В целях реализации требований Закона Республики Узбекистан «Об архивном деле» Кабинет Министров постановляет:

1. Утвердить:

Положение о порядке комплектования, государственного учета, хранения и использования архивных документов согласно приложению № 1;

Положение о Государственном каталоге Национального архивного фонда Республики Узбекистан согласно приложению № 2;

Положение о порядке создания, реорганизации и ликвидации архивов согласно приложению № 3;

Положение о порядке предоставления услуг архивами и ведомственными архивами согласно приложению № 4;

Положение о порядке аттестации специалистов архивов на компетентность по упорядочению документов предприятий, учреждений и организаций Республики Узбекистан согласно приложению № 5;

Положение о порядке вывоза архивных документов за пределы Республики Узбекистан и ввоза архивных документов в Республику Узбекистан согласно приложению № 6.

2. Министерствам и ведомствам, Совету Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятам областей и г. Ташкента, а также предприятиям, учреждениям и организациям обеспечить регулярное представление соответствующим архивам в установленные сроки и формах сведения об объеме и составе их архивных фондов, архивные документы которых включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан.

3. Агентству «Узархив» при Кабинете Министров Республики Узбекистан:

в месячный срок разработать для собственников архивных фондов, архивные документы которых включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан, методические рекомендации по представлению сведений об объеме и составе их архивных фондов, а также по организации правильного упорядочения документов на стадии передачи в архивное хранение;

обеспечить в трехмесячный срок формирование базы данных и дальнейший систематический учет по объему и составу архивных фондов, архивные документы которых включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан.

4. Внести изменения и дополнение в постановление Кабинета Министров от 23 марта 1999 г. № 131 «Об упорядочении вопросов вывоза и ввоза культурных ценностей в Республике Узбекистан» (СП Республики Узбекистан, 1999 г., № 3, ст. 15) согласно приложению № 7.

5. Органам государственного и хозяйственного управления, органам государственной власти на местах и другим организациям в месячный срок привести свои ведомственные нормативно-правовые акты в соответствие с настоящим постановлением.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Премьер-министра Республики Узбекистан А.Н.Арипова.

1. Настоящее Положение о порядке комплектования, государственного учета, хранения и использования архивных документов (далее — Положение) разработано в соответствии с Законом Республики Узбекистан «Об архивном деле» и определяет единый порядок организации комплектования, ведения учета, обеспечения сохранности и использования архивных документов.

Настоящее Положение распространяется на государственные и негосударственные архивы (далее — архивы), а также ведомственные архивы.

2. В настоящем Положении применяются следующие основные понятия:

архив — государственное или негосударственное учреждение, ведомственный архив, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

архивная выписка — документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

архивные документы — текстовые, рукописные и машиночитаемые документы, звукозаписи, видеозаписи, киноленты, фотографии, фотографические пленки, чертежи, схемы, карты, а также записи на других материальных носителях, подлежащие хранению в силу своей значимости для граждан, общества и государства;

архивная коллекция — совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим);

архивная копия — дословно воспроизводящая архивный документ копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная справка — документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документальную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, созданных в результате деятельности юридических или физических лиц;

архивный фонд личного происхождения (семьи, рода) — архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов;

единица хранения/единица учета — физически обособленный архивный документ;

источник комплектования архива — фондообразователь архива, архивными документами которого комплектуется архив по фондовой принадлежности;

использование архивных документов — предоставление архивами архивных документов пользователям, осуществляющим исследования в служебных, производственных, научных, культурных, просветительских, образовательных и иных не запрещенных законодательством целях;

каталоги — межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации;

комплектование — совокупность работ по фондированию и организации архивных документов в пределах архивного фонда, с последующим их приемом от источников комплектования, осуществляемых с целью систематического пополнения архива архивными документами в соответствии с его профилем;

научно-справочный аппарат (НСА) — комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система научно-справочного аппарата архива);

обзоры — архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом;

объединенный архивный фонд — архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

опись дел (документов) — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета;

пользователь — юридическое или физическое лицо, обращающееся в архив для получения и использования необходимой информации из архивных документов;

проверка наличия и состояния архивных документов (проверка наличия) – комплекс работ, проводимый в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их поиска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;

путеводитель — архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием;

