа

Лист

1200

1.1.5.7.

документов с угасающим и слабоконтрастным текстом

Лист

1600

1.1.5.8.

картографических документов

Подбор дел по листам проверки наличия и карточкам учета технического состояния, написание карт-заместителей, сверка поисковых данных и заголовков документов с описью, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа

Лист

60

1.1.5.9.

печатных изданий

Подбор печатных изданий, полистный просмотр каждого экземпляра, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа

Единица хранения

25

Лист

2500

1.1.5.10.

газет

Подбор газет по листам проверки наличия и карточкам учета физического состояния, полистный просмотр газет, регистрация в книге выдачи из хранилища, оформление заказа

Лист

100

1.1.5.11.

описей для переплета

Подбор описей, проверка нумерации листов, составление листа-заверителя, регистрация в книге выдачи из хранилища, оформление заказа

Лист

1750

1.1.6.

Выявление и подготовка документов к микрофильмированию с целью создания страхового фонда и фонда пользования

1.1.6.1.

Выявление дел по описям:

1.1.6.1.1.

досоветского периода

Ознакомление с общим составом и содержанием документов фонда по описям с целью определения целесообразности их микрофильмирования, выявление дел по описям

Описательная статья описи

650

1.1.6.1.2.

советского периода и периода независимости

Описательная статья описи

1300

1.1.6.2.

Выявление документов с полистным просмотром дел

Полистный просмотр дел с закладкой документов, подлежащих микрофильмированию

Лист

800

1.1.6.3.

Подготовка дел к микрофильмированию

1.1.6.3.1.

с выявлением дублетных экземпляров документов

Визуальный осмотр дел, проверка правильности нумерации листов, описание особенностей оригинала, выявление и изъятие дублетных экземпляров, составление листа-заверителя

Лист

1500

1.1.6.3.2.

без выявления дублетных экземпляров документов

Визуальный осмотр дел, проверка правильности нумерации листов, описание особенностей оригинала, составление листа-заверителя

Лист

1880

1.1.6.3.3.

картографических документов

Лист

60

1.1.6.4.

Подготовка описей к микрофильмированию

Визуальный осмотр описей, проверка правильности нумерации листов, составление листа-заверителя

Лист

2000

1.1.6.5.

Оформление заказов на микрофильмирование

Подбор, систематизация дел, документов, описей по архивным шифрам, формирование подготовленных дел в связки, заполнение заказа на выполнение работы в 3-х экземплярах, визирование его у руководства и в бухгалтерии архива, регистрация выдачи и передача в лабораторию

Единица хранения

100

Лист

15000

1.1.6.6.

Проверка качества микрофильмов страхового фонда и фонда пользования:

1.1.6.6.1.

с просмотром на монтажном столе

Просмотр микрофильма на монтажном столе с целью проверки его технического состояния, перемотка микрофильма в соответствии с техническими характеристиками, написание заключения о результатах проверки

Кадр

20000

1.1.6.6.2.

без просмотра на монтажном столе

Визуальный просмотр технического состояния микрофильма, написание заключения о результатах проверки

Кадр

12500

1.1.6.7.

Проверка читаемости микрофильмов (микрофиш)

По кадровый просмотр микрофильмов (микрофиш) с помощью читального аппарата для проверки читаемости текста на пленке, написание заключения о результатах проверки

Кадр

3000

1.1.6.8.

Прием дел после микрофильмирования, реставрации и переплета:

1.1.6.8.1.

с выборочной проверкой нумерации листов

Поединичный прием дел из лаборатории, проверка их физического состояния, выборочная проверка нумерации листов, отметка в книге выдачи документов о возвращении дел, размещение дел на места хранения, выемка карт-заместителей

Единица хранения

75

1.1.6.8.2.

с полистным просмотром дел

По единичный прием дел из лаборатории, проверка их физического состояния, выборочная проверка нумерации листов, отметка в книге выдачи документов о возвращении дел, размещение дел на места хранения, выемка карт-заместителей с полистным просмотром

Единица хранения

30

Лист

1500

1.1.6.9.

Прием описей после микрофильмирования, переплета:

1.1.6.9.1.

без полистного просмотра

По единичный прием описей из лаборатории, проверка их физического состояния, отметка в книге выдачи документов из хранилища о возвращении описей, размещение их на месте хранения, выемка карт-заместителей

Опись

80

1.1.6.9.2.

с полистным просмотром

По единичный прием описей из лаборатории, проверка их физического состояния, отметка в книге выдачи документов из хранилища о возвращении описей, размещение их на месте хранения, выемка карт-заместителей с полистным просмотром

Опись

30

Лист

1500

1.1.6.10.

Постановка отметки о микрофильмировании дел в описях

Проставление в описи отметки «Страховой фонд» (далее — «СФ»), отметка в листе-заверителе описи о количестве замикрофильмированных документов

Описательная статья описи

400

1.1.6.11.

Подготовка микрофильмов и комплектов микрофиш к отправке на спецхранение

Доставка микрофильмов (комплектов микрофиш) на рабочее место, сверка описи страхового фонда с поисковыми данными на бюксах и конвертах с микро?ишами, проверка соответствия поисковых данных на рекордах пленки и на бюксах, упаковка страховых копий, оформление акта приема-передачи страховых копий и сопроводительного документа на транспортную тару

Кадр

20000

1.1.7.

Выдача (или прием) дел (описей, печатных изданий) из хранилища

1.1.7.1.

Выдача (или прием):

1.1.7.1.1.

дел

При выдаче: ознакомление с заказом (требованием), регистрация заказа, уточнение мест хранения дел по топографическому указателю, выемка дел, проверка их физического состояния, заполнение карт заместителей, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в заказе, регистрация в книге выдачи документов из хранилища.

При приеме: регистрация приема выданных дел, разборка дел по фондам, проверка правильности заполнения листов использования, проверка физического состояния дел, отметка в книге выдачи о возвращении дел в хранилище, размещение дел на места хранения, выемка карт-заместителей

Единица хранения

Единица хранения

100

100

1.1.7.1.2.

нестандартных по формату дел

Единица хранения

65

1.1.7.1.3.

картографических документов

Карт

80

1.1.7.1.4.

фотодокументов

Фотодокумент

65

1.1.7.1.5.

дел с полистной проверкой

При выдаче: ознакомление с заказом (требованием), регистрация заказа, уточнение мест хранения дел по топографическому указателю, выемка дел, проверка их физического состояния, заполнение карт заместителей, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в заказе, регистрация в книге выдачи документов из хранилища с полистной проверкой дел и отметкой о проверке в листе-заверителе

При приеме: регистрация приема выданных дел, разборка дел по фондам, проверка правильности заполнения листов использования, проверка физического состояния дел, отметка в книге выдачи о возвращении дел в хранилище, размещение дел на места хранения, выемка карт-заместителей с полистной проверкой дел и отметкой о проверке в листе-заверителе

Единица хранения

20

1.1.7.1.6.

описей

При выдаче: ознакомление с заказом (требованием), регистрация заказа, выемка описей, проверка их физического состояния, заполнение карт-заместителей, проверка соответствия шифра и названия фонда на обложке описи и в заказе, регистрация в книге выдачи из хранилища.

При приеме: отметка о приеме выданных описей, проверка их физического состояния, проверка правильности заполнения листа использования, размещение описей на места хранения, выемка карт-заместителей

Единица хранения

Единица хранения

170

170

1.1.7.1.7.

микрофильмов, комплектов микрофиш

При выдаче: ознакомление с заказом (требованием), регистрация заказа, выемка микрофильмов, микрофиш, проверка их физического состояния, заполнение и размещение карт-заместителей, регистрация в книге выдачи копий фонда пользования из хранилища, выдача микрофильмов, микрофиш.