страховая копия — копия особо ценного документа или уникального документа на другом материальном носителе, позволяющая считывать или воспроизводить информацию, содержащуюся в оригинале;

тематический обзор архивных документов — систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;

топографические указатели — перечень сведений о местонахождении документальных материалов в архивохранилище;

указатели — архивные справочники, представляющие собой алфавитные, систематические или составленные по какому-либо иному признаку перечни названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров;

упорядочение — комплекс работ по научно-технической обработке документов и подготовке их к архивному хранению, который включает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, а также составление архивных описей;

учет архивных документов — осуществление систематического мониторинга архивами поступления, наличия и состояния архивных документов и архивных фондов с определением количества и состава архивных документов в установленных единицах и отражением их в учетных документах;

фондирование — комплекс работ по уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов;

экспертная комиссия (ЭК) — постоянно действующая комиссия предприятий, учреждений и организаций, создаваемая для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую и другую специальную документацию, и подготовки их к передаче на архивное хранение;

экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) — постоянно действующая комиссия, создаваемая в государственных архивах, территориальных управлениях по архивному делу для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую, кинофотофоно- и другую специальную документацию, а также для осуществления руководства и координации деятельности Центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) предприятий, учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования госархивов;

хранение архивных документов — комплекс мер по обеспечению сохранности архивных документов в архивах;

3. Работа по фондированию осуществляется:

в источниках комплектования архивными документами архивов — в процессе формирования дел на основе номенклатуры дел и отбора документов для передачи на хранение в архив;

в архивах — при описании принятых неупорядоченных архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

4. Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя.

Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.

Архивные документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.

Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.

5. В случае реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-правопреемнику, включаются в архивный фонд последней.

Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения.

6. Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:

архивные документы представительств и филиалов;

архивные документы совещательных органов, созданных при организации;

архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций;

архивные документы ликвидатора организации.

Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.

7. Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов:

организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;

руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

организаций, объединенных объектом деятельности;

последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам;

двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.

8. Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.

9. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или в архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

10. В зависимости от времени образования и правового статуса источника его комплектования архивные документы принимаются в архив как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд.

Допускается формирование объединенных архивных фондов из архивных документов комиссий по выборам председателя (аксакала) схода граждан и его советников.

11. Единые архивные фонды составляют архивные документы:

отраслевых управлений и отделов органов государственного управления и государственной власти на местах;

органов судебной власти и прокуратуры.

В связи с преобразованием административных образований (их объединением, разделением, а также изменением статуса городского поселения) новые архивные фонды составляют архивные документы созданных органов государственной власти.

Изменение границ территориальных образований не является основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов соответствующих органов государственной власти.

12. При реорганизации организации новые архивные фонды создаются в случаях:

изменения целевого назначения, профиля деятельности и функций организации;

преобразования организации с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация и т. п.).

Из архивных документов организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности, имущества организации и архивных документов вновь возникшей организации(й)-правопреемника(ов) допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации(й)-правопреемника(ов) в государственную собственность.

13. Не является основанием для создания нового архивного фонда:

расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организации;

выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;

изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающиеся изменением первоначальных функций;

смена учредителя(ей) организации без изменения формы собственности имущества этой организации.

14. Архивные документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, в том числе по причине чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленной с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.

15. Хронологическими границами архивного фонда являются:

архивного фонда органа государственного управления, органа государственной власти, организации — устанавливаемые на основе нормативно-правовых актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования государственного органа, органа самоуправления граждан, организации принимается дата наиболее раннего из них;

объединенного архивного фонда — даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

архивного фонда личного происхождения — даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);

архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

16. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

17. Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел (документов).

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

номинального (по делопроизводственной форме — видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной, фото-, фоно- и электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки.

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах соответствующих уполномоченных органов, на которых возложены контрольные функции, выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина — по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем — архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы), помещаются в начале.

Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку, с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:

единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;

единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);

единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

18. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам — фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фотодокументы систематизируются по видам — негативы различной цветности и размера, слайды (диапозитивы) различной цветности, позитивы, фотоотпечатки, фотоальбомы, диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации — фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись.

Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов — по форматам представления информации и далее — по характеру зафиксированной информации.

19. Комплектование архивными документами архива состоит из следующих этапов:

первый этап — определение и составление списка источников комплектования;

второй этап — определение состава архивных документов, подлежащих передаче на хранение в архивах;

третий этап — прием архивных документов на хранение.