При приеме: отметка о приеме выданных микрофильмов, микрофиш, проверка их физического состояния и соответствия шифров на бюксе (конверте с микрофишами), проверка количества и порядка размещения микрофиш в комплекте, размещение микрофильмов, микрофиш на места хранения, выемка карт-заместителей

Единица хранения, бюкс, комплект микрофиш

Единица хранения, бюкс, комплект микрофиш

150

150

1.1.7.1.8.

карточек каталогов, картотек (из хранилища)

При выдаче: ознакомление с заказом, подбор карточек, заполнение карт-заместителей, регистрация в книге выдачи.

При приеме: регистрация приема, проверка комплекта карточек, размещение их на места хранения, выемка карт-заместителей

Карточка

Карточка

3700

3700

1.1.7.1.9.

печатных изданий

При выдаче: ознакомление с заказом (требованием), подбор изданий в соответствии с заказом, проверка их физического состояния, заполнение карт-заместителей, проверка соответствия шифра на обложке издания и в заказе, регистрация в книге выдачи печатных изданий из хранилища.

При приеме: регистрация приема выданных изданий, проверка их физического состояния, проверка заполнения листа использования, полистная проверка изданий, отметка в книге выдачи о возвращении печатных изданий, размещение их на места хранения, выемка карт-заместителей.

Единица хранения

Единица хранения

100

100

1.1.7.2.

Выдача (или прием) документов во временное пользование с оформлением актов:

1.1.7.2.1.

досоветского периода

При выдаче: регистрация заказа, выемка дел, проверка физического состояния дел и листажа в них, оформление акта о выдаче по установленной форме, регистрация в книге выдачи документов во временное пользование.

При приеме: оформление приема документов по установленной форме, регистрация в книге выдачи о возврате документов, проверка нумерации листов, размещение дел на места хранения

Единица хранения

10

Акт (1 организация)

1

Единица хранения

10

Акт (1 организация)

1

1.1.7.2.2.

советского периода и периода независимости

Единица хранения

40

Акт (1 организация)

1

1.1.7.3.

Заполнение и подклейка листов использования документов

Заполнение листов использования документов по установленной форме, подклейка листов в дела

Лист использования

130

1.1.7.4.

Страхование документов

Определение категории ценности документов и определение величины страховой оценки в соответствии с отраслевыми методическими разработками, оформление акта страховой оценки по установленной форме

Акт

(на 1 документ)

0,5

(4 часа)

1.1.8.

Работы по рациональному размещению документов и улучшению их физического состояния

1.1.8.1.

Размещение на места хранения:

1.1.8.1.1.

дел

Размещение дел в хранилище с целью рациональной организации хранения, улучшения обеспечения их сохранности, техники безопасности охраны труда работников, отметка в топографическом указателе о местонахождении дел

Единица хранения

900

1.1.8.1.2.

коробок, связок

Коробка, связка

90

1.1.8.1.3.

микрофильмов, микрофиш

Бюкс, комплект микрофиш

300

1.1.8.1.4.

описей

Размещение описей на места хранения по порядку номеров фондов и описей

Опись

600

1.1.8.1.5.

печатных изданий, подшивок газет

Размещение печатных изданий, подшивок газет с целью их рационального размещения в хранилище

Единица хранения, подшивка

150

1.1.8.2.

Проверка правильности размещения дел, микрофильмов, микрофиш, печатных изданий на места хранения после использования

Сверка записей в книге выдачи дел, микрофильмов, микрофиш, изданий из хранилища с фактическим их наличием на местах хранения, уточнение их месторасположения по указателям, проверка правильности размещения документов, микрофильмов, микрофиш, изданий, оформление листа проверки

Единица хранения, бюкс, комплект микрофиш

200

1.1.8.3.

Перемещение дел из одного хранилища в другое

Перемещение дел из одного хранилища в другое, оформление акта приема-передачи, внесение изменений в топографические указатели

Единица хранения

220

1.1.8.4.

Прием-передача дел на постоянное хранение в хранилище

Прием дел по единично, сопоставление описания дела на обложке с описью, выверка учетных документов, оформление приема в установленном порядке

Единица хранения

270

1.1.8.5.

Составление и систематизация карточек для пофондового и постеллажного топографического указателей:

1.1.8.5.1.

составление карточек для пофондового топографического указателя

Написание карточки на каждый фонд по установленной форме

Карточка

70

1.1.8.5.2.

составление карточек для постеллажного топографического указателя

Написание карточки на каждый фонд по установленной форме на каждый стеллаж

Карточка

50

1.1.8.5.3.

систематизация карточек для указате?ей

Группировка карточек по порядку номеров фондов или по порядку номеров стеллажей в пределах одного помещения

Карточка

500

1.1.8.6.

Контроль температурно-влажностного режима хранения документов

Измерение температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха, фиксирование показаний контрольно-измерительных приборов в специальных регистрационных журналах, регулирование температурно-влажностного режима посредством кондиционеров, вентиляторов, проветривания помещения, увлажнения воздуха

Наблюдение

20 минут

(0,04 раб. дн.)

1.1.8.7.

Обеспыливание:

1.1.8.7.1.

стеллажей

1.1.8.7.1.1.

пылесосом

Снятие коробок, связок со стеллажей, удаление пыли с поверхности стеллажа

Погонный метр

200

1.1.8.7.2.

коробок, связок без выемки документов

Снятие коробок, связок со стеллажей, удаление пыли увлажненной тканью

Коробка, связка

130

1.1.8.7.3.

коробок, связок с выемкой документов

Снятие коробок, связок со стеллажа, удаление пыли с поверхности коробки, связки, выемка дел из коробки или связки, протирка поверхности дела, укладка дел в коробку или увязка в связку, размещение их на стеллаже

Коробка, связка

20

1.1.8.7.4.

дел

Протирка поверхности дела мягкой тканью

Единица хранения

450

1.1.8.7.5.

описей

Протирка поверхности описи мягкой тканью

Единица хранения

500

1.1.8.7.6.

печатных изданий

Протирка поверхности печатного издания мягкой тканью

Единица хранения

500

1.1.8.8.

Дезинфекция документов

Выемка дел из коробки, протирка коробки, влажная обработка дел тканью с использованием специальных средств, укладка дел в коробку

Лист

1200

Единица хранения

15

1.1.8.9.

Реставрация и мелкий ремонт документов (описей, печатных изданий)

1.1.8.9.1.

реставрация листов

Наращивание листа до необходимого формата, обрезка краев листа, просушивание, проглаживание и прессование листа

Лист

70

1.1.8.9.2.

реставрация листов с укреплением разрывов основы

Монтаж листа из отдельных фрагментов, подрезка мятых и рваных краев, укрепление мелких разрывов основы, сушка листа, проглаживание и прессование листа

Лист

30

1.1.8.9.3.

подклейка порванных листов

Подклейка порванного листа, микалентной бумагой, проглаживание листа

Лист

200

1.1.8.10.

Картонирование:

1.1.8.10.1.

дел

Размещение дел в коробку по порядку номеров, простановка архивного шифра на коробке, размещение коробок на стеллаже

Единица хранения

450

1.1.8.10.2.

картографических документов

Размещение картографических документов в крупноформатные папки, простановка архивного шифра на папке

Папка

20

1.1.8.10.3.

микрофильмов, комплектов микрофиш

Укладка бюксов с микрофильмами в ячейки микротеки, комплектов микрофиш — в конверты (коробки) по порядку номеров с микрофильмированных дел

Бюкс, микрофиша

900

1.1.8.11.

Перекартонирование дел

Выемка дел из старой коробки, размещение дел в новую коробку по порядку номеров, простановка архивного шифра на коробке, размещение коробки на стеллаже.

Если дела в связках: развязывание связок, размещение дел в коробку по порядку номеров, простановка архивного шифра на коробке, размещение коробки на стеллаже

Единица хранения

Единица хранения

500

300

1.1.8.12.

Формирование связок дел:

1.1.8.12.1.

подлежащих хранению

Группировка дел по порядку номеров, написание на ярлыке номера фонда, описи, номеров дел в связке, прикрепление ярлыка к шпагату, перевязывание дел

Связка

55

1.1.8.12.2.

не подлежащих хранению

Группировка дел в связки, перевязывание дел

Связка

75

1.1.8.13.

Оформление ярлыков

1.1.8.13.1.

написание ярлыков

Написание на ярлыке номера фонда и описи, первого и последнего номера дела, номеров отсутствующих дел и номера коробки

Ярлык

100

1.1.8.13.2.

наклейка ярлыков

Промазывание ярлыка клеем и наклейка его на коробку, папку, бюкс

Ярлык

160

1.1.8.14.

Изготовление конвертов для хранения нестандартных по формату документов

Выкраивание конвертов по индивидуальным размерам документов, склеивание конвертов

Конверт

30

1.1.9.

Техническое оформление дел

1.1.9.1.

Подшивка дел, газет

1.1.9.1.1.

управленческой документации:

1.1.9.1.1.1.

объемом до 100 листов

Укладка листов в твердую обложку, прошивка их на четыре прокола, укрепление ниток узлом

Единица хранения

50

1.1.9.1.1.2.

объемом от 100 до 150 листов

Единица хранения

25

1.1.9.1.1.3.

нестандартных по формату дел

Единица хранения

20

1.1.9.1.2.

с одновременным ремонтом и элементами реставрации документов

Подшивка с элементами реставрации и ремонта документа, наращиванием корешка

Единица хранения

10

1.1.9.1.3.

подшивка газет¹

Укладка листов газет в крупноформатную обложку, прошивка их на пять проколов

Подшивка газет

4

1.1.9.2.

Нумерация в пределах²:

1.1.9.2.1.

досоветского периода

Нумерация листов в деле

Лист

2000

1.1.9.2.2.

советского периода и периода независимости

Лист

2500

1.1.9.2.3.

документов личного происхождения

Лист

1700

1.1.9.2.4.

с особенностями оформления документов

Лист

900

1.1.9.2.5.

с изобразительными материалами и фотографиями

Лист

600

1.1.9.2.6.

нестандартных по формату и качеству листов

Лист

900

1.1.9.3.

Оформление листов-заверителей

Заполнение листа-заверителя по установленной форме, вклейка листа в дело

Лист

120

1.1.9.4.

Проверка нумерации листов в делах:

1.1.9.4.1.

досоветского периода

Полистная проверка нумерации листов, выявление недостающих листов в деле или ошибок в нумерации, отметка в листе-заверителе о допущенных ошибках

Лист

3000

1.1.9.4.2.

советского периода и периода независимости

Лист

4000

1.1.9.4.3.

личного происхождения

Лист

3000

1.1.9.4.4.

в делах, имеющих особенности в оформлении

Лист

1800

1.1.9.5.

Простановка штампа «Проверено» после проверки нумерации листов

Простановка штампа, даты, должности и подписи исполнителя в листе-заверителе после пров?рки нумерации листов в деле

Штамп

400

1.1.9.6.

Оформление обложек дел и описей:

1.1.9.6.1.

типографские обложки

Написание на обложке (титульном листе) наименования фонда (фондообразователя), структурной части, заголовка документа дела, крайних дат документов, количества листов в деле в соответствии с описью

Обложка

60

1.1.9.6.2.

обложка без трафарета

Написание на обложке (титульном листе) наименования фонда (фондообразователя), структурной части, заголовка документа дела, крайних дат документов, количества листов в деле в соответствии с описью с разлиновкой (разметкой) поверхности обложки

Обложка

35

1.1.9.6.3.

обложки крупноформатные

Обложка

20

1.1.9.6.4.

с простановкой архивного шифра

Написание на обложке (титульном листе) наименования фонда (фондообразователя), структурной части, заголовка документа дела, крайних дат документов, количества листов в деле в соответствии с описью с разлиновкой (разметкой) поверхности обложки с проставлением штампа на обложке, написанием шифра

Единица хранения

45

1.1.9.6.5.

обложек описей

Оформление обложки в соответствии с титульным листом описи

Обложка

65

1.1.9.7.

Простановка архивных шифров

1.1.9.7.1.

на карточках

Написание архивных шифров на отсистематизированных карточках

Карточка

380

1.1.9.7.2.

на обложках дел

Сверка заголовков дела с описью (карточкой), проставление штампа на обложке и написание шифра

Единица хранения

280

1.1.9.7.3.

на микрофильмах

Написание архивного шифра на крышке бюкса, нанесение шифра на отрезке пленки

Бюкс

100

1.1.9.7.4.

на фотографиях

Простановка архивного шифра на оборотной стороне позитива

Фотодокумент

250

1.1.9.7.5.

на картографических документах

Сверка заголовка документа с описью, простановка штампа на обложке, написание архивного шифра, номеров листов

Лист

180

1.1.9.8.

Простановка штампов и отметок о рассекречивании:

1.1.9.8.1.

на деле (листы)

Простановка штампа и отметки «Рассекречено» на обложке дела и на листах в деле

Единица хранения

50

Лист

500

1.1.9.8.2.

в описи

Простановка штампа и отметки «Рассекречено» на обложке и к описательным статьям описи

Описательная сатья описи

350

1.1.9.8.3.

на микрофильмы страхового фонда и фонда пользования

Простановка штампа или отметки «Рассекречено» в листе использования на основании акта

Ролик

40

2. Учет архивных документов

2.1.

Организация учета архивных документов

2.1.1.

Ведение книги учета поступлений

Заполнение книги учета поступлений по установленной форме

Поступление

35

2.1.2.

Ведение списка фондов

Заполнение списка фондов по установленной форме

Запись

70

2.1.3.

Составление листов фондов

Внесение в лист фонда сведений по установленной форме

Лист фонда

6

2.1.4.

Составление карточек фонда

Заполнение на основании листа фонда карточки фонда по установленной форме

Карточка

20

2.1.5.

Формирование и ведение дел фондов:

2.1.5.1.

формирование дел фондов

Включение в дело фонда документов по истории фондообразователя и фонда, учетных документов, систематизация их по датам, нумерация листов, составление внутренней описи на документы, включение в дело фонда, составление листа-заверителя, подшивка документов

Дело фонда

12

2.1.5.2.

Ведение дел фондов

Внесение необходимых изменений в комплекс документов, входящих в дело фонда

Дело фонда

24

2.1.6.

Внесение изменений в листы фондов

Внесение в лист фонда необходимых сведений о названии, составе, объеме или содержании документов

Изменение

20

2.1.7.

Внесение изменений в карточки фондов

Внесение в карточку на основании листа фондов необходимых сведений об изменениях в составе или содержании документов фонда

Карточка

40

2.1.8.

Внесение данных в Сведения об изменениях в составе и объеме фонда

Внесение в Сведения данных об изменениях в составе и объеме фонда по установленной форме

Архивный фонд

22

2.1.9.

Составление и ведение карточных данных указателей фонда

Составление карточки на каждое наименование фонда с указанием ссылочных данных и крайних дат документов, категории фонда, систематизация карточек по схеме, выбранной архивом

Карточка

50

2.1.10.

Ведение реестра описей

Ведение реестра по установленной форме

Опись

40

2.1.11.

Внесение изменений в учетные документы по результатам проверки наличия, реставрации, описания, рассекречивания документов, переработки описей и других архивных работ

Внесение изменений в учетные документы на основе актов: о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду или неучтенных документов, о разделении, объединении дел, о переработке описей, акта о рассекречивании документов и дел

Единица хранения

100

2.1.12.

Внесение сведений в учетные документы о выбытии документов

Внесение на основании соответствующих актов в список фондов, лист фонда (для старых поступлений), в карточки фонда в описи и номерники сведений о выбытии документов, составление новой итоговой записи в описи по установленной форме

Выбытие

8

2.1.13.

Оформление итоговых записей в описях

Внесение в итоговую запись описи (в трех ее экземплярах) выбывших, уничтоженных по акту, утраченных, переданных в другие фонды (архивы) дел

Опись

8

2.1.14.