20. В целях планомерного и целенаправленного комплектования архивными документами в архиве составляются списки источников комплектования.

Списки источников комплектования ежегодно (к началу года) уточняются и не реже одного раза каждые пять лет, после согласования с Центральной экспертно-проверочной комиссией Агентства «Узархив» при Кабинете Министров Республики Узбекистан (далее — Агентство «Узархив»), переутверждаются. Внеочередное переутверждение осуществляется в случае изменения состава и/или количества основных источников комплектования.

Государственные органы управления, предприятия, учреждения, организации, архивные документы которых включены в состав государственной части Национального архивного фонда Республики Узбекистан (далее — НАФ), включаются в основной список источников комплектования государственных архивов в порядке, установленном Агентством «Узархив».

21. Архив ведет наблюдательное дело на каждый источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина - источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.

В целях учета работы с источниками комплектования архив вправе создавать учетно-справочные картотеки и базы данных.

22. Передача архивных документов негосударственными организациями и физическими лицами на постоянное или депозитарное хранение в архив оформляется соглашением (договором) с уточнением условий хранения и использования документов.

Решение о передаче документов, отобранных на хранение в архивы, принимает экспертная комиссия (ЭК) организации.

23. Прием документов от организаций в архивы осуществляется в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководством архива и организации.

Прием архивных документов на хранение в архивы проводится после упорядочения документов по описям, утвержденным соответствующим ЭПК. При приеме документов на хранение проводится проверка наличия, физического состояния и качества научно-технической обработки документов.

Прием архивных документов на хранение в архив оформляется актом приема-передачи документов, составляемым в двух экземплярах, один экземпляр которого возвращается в источник комплектования.

Прием полученных из-за рубежа архивных документов в архив осуществляется в соответствии с договором между собственником или владельцем указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов. Прием оформляется актом приема-передачи документов на хранение.

24. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного хранения и по личному составу по описям.

В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передававшего дело.

Допускается хранение дел временного хранения со сроком менее 10 лет в соответствующих структурных подразделениях организации. Эти дела передаются в ведомственный архив по решению руководителя организации.

25. От источников комплектования государственного архива документы, включенные в государственную часть НАФ, принимаются по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Республики Узбекистан.

В исключительных случаях сроки временного хранения документов НАФ могут быть продлены по просьбе источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Республики Узбекистан. Продление указанных сроков для источников комплектования архивов осуществляется решением ЭПК.

Сроки временного хранения документов, включенных в негосударственную часть НАФ в негосударственных организациях, определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.

Досрочный прием, а также временное хранение документов НАФ осуществляются только по официальной просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей в архиве, на основе договора. Прием архивных документов на временное хранение оформляется также актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 1) и производится по сдаточной описи.

26. Архивные документы принимаются в архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

Упорядочение архивных документов осуществляется в порядке, установленном Агентством «Узархив».

27. При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, а также проверка комплектности учетных документов.

28. Документы НАФ принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям дел (документов), документы по личному составу — по согласованным с ЭПК описям дел (документов), архивные документы с неистекшими сроками временного хранения — по сдаточным описям.

Прием дел производится поединично, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел (документов) делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел (документов), в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 1), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой — в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел (документов).

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования.

29. Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав НАФ по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 2).

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой — вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

30. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте:

кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) — негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект, что отражается на акте приема-передачи);

фотодокументы — негатив, контрольный фотоотпечаток;

фонодокументы и видеодокументы — оригинал и копия.

Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:

для кинодокументов — монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

для фотодокументов — аннотация;

для фонодокументов — сопроводительная документация; для видеодокументов — акты технического состояния.

Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести (в случае отсутствия этих программных средств в архиве), а также с необходимым комплектом сопроводительной документации.

31. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т. д.), включаются в состав НАФ и вносятся в опись дел (документов), которая утверждается ЭПК. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение.

32. Прием документов НАФ и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных организаций осуществляется в соответствии с законодательством Республики Узбекистан и в порядке, определенном настоящим Положением.

При ликвидации организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются в архив в упорядоченном состоянии, на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. В случае необходимости упорядочения архивных документов на стадии ликвидации упорядочение организуется ликвидационной комиссией (ликвидатором).

33. Архив совместно с источниками комплектования рассматривает и согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива.

Архив участвует в работе ЦЭК (ЭК) источников комплектования архива.

Архив принимает участие в проверках соблюдения правил организации комплектования, учета, хранения и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых Агентством «Узархив» в установленном порядке.

34. Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов НАФ, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами соответствующего профиля источников его комплектования.

В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь, а также архивные услуги в установленном законодательством порядке.

35. Архив осуществляет государственный учет архивных документов и представляет учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного учета документов НАФ.

36. Государственному учету подлежат все хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, копии архивных документов страхового фонда и копии фонда пользования, описи дел (документов).

37. Учет архивных документов производится путем присвоения единицам хранения/единиц учета учетных номеров, являющихся составной частью архивного шифра.

Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, описи, единицы хранения/единиц учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой). Архивный шифр вносится на каждую единицу хранения/единицу учета с целью обеспечения ее учета и идентификации.

Архивным шифром единицы хранения/единиц учета страхового фонда являются название архива, номера описи страхового фонда, номера учета единицы хранения/единиц учета страхового фонда с добавлением индекса «СФ».

38. Основными единицами учета архивных документов, независимо от вида носителя и способа техники закрепления идентификации, являются:

архивный фонд,

архивная коллекция;

единица хранения.

Документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам.

39. Учет архивных документов в архиве осуществляется централизованно специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. В хранилище назначается работник, ответственный за учет документов.

Порядок ведения учета архивных документов, вспомогательных форм учетной документации, порядок внесения изменений в учетные документы архива регламентируется приказом руководителя.

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

40. Организационная упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроль за их наличием и состоянием обеспечивается путем определения количества и состава архивных документов в архиве в установленных единицах учета, с отражением этого количества и состава в учетных документах.

41. Учету подлежат:

хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

документы временного хранения с установленным сроком хранения больше 10 лет, а также постоянного хранения, временно хранящиеся в ведомственном архиве;

документы НАФ, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

42. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивным шифром является обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

Архивный шифр состоит из следующих элементов:

сокращенное название архива (его официальная аббревиатура);

номера архивного фонда, описи дел (документов), единицы хранения, единицы учета.

В состав архивного шифра единицы учета аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации, единицы хранения электронных документов — формата записи и вида носителя информации.

43. В архивах разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.

Порядок учета архивных документов:

определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище;

закрепляет последовательность выполнения работ по учету.

Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются приказом руководителем.

44. Учетные документы, кроме описей дел (документов), предназначены для служебного пользования, и пользователям не выдаются.

45. Учетные документы подлежат хранению в установленном порядке.

46. Основными единицами учета архивных документов, независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, являются архивный фонд и единица хранения.

Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета.

Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.

Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

47. Единицы хранения определяются в зависимости от вида носителя информации архивного документа, в частности, для:

архивных документов на бумажной основе — дело, содержащее отдельные архивные документы, заключенные в обособленную обложку, папку;

кинодокументов — физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации;

фотодокументов — физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;

фонодокументов — физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;

видеодокументов — физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;

электронных документов — физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.

48. В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы. Основные учетные документы являются обязательными для всех архивов. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

49. В состав основных учетных документов архива входят:

книга учета поступлений документов (приложение № 3) — для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

свидетельство о государственной регистрации;

список фондов (приложение № 4) — для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел (документов) и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел (документов) и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

лист учета аудиовизуальных документов — для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида, учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;

опись дел (документов) — для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись (приложения №№ 5 и 6);

инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, — для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

паспорт архивохранилища — для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

лист учета и описания уникального документа;

список фондов, содержащих особо ценные документы;

опись особо ценных дел (документов) или перечень номеров особо ценных дел (номерник);

реестр описей особо ценных дел (документов);

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

опись страхового фонда;

дело фонда — комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию, при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов — дело организации — сдатчика документов;

лист-заверитель дела — для учета количества листов в деле (приложение № 7).

В состав вспомогательных учетных документов архива входят:

карточки и книги движения фондов, описей дел (документов), книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги подвидового учета документов и др.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителях.

50. Ведение учетных документов осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Агентством «Узархив», а также другими стандартными нормами.

51. Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 1);

акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 2).

Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ.

Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов (приложение № 4), на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая впервые поступившая опись дел (документов) учитывается в реестре описей.

Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся также в учетные базы данных.

52. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 8);

акта о неисправимых повреждениях документов;

акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 1);

акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 9);

акта возврата документов собственнику;

акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

Архивные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ (см. п. 53).

Необходимые изменения вносятся в основные и вспомогательные учетные документы архива. При этом в случае:

выбытия всех архивных документов описи дел (документов) номер этой описи другим описям дел (документов) не присваивается и остается свободным, а в реестре описей делается соответствующая отметка;

выбытия архивного фонда в списке фондов (приложение № 4) в графе «Отметка о выбытии» указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл.

При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 2 экземпляра описи дел (документов) и дело фонда. Один экземпляр описи дел (документов) остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение (приложение № 1) включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел (документов) и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

53. Количество архивных документов архива изменяется в результате:

выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;

проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, литерные или пропущенные номера единиц хранения/единиц учета;

реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;

описания архивных документов, переработки описей дел (документов), в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.

Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные базы данных по результатам указанных работ являются:

акт о технических ошибках в учетных документах;

акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;

акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

акт описания документов, переработки описей.

54. Сохранность архивных документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату, а также обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

выделением соответствующих зданий и помещений архивов и ведомственных архивов;

созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

55. Архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании (или отдельных помещениях здания), удаленном от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т. п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т. п.).

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

архивохранилища;

рабочие помещения работников архива;

помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т. п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

помещения для хранения учетных документов;

комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем);

научно-справочная библиотека;

методический кабинет;

выставочный зал.

Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива с привлечением представителей соответствующих органов и служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

56. Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

57. Противопожарный режим в здании, где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативно-правовыми актами Республики Узбекистан в области пожарной безопасности.

58. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами сигнализации, опечатыванию помещений, хранению ключей от служебных помещений.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход — при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.

Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях, только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

59. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17 — 19 °C, относительная влажность воздуха 50 — 55%.

Температурно-влажностные параметры воздуха для временного хранения аудиовизуальных и электронных документов должны соответствовать нормам, приведенным в таблице:

В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/^_ 5 °C) и относительной влажности воздуха (+/^_ 10%) не допускаются.

При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 — 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20 +/^_ 5 °C и относительной влажностью воздуха 50 +/^_ 20%.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях — не реже 1 раза в неделю, в архивохранилищах с нерегулируемым климатом — 2 раза в неделю, при нарушениях режима —1 раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами.

60. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т. п.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

61. Санитарно-гигиенический режим в архивохранилище и в других помещениях архива обеспечивается содержанием чистоты и порядка, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год — обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков.

В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.

В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем.

С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей немедленно принимаются меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.

Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.

62. Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа «елочка» либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки.

Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в упаковке.

Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).

В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.

Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования.

Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т. п.).

Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

63. Организация хранения архивных документов в архивохранилище — система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

64. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы — в архивохранилище.

65. Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы: секретные; уникальные; имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; на нитрооснове; пораженные биологическими вредителями; переданные по договору на хранение в архив и не отнесенные к составу НАФ.

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяются архивом исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива архивными документами.

Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Республике Узбекистан.

Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.

Уникальные документы и архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладывается карта-заместитель и, при необходимости, копия архивного документа.

Аудиовизуальные и электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.

В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке, микроформы и др.).

66. Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с нормативными для них режимами хранения.

В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения, при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

67. Основные и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника, ответственного за учет документов архива.

Основные и вспомогательные учетные документы архивохранилища размещаются в архивохранилище или в рабочем помещении работников архивохранилища.

Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом.

Первые экземпляры описей дел (документов) размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника, ответственного за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел (документов) размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей дел (документов) размещаются в читальном зале.

68. Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж, эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй — в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

69. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т. д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел (документов), номера единиц хранения, находящихся в коробке.

Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

70. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

В архивах плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:

уникальных документов — ежегодно;

особо ценных документов на бумажной основе — один раз в 5 лет;

аудиовизуальных и электронных документов — один раз в 5 лет;

кинодокументов на нитрооснове — один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 15 лет (в государственном архиве — один раз в 10 лет).

Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для работы с секретными документами.

В ведомственном архиве плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 5 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

71. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает:

установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей;

уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел (документов), книге учета и описания и проверку правильности составления их итоговых записей.