Выдача (или прием) дел фондов

При выдаче: выемка дела фонда, размещение карты заместителя, запись в книгу учета выдачи дел фонда

При приеме: отметка в книге выдачи о приеме дела фонда, размещение его на место хранения

Дело фонда

170

2.2.

Учет уникальных и особо ценных документов

2.2.1.

Ведение списка фондов, содержащих особо ценные и уникальные документы

Сверка с данными централизованного учета, заполнение граф списка по установленной форме

Архивный фонд

20

2.2.2.

Ведение реестра описей особо ценных дел, документов, номерников

Ведение реестра по установленной форме

Опись

70

2.2.3.

Ведение инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

Внесение в инвентарную книгу сведений по установленной форме, составление итоговой записи и заверительной надписи

Единица хранения

20

2.3.

Учет страхового фонда и фонда пользования документов

2.3.1.

Ведение книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования документов:

2.3.1.1.

изготовленного на рулонной пленке

Регистрация в книге учета каждого поступления микрофильмов по установленной форме

Кадр

13000

2.3.1.2.

изготовленного на микрофишах

Регистрация в книге учета каждого поступления микрофиш по установленной форме

Кадр

13000

2.3.2.

Составление описей страхового фонда документов:

2.3.2.1.

изготовленного на рулонной пленке

Заполнение граф описи по установленной форме, проверка количества кадров в рулоне, оформление заверительной надписи

Кадр

13000

2.3.2.2.

изготовленного на микрофишах

Кадр

13000

2.4.

Составление паспорта архива

2.4.1.

для комплектующегося архива

Подготовка данных по состоянию на 01.01... года, уточнение показателей по учетным документам архива, заполнение граф паспорта и составление пояснительной записки по установленной форме

Паспорт

15

2.4.2.

для некомплектующегося архива

Паспорт

12

2.5.

Составление паспорта архивохранилища:

2.5.1.

для комплектующегося архива

Подготовка данных по архивохранилищу на 01.01… года, заполнение граф паспорта (в произвольной форме)

Паспорт

5

2.5.2.

для некомплектующегося архива

Паспорт

3

2.6.

Прием и оформление учетной документации

Прием, проверка и регистрация описей, актов и других учетных документов, внесение изменений в учетные документы, оформление приема в установленном порядке

Фонд

3

3. Комплектование архива и экспертиза ценности документов

3.1.

Комплектование архива

3.1.1.

Комплектование архива управленческой документацией

3.1.1.1.

Составление списка организаций — источников комплектования:

3.1.1.1.1.

для национальных архивов

Изучение основных, дополнительных и возможных списков источников комплектования, нормативной, методической и справочной литературы, выявление организаций, в деятельности которых создаются документы, профильные данному архиву, изучение функционально-целевого назначения этих организаций, состава документов, сбор и обобщение сведений для обоснования включения организаций в список (исключение из списка), составление списка организаций — источников комплектования по установленной форме, согласование его с организациями, подготовка списка к обсуждению на ЭПК и доработка по результатам обсуждения, согласование с вышестоящим органом управления архивным делом, утверждение списка директором архива

Организация

5

3.1.1.1.2.

для центральных государственных архивов и государственных архивов областей, городов и районов

Организация

3

3.1.1.2.

Ведение списков организаций —источников комплектования

Внесение изменений, дополнений и уточнений в список, согласование их с организациями

Организация

0,5

(4 часа)

3.1.1.3.

Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов, подлежащих приему на постоянное хранение в архив

Визуальный осмотр дел, выборочный полистный просмотр документов в деле, составление акта при обнаружении дефектов, контроль за их устранением

Единица хранения

250

3.1.1.4.

Заключение договоров с организациями о приеме документов на постоянное хранение в архив

Составление текста и оформление договора с организацией о приеме документов на постоянное хранение в архив по установленной форме

Договор

2

3.1.1.5.

Прием документов на постоянное хранение:

3.1.1.5.1.

без проверки количества листов в делах

Прием дел поединично, сопоставление заголовков, архивных шифров, крайних дат документов в о?иси и на обложках дел, прием описей и НСА на передаваемые дела, оформление акта приема-передачи документов на постоянное хранение по установленной форме, отметка в описи о приеме документов в архив

Единица хранения

200

3.1.1.5.2.

с выборочной проверкой количества листов в делах

Прием дел поединично, сопоставление заголовков, архивных шифров, крайних дат документов в описи и на обложках дел, прием описей и НСА на передаваемые дела, оформление акта приема-передачи документов на постоянное хранение по установленной форме, отметка в описи о приеме документов в архив с выборочной проверкой нумерации листов

Единица хранения

130

3.1.1.5.3.

особо ценных документов

Прием дел поединично, сопоставление заголовков, архивных шифров, крайних дат документов в описи и на обложках дел, прием описей и НСА на передаваемые дела, оформление акта приема-передачи документов на постоянное хранение по установленной форме, отметка в описи о приеме документов в архив с проверкой количества листов в делах, прием описи на особо ценные дела

Единица хранения

30

3.1.1.5.4.

фотодокументов

Прием фотоотпечатков, сверка изображения с аннотацией, негатива — с контрольным отпечатком, запись в книгу поступления, раскладка негативов по размерам в коробку

Единица хранения

300

3.1.2.

Комплектование архива документами личного происхождения

3.1.2.1.

Выявление потенциальных владельцев документов личного происхождения

Уточнение по соответствующим источникам биографических сведений фондовладельца, основных этапов деятельности, уточнение фамилии, имени, отчества и адреса фондовладельца с целью ведения переговоров о передаче его документов в архив, составление списка владельцев, его согласование и утверждение

Владелец документов

2

3.1.2.2.

Установление связей с владельцами документов личного происхождения

Составление писем в адрес владельцев документов об установлении контактов с целью ведения переговоров о передаче документов в архив

Письмо

0,5

(4 часа)

3.1.2.3.

Ведение переговоров с владельцами документов личного происхождения

Ведение переговоров с владельцем о сдаче документов в архив, предварительной ознакомление на месте с личным фондом или отдельными документами с целью принятия решения о целесообразности (нецелесообразности) приема их в архив

Посещение

1

3.1.2.4.

Составление экспертных заключений

Написание заключения экспертно-проверочной комиссии с кратким изложением сведений о составе и содержании документов, предполагаемых к приему на хранение в архив

Заключение

1

3.1.2.5.

Экспертиза ценности документов личного происхождения в процессе комплектования

Полистный просмотр документов, определение их ценности на основании критериев происхождения, содержания и внешних особенностей, отбор документов, подлежащих возврату владельцу, первичная систематизация документов, предполагаемых к приему на хранение, формирование условных дел

Лист

300

3.1.2.6.

Составление сдаточных описей

Составление перечня документов в соответствии с их первичной систематизацией, с указанием способа написания и особенностей документов, составление итоговой записи

Описательная статья описи

50

3.1.2.7.

Составление и ведение списка физических лиц — источников комплектования архива документами личного происхождения

Составление списка по принятой в архиве форме с обязательным указанием фамилии, имени, отчества, адреса, места жительства физического лица, юридического обоснования возможности передачи его документов в архив, внесение изменений и уточнений в список

Владелец документов

10

3.1.2.8.

Временный учет документов личного происхождения

Включение в наблюдательное дело документов, образующихся в процессе комплектования, запись в книге учета поступлений документов в отдел комплектования, составление учетной карточки, внесение в карточку дополнительных сведений

Поступление

0,3

(3 часа)

3.1.2.9.

Заключение договоров с владельцами о передаче документов на хранение в архив

Составление текста и оформление договора с владельцем документов личного происхождения о передаче документов в архив. При заключении договора купли-продажи составление проекта оценочной описи с указанием денежной оценки документов, корректировка описи

Договор

2

3.1.2.10.

Прием и оформление приема документов личного происхождения на хранение в архив

Прием документов от владельца на основании его заявления, оформление приема актом приема на хранение, доставка документов в архив и размещение их на места хранения

Владелец

1

3.2.