Выверка учетной документации и проверка ее наличия могут проводиться и как самостоятельный вид работы.

Проверка наличия и состояния архивных документов в государственном архиве проводится, как правило, двумя работниками.

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.

Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

72. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел (документов), книгу учета и описания, и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.

73. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:

вносить в опись дел (документов), книгу учета и описания неучтенные единицы хранения;

делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел (документов) и других учетных документах.

74. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел (документов) отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел (документов). В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются:

акт о технических ошибках в учетных документах;

акт об обнаружении архивных документов;

акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 10) и другие акты.

По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел (документов) (книги учета и описания) проставляются штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи дел (документов, книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

75. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.

76. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.

Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе «Примечание» в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем.

Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 9), и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в Агентство «Узархив» для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.

Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного разрешения Агентства «Узархив».

В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета.

77. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:

при подтверждении наличия дел — в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;

при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования — в установленном порядке.

При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.

78. Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, поступивших в архив без предварительной проверки их физического состояния, не допускаются. Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших архивных документов в неразобранном виде.

Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив.

В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются архивные документы:

пораженные биологическими вредителями;

с повышенной влажностью;

с повреждениями бумаги и текста;

запыленные.

При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т. п.

При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных документов, а также их страховых копий устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния. Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Архивные документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность.

79. При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.

Поступившие архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).

При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7 — 14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха и размещении единиц хранения в развернутом виде на столах, стеллажах.

Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.

Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.

Поступившие аудиовизуальные и электронные документы подлежат:

очистке от пыли и перемотке — архивные документы на магнитной ленте;

очистке от загрязнений — архивные документы на дисковых носителях и архивные фотодокументы;

акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;

упаковыванию.

80. Акклиматизация аудиовизуальных и электронных документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20 +/^_ 3 °C и относительной влажности воздуха 35 +/^_ 15%; для цветных кино- и фотодокументов — при относительной влажности 35 +/^_ 15%. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов не должна быть меньше 10 суток, архивных документов на магнитной ленте и дисковых носителях — не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш — не менее 24 часов.

81. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:

целевым порядком;

в ходе проверки наличия и состояния архивных документов;

при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

82. Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и в зависимости от состояния архивных документов устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.

83. Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных; пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые); с дефектами бумаги и текста архивных документов.

Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.

Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.

Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с методическими разработками.

84. Проверка технического состояния аудиовизуальных и электронных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:

состояния их упаковки;

наличия стандартных ракордов;

технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;

наличия загрязнений и механических повреждений;

стабильности нитроосновы;

шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);

наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов;

параметров видеодокументов в видеоканале;

качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;

уровня параметров, характеризующих электронные документы;

наличия «вирусов» в электронных документах;

наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя;

наличия коррозии на поверхности металлических граморигиналов;

наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.

85. Проверка технического состояния архивных документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете.

Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят с использованием специального оборудования.

Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры.

Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующими видами архивных документов.

86. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы НАФ с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.

Решение о признании документа НАФ находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и постановке его на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов.

87. Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает:

Агентство «Узархив» — для центральных государственных архивов;

территориальное управление по архивному делу — для архивов соответствующего региона.

Решение принимается на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов (приложение № 10). На основании данного решения издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.

Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускаются.

88. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в:

листе-заверителе дела (приложение № 7);

листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

89. Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в:

карточке учета технического состояния кинодокумента;

карточке учета технического состояния фотодокумента;

карточке учета технического состояния фонодокумента;

карточке учета технического состояния видеодокумента.

Для учета документов НАФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

90. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:

устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;

восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;

воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:

дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования;

фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;

замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;

переплет архивных документов;

обеспыливание архивных документов;

обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

архивные документы на магнитной ленте:

очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

замене пересохших и покоробленных склеек;

оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2 — 2,5 м;

перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;

архивные документы на дисковых носителях:

обеспыливанию;

протирке антистатиком;

кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

обеспыливанию;

удалению восковых, жировых и иных загрязнений;

укреплению склеек и просечек;

ремонту перфорации;

переделке грубых, коробленных заплат и склеек;

ремонту поврежденных полей кадров.

Граморигиналы фотодокументов подвергаются электрохимической очистке.

91. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.

К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

92. В каждом архиве должен формироваться и постоянно развиваться научно-справочный аппарат (далее — НСА) архива.

Для обеспечения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации).

93. НСА включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел (документов), путеводитель, систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).

В архиве ведется анализ и учет состояния системы НСА архива на бумажном носителе (журнал по учету состояния НСА, картотека) и/или в автоматизированном режиме.

94. Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения/единица учета, архивный документ. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц хранения/единиц учета, комплектам, группам архивных документов, части архивного документа.

Основой архивного справочника является описательная статья, состоящая из следующих обязательных элементов:

сведения, идентифицирующие информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа);

сведения о составе и содержании информации;

сведения об условиях доступа и условиях использования информации;

сведения по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда).

При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов, о наличии архивных документов фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и др.

95. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает название архивного фонда, справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию о составе и содержании архивных документов, информацию об условиях доступа и использования, библиографию.

96. Справочные данные об архивном фонде состоят из:

элемента архивного шифра (номера фонда);

объема архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации;

крайних дат архивных документов по каждому виду документации;

перечня имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата.

97. Историческая справка к фонду состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.

Информация по истории фондообразователя включает даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственной принадлежности, структуре и функциях, наименования организации — предшественника и правопреемника.

Сведения о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилию, имя, отчество, псевдоним, добрачную фамилию, даты жизни, профессию, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.

Сведения по истории архивного фонда включают:

дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности;

особенности формирования, описания и систематизации;

информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения);

о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду.

Для архивной коллекции указываются следующие сведения:

о времени, условиях, причинах создания архивной коллекции;

о принципах формирования архивной коллекции;

о местонахождении коллекции до поступления в архив;

о составителе.

Историческая справка к фонду корректируется при изменении объема архивного фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т. п.

98. Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

99. Условия доступа к архивным документам архивного фонда и их использования включают:

сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Узбекистан;

сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документов НАФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;

сведения о наличии фонда пользования.

100. Библиография к архивному фонду включает список опубликованных справочников по данному фонду и пофондовых документальных публикаций, выполненных на его основе.

101. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает:

порядковый номер единицы хранения/единицы учета;

старый инвентарный номер;

заголовок единицы хранения/единицы учета, справочные данные о ней;

указание на подлинность/копийность, вид носителя (или способ воспроизведения), язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов.

Описательная статья при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи дел (документов)), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения/единицы учета.

102. Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает:

наименование вида архивных документов, автора(ов) архивных документа(ов), адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы;

вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалы лиц, к которым относится содержание указанных документов;

даты событий.

В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация «автор не установлен».

Заголовок единицы учета киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете, дату производства и/или дату съемки, фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки.

Заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др.

Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает: название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение; фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов; язык фонодокумента.

Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки.

103. Справочные данные о единице хранения/единице учета состоят из:

элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел (документов); номера единицы хранения/единицы учета);

объема единицы хранения/единицы учета: для архивных документов на бумажной основе — количество листов; для киновидеофонодокументов (в зависимости от вида) — количество единиц хранения в единице учета или единиц учета в единице хранения, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах); для фотодокументов — количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов — количество фотоотпечатков;

крайних дат архивных документов; для аудиовизуальных документов — даты записи или перезаписи.

104. При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки каждого их типа и вида.

105. Опись дел (документов) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя дела (приложение № 7) и справочного аппарата к описи.

В справочный аппарат описи дел (документов) входят:

титульный лист;

содержание (оглавление), предисловие;

список сокращений;

переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи);

указатели.

На титульном листе описи дел (документов) помещаются полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Предисловие составляется либо к каждой описи дел (документов), либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда, аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию), состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел (документов).

При необходимости к описи дел (документов) составляются общие и специальные указатели.

106. Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел (документов).

Усовершенствование описи дел (документов) — комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Переработка описи дел (документов) — составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает:

изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности;

уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета;

определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи.

При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета.

Уничтожение старых описей дел (документов) после их переработки запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой «Опись пересоставлена. См. оп. № ...».

107. Путеводитель состоит из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.

Видами путеводителя являются:

путеводитель по фондам архива (архивов);

краткий справочник по фондам архива (архивов);

тематический путеводитель по фондам архива (архивов).

Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Вид путеводителя и схема построения определяются его целевым назначением.

Основная часть путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из описательных статей архивных фондов или групп архивных фондов. В путеводитель по фондам архива (архивов) должны включаться сведения о всех открытых архивных фондах. Некоторые архивные фонды могут быть представлены в виде списка неаннотируемых архивных фондов.

Основная часть краткого справочника по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня описательных статей на архивные фонды или группы архивных фондов.

Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Описательная статья в аннотированном кратком справочнике состоит из названия архивного фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных об архивном фонде и краткой аннотации на архивные документы этого фонда. Описательная статья в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия архивного фонда и справочных данных о нем.

108. Основная часть тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня описательных статей по определенной теме на архивные фонды или их части.

109. В справочный аппарат путеводителя любого вида входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели. К путеводителю составляется общая библиография.

В многотомных изданиях путеводителей составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов.

110. Каталоги образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов, интенсивностью их использования, степенью разработанности архивных фондов, наличием и качеством других типов архивных справочников.

Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.

Описательная статья каталога включает:

название архива;

индекс;

рубрику и подрубрику;

дату события; место события;

сведения из архивного документа, единицы хранения/единицы учета, архивного фонда (содержание);

архивный шифр;

язык документа и способ его воспроизведения;

фамилию составителя и дату составления описательной статьи.

Для установления связи между разделами каталога или разделами каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.

111. Указатели подразделяются:

по фондовой принадлежности — на внутрифондовые, межфондовые, межархивные;

по характеру информации — на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические.

Разновидностями предметного указателя являются именной и географический указатели.

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в системе НСА архива или входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим типам архивных справочников.

Описательная статья указателя любого вида состоит из предметного понятия (рубрики) и архивного шифра.

В указателе применяется система отсылок для установления связей между тождественными предметными понятиями.

112. Обзоры подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.

В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме обзора.

113. Архивные справочники могут вестись в архиве в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе в режиме удаленного доступа).

Информационное наполнение автоматизированного НСА составляет содержание описательных статей архивных справочников на уровне архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа, а также ключевые слова и рубрикаторы.

Обязательными видами ключевых слов при ведении автоматизированного НСА являются: «тематика», «персоналии», «география». В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.

Рубрикаторами являются систематические и тематические схемы понятий с индексами для структурирования и поиска документной информации в автоматизированном НСА.

114. Архивные документы выдаются из архивохранилища:

с письменного разрешения:

заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности) — пользователям в читальный зал архива и работникам архива для служебных целей в рабочие помещения;

руководителя архива или его заместителя — фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них;

организациям — для экспонирования, при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива;

работникам лаборатории архива, специализированным организациям — для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов, при наличии соответствующего договора со специализированной организацией.

115. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища не выдаются.

Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, из архивохранилища не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования.

Выдача из архивохранилища подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, а также документов НАФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.

116. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

117. Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

уникальные документы и особо ценные документы;

архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;

несброшюрованные архивные документы;

дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе (приложение № 7).

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел (документов) подкладывается карта-заместитель.

118. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель (приложение № 7) и лист использования документов (приложение № 11).

119. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел (документов);

полистную проверку архивных дел — в установленных случаях.

Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением, при необходимости, старой обложки.

При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

120. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:

до одного месяца — пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);

до трех месяцев — фондообразователям;

до шести месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Срок выдачи архивных документов для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архива.

121. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи.

Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел (документов) и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.

Выдача архивных документов работнику архива для использования в служебных целях оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел (документов), который визируется руководителем соответствующего подразделения. Заказ (требование) регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения. Заказ (требование) находится в архивохранилище до истечения срока его хранения.

Выдача архивных документов в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами.

Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование.

122. Выдача копий архивных документов из фонда пользования оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел (документов) и регистрируется в книге выдачи фонда пользования, ведущихся централизованно или раздельно по каждому архивохранилищу.

123. Описи дел (документов) выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел (документов), имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.

Выдача описей дел (документов) оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел (документов) и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, в которой расписывается получивший опись работник архива или пользователь.

124. Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.

125. В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости, по согласованию с руководством архива.

126. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководству архива.

127. Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Республики Узбекистан.

128. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архив немедленно обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива и Агентство «Узархив», а также принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Республики Узбекистан.