Экспертиза ценности документов:

3.2.1.

управленческой документации:

3.2.1.1.

до 1945 года

3.2.1.1.1.

с полистным просмотром

Изучение истории организации и архивного фонда, состава и содержания документов, визуальный и полистный просмотр документов, определение ценности документов, выявление документов с повторяющейся информацией

Единица хранения

15

3.2.1.2.

после 1945 года

3.2.1.2.1.

с полистным просмотром

Изучение истории организации и архивного фонда, состава и содержания документов, визуальный и полистный просмотр документов, определение ценности документов, выявление документов с повторяющейся информацией с отбором документов, не подлежащих хранению

Единица хранения

30

3.2.1.2.2.

без полистного просмотра

Изучение истории организации и архивного фонда, состава и содержания документов, визуальный просмотр документов, определение ценности документов, выявление документов с повторяющейся информацией

Единица хранения

80

3.2.2.

документов по личному составу:

3.2.2.1.

с полистным просмотром

Изучение состава и содержания документов, визуальный и полистный просмотр документов, определение ценности документов, выявление дублетных документов

Единица хранения

45

3.2.2.2.

без полистного просмотра

Изучение состава и содержания документов, визуальный просмотр документов, определение ценности документов, выявление дублетных документов

Единица хранения

200

3.2.3.

фотодокументов

Визуальный просмотр документов, изучение их содержания (изображения), определение ценности и полноты отражения сюжета, выявление дублетных документов

Е?иница хранения

150

3.2.4.

выверка дублетов

Проверка документов, отобранных в процессе экспертизы на дублетность

Единица хранения

15

3.2.5.

Оформление результатов экспертизы ценности документов

3.2.5.1.

Составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Написание акта по установленной форме, его оформление и утверждение

Позиция акта

24

3.2.5.2.

Подготовка дел, не подлежащих хранению, к уничтожению (утилизации)

Выемка дел, сверка поисковых данных с актом о выделении к уничтожению, формирование связок, перемещение дел в специальное помещение для хранения макулатуры, контроль за погрузкой и вывозом дел, оформление документов, подтверждающих уничтожение дел

Единица хранения

170

3.3.

Организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве

3.3.1.

Оказание методической, консультативной помощи организациям в подготовке нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и их внедрении:

3.3.1.1.

инструкций по делопроизводству

Ознакомление с проектом инструкции, проверка соответствия ее положений требованиям нормативных документов в области архивного дела и делопроизводства, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией

Авторский лист инструкции

1

3.3.1.2.

номенклатур дел

3.3.1.2.1.

составленных по типовой или примерной номенклатуре дел

Ознакомление с проектом номенклатуры, проверка правильности ее составления в соответствии с типовой (или примерной) номенклатурой дел и требованиями нормативно-методических документов, уточнение полноты состава дел и документов, включенных в номенклатуру, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией

Позиция номенклатуры

200

3.3.1.2.2.

конкретных номенклатур дел

Ознакомление с проектом номенклатуры, проверка правильности ее составления в соответствии с требованиями нормативно-метод?ческих документов, ?точнение полноты состава дел и документов, включенных в номенклатуру, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией

Позиция номенклатуры

100

3.3.1.3.

положений о ведомственных архивах

Ознакомление с проектом положения, проверка правильности его составления в соответствии с типовым положением и требованиями нормативно-методических документов, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией

Положение

1

3.3.1.4.

положений о Центральных экспертных комиссиях (ЦЭК) и экспертных комиссиях (ЭК) организаций

Ознакомление с проектом положения, проверка правильности его составления в соответствии с требованиями типовых положений и нормативно-методических документов, подготовки замечаний и предложений, согласование их с организацией

Положение

1

3.3.2.

Оказание методической и практической помощи организациям в подготовке описей:

3.3.2.1.

дел с управленческой документацией постоянного хранения

Ознакомление с описью дел, проверка правильности отбора документов на хранение, установление степени полноты состава дел и документов, включенных в опись, проверка качества описания дел, наличия необходимого НСА к описи, подготовка замечаний, согласование их с организацией

Описательная статья описи

130

3.3.2.2.

дел по личному составу

Описательная статья описи

200

3.3.3.

Оказание методической помощи организациям в составлении актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Ознакомление с актом, составление замечаний по содержанию групп документов, не подлежащих хранению, согласование замечаний с организацией

Позиция акта

130

3.3.4.

Составление заключений на документы, представленные к рассмотрению ЭПК территориального управления архивным делом или ЭПМК национального архива:

3.3.4.1.

на номенклатуры дел

Ознакомление с номенклатурой, написание заключения

Позиция номенклатуры

120

3.3.4.2.

на описи дел постоянного хранения

Ознакомление с описью, написание заключения

Описательная статья описи

200

3.3.5.

Участие работников государственного архива:

3.3.5.1.

в работе ЦЭК (ЭК) организаций

Ознакомление с повесткой дня заседания, участие в обсуждении подготовленных вопросов

Совещание

0,5

(4 часа)

3.3.5.2.

в подготовке и проведении семинаров и совещаний по вопросам организации делопроизводства и работы ведомственных архивов

Консультирование работников организаций по вопросам подготовки семинаров и совещаний, оказание им методической, консультативной помощи в выработке повестки дня, организации выступлений, участие в работе семинаров и совещаний, выступление с лекцией, ответы на вопросы

Совещание

10

3.3.6.

Организация работы по составлению паспортов ведомственными архивами

Рассылка в организации бланков паспортов (2 экземпляра), оказание работникам ведомственных архивов методической, консультативной помощи в заполнении паспортов, проверка правильности заполнения паспортов и своевременного предоставления их в государственный архив, анализ результатов паспортизации

Организация

2

3.3.7.

Составление Сведений о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования архива на 01.12… года

Анализ паспортов организаций и учетных данных ведомственных архивов, обобщение сведений о ведомственных архивах, составе и состоянии их документов, заполнение граф Сведений по установленной форме, представление сведений в вышестоящий орган управления архивным делом

Отчет на 100 организаций — источников комплектования

7

3.3.8.

Проведение комплексных изучений (проверок) деятельности ведомственных архивов и служб делопроизводства:

3.3.8.1.

органа государственного и хозяйственного управления, государственной власти на местах

Изучение нормативно-методических и учетных документов ведомственного архива, составление плана изучения (проверки), ознакомление с ним руководства организации, изучение (проверка) выполнения положений, нормативных документов по вопросам архивного дела и делопроизводства, изучение (проверка) состояния работы ведомственного архива по всем направлениям его деятельности, работы ЦЭК (ЭК), организации, оформление результатов изучения (проверки) и ознакомление с ним руководства организации, составление справки по итогам изучения (проверки) и предложений по совершенствованию работы архива и организации делопроизводства, согласование справки у руководства организации

Комплексная проверка

14

3.3.8.2.

организации республиканского подчинения

Комплексная проверка

10

3.3.8.3.

организации областного, городского и районного подчинения

Комплексная проверка

5

3.3.9.

проведение тематических изучений (проверок):

3.3.9.1.

органа государственного и хозяйственного управления, государственной власти на местах

Изучение нормативно-методических и учетных документов ведомственного архива, составление плана изучения (проверки) и ознакомление с ним руководства организации, изучение (проверка) в соответствии с планом отдельных направлений деятельности ведомственного архива, работы ЦЭК (ЭК), ознакомление руководства организации с результатами изучения (проверки) и обсуждение их с работниками службы делопроизводства и ведомственного архива, составление справки по итогам изучения (проверки), согласование справки у руководства организации

Тематическая проверка

4

3.3.9.2.

организации республиканского подчинения

Тематическая проверка

3

3.3.9.3.

организации областного, городского и районного подчинения

Тематическая проверка

2

3.3.10.

Проведение внеплановых и целевых изучений (проверок) ведомственных архивов и служб делопроизводства

Проверка работы ведомственного архива, ознакомление руководства организации с результатами проверки, составление акта по итогам проверки и утверждение его у руководства организации

Целевая проверка

2

3.3.11.

Учет работы с организациями:

3.3.11.1.

формирование и ведение наблюдательных дел на организации — источники комплектования

Включение в состав наблюдательного дела документов, характеризующих работу архива и службы делопроизводства организации (копии приказов организации по этим вопросам, положения о ведомственном архиве и ЭК, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, материалы изучений (проверок) и др. документы), составление внутренней описи наблюдательного дела, внесение в нее дополнений

Наблюдательное дело

0,3

(3 часа)

3.3.11.2.

составление и ведение картотеки учета работы с организациями

Составление карточки по установленной в архиве форме, внесение необходимых изменений и дополнений в карточку

Карточка

4

3.3.12.

Консультирование работников архивных и делопроизводственных служб организаций:

3.3.12.1.

в государственном архиве

Консультирование по вопросам классификации документов, подготовке нормативно-методических пособий, номенклатур и описей дел, по вопросам практического применения методических пособий, обеспечения сохранности документов, формирования дел, экспертизы ценности документов организаций

Консультация

0,5

(4 часа)

3.3.12.2.

в организациях (в ведомственных архивах)

Консультация

1

4. Описание архивных документов в научно-справочный аппарат к документам архива

4.1.

Описание архивных документов

4.1.1.

Подготовка к описанию документов

Изучение исторической и справочной литературы, законодательных актов, деятельности фондообразователя (жизни и деятельности фондообразователя для документов личного происхождения), предварительное ознакомление с состоянием, составом и содержанием документов фонда, определение степени их упорядочения

Архивный фонд

(500 единиц хранения)

7

4.1.2.

Разработка схемы систематизации документов:

4.1.2.1.

управленческой документации

Изучение методической литературы, выбор принципов систематизации документов на основании результатов подготовки к описанию фонда, составление схемы систематизации

Схема

4

4.1.2.2.

документов личного происхождения

Схема

2,5

4.1.2.3.

документов по личному составу

Схема

1,5

4.1.3.

Систематизация документов по основным группам в пределах фонда

Предварительная систематизация документов в соответствии со схемой систематизации данного фонда по группам документов

Лист

900

4.1.4.

Описание

4.1.4.1.

управленческой документации:

4.1.4.1.1.

досоветского периода

Полистный просмотр документов, определение и уточнение их фондовой принадлежности, выявление непрофильных документов, экспертиза ценности документов, определение крайних дат документов, составление текста заголовка и написание его на карточке

Единица хранения

8

4.1.4.1.2.

советского периода и периода независимости

Единица хранения

20

4.1.4.2.

документов личного происхождения

Определение количества листов в деле, просмотр документов, определение и уточнение их фондовой принадлежности, экспертиза ценности и атрибуция документов, определение крайних дат документов, составление текста заголовка и написание его на карточке

Единица хранения

3

4.1.4.3.

документов по личному составу

Полистный просмотр документов, определение и уточнение их фондовой принадлежности, выявление непрофильных документов, экспертиза ценности документов, определение крайних дат документов, составление текста заголовка и написание его на карточке

Единица хранения

25

4.1.5.

Текстологическая работа в процессе описания

Чтение и анализ текста документа, предварительная систематизация документов, расшифровка трудночитаемых текстов, идентификация разрозненных фрагментов, определение полноты текста

Лист

100

4.1.6.

Формирование дел из россыпи

4.1.6.1.

управленческой документации:

4.1.6.1.1.

досоветского периода

Изучение документов, группировка их в дело в соответствии с выбранным принципом формирования дел на основании экспертизы ценности, текстологической работы, атрибуции

Лист

300

4.1.6.1.2.

советского периода и периода независимости

Лист

700

4.1.6.2.

документов личного происхождения

Лист

300

4.1.6.3.

картографических документов

Изучение документов, отбор и группировка их по вопросам, систематизация по хронологии, группировка документов в соответствии с выбранным принципом формирования картографических документов

Лист

180

4.1.6.4.

документов по личному составу

Изучение документов, отбор документов, систематизация их по хронологии и алфавиту, выделение из них дублетных и неправильно присоединенных документов

Лист

850

4.1.7.

Систематизация листов:

4.1.7.1.

в делах 18 — начала 20 веков

Систематизация листов внутри дела в соответствии с выбранным принципом формирования дела

Лист

500

4.1.7.2.

в делах 20 века

Лист

1000

4.1.7.3.

в делах по личному составу

Лист

900

4.1.7.4.

в делах личного происхождения

Лист

500

4.1.7.5.

картографических документов

Систематизация листов в соответствии с выбранным принципом формирования

Лист

180

4.1.8.

Составление исторических справок

Изучение исторической и справочной литературы, законодательных актов, истории и документов фонда для определения дат возникновения, реорганизации, переименования и ликвидации фондообразователя, изучение его структуры, функций и места в системе организаций, характера и состояния документов, написание исторической справки

Машинописный лист исторической справки

2

4.1.9.

Составление внутренних описей дел

Внесение в опись заголовков документов в соответствии с их расположением в деле, с указанием номеров листов дела, на которых расположен каждый документ дела, составление итоговой записи

Описательная статья описи

60

4.1.10.

Составление заголовков дел

4.1.10.1.

управленческой документации:

4.1.10.1.1.

18 века

Полистный просмотр дела, ознакомление с составом и содержанием документов, определение крайних дат, составление текста заголовка и написание его на карточке

Описательная статья описи

10

4.1.10.1.2.

19 века

Описательная статья описи

15

4.1.10.1.3.

20 века до 1945 года

Описательная статья описи

20

4.1.10.1.4.

20 века после 1945 года

Описательная статья описи

35

4.1.10.2.

документов личного происхождения:

4.1.10.2.1.

досоветского периода

Полистный просмотр дела, ознакомление с составом и содержанием документов, определение крайних дат, составление текста заголовка и написание его на карточке

Описательная статья описи

7

4.1.10.2.2.

советского и постсоветского периодов

Описательная статья описи

20

4.1.10.3.

документов по личному составу

Описательная статья описи

65

4.1.10.4.

на фотодокументы:

4.1.10.4.1.

имеющие наиболее полную информацию

Визуальный просмотр фотоотпечатков, составление заголовка с изложением сведений о событиях, предметах и лицах, изображенных на фотодокументах, с уточнением необходимых сведений по НСА и документам архива

Описательная статья описи

20

4.1.10.4.2.

имеющие частичную информацию

Визуальный просмотр фотоотпечатков, составление заголовка с изложением сведений о событиях, предметах и лицах, изображенных на фотодокументах, с уточнением необходимых сведений по НСА и документам архива с обращением к литературе, периодическим изданиям

Описательная статья описи

15

4.1.10.4.3.

имеющие минимальную информацию

Описательная статья описи

6

4.1.11.

Редактирование и унификация заголовков дел

4.1.11.1.

с просмотром дел:

4.1.11.1.1.

управленческой документации досоветского периода

Анализ содержания заголовка, уточнение полноты и точности информации в нем с обращением к документам дела, внесение изменений в заголовок и его унификация

Описательная статья описи

90

4.1.11.1.2.

управленческой документации советского периода и периода независимости

Описательная статья описи

110

4.1.11.1.3.

документов по личному составу

Описательная статья описи

130

4.1.11.1.4.

документов личного происхождения

Анализ содержания заголовка, уточнение даты, способа воспроизведения, опубликованности документа, редактирование, дополнение или пересоставление заголовка

Описательная статья описи

50

4.1.11.2.

без просмотра дел:

4.1.11.2.1.

управленческой документации досоветского периода

Унификация формы изложения сведений в заголовке, редактирование заголовка

Описательная статья описи

150

4.1.11.2.2.

управленческой документации советского периода и периода независимости

Описательная статья описи

200

4.1.11.2.3.

документов по личному составу

Описательная статья описи

220

4.1.11.2.4.

документов личного происхождения

Описательная статья описи

90

4.1.11.2.5.

фотодокументов

Описательная статья описи

200

4.1.12.

Систематизация карточек с заголовками дел:

4.1.12.1.

по структурному и тематическому признакам

Группировка карточек в соответствии с принятой схемой систематизации дел по структурным частям, темам

Карточка

380

4.1.12.2.

по номинальному, хронологическому и алфавитному признакам

То же по хронологии или алфавиту корреспондентов

Карточка

500

4.1.13.

Простановка архивных шифров на карточках

Простановка архивного шифра на от систематизированных карточках

Карточка

400

4.1.14.

Систематизация дел в пределах фонда организации

Подбор дел по карточкам, сопоставление заголовков на делах и карточках, расположение дел в соответствии с архивными шифрами на карточках

Единица хранения

460

4.1.15.

Систематизация дел в пределах фонда личного происхождения

Систематизация дел в соответствии со схемой систематизации дел фонда

Единица хранения

200

4.1.16.

Описание книг:

4.1.16.1.

с автографами

Запись содержания автографа (дарственной надписи) на основании результатов текстологической работы и атрибуции, составление списка книг по установленной форме

Книга

(с одним автографом)

65

4.1.16.2.

с автографами на иностранных языках

Книга

(с одним автографом)

40

4.1.16.3.

без автографов

Книга

100

4.1.17.

Составление предисловий к описям:

4.1.17.1.

фондов организаций

Изучение законодательной и научно-справочной литературы, истории фонда и его документов, учетных документов архива, определение дат и особенностей образования, а также переименования, ликвидации фондообразователя, изменений в его структуре, функций и места в системе организаций, изучение НСА к фонду, степени сохранности и состава документов, особенностей обработки и систематизации документов фонда, обоснование принятой схемы систематизации документов, составление текста предисловия

Машинописный лист предисловия

1,5

4.1.17.2.

фондов личного происхождения

Машинописный лист предисловия

2

4.1.18.

Составление списков сокращений к описям

Просмотр текста описи, выявление сокращенных слов, установление их полного написания, систематизация сокращений в алфавитном порядке, написание списка

Наименование

90

4.1.19.

Составление переводных таблиц шифров дел

Написание старых архивных шифров по порядку номеров дел с указанием новых архивных шифров

Шифр (номер) дела

380

4.1.20.

Составление указателей к описям:

4.1.20.1.

предметных

Просмотр заголовков дел по описи, выявление и отбор наиболее значимых понятий, описание их на карточках с указанием ссылочных данных, выбор принципов систематизации понятий в указателе, обобщение сведений идентичных карточек, систематизация карточек, написание указателя

Карточка

110

4.1.20.2.

географических

Просмотр заголовков дел по описи, выявление географических названий и объектов, написание их на карточке с указанием ссылочных данных, систематизация карточек по алфавиту, обобщение сведений идентичных карточек, написание указателя

Карточка

130

4.1.20.3.

именных

Просмотр заголовков дел по описи, выявление фамилий, имен, отчеств, псевдонимов упоминаемых лиц и вынесение их на карточки с указанием ссылочных данных, систематизация карточек по алфавиту фамилий, имен, отчеств ит.д., обобщение сведений идентичных карточек, написание указателя

Карточка

140

4.1.20.4.

указателя наименований организаций (специального предметного указателя)

Просмотр заголовков дел по описи, выявление наименований организаций, написание карточек и систематизация их по алфавиту, обобщение сведений идентичных карточек, написание указателя

Карточка ³

120

4.1.21.

Составление оглавлений (содержаний) к описям фондов

Написание оглавления (содержания) с включением в него предисловия, списка сокращенных слов, названий всех разделов (подразделов), указателей, переводной таблицы шифров, указание к ним соответствующих листов описи

Опись

0,5

(4 часа)

4.1.22.

Составление описей

Составление описи по установленной форме

Описательная статья описи

65

4.1.22.1.

с внесением в опись иноязычных слов

Составление описи по установленной форме с внесением в опись иноязычных слов

Описательная статья описи

35

4.1.23.

Оформление описей

Составление титульного листа, итоговой записи к каждой описи, нумерация листов описи, составление листа-заверителя

Опись

0,5

(4 часа)

4.1.24.

Составление актов:

4.1.24.1.

об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т. д.

Составление акта по установленной форме, оформление и утверждение акта

Позиция акта

20 мин. (0,04 раб. дн.)

24

4.1.24.2.

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Составление акта по установленной форме, подготовка к рассмотрению на ЭПК (ЭПМК)

Позиция акта

20 мин. (0,04 раб. дн.)

24

4.1.24.3.

акта возврата документов собственнику

Составление акта по установленной форме, оформление и утверждение акта

Позиция акта

20 мин. (0,04 раб. дн.)

24

4.1.24.4.

о выявлении особо ценных документов

Написание акта с изложением краткой характеристики проделанной работы, перечислением архивных шифров, выявленных документов, оформление и утверждение акта

Акт

0,5

(4 часа)

4.1.24.5.

описания документов, переработки описей

Написание акта по установленной форме, оформление и утверждение акта

Акт

0,5

4.2.

Усовершенствование описей

4.2.1.

управленческой документации с просмотром дел:

4.2.1.1.

досоветского периода

Анализ качества заголовков в описи, редактирование заголовков с просмотром дел и изучением истории фондообразователя, дополнение заголовка недостающими элементами описания, унификация понятий, терминов, упомянутых фамилий, имен, отчеств, составление недостающих элементов НСА к описи

Описательная статья описи

20

4.2.1.2.

советского периода и периода независимости

Описательная статья описи

50

4.2.2.

управленческой документации без просмотра дел

Анализ качества заголовков в описи, литературное редактирование, унификация понятий, терминов, упомянутых фамилий, имен, отчеств

Описательная статья описи

180

4.2.3.

документов личного происхождения:

4.2.3.1.

досоветского периода

Анализ качества заголовков в описи, редактирование заголовков с частичным просмотром документов для уточнения фондовой принадлежности документов и уточнения сведений фактографического характера, унификация понятий, терминов, упомянутых фамилий, имен, отчеств, составление недостающих элементов НСА описи

Описательная статья описи

14

4.2.3.2.

советского периода и периода независимости

Описательная статья описи

25

4.3.

Переработка описей ⁴

4.3.1.

управленческой документации:

4.3.1.1.

досоветского периода

Просмотр дел, экспертиза ценности документов, уточнение фондовой принадлежности, пересоставление заголовков дел, уточнение крайних дат, разработка новой схемы систематизации единиц хранения в описи, систематизация дел в соответствии со схемой, составление предисловия переводной таблицы шифров дел и необходимого НСА к описи

Единица хранения

12

4.3.1.2.

советского периода и периода независимости

4.3.1.2.1.

документов до 1945 года

Единица хранения

15

4.3.1.2.2.

документов после 1945 года

Единица хранения

45

4.3.2.

документов личного происхождения:

4.3.2.1.

досоветского периода

Просмотр документов, проведение экспертизы их ценности, уточнение фондовой принадлежности документов, разработка новой схемы систематизации документов фонда, переформирование дел, редактирование и пересоставление заголовков дел на карточках, оформление обложек дел, систематизация карточек по новой схеме, пересоставление НСА к описи

Единица хранения

4

4.3.2.2.

советского периода и периода независимости

Единица хранения

8

4.4.

Каталогизация документов

4.4.1.

Отбор дел для каталогизации по описям

4.4.1.1.

по описям 18 века

Просмотр описей для отбора дел на каталогизацию

Описательная статья описи

600

4.4.1.2.

по описям 19 века

Описательная статья описи

1000

4.4.1.3.

по описям 20 века:

4.4.1.3.1.

до 1945 года

Просмотр описей для отбора дел на каталогизацию

Описательная статья описи

1300

4.4.1.3.2.

после 1945 года

Описательная статья описи

1600

4.4.2.

Выявление документов для каталогизации по делам:

4.4.2.1.

18 века

Полистный просмотр дела, выявление документов, подлежащих каталогизации, закладка этих документов для написания карточек

Единица хранения

10

4.4.2.2.

19 века — до 1917 года

Единица хранения

20

4.4.2.3.

советского периода и периода независимости

Единица хранения

40

4.4.3.

Создание и ведение систематического каталога

4.4.3.1.

Составление тематических карточек по заголовкам дел в описях

Просмотр описи, вынесение на карточку по установленной форме содержания одного или группы однородных дел, простановка штампа о каталогизации дела и отметка в листе использования описи о закаталогизированных делах

Карточка

60

4.4.3.2.

Составление тематических карточек на выявленные документы:

4.4.3.2.1.

по документам 18 века

Просмотр дела, заполнение реквизитов карточки по установленной форме, простановка штампа о каталогизации на обложке дела и отметка в листе использования дела о закаталогизированных документах

Карточка

20

4.4.3.2.2.

по документам 19-20 века

Карточка

25

4.4.3.3.

Индексирование карточек систематического каталога

Изучение содержания на карточке, индексирование карточки в соответствии со схемой классификации

Карточка

170

4.4.3.4.

Систематизация карточек систематического каталога

Группировка карточек в соответствии со схемой классификации данного каталога

Карточка

450

4.4.3.5.

Включение карточек в систематический каталог

Включение отсистематизированных карточек в каталог с соблюдением принципа расположения карточек в данном каталоге

Карточка

260

4.4.3.5.1.

с одновременной частичной пересистематизацией отдельных разделов

Включение отсистематизированных карточек в каталог с соблюдением принципа расположения карточек в данном каталоге с частичной пересистематизацией отдельных разделов, уточнением индексов, формированием новых делений, пересоставлением разделителей, перестановкой карточек в другие ящики каталога (при необходимости)

Карточка

180

4.4.3.6.

Составление дублетных карточек

Написание второго экземпляра карточки, тождественного оригиналу

Карточка

80

4.4.3.7.

Объединение информации на тематических карточках

Изучение содержания на карточке, заполнение новой карточки по установленной форме

Карточка

110

4.4.3.8.

Редактирование тематических карточек:

4.4.3.8.1.

без просмотра дел

Редактирование содержания на карточке, унификация текста, исправление допущенных неточностей в карточке

Карточка

250

4.4.3.8.2.

с одновременным индексированием карточек

Редактирование содержания на карточке, унификация текста, исправление допущенных неточностей в карточке с простановкой индекса на карточке в соответствии со схемой классификации

Карточка

140

4.4.3.8.3.

с просмотром дел

Полистный просмотр дела с целью уточнения полноты и точности содержания карточки, внесение недостающих элементов описания, редактирование и унификация текста на карточке

Карточка

70

4.4.3.9.

Усовершенствование систематического каталога

Изучение схемы систематизации по разделам, уточнение содержания на тематических карточках, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, изменение индексов, пересистематизация карточек и включение их в каталог, внесение изменений и дополнений в схему

Карточка

80

4.4.3.10.

Проверка систематизации карточек в систематическом каталоге

Проверка правильности систематизации карточек и исправление ошибок, неточностей

Карточка

500

4.4.4.

Создание и ведение именного каталога

4.4.4.1.

Составление именных карточек на выявленные документы:

4.4.4.1.1.

досоветского периода

Полистный просмотр дела, изучение документов, вынесение на карточку по установленной форме фамилий, имен, отчеств лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами, простановка штампа о каталогизации на обложке дела и отметка в листе использования дела о закаталогизированных документах

Карточка

20

4.4.4.1.2.

советского периода и периода независимости

Карточка

40

4.4.4.2.

Систематизация именных карточек

Систематизация карточек по алфавиту фамилий, имен, отчеств, далее — в хронологической или логической последовательности

Карточка

480

4.4.4.3.

Включение именных карточек в каталог

Включение отсистематизированных именных карточек в каталог

Карточка

350

4.4.4.4.

Проверка систематизации карточек в именном каталоге

Проверка правильности систематизации карточек и исправление ошибок, неточностей

Карточка

800

4.4.5.

Создание и ведение алфавитных карточек по личному составу

4.4.5.1.

Составление алфавитных карточек:

4.4.5.1.1.

по документам досоветского периода

Полистный просмотр дела, вынесение на карточку по установленной форме фамилий, имен, отчеств, должностей и званий воинского состава и работников воинских частей и организаций, простановка штампа о каталогизации на обложке дела и отметка в листе использования дела о закаталогизированных документах

Карточка

60

4.4.5.1.2.

по документам советского периода и периода независимости

Карточка

100

4.4.5.2.

Систематизация карточек

Систематизация карточек по алфавиту фамилий, имен, отчеств и году рождения упоминаемых лиц

Карточка

480

4.4.5.3.

Включение карточек в картотеку по личному составу

Включение отсистематизированных карточек в картотеку

Карточка

500

4.4.5.4.

Объединение информации на карточках по личному составу

Объединение поисковых данных на одно лицо с одновременным исключением дублетных карточек

Карточка

160

4.4.5.5.

Проверка систематизации карточек в картотеке по личному составу

Проверка правильности систематизации карточек

Карточка

800

4.4.6.

Нумерация карточек

Простановка порядковых номеров на карточках

Карточка

1500

4.4.7.

Написание и размещение разделителей в каталоге

Написание разделителей для рубрик, подрубрик каталогов, размещение разделителей в каталогах

Разделитель

90

4.4.8.

Ведение журнала (книги) учета использования каталогов

Заполнение журнала (книги) учета использования каталогов и картотек по установленной форме

Запись — обращение к каталогу

40

5. Использование архивных документов

5.1.

Информационное обеспечение пользователей по их запросам

5.1.1.

Исполнение тематических запросов по определенной проблеме, теме, о событии или факте:

5.1.1.1.

по документам

Изучение НСА и описей, просмотр документов по делам, выявление сведений по теме запроса, составление ответа на запрос

Запрос

3

5.1.1.2.

по каталогам и картотекам

Поиск сведений по каталогам, картотекам, составление ответа на запрос

Запрос

1

5.1.2.

исполнение генеалогических запросов (на 1 лицо):

5.1.2.1.

по научно-справочному аппарату (НСА)

Изучение НСА, поиск сведений по справочной литературе, составление ответа на запрос по установленной форме

Запрос

1,5

5.1.2.2.

по документам

Изучение НСА и описей, просмотр документов, выявление сведений биографического характера, составление ответа на запрос по установленной форме, при необходимости — выявление документов для копирования

Запрос

4

5.1.3.

Исполнение биографических запросов:

5.1.3.1.

по НСА

Изучение НСА, справочной литературы для установления сведений о жизнедеятельности и фактов биографии упоминаемого в запросе лица, составление ответа на запрос

Запрос

1

5.1.3.2.

по документам

Изучение НСА и описей, просмотр документов, выявление сведений о жизнедеятельности и фактов биографии упоминаемого в запросе лица, составление ответа на запрос

Запрос

3

5.1.4.

Исполнение запросов социально-правового характера

5.1.4.1.

подтверждающую трудовой стаж:

5.1.4.1.1.

по НСА

Изучение НСА, выявление запрашиваемых сведений, написание и оформление архивной справки или отрицательного ответа по установленной форме

Запрос

10

5.1.4.1.2.

по документам

Изучение НСА и описей, определение фондов и дел для просмотра, просмотр документов, выявление запрашиваемых сведений, написание и оформление архивной справки или отрицательного ответа по установленной форме

Запрос

2

5.1.4.2.

подтверждающих льготный трудовой стаж

Запрос

1

5.1.4.3.

подтверждающих размер заработной платы

Запрос

1

5.1.4.4.

о награждении государственными наградами

Запрос

4

5.1.4.5.

о службах в воинских частях и формированиях

Запрос

1